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第25章 订货 出货与退货(2)

为沟通业务单位与生产单位的活动,公司每周可举办如下的产销协调会议:

(1)会议目的:在于沟通产销协调,促进生产活动,以达目标。

(2)参加人员:业务、生产、采购等单位主管。

主席:销售经理、生产经理、采购经理。

(3)会议准备资料。

生产主管:

1.生产计划及生产异常报告。

2.用料需求计划。

业务主管:

1.销售及业务之报告。

2.出货协调内容。

米购主管:材料米购计划。

质检主管:

1.生产品质报告。

2.品质异常分析报告。

(4)会议报告内容。

1.上一周产量报告。

2.产量差异原因及其分析报告。

3.协调决议案报告。

4.下一周生产预定活动状况报告及协调事项。

5.业务动态报告及协调事项。

6.上次会议追踪与交代。

(5)会议进行步骤。

1.生产经理必须事先将“生产计划及生产异常报告”及“用料需求计划”等资料,分发至有关部门及通知正确开会时间、地点。

2.会议进行时,首先由生产主管报告上一周有关生产活动数据及其差异原因。

3.依据生产主管所报告差异原因,由有关单位说明其造成理由,及今后改善对策。

4.对上一周协调会议决议案之执行结果进行讨论(决议案,参考上次开会记录)。

5.生产主管报告下一周预定生产活动及要求配合事项,进行讨论。

6.业务人员报告上周销售动态与需要协调事项。

7.由会议记录人员,将开会结果予以逐条宣读。

8.会议主席做工作交待与指示追踪事项。

如何控制出货

为维护公司利益与服务客户,对商品交运,要加强内部流程的管理,提升配送效率并设法降低物流成本。这是企业经营的重点项目。

当客户订货后,经过“信用调查”与“信用额度”调查后,接受客户订货,并且安排生产流程,再由仓库调货,将商品运交给客户,商品交运就是俗称的“出货”。加强商品实体的配销管理,是今后企业的经营重点项目。

业务部门“承接订单”,要与“商品交运”互相搭配。例如要有“准确性”和“速度”。“准确性”就既要与库存相比较,还要与工厂的开发部门、生产部门加以协调。至于“速度”,指订单“交回”的速度快慢。

商品交运单的功能

商品交运的管理,必须有书面单据,依表单作业行事。商品管理单位(成品管理单位)接到业务处核准指示交运的“订货通知单”,办理商品交运时,填具“商品交运单”,以便出货。“商品交运单”具有下列之功能:

(1)开立发票之依据。

(2)列印对账单并与客户对账。

(3)作为应收账款回收管制。

(4)列为销售收人账。

(5)冲减成品库存账。

(6)该订单的交期管制。

(7)作为送货明细,供客户签收承运商申请运费凭证。

商品交运单的格式内容

商品交运首先要设计“商品交运单”格式。此格式表单因企业性质而异,一般而言,应具有下列格式内容:

(1)本交运单号码(有为数不少的诊断案例,显示由于“商品交运单”未印上流水号码,而导致员工舞弊)。

(2)客户名称与代号。

(3)交运日期。

(4)发票号码。

(5)品名、规格、单位、数量、单价、总价、重量。

(6)交运地点。

(7)冲掉预收款。

(8)承运车行。

(9)运费的计算。

(10)客户签收。

(11)有关经办人员的签章。

(12)其他电脑代号。

商品交运单的流程控制

商品交运单的流程控制方式’牵涉到贵公司部门组织的编组与工作的分担,可区分为四联式管理和六联式管理,介绍如下:

四联式商品交运单

1.第一、第二、第三联。

(1)填妥后将第一联先送承运商调派车辆,并作人厂凭证。

(2)承运车辆人厂后,由发货人员引导装货,装妥后并由承运人员于第一、第二、第三联签字后由承运人员持凭以出厂。

(3)经厂门守卫过磅签章放行后,第一联由守卫送资料处理中心打卡,再送回成品部门。

1.作为承运商签收之依据。

2.凭以核对“成品明细账”,以确保电脑账务正确性。

(4)第二、第三联连同成品由承运人员送至客户指定地点,经客户签收后:

