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第13章 注重效率,把功夫用在正事上(2)

世界上怕就怕“认真”二字。做事细心、严谨、有责任心、追求完美和精确,是认真。做人坚持正道,不随波逐流,不为蝇头小利所惑,“言必行,行必果”,也是认真。生活中重秩序,讲文明甚至起居有节、衣着整洁、举止得体,也是认真的体现。认真就是不放松对自己的要求,就是严格按“真善美”办事做人,就是在别人苟且随便时自己仍坚持操守,就是高度的责任感和敬业精神,就是一丝不苟的做人态度。认真的人受人尊敬和信任,认真的人办事效率高过那些不认真的所谓“快手”。就是从效益上讲,由于认真而减少了浪费、重复劳动、返工等,无疑是给社会和自己增加了一笔巨大的财富。

贺薇薇从事的并非是别人眼中的白领工作,可是却受到同事们的一致尊重。贺薇薇在公司里担任总务助理,做的是琐碎的杂务工作:出外勤递交文件、打扫环境卫生、清理垃圾等。不过她总是尽心尽力,没有怨言。贺薇薇唯一的交通工具是一辆自行车,不管目的地是哪里,晴天或雨天,她绝对坚持骑车,理由是响应环保,而且可以为公司节省油钱。

贺薇薇连续3年上班全勤,这几年里也从没有迟到过,即使遇到刮风下雨的天气。她还有个好习惯,乐趣帮助人,年年当选优秀员工。在贺薇薇工作的地方,你不会看到不该亮的灯、滴水的龙头,或是纸屑在地上。她似乎比老板还要爱惜和爱护公司,更是爱护地球的形象大使。在清理垃圾时她坚持实施垃圾分类,影印坏的纸张或是一些背面空白的废纸贺薇薇都裁成小张分给同事作便条纸,至于其他的废纸,则与废纸箱一起卖给收废纸的,而这些钱也捐给工会。

贺薇薇所作的工作并不需要硕士或学士的学位背景,但是贺薇薇的敬业精神,视工作为一件神圣的事,这几乎没人比得了。她这认真的态度赢得了同事们由衷的敬佩,尤其当拥有高学位、高职位的员工抱怨工作不顺时,看到贺薇薇每天很认真的做事时,更是感到惭愧。

贺薇薇的例子值得是每个人学习的好榜样,虽然每个人的职务不同,但是敬业精神却是一个员工的最好明证。敬业的人不仅老板欣赏,同事也乐于与你同进退,更重要的是自己心安理得,没有虚度时光,自己内心也充实,何乐而不为呢?

再简单的工作也要认真对待,不能因是小事就随意对待,以至于养成不仔细的习惯,观其平时表现怎能将重事委任,即使委任重事了,怎能让人确信出色的完成呢?

从平时的小事情上做起,从简单的工作做起,从一点一滴的工作中树立自己对工作的正确态度,养成对待工作的严谨作风。在任何情况下都能认真、严肃的对待,努力的去完成属于自己的工作,也只有这样,才能在遇到复杂的事情时,保持清醒的头脑,有步骤地一步步的去实施。

5、有效利用时间

人们总是根据事情的紧迫感,而不是按事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,而要想做个有成就的人就不能这样工作。要学会合理利用时间,在一定时间里,作出最有效率的工作。

要想成就自己就必须学会合理利用时间,抓住时间管理的精髓,时间管理的精髓就是:

分清轻重缓急,设定优先顺序。而时间观念强的人都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。

生活在社会里我们面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:

(1)我必须做什么?

这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。

(2)什么能给我最高回报?

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。(巴莱托定律)所谓“最高回报”的事情,即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。

勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。

(3)什么能给我最大的满足感?

一些自己喜欢、爱好的事情,做了之后,会让自己很兴奋、愉悦;富有爱心的事情、公益事业、慈善事业,多参加这样的活动会让自己充满感动,爱心会在自己身上涌动,对社会做出一些回报。总需要分配时间于令人满足和快乐的事情,惟如此,工作才是有趣的,并易保持工作的热情。

通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以重要性优先排序(注意,人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做,你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天车上第一件事是把纸条拿出来,作第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第二件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你可以重复多次做:然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,支维·利提出的方法功不可没。

上面这个例子说出了做一件事情注重效率是多么的有用。要学会合理利用时间,在一定时间里,作出最有效率的工作。

6、不做不该做的事

生活中,存在许多零星琐事,对于这些事人们完全可以不去理会,把主要精力放在该做的事情上。可是,往往有些人不能正确看待这个问题,常常因为一些应该丢开和忘记的小事烦心,这是不成熟的表现。“世上本无事,庸人自扰之。”

一些人常常被困在莫名其妙的忧烦之中,它一旦出现,人生的欢乐便不翼而飞,生活中仿佛再没有晴朗的天了,真是吃饭不香,喝酒没味,干工作没劲,干事业没心,玩没意思。这一切,只因为他们陷入了多余的琐事之中。

有一种说法是:“法律不会去管那些小事情”。一些人有时偏偏为这些小事忧虑,始终得不到平静。

狄士雷里说过:“生命太短促了,不能再只顾小事。”

荷马·克罗伊是一位写过好几本书的作家。以前他写作的时候,常常被纽约公寓热水灯的响声吵得心烦不宁。蒸气会砰然作响,然后又是一阵劈里啪啦的声音,这些噪音使他大叫大骂环境的恶劣。

“后来,”荷马·克罗伊说,“有一次我和几个朋友一起出去宿营,当我听到木柴烧得劈啪作响时,我突然想到:这些声音多像热水灯的响声,为什么我会喜欢这个声音,而讨厌那个声音呢?我回到家以后,跟自己说:‘火堆里木头的爆烈声,是一种很好听的声音,和热水灯的声音差不多,我该埋头大睡,不去理会这些噪音。’结果,我果然做到了:头几天我还会注意热水灯的声音,可是不久我就把它们整个给忘了。”“很多其他的小忧虑也是一样,人们不喜欢它们,结果弄得整个人很颓丧,其实那只不过是自找麻烦,夸大了那些小事的重要性……”

生活中很多事情都可以不去理会,尤其是一些小事。比如过多的聚会,过多的活动。有的活动就可以不去参加,而这些活动中有的原本就没有必要参加。把大量的时间、精力浪费在小事上了。

有句话说得好:“世味浓,不求忙而忙自至。世味闲,不求闲而闲自来。”这句话深刻揭示了一个道理。不要为世界上很多无所谓的事而操心、劳神。不做那些不该做的事,把自己身边事、重要事努力做好。

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    尹守国,2006年开始小说创作,发表中短篇小说70多万字,作品多次被《新华文摘》、《小说选刊》、《北京文学中篇小说月报》等选载,中国作家协会会员,辽宁省作协签约作家。