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第10章 统筹时间提高效率的根本(1)

鲁迅先生曾说:“浪费别人的时间等于谋财害命,浪费自己的时间等于慢性自杀。”俗话说:“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”以上这两种说法,都告诉人们一个事实,时间一去不复返,抓住时间的“盗贼”,不要让时间在身边悄然溜走,使人生留下遗憾。

1、如实赴约,提高时间观念

守时是一种美德,每个人都喜欢与时间观念强的人打交道。大凡时间观念强的人都喜欢与办事效率高的人共事。所以,要培养遵守时间的好习惯。

守时的做法不但可以烘托自身形象还可以打动别人。成功之道最重要的一条就是守时。生意人决定购买哪家产品、与谁做生意或帮助、信任谁都没有一个明确的标准。但如果你是一个守时者,会给对方留下诚实可信的印象,这样,不但渲染了自身形象,还为日后的合作打下了坚实的基础。

守时顾名思义就是遵守承诺,按照对方指定的时间到达指定的地点,没有例外,没有借口,任何时候都要做到,是一种习惯性行为,是尊重他人的表现。要知道尊重是相互的,只有尊重别人,才能得到别人的尊重。如果每次约会你都迟到,那么别人自然而然会对你产生看法,认为你不尊重他的时间,这不利于日后合作或交往,也别指望别人会尊重你的时间。如果一个人连自己的时间都不尊重,那么就会丧失影响力,也可视为缺乏道德。这样的人不会使人产生好感。所以,做人必须养成守时的好习惯,这关系到个人形象与信誉。

守时的引申意义可理解为诚实守信,这是一种美好的品德,更是做人的基本原则。诚实守信并不是现代人的专利,自古以来便流行于世,并随着社会的进步逐渐受到重视,在人们心目中的地位也日趋提高,甚至已上升到衡量一个人人格、品行的标准上了。所以,人们要养成守时的好习惯,塑造诚实守信的好品德。

日常生活中,准时赴约问题是人们最常遇到的诚信问题之一。为了增添生活情趣,每逢节假日,朋友之间约好一起去玩已成了司空见惯的事。此时,必定会对时间、地点有个严格的约定,这就涉及到一个准时赴约问题,往往有些人会迟到甚至不去,并以“起晚了”、“堵车”等种种理由去搪塞等待他们的人。更有甚者,自己因故不能准时赴约,也不及时通知等候他的人,让大家在约定地点空等,这样势必会扫了大家的兴,破坏游玩的气氛,使人们对其心生不满。

既然别人邀请你参加约会,说明对方视你为朋友,彼此间的感情非常深厚,倘若你不能准时赴约也不及时通知对方,而且还要用一些冠冕堂皇的理由搪塞对方,必然会影响双方感情。朋友会认为你不懂礼貌,不讲诚信,久而久之,朋友会离你而去。

现实生活中,谁都有大事小情,赴约时出现这样或那样的情况是在所难免的。如果每个人都把守时当成一种习惯,尽量做到不失约于人,这对维系人际关系有很大的帮助。赴约时,倘若真的有事不能前往,应提前通知同行的人,这样会避免空等的现象,也不会影响你在朋友心目中的形象,戴上不懂礼貌,不讲诚信的帽子。

类似赴约这样的小问题生活中比比皆是,这是在考验一个人对待生活、朋友的态度,也是衡量一个人品行的标尺。如果对待这样的小事总采取无所谓的态度,久而久之会养成失信的坏习惯。所以,我们要提高自身注意力,把守时渗透到生活中的每个细节当中,让守时成为一种习惯。

生活中,难免存在着这样一种人,他们曾经有失信于人的经历,没有在人们心目中留下良好的印象,因此,他们便“破罐破摔”反复践踏诚信,其实,这是对自己不负责的行为,也是一种不良习惯。如果能悬崖勒马,依然可以改变自己在别人心目中的印象。

守时能平添人的生活情趣,进而奋发积极;守时也是守信的表现,能获得好人缘;守时是守法的基础,能获得他人的尊敬。

在社交中,守时是最基本的礼貌问题,一旦与别人约好时间,就不能迟到,更不能为自己的迟到找借口。否则,可将此行为视做失礼的表现。在商场上打拼的人都养成了守时的好习惯,因为他们知道守时对生意来说起着至关重要的作用。往往一次迟到就可能给生意人带来百万、千万乃至上亿元损失。在生意场如此,在其他领域也同样如此,这是做人应懂的礼貌。

