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第30章 采购过程的稽核(1)

(第一节) 采购稽核的重点

采购是企业经营管理中相对薄弱的领域,采购活动的地位和特点会引发不少影响企业利益和形象的问题。解决这些问题,就是采购稽核的目标和方向。通过对采购活动全过程的稽查和复核,可以起到检查工作、发现问题、纠正偏差、确保成效的作用。

采购总监在进行采购稽核管理时需要掌握三项技能:明确重点、创造条件、运用手段。

采购稽核的三项技能

明确重点创造条件运用手段

合理匹配制度基础稽核三“公”

规范履约执行氛围采购三“统”

相符有效专业队伍运作七“分”

采购稽核主要有两大对象:一个是全部作业过程,另一个是所有采购人员。采购人员的稽核重点是行为操守,与采购舞弊相关,将在后面谈到。作业过程的稽核重点是业务操作,主要包括计划、寻源、实施、验收、结付、评估环节。不同的作业环节,需要稽核的重点也各有所别。计划环节的重点在于合理,寻源环节的重点在于匹配,实施环节的重点在于规范,验收环节的重点在于履约,结付环节的重点在于相符,评估环节的重点在于有效。

一、计划环节:合理性

计划环节的稽核重点是合理性,集中在需求、计划、预算三个方面。

需求稽核主要检查数量、质量、时间是否合理。要求是数量准确、质量过关、时间恰当,不能出现数量过多或过少、质量过高或过低、时间过早或过晚的情况。

计划稽核主要是检查与销售、生产、库存的对应是否合理,要求是平衡,采购计划要与销售计划平衡、与生产计划平衡、与库存状况平衡,不能出现采购与销售、生产与库存脱节的情况。

预算稽核主要是检查比例和依据是否合理,要求是可行,采购支出的比例要符合实际,编制预算的依据要留有余地,不能出现比例失调和预测失误的情况。

二、寻源环节:匹配性

寻源环节的稽核重点是匹配性,集中在资信、能力、绩效三个方面。

资信稽核主要是检查供应商的经营范围、业务等级、管理认证、商业信誉是否与企业的要求相吻合。

能力稽核主要是检查供应商的综合实力能否满足企业在数量、质量、时间、服务方面的要求,是否有相应的技术、资金、管理保障,有没有合作的意愿、互补的可能、共赢的条件。

绩效稽核主要是检查供应商的工作绩效能否达到企业的各项要求,能否配合企业的相关工作,是否存在履约不力、服务不周、合作不佳的问题。

三、实施环节:规范性

实施环节的稽核重点是规范,集中在流程方面,包括请购、比价、订购、跟进过程。

请购稽核主要是检查操作是否规范,比如是否符合规定的程序,是否对需求和库存进行过核查,在供应商的选择方面是否有人为的限制,紧急采购是否有正当的理由等。

比价稽核主要是检查方法是否规范,比如是否符合规定的要求,是否进行定期的市场调查,是否掌握供应商的生产成本,能否利用供应商提供的各种条件,决定的价格是否合理等。

订购稽核主要是检查采购方式和采购合同是否规范,比如采购方式是否适当,重要商品的订购方式是否正确等,合同的内容是否合法,条款是否齐全,规定是否明确,履约是否有风险等。

跟进稽核主要是检查合同执行是否规范,比如当需求有变化时能否进行及时的变更,是否掌握供货的进度,对重要商品的质量是否有监控措施,发现问题是否能进行及时妥善的处理等。

四、验收环节:履约性

验收环节的稽核重点是履约性,集中在品种、数量、质量、时间方面,合同的规定就是相应的标准。

品种稽核主要是检查供货的种类是否履约,是不是合同所规定的品种。

数量稽核主要是检查供货的数量是否履约,有没有超供、缺供、断供的情况。

质量稽核主要是检查供货的质量是否履约,能不能达到合同所规定的要求,提供的检验文件是否合格。

时间稽核主要是检查供货的时间是否履约,是否有提前或延期供货的现象。

某钢厂通过加强验收稽核环节的工作,取得了明显成效,有三个例证:一是该公司针对产品的特殊性,强化交货的计量监督,仅在一年内就发现汽车运输计量不足事件154起,追回货款15.4万元。二是在合约中明确质量索赔条款,并在验货时严格执行,在对一家供应商提供的氧化铁皮进行化验后发现,铁皮中被掺入了富矿粉,平均含铁量大大低于质量标准,企业随后运用了索赔条款向该供应商提出了索赔要求,减少了数十万元的经济损失。三是通过对55起加工煤分层事件的处理,挽回直接经济损失9.5万元。

通过数量和质量稽核,该钢厂减少了经济损失。假如不在数量和质量上严格把关,不法供应商的行为就有可能得逞,合同的效力也不可能得到显现,企业的效益就难以得到保障。因此,采购稽核的作用不可低估,仅仅是验收稽核就可以达到鉴别供应商、维护正当权益、避免经济损失的多重功效。如果实行了全面的采购稽核,可取得的功效一定会更多、更大。

