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第20章 私营公司采购与仓储管理制度

1、层次类别,依A、B、C顺序由下而上逐层编订,没有时填“0”。

2、库位流水编号。

3、通道类别,依A、B、C顺序编订。

4、仓库类别,依A、B、C顺序编订。

(1)计划产品应于第一库位设置标示牌,标示其品名规格及单位包装量。

(2)物料管理科依位配置情况绘制“库位标示图”悬挂于仓库明显处。

4.库位管理

(1)物料管理科收发料经办人员应掌握各库位,各产品规格的进出动态,并依先进先出原则指定收货及发货单位。

(2)计划产品每种规格原则上应配置两个以上小库位,以备轮流交替使用,以达先进先出的要求。

二、收货管理

1—成品缴库方式

(1)缴库部门开立“进仓明细表”一式两联,连同缴库品送至物料管理科经收货人员签收并存放于指定库位后,第一联送交缴库部门存查,第二联由收货人员持回凭以核对“成品缴库单”。

(2)缴库部门按当“进仓明细表”汇总开立“成品缴库单”,送物料管理科核对签认后第一联送会计部门,第二联送物料管理科据以转记“成品库存日(月)表”、第三联送加缴库部门。

2.收货注意事项

物料管理科应就缴库内容与成品缴库单的内容确实核对,如发现缴库原料代号、品名、规格产品缴库数量、包装等不符时,应及时通知缴库部门更正。

三、发货管理

1.交运期限控制

(1)凡遇下列情况之一者,物料管理应于一日前办妥“成品交运单”,并于一日内交运:

1、计划产品接获户的“订货通知单”时的货日期。

2、内销、合作外销订制品,依客户需要的日期。

(2)直接外销订制品缴库后,配合结关日期交运。

2.发货注意事项

(1)物料管理科接到“订货通知单”时,经办人员应依产品规格及订货通知单编就顺序列档,内容不明确应及时反映业务部门确认。

(2)因客户业务需要,收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地的,依下列规定办理:

1、经销商的订货、交货地点非其营业所在地,其“订货通知单”应经业务部主管核签方可办理交运。

2、收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。

(3)物料管理科接获“订制(货)通告单”才能发货,但有指定交运日期的,依其指定日期交运。

(4)订制品(计划品)在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运”的,物料管理科若因库位问题的需提前交运时,应先联络业务人员转知客户同意,且收到业务部门的出货通知后始得提前交运,若系紧急出货时,应由业务部主管通知物料管理主管先予交运,再补办出货通知手续。

(5)未经办理缴库手续的成品不得交运,若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续。

(6)订制品交运前,物料管理科如接到业务部门的暂缓出货通知时,应立即暂缓交运,等收到业务部门的出货通知后再办理交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理科主管,但事后仍应立即补办手续。

(7)“成品交运单”填立后,须于“订货通知单”上填注日期、“成品交运单”编号及数量等以了解交运情况,若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。

四、退货品管理

1.运输的联络

物料管理科接到业务部门送达的“成品退货单”应先审查有无注明依据及处理说明,若没有应将“成品退货单”退回业务部门补充,若有则依“成品退货单”上的客户名称及承运地址联络承运商运回。

2.退货品的验收

(1)退货品运回工厂后,仓运科应会同有关人员确认退回的成品异常原因是否正确,若确属事实,应将实退数量填注于“成品退货单”上,并经点收人员、质量管理人员签章后,第一联存于会计,第二联送收货部门存三联由承运人携回依此申请费用,第四联送业务部向客户取回原发票或销货证明书。

(2)物料管理科收到尚无“成品退货单”的退货品时,应立即联络业务部门主管确认无误后先暂予保管,等收到“成品退货单”后再依前款规定办理。

3.退货品的处理

4.退货的更正

(1)若退回成品与“退货单”记载的退货品不符时,物料管理科应暂予保管(不人库),同时于“成品退货单”填注实收情况后,第三联由运输公司携回依此申请运费,第二联送回业务部门处理,第一联暂存仓运科依此督促。

(2)业务部门查验退货品确属无误时,应依实退情况更正“退货单”送物料管理科办理销案。

(3)倘退货品系属误退时,业务部门应于原开“退货单”第四联注明“退货品不符”后,送回物料管理科据以办理退回户,将其交运作业按第十二条的规定办理,并在“成品交运单”注明“退换货不人账”,本项退回的运费应由客户负担。

五、滞成品管理

1.滞成品分类、提报

(1)滞成品部分由物料管理科依类别及分配的库位编号编列存放,并就每一堆置单位(如一垫板)固定库位存放便于管理。

(2)滞成品的发生原因及代号:

1、计划品:

正常品缴库后满6个月未销售或未售完。

正常品缴库后虽未满6个月,但有变质的顾虑。

与正常品同规格或其他因素未能出库(异常品)。

每批生产所发生的次级品。

2、订货生产

订货生产

超制、短码尾数时。

生产所发生的次级品。

其他。

试制品。

销退重整列为次级。

其他。

(3)物料管理科应于翌月5日前汇总填制“滞成品处理月报表”,呈主管核签,第一联送总经理处理,第二联自存。

2.滞成品发货

物料管理科于接到业务部门提定滞成品的“订货通知单”后依第四单发货管理规定办理。

六、储存管理

1.账务

物料管理科收到“成品明细表”后,应立即和有关单据核对,如发现异常应立即办理更正。

2.盘点

(1)库存成品应作定期或不定期的盘点,盘点时由会计科将盘点项目依规格类别填写“成品盘点表”会同物料管理科盘点,并按实际盘点数量填人数量栏内。

(2)实施电脑化后,“成品盘点表”由电脑制表。

(3)会计科将“成品盘点表”的盘点数量与账面数量核对若有差异,即填具“盘点异常报告单”,并计算其盘点盈亏数及金额,送物料管理科查明原因,再送业务部主管研判,拟具改善措施呈总经理核决。

(4)盘盈亏数量经核决后,由物料管理科开立“调整单”,第二联送会计部门,第一联仓运科自存。

3.消防设备

仓库内一律严禁烟火,物料管理科应于仓库明显处悬挂“严禁烟火”标志,并依工业安全卫生管理的规定设置消防设备,由总务科指定专人负责管理,每日至少检查一次,如有故障或失效,应立即申请修护补充,并配合厂区消防训练,以提高应对能力。

4.库房管理应注意事项

(1)仓库内应经常维持清洁,并随时注意通风情况。

(2)易燃品、易爆品或违禁品不得携人仓库,物料管理科应随时注意。

(3)仓库内不得吸烟,如因工程需要烧焊时,应先报批,并专人负责允许后才可。

(4)物料管理科对所经管的成品库存及仓运设备应负安全使用之责,如果破损应立即反映主管并立即委托修护!

(5)未经物料管理科主管核准有关人员不得进人仓库,搬运完毕后,亦不得在仓库逗留。

(6)物料管理科人员于下班离开前,应巡视仓库及电源、水源是否关闭,以确保仓库的安全。

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