如果是单位的工作电话，应在铃声响两下之前去接，否则会让人怀疑你单位的工作效率，并进一步影响单位的形象。如果是在家里接电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接是对对方的尊重。如果是在电话铃响了五下以上才去接的，也应向对方表示歉意。向对方解释一下延误接电话的原因是非常必要的。
2．应对得当
在工作场所接电话，当你拿起电话后，首先应问候对方，然后自报家门；或是先自报家门再问候对方。这样做一是出于礼貌，二是说明有人正在认真接听，三是万一打错电话就可以少费很多口舌。因为在工作场合，效率总是被首先考虑的事，规范的电话应对体现的不仅是对对方的尊重，而且还是本单位高效率和严格管理的体现。
在私人寓所接听电话时，为了自我保护，可按照国外做法以电话号码作为自报家门的内容，也可以只报姓氏，不必留名，或者干脆不介绍自己。拿起电话后的问候语应当礼貌，切不可拿起话筒，毫无礼貌地直接问答。
3．通话时的姿态
在通话时，即使有急事，也要聚精会神地接听电话，不能三心二意或是把电话置于一旁。接电话时，态度应当殷勤、谦恭。虽然表面上看，接电话时的态度与表情对方是看不到的，但在实际上对于这一切对方其实完全上可以在通话过程中感受到。在办公室里接电话，尤其是外来的客人在场时，最好是走近电话，双手捧起话筒，以站立的姿势，面含微笑地与对方友好通话；不要坐着不动，一把把电话拽过来，抱在怀里，夹在脖子上通话。不要拉着电话线，走来走去地通话；也不要坐在桌角、趴在沙发上或是把双腿高抬到桌面上，大模大样地与对方通话。
4．态度良好
打电话时态度要认真，这是对对方的尊重。尽管对方看不见你打电话时的姿态和表情，但你的声音会把你此时此刻的姿态、表情、心境在不知不觉中传递给对方，从而让对方感受到你此刻对他的态度。因此，最好从拿起电话筒就开始注意自己的言行举止，直至结束通话。打电话前应保持平静的心境。在与对方电话交谈时，不应穿插与他人的谈话。另外，还要注意避免一边与朋友说笑，一边拿起话筒接电话；也不要在结束电话交谈至挂机前的间隙里急于与旁人讲话，更不要谈及与对方无关的话题。如果万不得已，有急事要处理，应向对方说明。
5．通话时语音语调要适合
由于双方处于互相看不见的两地，人们往往通过对方的声音来揣摩对方的情绪、心境甚至长相，并形成关于对方的电话形象。因此，电话交谈时，使用合适的语音语调非常重要。电话交谈时，语调应尽量柔和，以此来表达自己的友善，生硬的语调容易让人觉得不大友好。吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。
6．认真倾听，及时记录
电话交谈时，双方都要集中精神仔细倾听对方的讲话，为了表示自己在专心倾听并理解了对方的意思，需要用一些简单的字作礼貌的反馈。办公室的业务电话通常需要做记录。记录的内容包括五个方面，来电人的姓名、单位、来电时间、主要内容以及联络方式。如果有重要的内容也需及时做记录。
中止通话的礼仪
正常结束通话的礼仪。结束通话时，要礼貌地道别，别忘了向对方道一声“再见”，或是“晚安”。而且要等对方先放下电话，而不要先把电话挂掉。按照惯例，电话应由拨电话者先挂断。挂断电话时，应当双手轻放，不要重重地放下。否则让人感觉很不礼貌。
中止通话的礼仪。在通话时，接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己有特殊情况不宜长谈，或另有其他电话挂进来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方回复电话的时间，免得让对方觉得不受尊重。如遇上不识相的人打起电话没完没了，应当说得委婉、含蓄，不要让对方难堪。
代接电话的礼仪
1．代接电话时要注意态度
代接电话时应该注意礼节。因为，打电话的人看不见发生了什么事，要向他作充分解释，而不能简单地应对。能亲自接的电话，就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子代替自己接电话。
2．录音电话的礼仪
商务往来比较多的人，可请秘书代为处理电话，也可在本人不在时使用录音电话。不过本人在场时，一般是不适合使用录音电话的。万一需要用录音装置时，则必须使自己预留的录音听起来友好、谦恭。
3．尊重隐私
在代接电话时千万不要热心过度，向发话人询问对方与其所找之人的关系。当发话人有求于己，希望转达某事给某人时，要严守口风，切勿随意扩散。当发话人所找的人就在附近时，不要大喊大叫，闹得众人皆知。当别人通话时，要根据实际情况，做自己的事情，千万不要故意旁听，更不能没事找事，主动插嘴。
