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第10章 做一头会解扣子的老黄牛(1)

牵牛要牵牛鼻子,做事要抓重点。没有重点,不分主次地做事,只能把事情搞得乱七八糟。老黄牛拉破车的时代已经过去了,信息化的时代要求更新更快地解决问题,职场上的“老黄牛”不能再只顾低头拉车。因此,不但要能拉车,还得会拉车、巧拉车,做一头会解扣子的老黄牛。

看清地界再拉犁

出门做活要看清田垄地界,为主人以外的人义务劳动可能是毫无意义的。

做事无计划的后果

程迪是单位的业务经理,他每天都有很多事情要做。一天早上和往常一样,程迪走进办公室,看到桌子上的一摞报表,感到很头疼。但是迫于工作需要,他只好静静地坐下来,认真地审阅。当看了一部分后,秘书走了进来,对他说:“程经理,有一位客户想见您。”

因为工作压力大,加之又看到有那么多的文件要处理,他没好气地说:“让他先在客厅等一会儿,我马上就过去。”

大约一杯茶的时间过后,程迪走进了会客室,看见客户正焦躁地在会客大厅里徘徊,他马上满脸堆笑地说:“真抱歉,我今天的事情太多了,实在抽不出时间。”

客户听了他的这句话,非常气愤地说:“既然你实在没有时间,那么我们改天再谈吧。”说完客户转身就走了,程迪茫然地看着那个客户的背影消失在门口。

第二天,单位就辞掉了程迪,因为程迪的行为使单位失去了一千万元的生意。

“时间至关重要,凡是本单位里的员工一律要遵守时间,任何人不能因故迟到或早退;要按时完成任务;要做好时间安排,哪怕是最小的细节也必须在日程安排表中列出来并付诸实施。”这是当时程迪在单位里的管理信条,可是在关键时刻他竟然没有想到,没有做到,这件事让程迪懊恼不已。

程迪不是很忙,而是没有设计好时间,没有分清事情的轻重缓急,消极面对工作。最重要的结果是,不但被他的“头牛”给辞退了,而且也给自己带来了很多的痛苦和烦恼。程迪没有时间观念的行为惹恼了客户,假如他能够在工作时给自己制定一个计划,按照工作内容的重要性,有序地进行,这样就会提高效率,也不会失去那笔一千万美金的生意。

人们似乎总是认为时间没有什么,平淡无奇,因此便无节制地浪费时间。更准确地说就是混时间,到头来生活平平,一事无成。你在一项工作开始前就应该为自己设计一个方案,留出一定的时间余地。如果故事中的程迪做到了这一点,又何至于此?

当你睁开惺忪的眼睛,要做的第一件事就是看一下自己的手表,你要用时间去衡量自己的一切。比如,刷牙用3分钟,洗脸5分钟,吃早点15分钟,赶往单位的路上需要30分钟。虽然这只是一天中的一小部分,但这一个个小部分却能构成一个人办事的条理分明、效率显著。其实好多成功人士都是这样利用自己的时间的,他们更善于安排设计自己的时间,从而有序、有效地工作。

在高速发展的现代社会里,身在职场的你,应该如何做才能在众“牛”当中成为与众不同的高效率的“老黄牛”呢?

小孟在公司里可以说是个大忙人,从早忙到晚,但是很多事情却没有完成。他这么拼命,结果却常常是白忙一场,没有什么成果,感觉自己一直被工作追着跑。小孟到底在忙些什么呢?经过专家指点,他才明白,他的忙乱不是因为工作太多,而是因为没有重点、目标不清楚,所以才让工作变得愈来愈复杂,时间愈来愈不够用。

一天只有1440分钟,你能完成多少工作?在信息庞杂、速度加快的职场环境,我们必须在愈来愈少的时间内,完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。简单来自于清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。这些事情应该都是职场“老黄牛”们很清楚的。

现代有很多“老黄牛”的工作之所以变得复杂而没有效率,就是因为没有确定工作的焦点。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却浪费太多时间在不重要的信息上;抓不到重点,反复沟通同样的一件事情。

当然,少做一些不是要你把事情推给别人或是逃避责任,而是当你集中精力、很清楚自己该做哪些事情时,自然就能花更少的力气,做出更多的工作。怎么抓住工作的重点,抓到实处,这需要你在平时的工作过程中做好细致的目标与计划。