五、结付环节:相符性

结付环节的稽核重点是相符性,集中在账物、凭证、手续三个方面。

账物稽核主要是检查账单和实物是否相符,入库数量和实际库存数量必须保持一致。

凭证稽核主要是检查付款单据是否相符,要按照财务规定查验付款申请单、采购合同、物料检验单、物料入库单、发票的对应性,要确定所有单据的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商都相同。

手续稽核主要是检查付款过程与财务要求是否相符,确保在付款审批、合同核对、支付方法方面的无误。

六、评估环节:有效性

评估环节的稽核重点是有效性(效果和效率),集中在管理方面,包括审批、分工、操作、成果。

审批稽核主要是检查采购业务的程序是否有效,有没有未经审批擅自采购的情况,实际采购与审批内容是否相符。

分工稽核主要是检查业务人员的分工是否有效,是否适应采购的特点,能否起到相互制约的作用。

操作稽核主要是检查业务的处理过程是否有效,有没有延误的情况和违规的现象发生。

成果稽核主要检查采购是否有效,是否提供了最适合的产品、采购的性价比和增值性是否最高。

星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中于2001年8月8日正式对外营业。最让星龙人骄傲和炫耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、熠熠生辉的水晶灯,据说是从奥地利进口,价值高达120万美元,只能在国内外少数几家五星级大酒店才能见到。经过媒体的大肆渲染,开业当天来往宾客都对这盏豪华的水晶灯赞不绝口、称羡不已,客房入住率超过80%。负责采购这盏灯的王副总经理也因此受到了领导的赞扬。但好景不长,两个月后这盏高价水晶灯就出了状况,先是失去了原来的光泽,随后是部分金属灯杆有了锈斑,还有一些灯珠破裂甚至脱落。这一结果引发了外界的议论和领导的重视,事件真相很快就水落石出。原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利进口的,而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品。经查实,这笔交易是由王副总经理一手操纵的,从签订合同、验收入库到支付货款都是由他说了算,合同中规定的条款如提供产品验证证明书等都没有得到执行。他之所以这样做是因为收受了W公司的巨额好处费。

水晶灯事件虽然以王副总经理受到法办而告终,但星龙湾大酒店却因此承受了巨额损失,名誉也遭受重创,成为业内的一大笑柄。

星龙湾大酒店水晶灯事件的发生,就是缺乏采购稽核的必然结果。如果该公司有严格的采购稽核制度,能在渠道选择、采购实施、产品验收、货款结付环节进行把关,这样的事情就完全可以避免。还有一个职能分离的问题,王副总经理行使多项互为关联的职能,采购、验收、付款全权操作,也是问题的关键所在。关于这一点,会在本章第三节涉及。

(第二节) 采购稽核的条件

采购稽核的实施,需要一定的条件。首先要有制度基础,其次要有执行氛围,最后要有专业队伍。如果没有制度基础、执行氛围、专业队伍的支撑,采购稽核工作就很难在管理中得到实现。采购总监要想在采购稽核方面有所建树,就需要努力创造这三种必备的条件。

一、制度基础

采购稽核需要有制度基础。稽核制度主要应该包括如下内容:

1稽核工作的组织。用以明确稽核的机构设置和隶属关系,比如设立稽核部,直接归属公司总经理领导,职位包括部门经理和稽核专员,其任免事宜由总经理决定。

2稽核部门的职责。用以落实稽核部门和相关人员的责任,比如部门职责包括根据有关法规拟定稽核管理文件、制订年度稽核工作计划、组织落实稽核业务、向总经理汇报稽核结果、完善稽核管理方法等。

3稽核管理的范围。用以框定检查的对象,比如作业流程、业务活动、制度执行、文件规范、操作程序等。

4稽核人员的权限。用以保障稽核工作的顺利展开,比如有权审核相关的合同、凭证、报表、账簿、数据资料等,有权就稽核事宜对相关部门的人员进行调查并取得证明材料,有权对可能被转移、隐匿、篡改、销毁的重要资料予以暂时封存,有权对严重违规或造成重大损失的责任人员提出处理建议等。

5稽核操作的程序。用以规范稽核工作的流程,比如确定稽核对象、拟定稽核方案、下达任务通知书、实施稽核业务、撰写稽核报告、提出处理意见、进行后续稽核等。

6稽核结果的处理。用以保证稽核工作的成效,比如落实稽核处理结果的部门和时限、处罚的具体规定、稽核档案的保存等。

某公司的采购稽核管理制度主要有八项内容,包括目的、适用范围、基本权责、稽核组织、稽核内容、例会形式、稽核检查、处罚规定。对每项内容还有进一步的细分,比如基本权责分别明确了部门、经理和专员的权责;处罚规定分别列举了对制度执行、规范落实、渠道管理、部门协作、自我约束等稽核结果的处罚标准。

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