登陆注册
2058600000030

第30章 采购过程的稽核(1)

(第一节) 采购稽核的重点

采购是企业经营管理中相对薄弱的领域,采购活动的地位和特点会引发不少影响企业利益和形象的问题。解决这些问题,就是采购稽核的目标和方向。通过对采购活动全过程的稽查和复核,可以起到检查工作、发现问题、纠正偏差、确保成效的作用。

采购总监在进行采购稽核管理时需要掌握三项技能:明确重点、创造条件、运用手段。

采购稽核的三项技能

明确重点创造条件运用手段

合理匹配制度基础稽核三“公”

规范履约执行氛围采购三“统”

相符有效专业队伍运作七“分”

采购稽核主要有两大对象:一个是全部作业过程,另一个是所有采购人员。采购人员的稽核重点是行为操守,与采购舞弊相关,将在后面谈到。作业过程的稽核重点是业务操作,主要包括计划、寻源、实施、验收、结付、评估环节。不同的作业环节,需要稽核的重点也各有所别。计划环节的重点在于合理,寻源环节的重点在于匹配,实施环节的重点在于规范,验收环节的重点在于履约,结付环节的重点在于相符,评估环节的重点在于有效。

一、计划环节:合理性

计划环节的稽核重点是合理性,集中在需求、计划、预算三个方面。

需求稽核主要检查数量、质量、时间是否合理。要求是数量准确、质量过关、时间恰当,不能出现数量过多或过少、质量过高或过低、时间过早或过晚的情况。

计划稽核主要是检查与销售、生产、库存的对应是否合理,要求是平衡,采购计划要与销售计划平衡、与生产计划平衡、与库存状况平衡,不能出现采购与销售、生产与库存脱节的情况。

预算稽核主要是检查比例和依据是否合理,要求是可行,采购支出的比例要符合实际,编制预算的依据要留有余地,不能出现比例失调和预测失误的情况。

二、寻源环节:匹配性

寻源环节的稽核重点是匹配性,集中在资信、能力、绩效三个方面。

资信稽核主要是检查供应商的经营范围、业务等级、管理认证、商业信誉是否与企业的要求相吻合。

能力稽核主要是检查供应商的综合实力能否满足企业在数量、质量、时间、服务方面的要求,是否有相应的技术、资金、管理保障,有没有合作的意愿、互补的可能、共赢的条件。

绩效稽核主要是检查供应商的工作绩效能否达到企业的各项要求,能否配合企业的相关工作,是否存在履约不力、服务不周、合作不佳的问题。

三、实施环节:规范性

实施环节的稽核重点是规范,集中在流程方面,包括请购、比价、订购、跟进过程。

请购稽核主要是检查操作是否规范,比如是否符合规定的程序,是否对需求和库存进行过核查,在供应商的选择方面是否有人为的限制,紧急采购是否有正当的理由等。

比价稽核主要是检查方法是否规范,比如是否符合规定的要求,是否进行定期的市场调查,是否掌握供应商的生产成本,能否利用供应商提供的各种条件,决定的价格是否合理等。

订购稽核主要是检查采购方式和采购合同是否规范,比如采购方式是否适当,重要商品的订购方式是否正确等,合同的内容是否合法,条款是否齐全,规定是否明确,履约是否有风险等。

跟进稽核主要是检查合同执行是否规范,比如当需求有变化时能否进行及时的变更,是否掌握供货的进度,对重要商品的质量是否有监控措施,发现问题是否能进行及时妥善的处理等。

四、验收环节:履约性

验收环节的稽核重点是履约性,集中在品种、数量、质量、时间方面,合同的规定就是相应的标准。

品种稽核主要是检查供货的种类是否履约,是不是合同所规定的品种。

数量稽核主要是检查供货的数量是否履约,有没有超供、缺供、断供的情况。

质量稽核主要是检查供货的质量是否履约,能不能达到合同所规定的要求,提供的检验文件是否合格。

时间稽核主要是检查供货的时间是否履约,是否有提前或延期供货的现象。

某钢厂通过加强验收稽核环节的工作,取得了明显成效,有三个例证:一是该公司针对产品的特殊性,强化交货的计量监督,仅在一年内就发现汽车运输计量不足事件154起,追回货款15.4万元。二是在合约中明确质量索赔条款,并在验货时严格执行,在对一家供应商提供的氧化铁皮进行化验后发现,铁皮中被掺入了富矿粉,平均含铁量大大低于质量标准,企业随后运用了索赔条款向该供应商提出了索赔要求,减少了数十万元的经济损失。三是通过对55起加工煤分层事件的处理,挽回直接经济损失9.5万元。

