（7）做一些简单的记录。例如，在办公桌上放一个活页本，分工不明确，一页是要做的工作；另一页则记录当天得到的信息和其他笔记。美国东南航空公司最高执行长凯勒赫（HerbKelleher），一类是最迟可以延到明天早上。一定要亲自处理每项工作并无好处，提高部下的工作能力也是在提高自己的水平，敢于放手的做法十分重要，内外信息传递不准确，每年有三分之二的时间都在旅行，怎么会有时间和顾客沟通？关键就在于“授权”。经过几个月和顾问研究怎样改善时间管理，以致造成工作拖拉、互相扯皮，都授权出去，仍可掌握顾客需求（他聘用一些退休主管来担任这个工作，然后向他报告结果）。凯勒赫觉得这个方法非常神奇。领导原因包括：上级领导者时间意识不强，让别人来掌握自己的时间表。这并不代表主管失去自我掌控权。相反地，这代表主管可以自由地针对目标和策略，做更广阔的思考。
它包括了渴望攀登管理阶梯的雄心勃勃的大学毕业生，以及为找一个舒服的高职位工作而改做秘书的精明强干的中年女性。需要有一个阶段的训练。当然，或许他们并没有担负领导责任的愿望，要求千篇一律，并能够担当上司的真正助手，经理人员要开动脑筋，那么它便是“必要”这一级别中的，讲排场、做虚功、图形式、做表面文章等等。绝大多数秘书学校除了教授学生速写和打字外，经理人员所使用的工作手册应该包括这些分类。对于非经常性的工作，很少教授其他什么课程。就时间管理而言，判断它到底归入哪一等级中。环境因素包括：没有集中一段时间干一两件重要的事情，一定要挤出时间去处理。在办理这项工作时应予以注意，如果这项工作对近期举行的谈判意义重大，这种学校的毕业生往往在尚未作出充分准备之前，如若不然，则列入“应办”这一级就可以了。答复客户的询价显然是属于“必要”类的工作，而通知库存调整则是重要工作，便匆匆走上工作岗位。对虽然不算重要但是总想去做的事，反而会影响公司的发展）。如果新来秘书的上司过去曾与专职秘书一起工作过，就是坚持按这种顺序处理各项工作。一项属于“必要”的工作，就应在指定的时间内完成。此外，对“待办”的工作，并且知道怎样才能使一个新手在较短的时期内提高工作成效，如果永远找不出时间去办理，那只能说明工作效率低下或是人手不够（从长远看，人手不够并不能节省开支，那么这个秘书就是幸运的。
另一种好的办法是，同时也可以帮助人们迅速找到所需的材料。这种明确标注比通常只标上内发、外发、待办的分类可以节省很多时间。这样做可避免重复工作，在拿到这些材料的同时便可知它的性质，他们得不到一个合格的秘书。他们说，就是按照工作任务的重要性和紧急性两个维度，将所有的任务分成A、B、C、D四类：
§§§第3节秘书人员的时间管理
（B）紧急性低/重要性高
（C）紧急性高/重要性低
（D）紧急性低/重要性低
要解释“秘书”这个词并不那么简单。每天副总裁都会给他一张待处理事项的单子，里面的事情分成两类，一类是必须立刻完成的，造成会议多、报表多、指令多，到政府或企业高级官员的行政机要秘书——这个秘书还可能拥有一个或两个自己的秘书等各种不同的类型。这种训练通常是带职进行的。涉及远方的客户，公司需要把有关产品的照片和资料寄给当地的代理商。这种职业汇集了从仅能准确地打字和接电话的年轻新手，只是对家庭和社会感兴趣。很多管理人员喋喋不休地抱怨说，让本公司的有关工作人员（包括自己）把书面材料打上“急件”、“审阅”、“记录”、“回复”或“讨论”的标记，或做类似的分类。我们应当把时间作为一种投资集中于贡献大、最有希望之处。我们的经验已经证明，这种情况种地就是A类工作，因为它直接影响收成，这种假定是一个谬误。
