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第36章 科学合理地安排工作——每天学点领导者的统筹技巧(3)

要想使你的办公桌上整整齐齐,就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面,最重要的是读完之后就收拾好。

首先,你应当对文件预先进行审查,对于不需要一一过目的东西,就可以不管它了。审查完毕之后,为了方便再次仔细阅读,还要把其他文件分类,你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色,这样使用时一目了然;知道该拿哪个。

在每次处理文件的时候,你要用很短的时间迅速地判断出,这个文件是否需要现在立即处理,做到这一点很容易,你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。

为了区分文件内容的重要性,需要对文件进行细致的分类:

应立即处理的文件,是指紧急信件,比如:十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。

暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子,将它们归纳起来过过目就行了。

有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要,但如果你没有工夫马上阅读时,可以交给秘书去处理,然后让他向你汇报其中的主要内容。

放入“未决定”一栏的文件,是指将它们暂放入档案夹中,在采取适当的措施之前,就一直放在那里。

以后再处理的文件,是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作,还有待于研究,需要更进一步地深入阅读或分析,以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。

另外,你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么,都应当迅速处理掉,或阅读,或回信,或销毁,总之,要防止文件的滞留。

有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时,就先把它放在公文包里,在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰,读一份东西要花30分钟以上的时间,而在汽车里,10分钟左右就可以读完了。

如果你不得不拖延处理某一份文件时,应预先定下最终完成的期限,在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样,不久你就会惊奇地发现,庞大臃肿的文山已经被轻而易举地搬走。

下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。

策略一:确定优先性。决定今天要做的最重要的事情,然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情,就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是,不要用别人确定的优先性来替代自己的。

策略二:不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做,所以我们拖延做某事,但是,延误会扰乱日程,它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情,把容易的事情留在最后。

策略三:对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的,预测什么环节发生问题,然后做好准备对付它。

策略四:做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程,那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目,对于那些放到以后进行的活动要做记录。

策略五:建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上,使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录,他们会在你第一次提出时就做出反应。

策略六:作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候,但信息永远不会是完全的。决策延误了,行动也会延误。

策略七:放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任,不但使他们也使自己有自由的时间。

策略八:清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等,时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。

策略九:建立一个好的,但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中?把文件收好,放在今后容易找到它们的地方。

策略十:不要求完美。“完美就是没有效率”,在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺,是对时间巨大的浪费。

策略十一:对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。

策略十二:建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小,还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。

策略十三:对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做,并不意味它就必须照着那种方式去做,会有一种更好的方法,实际上,几乎肯定存在一种更好的方法,关键是如何找到它。

有些经理有一种不好习性,即实施项目,干了一段时间,就会半途而废,又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作,一旦遇到障碍或问题,不是想办法冲破障碍和解决问题,而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情,因为他们害怕失败。

然而,最终他们还得回到这些项目上,但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且,原先困扰的问题仍然需要解决。

科学统筹时间,提高办事效率

时间,是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者,都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情,就是由于在时间的使用上十分讲求效益。音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练,才能使技艺略有长进。事实上,他们的技能已经达到较高的水平,但就为了保持这个水平,他们便不得不付出大量时间去练习,更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言:“一天不练,自己知道。两天不练,妻子知道。三天不练,听众知道。”

但就领导者的素质而言,却少有甚至没有可堪称大师者;所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果——提高10%~25%,且无需付出太多心血。

比如制作某种小型器具,你一小时能做50个,你能把效率提高10%,即每小时做55个吗?也许可能。开动机器说干就干!你不需要对生产方法进行根本性变革,也无需有超人般的生产速度,只需稍微加把劲。

你会发现几乎任何事情要提高10%的效率都不难做到,而这少许的努力将产生不菲的回报。在前一个例子中,如果你在器具生产车间每天工作8小时,效率提高10%后,一年将多生产1万套器具。如果每套器具的利润为10美元。则每年的赢利将额外增加10万美元。

下面介绍科学统筹时间的几个技巧,供领导者参考:

1.定出专项时间

如果你需要专心致志于某几个棘手难题,不希望被打搅,可以预定出几段专项时间。告诉你身边的人,在这几段专项时间内任何人都不见。

把比较容易办的事放到专项时间以外,在专心投入某项工作之外的其他时间内,尽可以记记笔记或读读商贸杂志。

专项时间要雷打不动,如果你的专项时间定在午后2点至4点,就不要打算在下午3点去看牙医,否则会使你的专项时间被肢解。

2.注意小憩

较高的工作效率只能保持一、两个小时,这是集中精力工作的最佳时间长度。研究表明,全神贯注于某种活动90~120分钟后,精力便难以继续集中。这时你需要休息一会儿,以便于体内进行生化反应,恢复体能。两次紧张的工作会议之间的小憩无需太久,2~5分钟便可为你补充足以支持一、两个小时工作的能量。

3.当日事当日完成。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去,明天只是带有一定概率的可能,只有今天,才是我们可以采取行动的唯一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以,从现在做起,从今天做起,当日事当日毕,应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天,上午的事不要拖到下午,白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始,就要一鼓作气地完成它,完成一项,然后再做下一项,这样会使你加快速度,并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明,精力在成功之中更新,而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉,不在乎什么上午下午、今天明天,那就绝不会做出什么令人瞩目的成就。

4.强迫自己每天都要有所成就。有一位名人给自己立了这样一条座右铭:“不教一日空过”。有了这样一个强制性命令,就会自觉地珍惜每一小时,每一分钟,使每天都在紧张的追求中度过,使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午,连续画了四幅画,并在上面题道:“昨日大风,心情不安,不曾作画,今朝特此补充之”。原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神,何愁时间不为我所用?

5.让思考速度提高10%

像其他任何事情一样,思考也是一个不断进步的过程,它可以被传授,被学会,可被实践和发展。过程很简单:找出问题所在,汇总所有的相关因素,寻求相互之间的关联,建立一个清单,收集反馈意见,与其他人合作,为新思想的产生提供机会。一旦你理解了这一过程,便可以从容地制定决策,解决问题,并灵感泉涌。

6.善于从工作的反复中节约时间。对领导者来说,有许多工作是周期性地反复出现的,如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了领导者的大部分时间。如果是有心人,在每一次循环中都能节约点滴时间,那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。比如,一周开三次会,每次都准时开始,而不是每次都迟开15分钟,那么一年就可以节省39个小时!反之,在每次反复中都不自觉地浪费一些时间,加起来就是一个很大的数字。

7养成随时记录的习惯。当有好的创意、设想和观点时,应立即记录下来,以便需要时随时利用。开会、听汇报、谈话、讨论中的要点也要注意记录。有些事件、人名、数字以及下面的要求、意见等,最好随时记在本子上。有个“备忘录”在手,处理问题就快多了,时间也就大大地节约了。

8凡事应做好准备。有无准备,做起事来效率大不一样。有准备,就会使工作一开始就进入“重负荷运转”,减少“空运转”时间。所以对每个时期的工作应有预见性,走上步,看下步。每天的工作也是这样。如果头一天做好计划,当天又能提前一会上班,不仅能为下级和群众树立良好榜样,还可以对当天的安排进行思考,使一天的工作处于主动状态。再如,领导者要在办公室里尽可能多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书,以便在需要时随手拈来,减少时间上的浪费。

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