通过数量和质量稽核,该钢厂减少了经济损失。假如不在数量和质量上严格把关,不法供应商的行为就有可能得逞,合同的效力也不可能得到显现,企业的效益就难以得到保障。因此,采购稽核的作用不可低估,仅仅是验收稽核就可以达到鉴别供应商、维护正当权益、避免经济损失的多重功效。如果实行了全面的采购稽核,可取得的功效一定会更多、更大。

五、结付环节:相符性

结付环节的稽核重点是相符性,集中在账物、凭证、手续三个方面。

账物稽核主要是检查账单和实物是否相符,入库数量和实际库存数量必须保持一致。

凭证稽核主要是检查付款单据是否相符,要按照财务规定查验付款申请单、采购合同、物料检验单、物料入库单、发票的对应性,要确定所有单据的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商都相同。

手续稽核主要是检查付款过程与财务要求是否相符,确保在付款审批、合同核对、支付方法方面的无误。

六、评估环节:有效性

评估环节的稽核重点是有效性(效果和效率),集中在管理方面,包括审批、分工、操作、成果。

审批稽核主要是检查采购业务的程序是否有效,有没有未经审批擅自采购的情况,实际采购与审批内容是否相符。

分工稽核主要是检查业务人员的分工是否有效,是否适应采购的特点,能否起到相互制约的作用。

操作稽核主要是检查业务的处理过程是否有效,有没有延误的情况和违规的现象发生。

成果稽核主要检查采购是否有效,是否提供了最适合的产品、采购的性价比和增值性是否最高。

星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中于2001年8月8日正式对外营业。最让星龙人骄傲和炫耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、熠熠生辉的水晶灯,据说是从奥地利进口,价值高达120万美元,只能在国内外少数几家五星级大酒店才能见到。经过媒体的大肆渲染,开业当天来往宾客都对这盏豪华的水晶灯赞不绝口、称羡不已,客房入住率超过80%。负责采购这盏灯的王副总经理也因此受到了领导的赞扬。但好景不长,两个月后这盏高价水晶灯就出了状况,先是失去了原来的光泽,随后是部分金属灯杆有了锈斑,还有一些灯珠破裂甚至脱落。这一结果引发了外界的议论和领导的重视,事件真相很快就水落石出。原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利进口的,而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品。经查实,这笔交易是由王副总经理一手操纵的,从签订合同、验收入库到支付货款都是由他说了算,合同中规定的条款如提供产品验证证明书等都没有得到执行。他之所以这样做是因为收受了W公司的巨额好处费。

水晶灯事件虽然以王副总经理受到法办而告终,但星龙湾大酒店却因此承受了巨额损失,名誉也遭受重创,成为业内的一大笑柄。

星龙湾大酒店水晶灯事件的发生,就是缺乏采购稽核的必然结果。如果该公司有严格的采购稽核制度,能在渠道选择、采购实施、产品验收、货款结付环节进行把关,这样的事情就完全可以避免。还有一个职能分离的问题,王副总经理行使多项互为关联的职能,采购、验收、付款全权操作,也是问题的关键所在。关于这一点,会在本章第三节涉及。

(第二节) 采购稽核的条件

采购稽核的实施,需要一定的条件。首先要有制度基础,其次要有执行氛围,最后要有专业队伍。如果没有制度基础、执行氛围、专业队伍的支撑,采购稽核工作就很难在管理中得到实现。采购总监要想在采购稽核方面有所建树,就需要努力创造这三种必备的条件。

一、制度基础

采购稽核需要有制度基础。稽核制度主要应该包括如下内容:

1稽核工作的组织。用以明确稽核的机构设置和隶属关系,比如设立稽核部,直接归属公司总经理领导,职位包括部门经理和稽核专员,其任免事宜由总经理决定。

2稽核部门的职责。用以落实稽核部门和相关人员的责任,比如部门职责包括根据有关法规拟定稽核管理文件、制订年度稽核工作计划、组织落实稽核业务、向总经理汇报稽核结果、完善稽核管理方法等。

3稽核管理的范围。用以框定检查的对象,比如作业流程、业务活动、制度执行、文件规范、操作程序等。

4稽核人员的权限。用以保障稽核工作的顺利展开,比如有权审核相关的合同、凭证、报表、账簿、数据资料等,有权就稽核事宜对相关部门的人员进行调查并取得证明材料,有权对可能被转移、隐匿、篡改、销毁的重要资料予以暂时封存,有权对严重违规或造成重大损失的责任人员提出处理建议等。

5稽核操作的程序。用以规范稽核工作的流程,比如确定稽核对象、拟定稽核方案、下达任务通知书、实施稽核业务、撰写稽核报告、提出处理意见、进行后续稽核等。

6稽核结果的处理。用以保证稽核工作的成效,比如落实稽核处理结果的部门和时限、处罚的具体规定、稽核档案的保存等。

某公司的采购稽核管理制度主要有八项内容,包括目的、适用范围、基本权责、稽核组织、稽核内容、例会形式、稽核检查、处罚规定。对每项内容还有进一步的细分,比如基本权责分别明确了部门、经理和专员的权责;处罚规定分别列举了对制度执行、规范落实、渠道管理、部门协作、自我约束等稽核结果的处罚标准。