明确目标,制定计划

做好事情的第一步是设定目标,制订计划。目标能最大限度地聚集你的资源(包括时间)。因此,只有目标明确,才能最大限度地节约时间。爱默生说:“用于事业上的时间,绝不是损失。”人生的道路,存在着时间与价值的对应关系。有目标,一分一秒就是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。

每天你都应把目标记录一下,并且把行动与目标相对照。相信笔记,不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。玫琳凯说:“每晚写下次日必须办理的六件要务。挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”

不要订“进度表”,要列“工作表”;事务要明确具体,比较大或长期的工作要拆散开来,分成几个小事项。确定每天的目标,养成把每天要做的工作排列出来的习惯。把明天要做的最重要的比如六件事,按其重要性大小编成号码。明天上午头一件事是考虑第一项,先做起来,直至完毕,再做第二项。如此下去,如果没有全部做完,不要于心不安,因为照此办法完不了,那么用其他办法也是做不了的。

老黄牛在耕地前要弄清楚主人需要你去耕哪块地。否则的话,还没有弄清楚地界就去耕地,就算是你做得再好,那也是瞎子点灯——白费蜡。所以,职场里的“老黄牛”在做任何事情之前,都要先搞清楚具体的工作目标是什么。这样的话,就可以避免无谓的劳动与减少错误的机会。

迅速确定工作方向

曾华在单位里已经算得上是老员工了。刚参加工作时,曾华很想做一些有助于部门成功的事,于是就问领导:“今年的目标是什么?”可是领导的回答让曾华始料不及:“哦,我还没来得及拟定呢,不过我可以给你提供一份去年的目标。”曾华说,在工作的前期,都得自己找工作目标。目标不太明确,问领导没什么用,因为他常常也不知道。

很多人容易把简单的事情复杂化,工作当中也是如此。他们将自己的工作复杂化了,根本原因就在于自己。经观察,大多数“老黄牛”都等着其他“牛”替他们解释工作目标。主动积极的“老黄牛”会主动发问、自行领悟到目标,从而回避这个造成工作复杂的因素。因此,要学会主动出击,别傻子一样等待领导或者其他人给你解释。

曾华对这一工作技巧掌握得比较透彻,实践得也比较有分寸,他说:“作为新人,有一天我觉得受够了,开始对一些自己已有意见的问题提问:‘这部分策略计划跟你要我做的事有关,对吧?这是我唯一可以得到的资源,对吧?’我开始发出我觉得需要澄清的疑问,要求领导同意。结果他稍微改了一些地方,只有一点跟我的意见不同。这样至少我知道他要什么,知道重点在哪里。”这样,曾华觉得他可以掌握一些东西了,刚来单位时不被主管看重的感觉也就慢慢弱化了。

求人不如求己,不要指望自己的“主人”告诉自己工作目标,因为职场里有些“头牛”对部门的工作目标压根儿就不知道。

分清轻重缓急

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办得好,你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。要确定最重要的事,你肯定要费很大的劲。重要的事要先做。

实际上,懂得职场生存规律的“牛”都是明白轻重缓急的道理的。他们在处理一件事情之前,总是先分清主次,进而安排自己的时间。

首先,你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情作一个估价。然后是去除你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成等。

分清事情的主次关系。在确定每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。如果是你非做不可的,你需要做什么?总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。什么是你最擅长做的?你应该把时间和精力集中在自己最擅长的事情上,这样做事有利于你尽快地完成任务。这样使用时间是最具有战略眼光的。事实是,世上没有哪件事做起来时间会很充裕,哪怕是真正重要的事情。但是失败者却从来搞不明白做事要分清轻重缓急。

某单位的小王就是这样,他认为,事务型的工作不用太动脑子,只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被干扰和中断,如收发E—mail、写信、填写工作报表、备忘录等,这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成。而对于那些需要平心静气思考的工作,则要谨慎对待,在做之前要进行充分的思考,不停地想,苦思之后方有灵感闪现,这时要安排精力旺盛、思路敏捷,而且不易被干扰的时间段集中去做。小王的这种做法不仅使自己的工作效率大大提高,而且使自己拥有了更多的业余时间去享受工作之外的精彩生活。