4．传达及时
若发话人所找之人就在附近，应该立即去找，不要拖延时间。若答应发话人代为传话，则应尽快落实。不到万不得已时，不要把代人转达的内容，再托第二人代为转告。否则，可能使转达内容变样，或耽误时间。
电话预约的礼仪
业务员在访问顾客之前用电话预约，是有礼貌的表现，而且，通过电话事先预约，可以使访问更加有效率。打电话预约看似简单，但里面却很有学问。电话拨通后，要简洁地把话说完，尽可能省时省事，否则容易让顾客产生厌恶感，影响预约的质量以至推销的成功。因此，电话预约的语言要力求简洁，但要抓住重点。同时，考虑到交谈对方的所处环境，要使对方有被尊重、重视的感觉，而不是强迫对方的意思。成功的电话预约，不仅可以使对方对你产生好感，也便于业务工作的进一步开展。
使用手机的注意事项
近年来，随着移动电话的日益普及，手机成为人们随身必备、使用最为频繁的电子通讯工具。有关专家指出，随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合毫无顾忌地使用手机，都会成为社会礼仪的最大威胁。因此，在很多的工作场所，人们都强烈地反对使用手机。为了避免打扰他人，又不妨碍自己正常使用手机，应该严格遵守使用手机的礼仪。
使用手机的基本礼仪
1．手机置放到位
在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。尽量不要在并没使用的时候握在手里或是挂在上衣口袋外，手机的使用者，应当将其放置在适当之处。按照惯例，公文包里和上衣口袋内是外出之际随身携带手机的最佳位置。切勿将其挂在衣内的腰带上；否则撩衣取用时，不仅不雅观，还会因此举而惊吓对方。也可以放在不起眼的地方，但不要放在桌上。
2．在公共场合使用手机应遵守公德
公共场合特别是电梯、路口、人行道、影剧院等地方，不可以旁若无人地使用手机。如果非要在公共场合使用手机，应寻找无人之处，切勿当众自说自话，尽量把自己的声音压低，绝不能大声说话。公共场所乃是公众共享之处，在那里最得体的做法，是人人都要自觉地保持肃静。当手机处于待机状态时，应调至静音或振动。显而易见，在公共场所手机铃声响个不停，或是在那里与他人进行当众的通话，都是侵犯他人权利、不讲社会公德的表现。在参加宴会、舞会、音乐会，前往法院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
3．工作时间尽量少用手机
在工作岗位，亦应注意使用手机不要有碍于工作、有碍于别人。在办公时，尽量不要让手机大呼小叫。尤其是在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时，必须自觉地提前采取措施，不要让自己的手机响个不停。在必要时，可暂时关机，或者委托他人代为保管。这样做，表明自己没有一心二用，因而也是对有关交往对象的一种尊重和对有关活动的一种重视。
4．保证手机通讯畅通
使用手机主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，对于此点不仅必须重视，还需为此而采取一切行之有效的措施。告诉交往对方自己的手机号码时，务必力求准确无误。如果是口头相告，应重复一两次，以便对方进行验证。若自己的手机改了号码，应及时通报给重要的交往对象，免得双方的联系一时中断。
5．接听手机的礼仪
接听手机时，如果没有特殊的原因，与对方进行通话的时间不应当超过五分钟。拨打他人的手机之后，也应保持耐心，一般应当等候对方十分钟左右。在此期间，不宜再同其他人进行联络，以防电话频频占线。不及时回复他人电话，拨打他人手机后迅速离去，或是转而接打他人的电话，都会被视作恶意的犯规。在暂时不方便使用手机时，可在语音信箱上留言，说明具体原因，告之来电者自己的其他联系方式。有时，还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
6．尊重私密
通讯自由是受到法律保护的。在通讯自由之中，秘密性是其中最重要的内容之一。因此，使用手机，应对此予以重视。通常情况下，手机号码不宜随便告之于人。即便在名片上，也不宜包含此项内容。因此，不应当随便打探他人的手机号码，更不应当不负责任地将别人的手机号码转告他人，或是对外界广而告之。一般不宜随意将本人的手机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机也是不适当的。
7．注意安全
