为沟通业务单位与生产单位的活动，公司每周可举办如下的产销协调会议：
(1）会议目的：在于沟通产销协调，促进生产活动，以达目标。
(2)参加人员：业务、生产、采购等单位主管。
主席：销售经理、生产经理、采购经理。
(3)会议准备资料。
生产主管：
1.生产计划及生产异常报告。
2.用料需求计划。
业务主管：
1.销售及业务之报告。
2.出货协调内容。
米购主管：材料米购计划。
质检主管：
1.生产品质报告。
2.品质异常分析报告。
(4)会议报告内容。
1.上一周产量报告。
2.产量差异原因及其分析报告。
3.协调决议案报告。
4.下一周生产预定活动状况报告及协调事项。
5.业务动态报告及协调事项。
6.上次会议追踪与交代。
(5)会议进行步骤。
1.生产经理必须事先将“生产计划及生产异常报告”及“用料需求计划”等资料，分发至有关部门及通知正确开会时间、地点。
2.会议进行时，首先由生产主管报告上一周有关生产活动数据及其差异原因。
3.依据生产主管所报告差异原因，由有关单位说明其造成理由，及今后改善对策。
4.对上一周协调会议决议案之执行结果进行讨论(决议案，参考上次开会记录）。
5.生产主管报告下一周预定生产活动及要求配合事项，进行讨论。
6.业务人员报告上周销售动态与需要协调事项。
7.由会议记录人员，将开会结果予以逐条宣读。
8.会议主席做工作交待与指示追踪事项。
如何控制出货
为维护公司利益与服务客户，对商品交运，要加强内部流程的管理，提升配送效率并设法降低物流成本。这是企业经营的重点项目。
当客户订货后，经过“信用调查”与“信用额度”调查后，接受客户订货，并且安排生产流程，再由仓库调货，将商品运交给客户，商品交运就是俗称的“出货”。加强商品实体的配销管理，是今后企业的经营重点项目。
业务部门“承接订单”，要与“商品交运”互相搭配。例如要有“准确性”和“速度”。“准确性”就既要与库存相比较，还要与工厂的开发部门、生产部门加以协调。至于“速度”，指订单“交回”的速度快慢。
商品交运单的功能
商品交运的管理，必须有书面单据，依表单作业行事。商品管理单位（成品管理单位）接到业务处核准指示交运的“订货通知单”，办理商品交运时，填具“商品交运单”，以便出货。“商品交运单”具有下列之功能：
(1)开立发票之依据。
(2)列印对账单并与客户对账。
(3)作为应收账款回收管制。
(4)列为销售收人账。
(5)冲减成品库存账。
(6)该订单的交期管制。
(7)作为送货明细，供客户签收承运商申请运费凭证。
商品交运单的格式内容
商品交运首先要设计“商品交运单”格式。此格式表单因企业性质而异，一般而言，应具有下列格式内容：
(1)本交运单号码（有为数不少的诊断案例，显示由于“商品交运单”未印上流水号码，而导致员工舞弊）。
(2)客户名称与代号。
(3)交运日期。
(4)发票号码。
(5)品名、规格、单位、数量、单价、总价、重量。
(6)交运地点。
(7)冲掉预收款。
(8)承运车行。
(9)运费的计算。
(10)客户签收。
(11)有关经办人员的签章。
(12)其他电脑代号。
商品交运单的流程控制
商品交运单的流程控制方式’牵涉到贵公司部门组织的编组与工作的分担，可区分为四联式管理和六联式管理，介绍如下：
四联式商品交运单
1.第一、第二、第三联。
(1)填妥后将第一联先送承运商调派车辆，并作人厂凭证。
(2)承运车辆人厂后，由发货人员引导装货，装妥后并由承运人员于第一、第二、第三联签字后由承运人员持凭以出厂。
(3)经厂门守卫过磅签章放行后，第一联由守卫送资料处理中心打卡，再送回成品部门。
1.作为承运商签收之依据。
2.凭以核对“成品明细账”，以确保电脑账务正确性。
(4)第二、第三联连同成品由承运人员送至客户指定地点，经客户签收后：
1.第二联由客户收执。