1.第二联由客户收执。

2.第三联由承运人员带回于每旬第七天前,将客户签收联连同“运费明细表”并集中送成品部门,成品部门应即核对及跟催客户签收联之回收,经核无误后送会计整理付运费,客户签收回联留存会计。

2.第四联。

开单后即转回业务部门,用以:

(1)核对成品交运单与订制(货)通知单内容。

(2)由账务人员核对“销售日报表”以确保客户应收账款正确性。

(3)依实际交运数量,凭以办理销货折让。

六联式商品交运单

六联式的管理,首先由成品课经办人一次套写成品交运单……一式六联与统一发票,连同受订通知单呈送部门主管复核,然后经办人存查交运单第一联,将第二联交承运车行,凭此人厂提货,将第三、第四、第五、第六承运车行凭成品交运单第二联,得到厂门守卫的允许,开车人厂。到达成品仓库时,出示成品交运单第二联,仓库管理人员核对无误后开始发货。发货完毕,仓库管理人员自存成品交运单第六联,凭以登账;将第五联转送成品库交运经办人员,交运经办人员将实际重量(若有必要时)补记在第一联后,即将第五联送交业务员,通知他此笔订单已经发货。其余第二、第三、第四联与统一发票收执联交给承运车辆司机,凭此出厂。厂门守卫则收回第四联,定时汇送电子资料处理中心打卡,然后转送会计登账并存查。司机则将第二、第三联连同统一发票收执联在送达成品时交给客户,第二联连同统一发票收执联由客户查存;第三联由客户签收并盖章后交司机带回给成品库的交运经办人,一则凭此向会计申领运费,一则核对客户签收情形。

3.商品交运的管理。

商品交运的管理,要确认准时交货,并核对交货种类、数量与订货单、发票内容一致;在商品的实体配销上,要分析交运过程,设定管理办法。

在企业的辅导经验里,想要提高成品交运的效率,必须注意几个重点:

(1)设定有效的商品交运经办部门,例如将商品出货、交运等工作,交由业务部门、总务部门或仓储部门。

(2)规定商品出人的管制办法。

(3)注意商品交运过程中的流程管理。

(4)运用内部稽核管理制度。

如何管理退货

商品退货,乃是指依据买卖合约而出货的商品,由于某些因素,客户将商品退回公司。商品退货会即时减少公司的营业额,降低利润,企业应检讨商品竞争力与加强营业管理,提高营运绩效。

商品退货的原因

商品退货会对企业经营造成困扰。企业要了解造成退货的真正原因,才能获得经营改善。

扣除退货后的销售额称为净销售额;净销售额扣除销售成本称为毛利。要分析退货在销售额中占多少比率,同时也要分析近期的退货率是否增加。在经济景气和不景气时退货率不大相同。例如,退货率在景气时为5%,而不景气时则为15。尽管品质没变,但退货率却上升了。

在内部的管理中,“清点退货商品”、“商品数量准确性”属于仓储部门;“将退货商品确保品质无误”属于品管部门;“调整应收账款余额”、“发票重新处理”属于会计部门。

第一线业务部门更要了解“为何会退货”,“依规定是否可接受此批退货”。

商品退货首先要了解原因,下表为某纺织厂遭受退货的“原因分析”与“防止对策”,可作分析的参考:

退货原因。

续表。

必认真办理订购之有关事项,零售商则可能不积极销售,更加扩大卖方企业本身无法掌握的风险。因此,交易时,应当事先决定接受何种程度的退货,或者在何种情况下接受退货,作为销售条件的一部分。

例如决定仅在“不良品或商品损伤的情况接受退货”,或是“销售额的10,以内的退货”;“7天之内保证退货还钱”等。一旦制定商品退货准则后,应适度通知经销商。

企业对外要订立接受退货条件的“退货准则”,对内要有一套企业标准流程作业的“退货工作流程”。接获商品退货消息,就必须了解是否有按照公司所规定的退货准则,唯有符合条件者,才能进行退货处理。