（1）使用手机时，对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。在任何时候，都切不可在使用时有碍自己或他人的安全。按照常规，在驾驶车辆时，不宜忙里偷闲使用手机通话。驾驶车辆时接移动电话一定要用免提，以减少精力分散，避免发生交通意外的可能性。当然在车上最好不要使用手机，就算要用免提，也最好是把手机天线连接到汽车的外置天线，这样可以降低干扰。
（2）不要在飞机上使用手机。在飞机上使用手机有可能导致空难。手机在使用或备用状态，都会有无线信号发出，尤其在开机、打出电话或搜寻网络时信号最强。这类信号有可能影响到飞机上灵敏的电脑及导航系统，从而危及到机上乘客的安全。正确做法是登机前要关掉手机。虽然现在中国未有法律规定这样做，但一般航空服务人员都会提醒乘客关闭手机。
（3）不要在医院使用手机。手机所发出的电波，会干扰到医院的设备，扰乱医疗仪器设备的正常使用，影响病人的安全。如果撞上正有病人做紧急手术，仪器受到干扰，情况便非常危险。好多人到医院都会因一时心急，打手机通知家人，但这样做可能会影响到医院仪器的操作。无论你在医院的任何地方，都应该把手机电源关掉，以免造成干扰！
（4）在一般加油站，或者有潜在爆炸性气体的地区，也不允许使用手机。这是因为手机产生的小量火花，也可以引发爆炸。手机在按下电话开关时会产生微量火花，如果手机电线短路或老化，也有可能产生火花。如果当时空气中积聚了相当浓度的易燃气体便会产生爆炸。有学者指出，手机所发出的电波，更有可能同加油站的输油设备发生共振现象，产生热力而爆炸。
使用手机短信的礼仪
1．使用手机短信的基本规范
（1）发短信一定要署名。短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。
（2）短信祝福不易冗长。节日期间，接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来，很是麻烦。
（3）有些重要电话可以先用短信预约。
（4）及时删除自己不希望别人看到的短信。
（5）上班时间不要没完没了发短信。
（6）发短信不能太晚。
（7）提醒对方最好用短信。
（8）短信的内容选择和编辑要健康。
2．短信的内容分类
工作交流的短信：同事间一些简单的工作交流或感情沟通可用短信进行，但除非是上司主动要求或事先征得其同意，否则，下级不能以短信方式和上级谈工作。
利用短信拜年：对长辈不宜采取短信拜年的方式，而应该亲自登门或电话问候。最亲密朋友间用短信拜年应该自己编辑内容，而不要利用他人的短信进行转发。
短信提醒：对于一些重要事情，用短信方式婉转地提醒对方，比用电话多次确认要礼貌得多。但值得注意的是，在发短信之前一定要进行电话或当面的邀请或确认。
转发短信信息：转发短信要注意礼貌，一定要特别注意短信内容，不要发送调侃、无聊、有失大雅的短信。
使用手机彩铃的注意事项
彩铃的使用应注意场合。尤其是在办公室、在拜会客人时应当注意，若在办公室和一些严肃的场合，这种铃声不断响起的话，会对周围的人产生干扰，尤其是那些富有个性化的铃声。如果确实喜欢用，就应当适时将铃声调到振动上。另外，铃声内容要文明。从铃声内容来说，不能有不文明的内容。否则，不仅显得不雅，还会让拨打者尴尬。铃声要和身份相匹配。相对来说，过于个性化的铃声与年轻人的身份比较匹配，一些长者或者有一定身份的人如果选择与自己身份不太匹配的铃声，会损害自己的形象。铃声音量不能太大，无论是座机还是手机铃声，都不能调得过大，以离开座位两米可以听见为宜。有些人的铃声非常大，在大家埋头干活时突然刺耳地响起，让人心跳都会加快。在医院、幼儿园等场所，过响的铃声会成为一种公害。
书信能体现个人修养
书信是社会生活中广泛应用的一种文体，是人与人之间相互联络、交流情况的重要交际工具。虽然现代的通讯工具发展迅速，使用电话、电脑就可以直接与人沟通，但书信这种古老的通讯工具仍然受到大家的重视，为了使书信表情达意准确，流畅、详细，表现形式整洁、大方，就要讲究书信的礼仪。
信笺的选择
现在信笺的样式越来越多，在颜色方面，无论是白色、乳色、蓝色，还是彩色镶边都可以使用。当然这仅限于日常生活中的书信往来，年轻人写信可以选择样式新颖、富有朝气的信笺，但写给长辈信的信笺要简洁、大方，商务活动中的信笺一般不用带有彩色修饰的。
信封的礼仪要求
书写信封时，左上方六个小方格中书写对方的邮编，右下方填写寄信人所在地的邮编。信封上第一条横线上，填写收信人的地址，中间一条横线，书写收信人姓名，一般情况下，姓名后要注上“启”或“亲启”。最后一条横线上写明寄信人的地址。另外，在书写收信人及发信人地址时，要准确完整，不宜采用简称，这样才能确保书信顺利送达。信封封口时一般使用胶水，不宜用胶布、订书钉或其他方式封口。邮票应工整地贴在右上方。
书信的格式要求
