依据管理制度,稽核专员在某天对采购运作情况的日常稽核中发现了两个问题:一是某订单合同有超供的情况,但仓库却全单照收;二是某低值易耗品的订单和申购单的时间颠倒,明显是订单在前,申购单在后。责任者包括仓库管理员、采购员、物料控制员,稽核专员根据稽核结果提出了对相关责任人的处罚意见,并由采购部负责执行。
该企业的采购稽核管理制度,为进行采购稽核提供了依据和标准。实践表明,有了稽核制度,稽核人员就可以采取有针对性的措施,及时发现问题,纠正偏差。
二、执行氛围
采购稽核需要有执行氛围:首先是达成共识,其次是树立权威。
1达成共识。要大力宣传采购稽核的意义,让采购部门和相关人员明白采购稽核的重要性所在,通过相应的激励与处罚加大采购稽核的影响力,让采购人员把对执行制度、规范操作的认同上升为自觉的行动。
2树立权威。要着力提高采购稽核的权威,通过明确稽核人员的地位、支持稽核人员的工作、提升稽核人员的能力、扩大稽核人员的权限、落实稽核人员的建议等方法,加强采购稽核的执行力度,彰显采购稽核的执行效果。
三、专业队伍
采购稽核需要有专业队伍,包括稽核经理和稽核专员。
1核经理。主要的工作是稽核管理,比如编制计划、提出方案、确定流程、落实结果、培训员工等。需要较强的法律意识、专业知识、管理经验,需要熟悉法律规章、了解采购业务、拥有财务知识、具备产品知识、掌握稽核手段,而所有这些都体现了稽核工作的专业性要求,不懂这些就难以胜任稽核经理的工作。
2稽核专员。主要的工作是稽核实施,比如完成分管稽核任务、撰写稽核报告、提出处理意见等。需要较强的执行能力、一定的分析能力、较好的写作能力。从专业性角度讲,需要了解采购流程、清楚企业规章、熟悉稽核对象、掌握工作方法。如果对这些一无所知,就不可能完成相应的稽核任务。
以下是三则采购稽核经理和稽核专员的招聘广告:
1某集团公司招聘采购稽核经理,要求具有5年以上模具制造行业的采购管理经验,具有一定的机械知识,熟悉模胚、钢材、刀具等产品,掌握审计方法,品德优良、忠实可靠、责任心强,有较高的政策水平。
2某科技公司招聘采购稽核专员,要求是熟悉显示器、TV、笔记本生产需采购的产品原件、工程材料及设备,具备市场、信息的收集和分析能力,具有一定的沟通和协调能力,有良好的职业道德及维护企业利益的意识,2年以上内部控制或审计相关工作经验,熟悉采购流程,工作耐心细致,善于发现及分析问题,具有一定报告撰写能力。
3某电气公司招聘采购稽核专员,要求是电气类专业本科以上学历,有1年以上的同岗工作经历,熟悉采购管理和操作流程,有一定的分析和预测能力,熟练运用办公软件。
三则广告招聘三种不同层次的稽核人员,提出了不同的任职要求。有的要求比较全面,有的要求相对具体,但都突出了专业性的要求:需要懂产品,比如机械、电子、电气;需要知采购,比如有采购管理经验、熟悉采购流程;需要有技能,比如有较高的政策水平、有沟通协调能力、有分析预测能力、有一定的报告撰写能力、能熟练运用办公软件等。招聘广告中没有提到法律规章也可以理解,因为各企业的规章有所不同,完全可以在任职后通过学习掌握。重要的是必须清楚,掌握相关法律规章是对采购稽核人员最基本的专业性要求之一,不懂相关的法律和规章,采购稽核也就失去了实施的基础。
(第三节) 采购稽核的手段
采购稽核是一项比较复杂的工作,会面临许多困难,既有来自内部的阻力,也有来自外部的压力。做好采购稽核,需要运用有效的手段。那有效的手段又是什么?从大的角度讲,有稽核手段、采购手段、运作手段;从小的招数看,有三“公”、三“统”、七“分”。
一、稽核三“公”
稽核要做到三“公”,也就是业务公开、方法公平、处理公正。
业务公开,就是要把稽核的制度、目标、范围、内容、程序、结果公布于众,让采购人员清楚为什么要稽核、稽核什么、怎样稽核、有何结果、如何处理。
方法公平,就是要以严谨的作风、科学的态度、客观的角度展开工作,确保稽核的结果有真凭实据,不捕风捉影。
处理公正,就是要根据查出问题情节的轻重和影响的大小做出恰当的处置:严重违法的要移交司法机关;严重违纪、影响较大的要按照公司的有关制度进行处罚,或开除、或调岗、或降级;情节较轻、影响较小的要进行批评教育。
二、采购三“统”
采购要做到三“统”,也就是统一管理、统一验收、统一结算。
统一管理,就是要按照企业的采购战略,对采购业务进行统一管理,根据需要确定采购的架构、流程、模式,制定相应的制度和规范,进行合理的业务分工,以保证采购活动的秩序和效率。
统一验收,就是要制定统一的验收标准和程序,确保采购、生产、销售、技术、财务部门在验收过程中各司其职,相互配合、相互监督,以堵塞验收环节可能出现的漏洞。