2.第三联由承运人员带回于每旬第七天前，将客户签收联连同“运费明细表”并集中送成品部门，成品部门应即核对及跟催客户签收联之回收，经核无误后送会计整理付运费，客户签收回联留存会计。
2.第四联。
开单后即转回业务部门，用以：
(1)核对成品交运单与订制（货）通知单内容。
(2)由账务人员核对“销售日报表”以确保客户应收账款正确性。
(3)依实际交运数量，凭以办理销货折让。
六联式商品交运单
六联式的管理，首先由成品课经办人一次套写成品交运单……一式六联与统一发票，连同受订通知单呈送部门主管复核，然后经办人存查交运单第一联，将第二联交承运车行，凭此人厂提货，将第三、第四、第五、第六承运车行凭成品交运单第二联，得到厂门守卫的允许，开车人厂。到达成品仓库时，出示成品交运单第二联，仓库管理人员核对无误后开始发货。发货完毕，仓库管理人员自存成品交运单第六联，凭以登账；将第五联转送成品库交运经办人员，交运经办人员将实际重量（若有必要时）补记在第一联后，即将第五联送交业务员，通知他此笔订单已经发货。其余第二、第三、第四联与统一发票收执联交给承运车辆司机，凭此出厂。厂门守卫则收回第四联，定时汇送电子资料处理中心打卡，然后转送会计登账并存查。司机则将第二、第三联连同统一发票收执联在送达成品时交给客户，第二联连同统一发票收执联由客户查存；第三联由客户签收并盖章后交司机带回给成品库的交运经办人，一则凭此向会计申领运费，一则核对客户签收情形。
3.商品交运的管理。
商品交运的管理，要确认准时交货，并核对交货种类、数量与订货单、发票内容一致；在商品的实体配销上，要分析交运过程，设定管理办法。
在企业的辅导经验里，想要提高成品交运的效率，必须注意几个重点：
(1）设定有效的商品交运经办部门，例如将商品出货、交运等工作，交由业务部门、总务部门或仓储部门。
(2)规定商品出人的管制办法。
(3)注意商品交运过程中的流程管理。
(4)运用内部稽核管理制度。
如何管理退货
商品退货，乃是指依据买卖合约而出货的商品，由于某些因素，客户将商品退回公司。商品退货会即时减少公司的营业额，降低利润，企业应检讨商品竞争力与加强营业管理，提高营运绩效。
商品退货的原因
商品退货会对企业经营造成困扰。企业要了解造成退货的真正原因，才能获得经营改善。
扣除退货后的销售额称为净销售额；净销售额扣除销售成本称为毛利。要分析退货在销售额中占多少比率，同时也要分析近期的退货率是否增加。在经济景气和不景气时退货率不大相同。例如，退货率在景气时为5%，而不景气时则为15。尽管品质没变，但退货率却上升了。
在内部的管理中，“清点退货商品”、“商品数量准确性”属于仓储部门；“将退货商品确保品质无误”属于品管部门；“调整应收账款余额”、“发票重新处理”属于会计部门。
第一线业务部门更要了解“为何会退货”，“依规定是否可接受此批退货”。
商品退货首先要了解原因，下表为某纺织厂遭受退货的“原因分析”与“防止对策”，可作分析的参考：
退货原因。
续表。
必认真办理订购之有关事项，零售商则可能不积极销售，更加扩大卖方企业本身无法掌握的风险。因此，交易时，应当事先决定接受何种程度的退货，或者在何种情况下接受退货，作为销售条件的一部分。
例如决定仅在“不良品或商品损伤的情况接受退货”，或是“销售额的10，以内的退货”；“7天之内保证退货还钱”等。一旦制定商品退货准则后，应适度通知经销商。
企业对外要订立接受退货条件的“退货准则”，对内要有一套企业标准流程作业的“退货工作流程”。接获商品退货消息，就必须了解是否有按照公司所规定的退货准则，唯有符合条件者，才能进行退货处理。