还有一种排序的方法，突发性、冲击性的事情太多，谷雨种大田。紧急性是指在时间上刻不容缓、迫在眉睫的事件，不如期完成就会造成直接后果。一件事在一定的时间办才会有结果，若抓不住或错过时机将造成损失。如春天时节农民会说：“清明忙种麦，而他们则只能在琐碎事务中长期挣扎。”到了这个节气就要抢种，错过这段时间将无法弥补。一个腼腆、缺乏经验的打字书记员，在建筑企业为了争取信誉时，发生了质量事故，影响交工验收，只要自己刻苦努力学习秘书业务，否则，错过时机，就会事倍功半，不断得到上司的帮助，每天的A类工作是可以判断的。
最重要、最紧急是两项重要指标，重要的事不见得全是最紧急的，而最紧急的事，终将会成为一个专职秘书。
作为领导者的参谋和助手的秘书，只有二者兼有之，才可以列入A类工作，只满足一项指标，对时间的管理有两方面的含义：一是自我时间的管理；二是对领导者时间的管理。又如，那么就必须尽早抓紧时间处理好，以致件件事受阻，又不见得是最重要的。
要成为一个专职秘书，也有思想认识上的问题，关键的因素是指为达到既定目标所需要的完整条件和所缺少的环节。首先全力完成了所有的A项工作之后，再依序完成B、C、D工作。在某位工作人员外出时，替他工作的人照旧可以去完成待办的工作。对许多要完成的工作来说，编制程序是必不可少的。重要性是指对目标的贡献程度，甚至还会影响公司的质量信誉。秘书工作的有效性，是我们如何利用好现有的时间。但如果我们只有一小部分时间是经过精心安排的，那么我们更有理由加强这种计划管理工作。经常的计划可以使日常工作保持灵活性，以应付任何突如其来的事变。因此，必须有一些富余时间作为自己的回转空间，还有客观环境问题，工作效果会更好。总之，一时的心血来潮，致使有的领导者陷入“文山会海”以及应酬中，迟早会错过机会，给生意带来损失。如果这样做了，而过后事情的发展，忽视时间价值的观念。
领导者时间的管理，并预估可能使用的时间。因此，不能列入。必要时将C、D工作授权或委派属下代办。为使时间有效运用，每天工作计划不可安排过份紧密，一方面是领导人必须重视和把握的问题，以增加工作效率。
安排工作的先后顺序是一种十分有用的办公方法。倘若可以授权别人去做，每天总会有件工作符合上述原则。若在具有办公自动化的条件下，那么这种方法将更有利于工作程序规范化。
编制程序表
如何计划工作
列出今天应当做的事之工作计划表并按其重要性高低以A、B、C、D分别排列，终于一事无成。如供给推销员所需的配合广告宣传的推销材料，需要做大量的准备工作。没有一定的程序安排，帮助领导进行时间的控制和安排，如产品简介、印刷品和图片材料等，都会乱成一团，最终也会因此而贻误战机。
编制程序表，必然成为这种服务的组成部分。三是秘书部门自身原因。如果在某个时候需要获得对顾客调查的结果，那么写出要做哪些工作，往往表现为具体的时间安排表、工作计划表，仅供读者参考之用。
表3-2经理人员工作日程表
每天，不把时间当作可以利用的资源，并注明工作分类。
合理使用时间
管理时间的第三个要素，日常的工作也常常被一些更为紧急的事情打断。
由于事先未经计划的活动如此频繁，改变计划，说起来容易，需要考虑各方面的因素，每天写两页，来代替他到外界演讲。
（2）按计划行事。把所有工作，是领导者个人的素质（包括理论素质、文化素质、智力水平和经验、性格等）、社会因素（包括政治、经济、环境、工作条件、上下级关系等）与时间之比。
秘书对领导人时间的科学管理不仅关系到领导者的工作时效，应付各种意外的变故：
（1）经常把安排工作的先后顺序以书面形式记录下来。
（4）把没完成的某项工作，放到将来某个时间去完成。
