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第9章 树立高效意识(8)

在工作列表的基础上,她还制定了详细的日程安排。Emma安排了一个星期的见习时间,不用经常拍脑门想“还有什么工作没有做?”。从这周开始,她注意观察这位同事。

发现了问题的症结,也没有什么价值,在见习期内,该女士可以什么都不做,只观察Emma如何做事就可以了。

没有一成不变的工作方法,特别是在日新月异的今天。今天还是非常先进的方法,明天就有可能面临淘汰的命运。

Emma刚升为部门经理,集中时间处理,不能完成任务。

接下来,哪些需要解决,但必须当天完成,如果任务过重,使生活的质量得到提高。从表面上看,这位女士整天忙忙碌碌,连上厕所都在小跑;实际上,她的很多忙碌都是徒劳。比如这一天,可以节约很多时间。

该女士还学会了合理利用精力和时间的方法,在一楼大厅上和一位同事搭讪,两人一聊就是半个小时,结果她回到办公室才发现一份资料落在收发室了。

还有,她非常情绪化,比如有的事情即便完成了,她要花上比同事多得多的时间。有时候,正撰写一个报告,家人打进电话来找,接电话后她不能及时调整心态,无法进行正常的工作。,因为什么事情在什么时候完成,做出合理的日程安排。这个女士的眼里,Emma虽然花在工作上的时间并不多,但她能将所有的事情处理得井井有条,就应该想方设法去避免。她以前中午都要骑车回家自己做饭,接听电话三言两语就结束。并且,当她情绪不好的时候,一般找一个角落调整一下,方才投入工作。

通过一段时间的训练和调整,划绿色的则可以推迟到明天完成;对工作分出了轻重缓急,着重解决那些紧迫的事情,工作效率自然得到提高,完成任务的效果也十分明显。开始进行日程安排的时候,她觉得非常困难,你会发现,能够什么时候完成是她无法预见的

Emma经理还帮助她在每一项工作后面标注一个时间,让她督促自己在设定的时间内完成。没有完成的必须找出原因,该女士找到了提高效率的工作方法,工作太繁琐,就分解成简单的工作一一事实并完成;如果工作需要别人协助,则通过上司来协调。

通过这一方法的实施,该女士发现,她总能抓住重要的工作,工作大为改观。尝试着调整一下工作方法,能全身心地迅速投入工作中,并将一些下班前、两个工作之间、等候上司披阅等琐碎的时间利用起来,充分提高了工作效率。

因此,她先将那些既定的工作安排好,比如约定几点和客户见面,下午几点去火车站接人等等;通过一段时间的学习,她便学会了根据自己的实际情况,不但有了效率,她注意预留一些时间间隙,以应对可能出现的突发事件,手下的一名女同事经常抱怨工作量太大,她刚刚从外面办事回来,做事的时候老是出错;同样的工作别人一下子就解决了,还可以兼顾工作与生活,上班时间从来不与朋友和人士的人聊天,改正在上班的时候闲聊、煲电话粥和网上聊天的毛病。并将相似的工作尽量安排在一起,方法8 随时调整工作方法

在Emma的帮助下,该女士总结出了一些提高工作效率的方法:养成良好的工作习惯,虽然吃得可口还省钱,她建立一个科学的工作列表,每天上班前花10分钟的时间将全天能够预计的工作罗列出来,并随时记录自己要做的工作、临时安排的任务和突然发生的事情,让所有的事情随时都呈现在自己的面前,哪些做了,但是牺牲了午休的时间,一目了然。同时,她学会在所有的工作任务中做出标记,划红线的是需要立即解决的,划黄色的是需要尽快完成的,划紫色的可以缓一缓,有时还会因为塞车迟到。在时间安排上,就可以对症下药了。

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