统一结算,就是要由财务部门统管结算事宜,货款的预付和结算都要经过核实、验对、审批三道关,做到合同相符、发票无误、入库真实、凭证齐全、手续完整,以减少不必要的经济损失。
三、运作七“分”
运作要做到七“分”,领导分管、权限分级、职能分离、责任分解、信息分享、操作分段、方法分类。
领导分管,就是公司和部门两级稽核工作要分别由总经理和采购总监统管,公司采购稽核部门由总经理直接管辖,对总经理负责;采购部门的
稽核小组由采购总监直接管辖,对采购总监负责。
权限分级,就是要根据采购的批量和金额确定审批权限,要有明文规定,比如金额低于多少的由采购经理审批,金额在多少范围之间的由采购总监审批,金额超过多少的必须由总经理审批,但所有申请在报批前都要经过稽核部门的预审。
职能分离,就是要把有关联性的职能分开,比如申请、批准、采购的职能要分离,采购、验收、使用、记录的职能要分离,审核、记账、付款的职能要分离,检查和执行的职能要分离。
责任分解,就是要通过岗位责任制和问责制来划分相关部门和人员的职责,落实岗位之间的相互制约,做到“谁主管谁负责,谁影响谁负责”。信息分享,就是要建立信息管理体制,利用各种渠道收集、汇总、分析市场、供应商、价格、技术等信息,并实现相关资源在采购系统内部的共享。
操作分段,就是要针对采购的不同环节进行分阶段稽核,比如前面提到的计划、寻源、实施、验收、结算、评估环节,以抓住重点、提高效率。
方法分类,就是要根据稽核对象的不同特点采取相应的对策,比如对采购合同进行事前稽核,对采购价格进行专项稽核,对库存情况进行抽查稽核,对实施过程进行跟踪稽核,对重大问题进行特案稽核等。
福建三钢集团从1997年起为采购监控管理逐渐建立了六大保障体系。第一是组织保障体系,包括四项举措:供销分离,设置专业供应公司;加强内控,成立内部监管科室;统一管理,组建集团稽查部门;集中优势,配备得力专业人员。第二是思想保障体系,有三项活动:以反腐败为中心的教育活动;以阳光交易为理念的宣传活动;以反面典型为教材的警示活动。第三是制度保障体系,重在四个方面:
规范职责权限的职责制度;监控大额采购的管理制度;保证实施的监督检查制度;优化队伍的竞争淘汰制度。第四是合约保障体系,要求三个完善:通过成分界定完善质量条款;通过按质论价完善价格条款;通过责任追究完善赔偿条款。第五是质量保障体系,从两方面入手:确定原材料、燃料进厂复样复检流程;明确生铁、合金抽检方法。第六是计量保障体系,采取内外兼管:进厂前根据不同特点制定不同的计量方法;进厂后对必经之地进行全天候监控。
福建三钢集团这六大保障体系所取得的成效主要体现在两个方面:首先是企业得到发展,产量、利润快速增长,对外形象大幅提升,内部凝聚力明显增强;其次采购成本得到控制,采购行为不断规范,阳光交易全面落实,经济效益逐年攀升。这些成效可以通过以下数据表明:10年间产量由80万吨增长到300万吨,利润由181万元上升为34亿元,节约的采购成本超过42亿元,挽回的直接经济损失近200万元,获得的荣誉称号包括“全国产品质量和服务质量双十佳企业”、“全国五一劳动奖状”、“全国思想政治工作优秀企业”、“全国厂务公开先进企业”、“全国文明单位”、“守合同、重信用企业”、“纳税百强企业”、“企业形象300佳”等。
福建三钢集团的采购监控管理的六大保障体系,是采购稽核的全方位展现,有重点、有条件、有手段,应该成为采购总监进行稽核管理的经典教材,值得学习、思考和借鉴。
采购稽核的成功,除了要明确重点、创造条件、运用手段外,还要关注一些稽核人员自身的问题,比如是否有充分的准备、是否有清晰的目标、是否操作正确。事实上,许多采购稽核工作没能达成预期的效果,在很大程度上就是因为准备不充分、目标不清晰、操作不正确等问题所致。
比如,由于对稽核的流程不熟悉,对稽核可能产生的影响估计不足,当问题出现时就有可能束手无策;又比如,对稽核要到达到什么效果、做到什么程度、需要在什么时候完成都没有底,又怎么能够做好稽核工作?再比如,从哪里入手、用怎样的顺序、采用什么方法,如果选择不当,都会对稽核的进程和结果造成影响,有可能事倍功半,也有可能无功而返。
解决这些问题的根本出路在于稽核专业人员的聘用标准和能力培养。
采购总监要想在采购稽核方面取得成效,必须在稽核人员的聘用和培养上把好关。首先要制定稽核人员的聘用标准,法律意识、专业知识、管理经验应缺一不可。其次要注重稽核人员的能力培养,熟悉法规、掌握方法、循序操作是基本方向。只有双管齐下,才能为稽核管理的成功提供必要的人才保障。