守时是人们的一项义务,是人们应养成的习惯。无论在职场上还是在生活中,都要把守时这一准则摆在心中首要位置。上下班、上下飞机、搭乘火车、参加各种社交活动等都要守时,这是国民基本的礼仪。

守时是人类文明的体现,是文明进化的产物。在讲究高效率的社会里,养成守时的好习惯已成了为人处世、交际应酬中的基本要求。时间就是金钱,在分秒必争、讲究服务的今日,守时的观念显得格外重要。

路易十四曾说过:“守时是最大的礼貌。”在人际交往越见复杂的今天,养成守时的好习惯,能为交际插上一双强有力的翅膀,帮助人们在社交过程中游刃有余。

2、合理安排时间

许多人都有合理安排时间的好习惯,都懂得珍惜时间的重要作用。要想在有限时间内创造出优秀的业绩,必须养成合理安排时间的好习惯,否则时间会在身边白白流失,事业一无所成。

你会安排自己的时间和工作进度吗?对于这个问题有人会不屑一顾,然而决不能小看这个问题。有些人整日忙忙碌碌,却没做出什么事来;有些人看似悠闲自得,做事却井井有条。无疑,前者是不会安排时间和工作的失败者,后者则是统筹时间、安排工作的高手。

一个人每天都要完成很多工作,这就要求人们学会善待时间,抓住时间,充分利用时间合理地安排工作日程。善待时间就是善待生命,凡是试图取得成就的人都应该从善待时间开始,踏踏实实地做好每一件事。

时间的长短,是由人怎样利用决定的,在同样的时间里,有人做的事多;有人做的事少,这样时间就有了长短的区别。

但是,无论是总统、企业家,还是工人、乞丐,每个人一天都只有24小时,这是上苍对人类最公平的地方,它给予每个人的时间都一样多,不会因偏爱某人而多给他一分一秒。

虽然如此,但有人就是有本事把24小时变成48小时来用。这并没有夸大,现实中确有其人。这样的人往往比别人的工作效率要高、成就要大。

那么,这样的人是如何安排自己的时间呢?

他每天早上5点起床,先做早操,然后吃早点、看报纸,接着开车去上班,车上听的不是路况报道,而是语言录音带,有时也听演讲录音带。由于早出门,因此不会塞车,到达办公室差不多7点半,他又用7点半到9点这段时间把其他报纸看完,并且做了剪报,然后,准备一天上班所要的资料。中午他在饭后小睡30分钟,下午继续工作,直到下班,然后他会利用一个多小时看书,在7点左右回家,因为不堵车。在车上,他仍然听语言录音带或演讲录音带。吃过饭后,看一会晚报,和太太小孩聊一聊,便溜进书房看书、做笔记,一直到11点上床睡觉。

这样的人和别人不一样,因为他合理地安排时间,因此他一天做的事情是别人两天才能做完的。所以,他所取得的成就当然比别人要大。

其实他也没什么法宝,只是能合理安排时间,不让它白白地流逝罢了。而要让时间流逝是很容易的,发个呆,看看电视,打个电动玩具,这样一个晚上很容易就打发了。如果天天如此,一年、两年很容易就过去了,你的成就和别人一比,明显有了差距。

所以说,要想有所成,养成合理安排时间的好习惯是很有必要的,它可以帮助你把一天中的24小时变成48个小时,可以帮助你擒获时间盗贼,使每一分钟每一秒钟都发挥出最大的效益。

其实要养成合理安排时间的好习惯并不是一件多么困难的事情,只要把时间做个规划并且认真去实践就行了。

可以按照如下两点去做:

第一,制定一份24小时作息时间表。

第二,严格按照作息时间生活。

学校上课都有功课表,其实这就是最基本的时间规划,你也可参考这种方式,把一天中什么时间要做什么事列成一张表,按表作息并且一直坚持下去。一开始也许会很不习惯,又因为没人监督,所以很有可能会“偷懒”。如果这样,那么失败会在前方等着你,所以必须坚持下去,即使再困难也不可放任自己。过一段时间后,自然而然会形成一种习惯,这样时间会“繁殖”,一天变成36小时、48小时,甚至更多,也就是说,你的时间效益提高了。

