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第22章 内部顾客第一(5)

事实上,这只不过是职称的改变,并不是人事上的调动,竟然会影响到彼此意见不同,管理人员反对的情况比较强烈,基层人员就比较能够接受这样的改变。因为主管认为这么做就是降职,是眨低自己的地位、权力被剥夺,这样的事情绝对不能接受;基层人员则认为,公司里面的主管不知道基层人员的辛苦,不了解顾客如何抱怨,整天都躲在办公室里面,完全不知道现场的各种状况,如果这个决策能够提醒他们常常关心现场人员,这也是一件好事,过去就是因为主管与部属双方不同的观点,造成整个公司的对立。

我认为管理者的这种态度,就是一种“老大心态”,这种忘了创业精神的管理者,习惯安逸之后,只希望部属给他报表,他在冷气房里批公文就够,不需要到现场看看,其实这样反而看不到真实的那一面。

基层员工与主管人员的态度各有不同,也各有立场,是与非之间,还请读者诸君评断。万一以后贵公司也想要朝向这种形式变革,一定要注意这一类的事情,每一家公司都会有这类的认知落差,只是何时会引起轩然大波没有人知道。当然这个例子也证明,在企业内推动变革是很困难的事情,尤其是针对主管人员的变革更是困难。

管理者的服务意识心理建设。

管理者对于品质的要求,可以授权部属全权处理,针对不同的事情作出不同的决策,不论是现场问题的处理,或是各种的紧急决策,都可以这样执行。这样的分工方法,才符合经济效益。但是,是不是所有的事情都可以这样呢?

事情可以往下分,权力也可以这么做,但是责任不可以往下丢,因为每个人的责任不同,主管可以把事情往下分,却不能在部属搞砸了以后,将责任推卸得一乾二净,好像件事情和自己无关;若是成功了,就一直要和部属争功,这不是一个好主管应该有的作为。

笔者建议除了下面这三件事情以外,都可以授权:一是公司经营管理理念的建立,二是了解并且支持部属执行任务,三是直接接触顾找出问题。该做的事情还是要自己来做,执行方面能交由部属做的部份,就让部属去担负起这个任务。

每一家公司经营管理理念建立,是管理者责无旁贷的工作,特别是高层的管理者,如总经理不仅仅应该知道这一家公司是从哪里来、要往哪里去,更要知道现在在哪里、处于甚么样的处境、接下来要如何去发展公司的计划等等,这些都是身为一个高层管理者应该要决定的事项。

假如自己不做这些事,反而这些事情交给部属去进行,这样代表着这个管理者不负责任,像这种类型的公司,内部必然一片乱。如果你是一名主管,请任何一个员工来就是要他帮你做事;但是并不是每一件事都可以交代下去。

接着,了解并且支持部属执行任务,是主管人员第二个责无旁贷的任务,也不能够因为授权的关系,就忘了要负这种责任。

部属执行任务的时候,如果需要主管的支持,身为主管的人,就应该毫无条件的支持,要知道满足顾客是第一线员工的任务,而满足第一线员工则是主管应该背负的责任。换句话说,越高层的内部人士,就应该尽力满足比他低阶层的人士,而不再是去控制他、限制他,毕竟彼此相互支持,才能够扮演好自己的角色,让公司的绩效能够蒸蒸日上。

主管人员第三个责任就是要“直接接触顾客,然后找出问题”,并且加以改善。当然,提供服务给顾客是第一线员工的职责,但是主管人员也应该要背负这个任务,尤其是代表公司去面顾客,顾客发生抱怨时,就要主管人员出来解释及说明,甚至在应该对顾客表达欺意的场合,就要出面处理。

在笔者印象中,很少有这一类型的主管,尤其是越高层的人士,越放不下自己的身段。

有一次,某健康休闲俱乐部发生了会员抱怨的事件,影响到整个公司的安宁和安全,顾客要求公司的高层主管出面解决所有的问题,但是这些该出面的人都不敢面对顾各,就叫一名没甚么决策权力的中阶主管去解决。当时所发生的问题,是因为高层主管的一个错误决策所引起,原本可以免费停车的措施取消,改为第一小时免费,第二小时起收费50元。决策者做出这样的决定之后,却不敢面对问题,像这样的作法,如何能够得到员工忠心拥戴呢?难怪这家公司的人事流动率极高,就算用高佣金制作为诱因,也留不住人才。

事实上,上述三种事情的实现也不难,“走动管理”就是一个很好的方案。以某曾经辉煌一时的大学为例,创校校长以身作则,每天都花很多时间在进行走动管理,到校园去四处看看,了解校务推行的情况,当时可说是这间大学的辉煌时期。

后来,创校校长高升,换了第二任校长,这位校长学术研究能力很强,习惯办公室作业,欠缺走动精神,使得这间学校不仅在大学联招排名不断下滑,争取不到各种大型菁英、卓越项目的补助经费,还引发了学生在校园电子布告栏(bbs)的非议与批评,任内天灾人祸不断,最后只好在任满前一年宣示不再续任。第三任校长记取第二任的缺失,模仿第一任的方式,果然才上任不久,在校内校外都重建出一种新的气象,不仅让学校面目一新,也鼓舞了留下来的师生。