同类推荐
  • 销售细节全书

    销售细节全书

    销售精英的成功秘诀:把销售过程中每一个微小的细节放大,把所有的细节做到位。在销售工作中,如何要想做到出类拔萃,就必须要在细节上下功夫。销售员只有把工作中的每一个细节都做深做透,才能取得最终的胜利。本书就是为现阶段,在销售行业上无人拓展,无法大施拳脚的销售新人和在自己的工作岗位上已经取得一些业绩,希望自己得到进一步提升的销售员朋友们度身定做的。全书攫取的大量的具有说服力的经典实例,融入了销售行业成功人士多年销售经验的精华。对销售工作的整个过程进行全面细致的剖析,在方法和技巧上,作出了详细的阐述。全书脉络清晰,语言通俗易懂,方法技巧实用,能够切实地解决读者朋友的实际困难和工作疑惑。
  • 7-11连锁业真经

    7-11连锁业真经

    保持畅销品的齐全。7-Eleven便利店的主要顾客群为年轻人,那些年人对7-Eleven的评价就会一落千丈。7-Eleven的重视信誉程度由此可见一斑。因此,只要食品一过食用期限,适时订货、迅速交货,年轻人对电视的商品广告极为敏感且反应迅速,是7-Eleven奉行的宗旨之一。如果店主在广告刊登后,鲜度管理:7-Eleven特别注意产品的新鲜,没有进货,立即从陈列架上撤掉进行丢弃
  • 每天读点金融史2

    每天读点金融史2

    《每天读点金融史2:影响世界的金融巨头》为系列丛书的第二册,详细介绍了九大金融巨头的成长历史,对他们在创业中所显现的创新精神、在经营管理中所表现出的智慧和韬略,以及在处理各种复杂的政经关系、人际关系中所运用的各种方法和手腕进行了介绍。《每天读点金融史》系列丛书以金融史为主线,把一百多年来的经济发展和金融格局演变的巨幅画卷为你徐徐拉开,是你理解世界经济的格局演变与未来走向的理想读物。 “金融只是一种手段,关键看使用者的目的。”这句关于金融的著名论断写在这里与读者诸君分享。
  • 营销的58个创新策划

    营销的58个创新策划

    《营销的58个创新策划》在讲述每一个营销创新策划时,开发了一套由五大板块组成的学习体系,经保证读者科学有序地进行自修与学习。该体系包括:经典回眸:从精选的案例中吸取经验教训;巧手点金:提升你营销创新策划的动手能力和行动能力;思维创新:激发对现实营销难题的思考能力;实战要点:点破策划营销方案的关键新点;情景再现:在模拟的情境中提升自己的营销创新潜质。
  • 谁是我们的成功榜样:跟全球顶尖管理大师学管理

    谁是我们的成功榜样:跟全球顶尖管理大师学管理

    本书阐释了山姆·沃尔顿、比尔·盖茨、沃伦·巴菲特、杰克·韦尔奇、卡莉·费奥莉娜等十一位全球顶级管理大师的成功智慧
热门推荐
  • 东宫有本难念的经

    东宫有本难念的经

    宝庆十九年春,大佑国皇太子大婚,大将军之女入主东宫。一个不是淑女的将门千金遭遇一个不是文韬武略的中庸太子,到底是佳偶天成,还是冤家路窄?成婚一年不足,太子忽然休妻。迷影重重,生死茫茫,这样一来,还是不是大团圆结局?
  • 错嫁成妃:王爷,请自重

    错嫁成妃:王爷,请自重

    大婚之夜,王爷夫君就给她送了两个极/品美男侍//寝,她怎能拒绝?欢欢乐乐入洞房,却气得他前来搅局,她勾着他的脖颈:“美人,哪个馆子的?以后爷去找你。”他直接扯开她的衣服:“本王是你夫君!”她的手划过他脸:“夫君,我不碰!”联系QQ:2378264528
  • 尸心不改

    尸心不改

    控尸门的欢乐二缺弟子江篱炼了一具美得人神共愤引得天雷阵阵的男尸,以为好日子开始了,结果没想到门派惨遭灭门。--情节虚构,请勿模仿
  • 我的身体有神魔

    我的身体有神魔

    千米冰川底部,一座神秘恢宏的血色天宫,坐落于八尊远古神尸的肩膀之上。一名平凡都市青年,误入了血色天宫,获得上古诸天神魔的灵魂和神秘传承。
  • 冷酷杀手

    冷酷杀手

    本书是一部反映当代人精神疾患的推理长篇小说。小说主人公林海燕,是一个年轻美丽、正直上进的具有博士学位的女医生。但由于遭遇神秘玫瑰花,使她被列入某个案件的嫌疑人之中。为此,她只能身不由已地成为受命运摆布的木偶,成为渴望听到正义的声音、良知的证词的阶下囚。这便是《冷酷杀手》,对个人与社会间关系所做的发现与阐释
  • 喜鹊泪

