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第12章 加强时间规划管理(1)

方法11 今天你规划了吗

关于时间的使用,古今往来有很多人都做出探讨。与其它有限的资源一样,只要合理规划,时间便会自动延长。原因在于科学使用时间,提高了工作的效率。一个人先要对一生进行规划,哪个阶段实现什么目标,那些时候需要休息;还要在每天进行时间安排和管理,才能有效地利用时间。

要规划时间,必须妥善安排工作。每个人都要面对琐碎而复杂的工作任务,只有善于将工作整理分类,制定相应计划,才能将有限的时间分配在每项工作上,增加完成任务的紧迫感,从而提高效率。

在职场上,有的人似乎永远都不知疲倦地工作,将所有事务处理得井井有条;而有的人却感到力不从心。症结在于他没有认真思考,将工作分类。办公室每天所要处理的工作,如果仔细想来无非有两种:事务型和思考型。事务型的工作不用太动脑子,只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被干扰和中断,如收发E-mail、写信、填写工作报表、备忘录等,这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成。这些工作可以利用上班之后和下班之前的时间,甚至兼顾其它工作的时间来完成。对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作,则要谨慎对待,在做之前要进行充分的思考,不停地想,苦思之后方有灵感闪现,这时要安排精力旺盛、思路敏捷,而且不易被干扰的时间段集中去做。

将工作按照重要程度分类也很重要。稍加留心会发现,有些工作是必须马上完成的,有的工作却可以缓一缓;有的工作必须用心做到最好,有的工作却不必太费力气,点到为止就可以了。如果不将足够的时间和旺盛的精力投入到完成上司直接交办的工作、应付重要的客户上面,而是去做诸如办公室卫生一类无关紧要的工作,那就说明你不能抓住工作重点,即便和比别人更加忙碌,还是不能体现出效率。

进行工作分类之后,还会发现有的工作不是自身范围之类的,有的工作必须同事完成。这样既可步浪费自己的时间,还可以和谐人际关系。比如,上司交代一个任务下来,你不分青红皂白就开工,虽然按时按质完成了,但抢了同事的功劳,你就很难做人了。长此以往,还会有工作效率么?

对工作进行分类,然后有针对性地安排时间,你会发现自己的工作张驰有度,不但能够事半功倍地完成任务,还使自己的工作效率大大提高,使自己拥有更多的业余时间去享受生活。

工作分类之后,还需要制定出计划,然后按计划分步骤实施。制定工作计划不是给自己施加压力,也步是做给别人看,而是一种科学的管理手段,目的是让自己记住该做的事,明确那个阶段应该完成什么任务。每天面对大量的工作,谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况;如果养成定时作计划的习惯,你会发现自己的工作条理逐渐清晰,效果明显提高。

员工要根据公司的总体目标制定自己的长期计划,5年内需要做什么?1年内达到什么目标?具体到每一周每一天。Robert从技术部门提升到管理岗位,很不适应工作,绩效非常地下。在人力资源专家的帮助下,Robert养成了善于管理工作的习惯。他上班的第一件事情就是将大大小小的事情罗列出来,先进行总体分类,然后拟定简单的工作计划,上午做什么,下午做什么,哪项工作应该达到什么程度,都做到一一安排,心中有数。他随身携带这一个小记事本,上面详细记录着自己的工作安排,做到每天有更新,随时有记载。每月之末,下个月的工作重点和计划安排就会出现在本子上,在工作进行之中在进行调整和部署。在Robert看来,工作计划无非就是将目标进行层层分解,年度目标分解到每个月,每月的计划再分解到每周、每一天。经过分解之后,许多貌似庞大的工作目标,也变得切实可行,执行者就会轻松而自信地投入到工作中,工作效率自然成倍增加。

将工作分类、计划之后,与之配套的就是时间安排了。时间安排的最佳效果是花更少的时间做等多的事情,但有的工作,必须花更多的时间才能完成得更好。比如与客户的公关工作,你花2个小时陪客户吃饭,签订了意向性的协议,客户有游览本市名胜的意愿,但你考虑到下午还有一个重要的会议,安排你的助手陪同,结果客户大为恼火,签订合同的事情搁置下来。由此可见,时间安排也有一套学问,它要求当事人必须清楚哪些工作需要多少时间,并按照时间情况适当延长或减少工作时间,只有这样,才能真正完成好自己的工作。

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