(第一节) 采购稽核的重点
采购是企业经营管理中相对薄弱的领域，采购活动的地位和特点会引发不少影响企业利益和形象的问题。解决这些问题，就是采购稽核的目标和方向。通过对采购活动全过程的稽查和复核，可以起到检查工作、发现问题、纠正偏差、确保成效的作用。
采购总监在进行采购稽核管理时需要掌握三项技能：明确重点、创造条件、运用手段。
采购稽核的三项技能
明确重点创造条件运用手段
合理匹配制度基础稽核三“公”
规范履约执行氛围采购三“统”
相符有效专业队伍运作七“分”
采购稽核主要有两大对象：一个是全部作业过程，另一个是所有采购人员。采购人员的稽核重点是行为操守，与采购舞弊相关，将在后面谈到。作业过程的稽核重点是业务操作，主要包括计划、寻源、实施、验收、结付、评估环节。不同的作业环节，需要稽核的重点也各有所别。计划环节的重点在于合理，寻源环节的重点在于匹配，实施环节的重点在于规范，验收环节的重点在于履约，结付环节的重点在于相符，评估环节的重点在于有效。
一、计划环节：合理性
计划环节的稽核重点是合理性，集中在需求、计划、预算三个方面。
需求稽核主要检查数量、质量、时间是否合理。要求是数量准确、质量过关、时间恰当，不能出现数量过多或过少、质量过高或过低、时间过早或过晚的情况。
计划稽核主要是检查与销售、生产、库存的对应是否合理，要求是平衡，采购计划要与销售计划平衡、与生产计划平衡、与库存状况平衡，不能出现采购与销售、生产与库存脱节的情况。
预算稽核主要是检查比例和依据是否合理，要求是可行，采购支出的比例要符合实际，编制预算的依据要留有余地，不能出现比例失调和预测失误的情况。
二、寻源环节：匹配性
寻源环节的稽核重点是匹配性，集中在资信、能力、绩效三个方面。
资信稽核主要是检查供应商的经营范围、业务等级、管理认证、商业信誉是否与企业的要求相吻合。
能力稽核主要是检查供应商的综合实力能否满足企业在数量、质量、时间、服务方面的要求，是否有相应的技术、资金、管理保障，有没有合作的意愿、互补的可能、共赢的条件。
绩效稽核主要是检查供应商的工作绩效能否达到企业的各项要求，能否配合企业的相关工作，是否存在履约不力、服务不周、合作不佳的问题。
三、实施环节：规范性
实施环节的稽核重点是规范，集中在流程方面，包括请购、比价、订购、跟进过程。
请购稽核主要是检查操作是否规范，比如是否符合规定的程序，是否对需求和库存进行过核查，在供应商的选择方面是否有人为的限制，紧急采购是否有正当的理由等。
比价稽核主要是检查方法是否规范，比如是否符合规定的要求，是否进行定期的市场调查，是否掌握供应商的生产成本，能否利用供应商提供的各种条件，决定的价格是否合理等。
订购稽核主要是检查采购方式和采购合同是否规范，比如采购方式是否适当，重要商品的订购方式是否正确等，合同的内容是否合法，条款是否齐全，规定是否明确，履约是否有风险等。
跟进稽核主要是检查合同执行是否规范，比如当需求有变化时能否进行及时的变更，是否掌握供货的进度，对重要商品的质量是否有监控措施，发现问题是否能进行及时妥善的处理等。
四、验收环节：履约性
验收环节的稽核重点是履约性，集中在品种、数量、质量、时间方面，合同的规定就是相应的标准。
品种稽核主要是检查供货的种类是否履约，是不是合同所规定的品种。
数量稽核主要是检查供货的数量是否履约，有没有超供、缺供、断供的情况。
质量稽核主要是检查供货的质量是否履约，能不能达到合同所规定的要求，提供的检验文件是否合格。
时间稽核主要是检查供货的时间是否履约，是否有提前或延期供货的现象。
某钢厂通过加强验收稽核环节的工作，取得了明显成效，有三个例证：一是该公司针对产品的特殊性，强化交货的计量监督，仅在一年内就发现汽车运输计量不足事件１５４起，追回货款１５.４万元。二是在合约中明确质量索赔条款，并在验货时严格执行，在对一家供应商提供的氧化铁皮进行化验后发现，铁皮中被掺入了富矿粉，平均含铁量大大低于质量标准，企业随后运用了索赔条款向该供应商提出了索赔要求，减少了数十万元的经济损失。三是通过对５５起加工煤分层事件的处理，挽回直接经济损失９.５万元。
通过数量和质量稽核，该钢厂减少了经济损失。假如不在数量和质量上严格把关，不法供应商的行为就有可能得逞，合同的效力也不可能得到显现，企业的效益就难以得到保障。因此，采购稽核的作用不可低估，仅仅是验收稽核就可以达到鉴别供应商、维护正当权益、避免经济损失的多重功效。如果实行了全面的采购稽核，可取得的功效一定会更多、更大。
五、结付环节：相符性
结付环节的稽核重点是相符性，集中在账物、凭证、手续三个方面。
账物稽核主要是检查账单和实物是否相符，入库数量和实际库存数量必须保持一致。