管理者应该说的话。

每一个人都在寻找快乐的工作,尽力热诚的服务顾客,每一个员工都需要知道如何表现,才能够符合公司经营管理的理念和目标。所以请各公司的管理者,务必要将下面几件事还有相关的答案,告诉自己的部属,让他们有所遵循不致迷失方向。

第一个要说的是,员工在日常的工作中,将会碰到甚么样的事,不论好坏与内容都要完全告知。因为你要让员工知道自己的工作有哪些的内容以外,还要对于各种的状况加以说明,这也是另一种的教育训练形式。管理者想说,也得知道要说甚么,也就是自己必须对状况非常了解。

第二个应该告诉员工的事情,是公司会如何来评估他们的表现。也就是评估的标准是甚么,如何订立这些标准,并且请员工发表对于这些标准的感想,批评也好,建议也好,都一并欢迎,但是要言之有物。这一点在员工提出的改善建议上同样重要。管理者必须自己时刻牢记在心,才能够从程序正义的公平立场,中肯的评估部属的表现。

第三件要说明的事情,是假如员工有良好的表现时,公司会如何表扬他们;当员工犯错时,公司会做些甚么处置。有赏有罚本属应当,但是要事先说明清楚内容与准则,让员工能够有所遵循。管理者说这些话,也同时提醒他自己,随时注意员工的表现,表现好时要立刻奖励,表现不好时也该实时回馈。

第四项应该要对员工说明清楚的事情,就是公司如何地以“服务第一,顾客至上”为经营的圭臬。这一点最为重要,不仅要说明要点,还要针对内容做详细的解说,最好举出以前曾经发生过的实际案例作为辅助说明,增加员工对于顾客服务上各种情形与标准的理解,便利以后服务作业的推动。也就是管理者自己必须先关注这个理念,才能使部属在自己的领导之下,全面动员起来。

管理者的技能。

一般而论,管理者需要具备三大类的基本技能,技术性的技能、人际性的技能、观念性的技能。技术性的技能是一种专业的执行能力,人际性的技能是一种群我和谐的协调能力,观念性的技能是一种知识性的、情境性的解释能力。三者就像“鼎”的三只脚,缺一不可。

这三大类的技能过于简略,展开之后,如表5-3所示,管理者还必须具备下列11项技能,其中1到6项,又可以称为一般性技能,7到11则是管理性技能:

项目技能种类说明自我评估。

1分析的技能能了解、比较、评估各种问题与情况。

2人际沟通的技能有条理的陈述、厘清误会,以及有效的聆听。

3代表的技能能够清楚、有条理的对人群陈述自己的意见或演说。

4写作的技能书面表达与文字运用简洁、流畅、易懂。

5处理数据与数字的技能妥善处理数据与数字,并能掌握预算与报表。

6创新与开创的技能富有创意并掌握机会实践,创新产品、服务与流程。

7领导与管理的技能能评估他人能力,并有效授权、激励他人完成目标。

8学习的技能快速学习新知,运用于处理新状况。

9团队合作的技能配合不同活动,完成团队目标。

10解决冲突的技能包容个体差异,冷静面对各种问题与冲突,抚平他人情绪。

11发展、训练他人的技能能鼓励、指导、评估他人表现,教导新知及新技能,并且创造适合学习及成长的环境。

表5-3 管理者11项主要技能之检核表。

特别是第11项技能,管理者自己强不够,还要让每个部属都和自己一样强。不论那个部门,管理者都有个核心的任务,就是培养部属的能力,这样才是一个好的管理者。不需要担心部属成长之后比自己强,因为部属的进步,象征管理者是有能力的人,也是完成管理者任务的一种象征。

想成为一个好的领导者不容易,特别是在“顾客满意”的前提之下更属不,易但是只要大家秉持着“将心比心”的想法与作法,相信任何的困难都可以迎刃而解。

公司应该要把员工当成顾客来看符,因为他们距离顾客最近,比任何的主管都了解顾客,所以常常听员工的声音对公司绝对有帮助。管理者该了解教育训练的意义,不只有技能上的训练,还要把员工的未来发展考虑进去,让员工能够持续不断的训练,因为人力资源品质的提升,同时表示着生产力的增进。当然所有的人都要有品质观,因为改善是随时都要做的,而主管最重要的事情就是鼓舞员工支持他们。

领导者的观念要能够随时间的变迁而改变,不要墨守成规、抱残守缺,长存感谢的心,感谢员工帮公司赚钱,感谢顾客带来利润。

祝大家早日成为一位让顾客感到满意、让员工愿意卖命和交心的好主管。

注释:

1.F. J. Smith, “ Work Attitudes as Predictors of Attendance on a Specific Day, ” Journal of Applied Psychology, Feb. 1977, pp.16-19.

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