在企业所拟订的管理办法，除非事先已准许客户退货，例如对使用者只要在7天内退货，一概退货还钱，对经销商商店滞销库存货都可接受退货，否则当客户欲退货时，应事先与承办业务员接洽，未事先接洽者，或业务员不接受退货者，原则上均不接受其退货。本公司承办业务员应与客户交涉，并检讨构成退货原因责任是否应归责于本公司。退货原因属于本公司责任者，应予受理退货。退货原因不属于本公司责任者（不当之退货），不予受理退货。退货原因是否应归责于本公司尚待研讨者（品质不良等都属于），则予暂时保留退货，立即会同检查成品，或送品管部门再检查，然后决定是否受理。
上述所提重点，是“厂商本身接受其客户的退货”。这里说明另一重点，是“公司将本身所进货的商品加以退回到原厂商”。公司每月（或每周）在固定时间将退货商品依照厂商类别分别加以集中，并预先输人电脑，列印“退货清单”，利用厂商送货取款时，一并带回。应列人追踪的是“退货物品”是否有应退而尚未退的商品；其次追踪的是“退货的货款”。货品退货应迅速，否则影响当期应付账款。
商品退货的清点
接到客户退货，首先有必要去查点数量与品质，确认所退货种类、项目、名称是否与客户发货单记载相同。首先，数量是否正确。例如2盒与2箱，虽只差一字，因一箱有24盒，故实际上而言，数量相差24倍之多。其次确定退货物品有无损伤，是否为商品的正常状态。有时，因是“不良品”而遭退货，厂商受理退货后就要加以维修。清点后，仓库的库存量要迅速加以修正调整，而且要尽快制作退货受理报告书，以作为商品人库和冲销销货额、应收账款的基础资料。此程序若不及时实施，“应收账款余额”与“存货余额”在账面上都不会正确，造成账务困扰。
商品退货的管理流程
当客户将商品退货时，企业内部必须有一套管理流程，运用表格式的管理制度，以多联式“验收单”在各部门流动，加以控制客户所退商品，并在账款管理上加以调整。牵涉到的部门，分别有“商品验收的部门”“征信部门”“开单部门”“编制应收账款明细账的部门”“编制总账的部门”。若公司人员少，部门不多，可将上述“部门”工作归纳到相关部门的工作职责上。
下为某饮料公司对于“商品退货”的管理流程：
(1）客户退回货品后，送至验收部门。验收部门于验收完毕后，填制验收单二联，第一联送交信用部门核准销货退回，第二联依验收单号码顺序存档。
(2)信用部门于收到验收单后，依验收部门之报告核准销货退回，并在验收单上签名核准，以示负责；同时将核准后验收单送至开单部门。
(3)开单部门接到信用部门转来的验收单后，编制贷项通知单一式三份，第一联连同核后验收单，送至应收账款明细账，贷记应收账款。第二联通知客户销货退回已核准并账。第三联依贷项通知单号码顺序存档。
(4)会计部门收到开单部转来的贷项通知单第一联，验收单核准后，核对其正确无误后，于“应收账款明细账”计人客户明细账，并将贷项通知单及核准后验收单存档。
(5)每月月底总账人员由开单部门取出存档的贷项通知单，核对其编号顺序无误后，加总，一笔过人总分类账。
商品退货的限制项目
商品若符合退货规定，可接受客户退货；并依退货原因不同而分别处理。下列为某传销公司的退货办法：
1.瑕疵货品的处理。
经销商收到货品后，有瑕疵品应于15日内通知本公司订货部门给予无条件换货。若因长期放置且储存未依公司规定或人为因素等，影响商品品质或超过保存期限者，公司恕不接受退货。)瑕疵品范围包括包装污损、商品严重变色、封口或瓶口密封不良、受潮、有效使用期低于两个月等。）
2.解除契约的退货。
(1）解除契约生效日起30日内申请退货，其退还的商品经验查外观完整，商品品质状况良好，仍可出售，公司将全额退还该货款。
(2)若退回之货品价值有减损时，得扣除减损的价款。
(3)该经销商进货部分，若奖金已发放，则得扣除已因该进货而对参加人给付的奖金。
(4)退货余款于30日内退还解约的经销商。
3.终止契约的退货。
(1)经销商以书面终止契约，得于契约终止后30日内申请退货。
(2)终止契约退还的商品公司以经销商原购价格80%买回所持有的商品，并得扣除已因该项交易而对该经销商给付的奖金。如退还商品的价值减损时，得扣除其减损的价款。
(3)退货的余款于30日内退还经销商。
