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第35章

第八章优化流程,使节约落实中企业经营的每一个环节中

第八章第1节 优化采购流程——节约从源头抓起

采购流程是企业生产经营活动的起点,采购物品质量的高低,将直接影响到产品的质量;采购物品价格的高低,直接影响到产品成本,进而影响企业的赢利水平。如果企业在采购过程中能够不断优化流程,厉行节约,就能使产品的成本水平大幅度降低,就能在市场竞争中占据制高点。

一些知名的大企业,比如松下、通用汽车、戴尔、惠普等,都精心打造出一支强大的采购“军团”,制定了完善精密的采购制度。世界上所有的优秀企业都对采购的对象——供货商保持着高度的警惕,并对一切都持怀疑态度。

这样做并非极端,而是工作所需。

因为采购可以说是企业最大的支出和成本投入之一。 采购部门的工作人员是大手大脚还是斤斤计较,是疏忽大意还是谨慎细心,是迁就对方还是坚守原则,这对企业收益影响很大。 采购人员在采购过程中,如果在与供应商的价格之争中退一小步,或者是对采购物品的质量检验粗心马虎,或者是经不起市场促销的利益诱惑而损公肥私,那么,就会给企业造成重大的经济利益损失。 因此“优化采购流程,从源头抓节约”是建立节约型企业的重头戏之一。

狠抓采购部门,对采购成本进行有效控制,是企业获得利润的第一关。

如何把好采购大关,最大限度地降低采购成本,是采购人员要注意的。下面几个建议,或许能对采购工作的顺利进行提供一些帮助。

1“善心要不得”,至少将供货价格砍掉15%

被称为“铁公鸡”的日本松下公司,每次采购时都要求供货商降价。松下采购人员总是这样说: “你们的利润太高了,再降一步怎样?”或者是:“你们的某项支出太高了,控制一下还可以降低!”

松下甚至要求供货商提供年度结算资料让其审查,如果供货商拿着掺了水分的资料说:“如果再降价,我们就会亏本了。”松下电器就会亮出撒手锏:“那你们就不用交货了!”

松下并非盲目要求低价,这样做是有一定的依据的:实际情况是,产品的价格并不一定依成本而定,而是由市场承受力决定的。对很多商品而言,砍掉15%的价格是有可能的,而在服务业,则可以砍掉更多——30%,供货商获得的利润比我们想象的要多,砍掉这么多,他们还是有钱可赚的。

怎样才能迫使供货商降低价格呢?通常可以试试以下几招:

(1)货比三家,对比价格。

(2)向供货商展示自己的实力,要让供货商知道你的企业是个大客户,可以长期并且大量要货。与此同时,要向供货商说明自己当前的困难,但要给他造成印象——现在的困难只是暂时的, 因为企业很有实力,要学会自我包装。

(3)学会“鸡蛋里挑骨头”。这点往往很有效,找出瑕疵、趁机压价。

(4)找一些口齿伶俐的人在旁边帮腔。

低价是努力争取的,别指望供货商会主动给你最低价。

2找个“砍价能手”做帮手

“砍价能手”在采购流程中发挥了巨大的作用,难怪国际采购专家盖瑟尔说:“采购者对生产总成本的一半负责。”他们的砍价并非纯粹的砍价,他们的撒手锏不是“锋利”的嘴巴,而是智慧的头脑。

砍价专家必须具备涉及工程技术、生产制造、成本会计、品质鉴定以及谈判技巧等多方面的知识。

另外,他们还要了解产品的来龙去脉,更知道整体和个别服务的成本,有时候,他们对于产品的各种生产元素和整体运作的了解,比供应商本身更深。所以砍价专家可以将供应商的价格压到最低。比如下文中的砍价专家李明。

某机械公司的采购部聘请了一位在行业中有名气的砍价专家李明,他才来公司不久,就为公司的采购工作作出了巨大的贡献。

李明做事严谨,注重细节,采购前他往往会要求供应商提交每一项单价的成本并对其进行分析。例如,公司要买一张机床,李明会要求供货商提供办公台的材料费用、运输费用、人工费用、工时费用,包括做这张办公台需要什么油漆等,李明会对每一项单价进行审核。

该机械公司一年的采购额是1000万,在李明的努力下公司节省了一半的成本,即500万。

显然,一个精明的砍价专家是一个公司采购部门的最好帮手。

3堵住回扣的“黑洞”

说起“回扣”,大家都习以为常,尤其是在采购行业中,公司采购员在采购过程中常常可以拿到回扣,所谓“拿人手短,吃人嘴软”,总有一些采购员因为拿了回扣而“投桃报李”,假公济私,损害公司的利益。

如何尽可能防止采购员私拿回扣等不正当行为,堵住回扣的“黑洞”?一些优秀企业提供了如下几点建议:

(1)公司根据库存情况,确定需要采购的原材料、办公用品等物品的需求量。

(2)采购经理根据采购员收集的资料和报价,确定几家合适的供应商,并对报价作出建议,建议谈判的价格范围。

(3)采购部根据物品需求量派出采购员去联系供应商。采购员的任务是联系供应商,收集供应商的报价,采购员没有谈判定价的权力。

在这样的严格操作下,回扣的“黑洞”就很容易被堵住了。

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