在企业所拟订的管理办法,除非事先已准许客户退货,例如对使用者只要在7天内退货,一概退货还钱,对经销商商店滞销库存货都可接受退货,否则当客户欲退货时,应事先与承办业务员接洽,未事先接洽者,或业务员不接受退货者,原则上均不接受其退货。本公司承办业务员应与客户交涉,并检讨构成退货原因责任是否应归责于本公司。退货原因属于本公司责任者,应予受理退货。退货原因不属于本公司责任者(不当之退货),不予受理退货。退货原因是否应归责于本公司尚待研讨者(品质不良等都属于),则予暂时保留退货,立即会同检查成品,或送品管部门再检查,然后决定是否受理。

上述所提重点,是“厂商本身接受其客户的退货”。这里说明另一重点,是“公司将本身所进货的商品加以退回到原厂商”。公司每月(或每周)在固定时间将退货商品依照厂商类别分别加以集中,并预先输人电脑,列印“退货清单”,利用厂商送货取款时,一并带回。应列人追踪的是“退货物品”是否有应退而尚未退的商品;其次追踪的是“退货的货款”。货品退货应迅速,否则影响当期应付账款。

商品退货的清点

接到客户退货,首先有必要去查点数量与品质,确认所退货种类、项目、名称是否与客户发货单记载相同。首先,数量是否正确。例如2盒与2箱,虽只差一字,因一箱有24盒,故实际上而言,数量相差24倍之多。其次确定退货物品有无损伤,是否为商品的正常状态。有时,因是“不良品”而遭退货,厂商受理退货后就要加以维修。清点后,仓库的库存量要迅速加以修正调整,而且要尽快制作退货受理报告书,以作为商品人库和冲销销货额、应收账款的基础资料。此程序若不及时实施,“应收账款余额”与“存货余额”在账面上都不会正确,造成账务困扰。

商品退货的管理流程

当客户将商品退货时,企业内部必须有一套管理流程,运用表格式的管理制度,以多联式“验收单”在各部门流动,加以控制客户所退商品,并在账款管理上加以调整。牵涉到的部门,分别有“商品验收的部门”“征信部门”“开单部门”“编制应收账款明细账的部门”“编制总账的部门”。若公司人员少,部门不多,可将上述“部门”工作归纳到相关部门的工作职责上。

下为某饮料公司对于“商品退货”的管理流程:

(1)客户退回货品后,送至验收部门。验收部门于验收完毕后,填制验收单二联,第一联送交信用部门核准销货退回,第二联依验收单号码顺序存档。

(2)信用部门于收到验收单后,依验收部门之报告核准销货退回,并在验收单上签名核准,以示负责;同时将核准后验收单送至开单部门。

(3)开单部门接到信用部门转来的验收单后,编制贷项通知单一式三份,第一联连同核后验收单,送至应收账款明细账,贷记应收账款。第二联通知客户销货退回已核准并账。第三联依贷项通知单号码顺序存档。

(4)会计部门收到开单部转来的贷项通知单第一联,验收单核准后,核对其正确无误后,于“应收账款明细账”计人客户明细账,并将贷项通知单及核准后验收单存档。

(5)每月月底总账人员由开单部门取出存档的贷项通知单,核对其编号顺序无误后,加总,一笔过人总分类账。

商品退货的限制项目

商品若符合退货规定,可接受客户退货;并依退货原因不同而分别处理。下列为某传销公司的退货办法:

1.瑕疵货品的处理。

经销商收到货品后,有瑕疵品应于15日内通知本公司订货部门给予无条件换货。若因长期放置且储存未依公司规定或人为因素等,影响商品品质或超过保存期限者,公司恕不接受退货。)瑕疵品范围包括包装污损、商品严重变色、封口或瓶口密封不良、受潮、有效使用期低于两个月等。)

2.解除契约的退货。

(1)解除契约生效日起30日内申请退货,其退还的商品经验查外观完整,商品品质状况良好,仍可出售,公司将全额退还该货款。

(2)若退回之货品价值有减损时,得扣除减损的价款。

(3)该经销商进货部分,若奖金已发放,则得扣除已因该进货而对参加人给付的奖金。

(4)退货余款于30日内退还解约的经销商。

3.终止契约的退货。

(1)经销商以书面终止契约,得于契约终止后30日内申请退货。

(2)终止契约退还的商品公司以经销商原购价格80%买回所持有的商品,并得扣除已因该项交易而对该经销商给付的奖金。如退还商品的价值减损时,得扣除其减损的价款。

(3)退货的余款于30日内退还经销商。

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