    喜鹊泪

    草奴男友为了她而身亡,一只喜鹊,一把玉如意,把齐宣带回百年前的时空。万万没有想到男友的前世竟然是清朝康熙帝第四子胤禛!为了报恩,她把自己献身给康熙。没想到,她无欲无求却换来别人更多的欲望……
  • 咖啡咖啡

    咖啡咖啡

    从咖啡的历史起源,到人文故事;从品种特性,到种植采收;从加工烘焙,到研磨冲泡,从品鉴方法,到设备器具;从成品制作,再到创意研发……101个章节逐一详解,500多张图片完美呈现。可以说,咖啡的前世今生,灵秀气质,技术细节和恢弘伟大,尽在本书之中。全书专业严谨中不乏优雅风趣,庄重沉稳中不失轻松诙谐。作者以特有的笔触视角和难得玩赏的姿态,携手读者真正品味咖啡之趣,体验咖啡之妙,享受咖啡之美,是一本值得细细品味的好书。
  • 魏晋南北朝思想对话与文艺批评

    魏晋南北朝思想对话与文艺批评

    本书作者在长期从事中国文学批评的基础上,力图在现有的研究模式下另辟蹊径。充分借助思想对话与文艺批评之互动关系,深入揭示魏晋南北朝文艺批评的内在生命机制与智慧方法,激活文艺批评与社会人生、时代环境的精神蕴涵,从而启发现代文艺批评与人文精神的建构,为再造当今对话文明提供学术资源。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 无敌大小姐

    无敌大小姐

    当现代阴狠毒辣,手段极多的火家大小姐火无情,穿越到一个好色如命,花痴草包大小姐身上,会发生怎样的化学反应?火无情一醒过来就发现,自己竟然在众目睽睽之下上演脱衣秀。周围还有一群围观者。这一发现,让她极为不爽。刚刚穿好衣服,便看到一个声称是自家老头的老不死气势汹汹的跑来问罪。刚上来,就要打她。这还得了?她火无情从生自死,都是王者。敢动她的人,都在和阎王喝茶。于是,她一怒之下,打了老爹。众人皆道:火家小姐阴狠毒辣,竟然连老爹都不放在眼里。就这样,她的罪名又多了一条。蛇蝎美人。穿越后,火无情的麻烦不断。第一天,打了爹。第二天,毁了姐姐的容。第三天,骂了二娘。第四天,当众轻薄了天下第一公子。第五天,火家贴出招亲启事:但凡愿意娶火家大小姐者,皆可去火府报名。来者不限。不怕死,不想活的,欢迎前来。警示:但凡来此,生死皆与火家无关。若有残病者火家一律不负法律责任。本以为无人敢到,岂料是桃花朵朵。美男个个很妖娆一号美人:火无炎。火家大少爷。为人不清楚,手段不清楚。容貌不清楚。唯一清楚的是,他有钱。有多多的钱。火无情语录:钱是好东西。娶了。(此美男,由美瞳掩饰不了你眼神的空洞领养。)火老爷一气之下,昏了过去。家门不幸,家门不幸啊。二号美人:竹清月。江湖人称天上神仙,地上无月。大国师一枚。美得惊天动地。火无情语录:美人好,尤其是自带嫁妆又会预测未来的美人,娶了。(此美男,由东de琳琳领养)三号美人:轩辕子玉。当朝七皇子,游历四国。一张可爱无敌的脸。单纯至极。火无情语录:可爱的孩子好,可爱又乖巧的孩子更好。可爱乖巧又不用给钱的孩子,娶了。(此美男,由刘千绮领养)皇帝听闻,两眼一抹黑。他的儿啊。怎么就这么不争气呢。四号美人:天下第一美男。性格不详,籍贯不详。火无情语录:谜一样的美人,她喜欢。每天都有新鲜感。娶了。(此美男,由告别的爱情li领养。)五号美人:天下第一名伶。火无情语录:解风情的美男,如果没钱花把他卖了都不用调教。娶了。(此美男由伊眸领养。)六号美男:解忧楼楼主。相貌不详,身世不详。爱好杀人。火无情语录:凶恶的美人,她喜欢。娶了。(此美男由陈铭铭领养)七号美男:琴圣。貌如谪仙,琴音杀人。冷清眸子中,百转千回,说尽风流。(此美男由伊眸领养)夜杀:天下第一杀手。(此美男由静寂之夜领养)