这样的生活,不正是新时代的职场“老黄牛”所要追求的吗?把事情做好,分清主次,先要把“地块”分类。你每天所要处理的工作,如果仔细想来无非有两种:事务型和思考型。如果将你所要做的工作做如此划分,区别对待,也许你会收到事半功倍的效果。

排除干扰,简化问题

排除外界干扰

任何事情都是有它的内在规律在里面的,做事情也是需要讲技巧的。

拒绝就是一项非常重要的沟通技巧。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让其他人的额外要求,使自己陷入忙乱的局面。

在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么,或是不想要做什么,什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且因为你的拖延而影响到其他人。如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

前思后想,在你做出决定之后,这话该怎么说呢?如果是比较熟识的本单位内的同事、朋友,或是完全不相识的人,最好是直截了当地说:“抱歉,帮不上忙”,或是“现在真的很忙,抽不出时间。”不要多费唇舌,也不需要解释一大堆的理由,只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝,不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多,宝贵的时间应该花费在更需要解决的问题上。

当你正专注于手头的工作任务时,突然上司让你去做一些不太重要的事情,或者同事找你帮忙处理一些文件,如果放下手头的工作任务,那么思绪就会被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就会很低。这时的你要学会巧妙地说“No”,否则整天纠缠于帮其他人处理事情当中,非但自己的工作任务完成不了,还有可能出力不讨好。但是对于来自上司的干扰,是较难妥善处理好的。一些领导有这样的习惯:如果有客户来,一定要让部下也在座,你们一起接待,不管这样做是否有必要。这种领导忘记了部下还有他自己的重要工作。为了排除来自领导的干扰,节省自己宝贵的时间,你需要注意以下五点:

第一,定期与领导接触,要尽量地使自己对领导提出的报告或接触制度化。这样一来,领导也就不会经常干扰你,占用你的时间。

第二,经过和领导协商制定出你自己的预定日程计划。这就是所谓的心理战,领导如果想叫你完成主要业务,就不会干扰你,打扰你的预定日程。

第三,使自己的日程表与领导的日程表同步,按照工作种类分类能大量减少对你的干扰。要经常暗示领导,最好事先与你打个招呼,以便计划你的时间,减少时间冲突。

第四,不在其位,不谋其政。你的领导之所以习惯性地找你办各种琐碎的事情,即使这种事不归你管,是因为你不具有独立性。要改变这种局面,就要摆脱不是自己工作范围内的事务,让他去找其他人帮忙。

第五,找一个其他人不常去的僻静场所,如档案室、会议厅,即使领导想吩咐你做什么工作,也难以找到你,或许就会委派别人去干。这样做之前,最好告诉同事,我去干某项重要工作,但不要告诉他你的栖身之处,不然领导仍可把你找到。

巧妙说“不”

李先生是做效果图的,为人比较随和,别人有事情都找他,打印文件、加个标头、做个表格……甚至电话响了也要他接,结果自己的一份效果图被一拖再拖,领导一催再催,被骂了好多次,迫不得已加班完成,他现在已经成了公司的“加班专业户”。

其实,他完全可以说“No”。在工作中维持“老好人”的形象、令所有人满意是不可能的。在自己的工作和其他人的求助相互冲突的时候,最好采取这样的策略比较合适:先扫自家门前雪,再管他人瓦上霜。当然,在说“No”的技巧上,可以采取婉转、迂回的方式,避免直接拒绝。

说“不”的确是需要勇气与实力的,但是同样的话不一样的表达方式,所收到的效果也是不一样的。直接对领导说“不”,领导一定会觉得你是个很没用的人。至少,不要一开口就对领导说“不”。当然,也有他派下来的活完成不了的情况,要真的到了那个时候,你也不能一口气答应自己完成不了的事情,毕竟要为自己留点退路嘛。遇到那样的情况,你应该先静下心来好好分析一下整件事情,先了解整个工作的程序,然后再衡量自己能做多少、不能做多少。把这些情况准确地告诉自己的领导:哪些指标是你可以完成的,哪些是你不能完成的;为了顺利完成任务,你可以巧妙地提出希望他怎样来配合自己,或者请他安排其他的同事来和自己合作,并且你要向领导表达这样的意思:您安排的工作我一直是在尽力完成。这样的话,领导就会考虑,给你安排的工作是不是太多了,是不是超出范围了。不用你说,他自己就开始撤退了。

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