凭证稽核主要是检查付款单据是否相符，要按照财务规定查验付款申请单、采购合同、物料检验单、物料入库单、发票的对应性，要确定所有单据的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商都相同。
手续稽核主要是检查付款过程与财务要求是否相符，确保在付款审批、合同核对、支付方法方面的无误。
六、评估环节：有效性
评估环节的稽核重点是有效性（效果和效率），集中在管理方面，包括审批、分工、操作、成果。
审批稽核主要是检查采购业务的程序是否有效，有没有未经审批擅自采购的情况，实际采购与审批内容是否相符。
分工稽核主要是检查业务人员的分工是否有效，是否适应采购的特点，能否起到相互制约的作用。
操作稽核主要是检查业务的处理过程是否有效，有没有延误的情况和违规的现象发生。
成果稽核主要检查采购是否有效，是否提供了最适合的产品、采购的性价比和增值性是否最高。
星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中于２００１年８月８日正式对外营业。最让星龙人骄傲和炫耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、熠熠生辉的水晶灯，据说是从奥地利进口，价值高达１２０万美元，只能在国内外少数几家五星级大酒店才能见到。经过媒体的大肆渲染，开业当天来往宾客都对这盏豪华的水晶灯赞不绝口、称羡不已，客房入住率超过８０％。负责采购这盏灯的王副总经理也因此受到了领导的赞扬。但好景不长，两个月后这盏高价水晶灯就出了状况，先是失去了原来的光泽，随后是部分金属灯杆有了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。这一结果引发了外界的议论和领导的重视，事件真相很快就水落石出。原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利进口的，而是通过南方某地的Ｗ公司代理购入的赝品。经查实，这笔交易是由王副总经理一手操纵的，从签订合同、验收入库到支付货款都是由他说了算，合同中规定的条款如提供产品验证证明书等都没有得到执行。他之所以这样做是因为收受了Ｗ公司的巨额好处费。
水晶灯事件虽然以王副总经理受到法办而告终，但星龙湾大酒店却因此承受了巨额损失，名誉也遭受重创，成为业内的一大笑柄。
星龙湾大酒店水晶灯事件的发生，就是缺乏采购稽核的必然结果。如果该公司有严格的采购稽核制度，能在渠道选择、采购实施、产品验收、货款结付环节进行把关，这样的事情就完全可以避免。还有一个职能分离的问题，王副总经理行使多项互为关联的职能，采购、验收、付款全权操作，也是问题的关键所在。关于这一点，会在本章第三节涉及。
(第二节) 采购稽核的条件
采购稽核的实施，需要一定的条件。首先要有制度基础，其次要有执行氛围，最后要有专业队伍。如果没有制度基础、执行氛围、专业队伍的支撑，采购稽核工作就很难在管理中得到实现。采购总监要想在采购稽核方面有所建树，就需要努力创造这三种必备的条件。
一、制度基础
采购稽核需要有制度基础。稽核制度主要应该包括如下内容：
１稽核工作的组织。用以明确稽核的机构设置和隶属关系，比如设立稽核部，直接归属公司总经理领导，职位包括部门经理和稽核专员，其任免事宜由总经理决定。
２稽核部门的职责。用以落实稽核部门和相关人员的责任，比如部门职责包括根据有关法规拟定稽核管理文件、制订年度稽核工作计划、组织落实稽核业务、向总经理汇报稽核结果、完善稽核管理方法等。
３稽核管理的范围。用以框定检查的对象，比如作业流程、业务活动、制度执行、文件规范、操作程序等。
４稽核人员的权限。用以保障稽核工作的顺利展开，比如有权审核相关的合同、凭证、报表、账簿、数据资料等，有权就稽核事宜对相关部门的人员进行调查并取得证明材料，有权对可能被转移、隐匿、篡改、销毁的重要资料予以暂时封存，有权对严重违规或造成重大损失的责任人员提出处理建议等。
５稽核操作的程序。用以规范稽核工作的流程，比如确定稽核对象、拟定稽核方案、下达任务通知书、实施稽核业务、撰写稽核报告、提出处理意见、进行后续稽核等。
６稽核结果的处理。用以保证稽核工作的成效，比如落实稽核处理结果的部门和时限、处罚的具体规定、稽核档案的保存等。
某公司的采购稽核管理制度主要有八项内容，包括目的、适用范围、基本权责、稽核组织、稽核内容、例会形式、稽核检查、处罚规定。对每项内容还有进一步的细分，比如基本权责分别明确了部门、经理和专员的权责；处罚规定分别列举了对制度执行、规范落实、渠道管理、部门协作、自我约束等稽核结果的处罚标准。