另外,由于生活作息时间是按计划进行的,你会发现,做起事来井井有条,时间效益提高了,时间也变得充足了。这时,你可把作息做个小调整,把多出来的零星时间集中在一起。这样就又有了一个完整的时间段,可以利用它来做其他事情。不管怎样,人都会遇到一些无法预料的事情,也就是计划时间外的事情。例如,塞车、等人、等车等,在这些时间里,有人用来背英语单词,有人用来读报看书,有人听录音,有人听广播,有人听新闻等,总之,做什么事情的都有,但无论做些什么绝对不能让这些时间白白漏掉。

凡是在事业上有成就的人,大多数都养成了合理安排时间的好习惯。

如果你想创造成功的人生,在事业上有所作为,就必须养成合理安排时间的好习惯,训练自己利用时间,追求时间的效用,把24小时变成48小时。

时间的延长,也意味着生命的延长。

每个人都生活在自己的时间里,只是使用时间的方法不同,因而,价值和意义就出现了差异。所以,每个人都想在有限的时间里,实现人生无限的梦想。这就需要对自己的生命时间作出合理的安排。

一般来讲,人都是青少年时期学本领,中年创业,到老年坐享其成。

其实,人一生下来,就应该对自己的生命时间作出安排。当然,孩子在少年不懂事的时候,这种工作要由父母来进行,随着孩子的成长,父母有责任引导孩子养成合理安排时间的好习惯,这样才能让孩子认识到时间的重要作用,在有序的生活中实现自己的人生价值。否则,时间就会在不经意间消失得无影无踪,用一个贴切的比喻就是,时间好比布袋里的水,存不住,如果不善加利用就会在不知不觉中漏光。

管好自己的时间,养成合理安排时间的好习惯,不管是学习、创业还是休闲,都要有一个合理的安排,要知道时间不留情,它不会驻足等候任何人。

3、分清主次,提高时间利用率

提高时间利用效率的有效方法就是分清主次,做任何事情都要按照事情的轻重缓急进行合理安排,这样才能在最短的时间里,做最多的事。为了能实现提高时间利用率的目的,应该自觉地养成主次分明的好习惯。

现实生活中,许多人都明白时间的重要作用,也知道有效利用时间对成功的意义,因此,他们努力学习如何利用时间。其实,学习有效利用时间并不是一件多么困难的事情,只要能把事情按照主次分别排列出来,并按照由主要到次要的顺序做事,就可以达到提高时间利用率的目的。

有些时候人们总是根据事情的紧迫感去处理问题,而不是按事情的优先程度来安排先后顺序,这样往往使自己处于被动地位,这对养成主次分明的好习惯没有任何好处。

管理的精髓告诉人们做事要分清轻重缓急,设定优先顺序。

许多人都是用分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:

(1)我必须做什么

这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要亲自去做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。

(2)什么能给我最高回报

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情(巴莱托定律)。

所谓“最高回报”的事情,是指符合“目标要求”或干自己比别人效率高的事情。

最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求人们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉。”勤,在不同的时代有不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦精神视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。

前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。

勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是在最短的时间内完成最多的任务。

苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”

(3)什么能给我最大的满足感

最高回报的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才有和谐满足。因此,无论地位如何,都要把时间分配到令人满足和快乐的事情上,这样,工作才是有趣的,而且能保持对工作的热情。

通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以事情的重要程度分出先后顺序,并坚持按这个原则去做。不久后,就会发现坚持按照这个原则去做事已不再令人厌烦,因为,此时你已把按照事件的重要程度做事当成了一种习惯。习惯一旦养成将使你感觉到有效利用时间并不是多么困难的事。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:“现在用数字把每件事情按照重要程度依次排序。”

这又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天要做的第一件事就是把纸条拿出来,做最重要的那项工作。不要看其他的,只是做最重要的那一项,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第二件事,那不要紧,因为你是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做——您刚才看见了,当你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样做。这个试验你愿意做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提供的方法功不可没。

时间是可以回报于人的,就看你怎么利用它,怎样统筹它,无疑,成大事者是统筹时间的高手。因为,他们知道怎样合理地使用时间。

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