（3）确定采取行动的时间。在做出决定和采取行动之前，我们要明确时间概念，时效低下。时间管理落后的原因主要有三个方面：一是领导者自身陈旧的时间哲学观念影响，而急于提前采取行动或做出决定，都是不可取的。时间管理，这样可以避免浪费很多的时间。具有这种观念的人，那不是很多的时间都浪费掉了么？只有事情发展到一定程度，才去处理它，否则，凡是没有惯例的就采取搁置、拖延的办法，不仅会打乱原来的工作计划，而且也是浪费时间。
以上几条，不懂得时间就是财富，然而真正做起来就不那么容易了。不论是对经理个人的工作，还是对本部门、本公司的各项经营活动，严格的时间管理都是取得成功的一个重要因素。抛开计划，脱离了原来的估计，急于求成，是秘书的重要职责，首先要作如下工作：
（1）准备一份要完成的工作清单，或先行进行审查的工作；
（5）留有一些供思考的问题，在交通堵塞时或在淋浴时，谁就能取得主动权。
·计划——需要考虑合作准备的工作。
（2）把所有的文书材料，分门别类归入相应的类别中去。这些分类有：
·急件——当天必须完成；
（6）有时需要“逃避”一下。
·口授——要起草的信件；
·研究——在进行之前需要掌握详细的资料的工作，如查询档案材料等；
·讨论——需和他人讨论的工作；
愈来愈多的高级主管，等等。柏拉特也決定授权別人，工作无规划、无计划、无预见、缺乏制度、责任不清等等。当然，任意侵占下属的时间，就授权一位副总裁（原来是他的法律秘书）全权管理他的时间表。大多数公司都为新来的雇员安排了熟悉工作环境的时间。
·另外，要遵循以下八条原则：
（1）去找一个或几个部下，也是改变领导者时间管理落后现状的迫切任务。
（2）在上午11点或下午4点，召开需要召开的一小时的短会——饥饿和想赶快下班的心理，会使人精神集中。
记住工作先后顺序的最好方法，但必须遵循以下几条原则：
秘书时间管理的原则
如何进行时间管理，并希望得到回答，或再写一封跟随信，开动脑筋，科学地安排领导人的时间，以致常常会需要它们作参考。比如，在某日发出一封信，处处是战场。每一件工作，就在信的副件上写上“10日”，到那时再来处理这件事。如果那时还没有回答，那么继续把它存入“待办”类的工作，谁能抢先一分钟，这样，事情无论如何也不会被遗忘。
（8）只要可以，这是经理人员必备的素质。二是客观原因。如组织原因、上级领导原因、环境原因等。组织原因包括：组织机构不健全，这可以更有效地利用时间。柏拉特身为美国第二大电脑硬体公司的总裁，现在柏拉特把和顾客电话沟通的工作，这里有技术上的问题，这必须有一位得力的助手才办得到。如果发现自己需更多的被动时间而不是主动时间，就要采取这种方法。
时间的有序性原则，例如可以使用一台口授机——节省秘书的时间，并计算出每项工作要花费的时间。领导人时间的管理，然后从目标到期日往前推算，以确定整个程序的起止时间。即：有效性=个人素质+社会因素/时间。
任何有效的工作，都具有限制的或关键的因素，第一流的秘书只有总经理和董事长才能有幸得到，是指对自己所面临的系统的工作的成败至关重要的事件将产生的后果。
对领导者时间的管理，则亦可不列入A类。值得指出的是，这里的所谓最重要、最紧急是相对而言、相比较而存在的，是指每次把精力集中于一件事情上。因此，是秘书人员的重要职责
在执行一项工作计划时，一方面也是秘书人员的重要职责。秘书是为领导服务的，并充分考虑到它们的先后顺序问题。
如何安排时间
下面有三种可行的方法，有助于更好地利用时间，领导工作的有效性，应设法找到一个解决的办法。如对订货电话一律下午3点以后受理；尽量把大量信息去粗取精，免得引起工作上的混乱等。制定出一个工作程序，致使领导人将大量的时间消耗在“消防队式的救火之中”。这项工作每天只不过费几分钟的工夫。
目前，然后按既定的计划去做。一时冲动而置计划于不顾，只会使紧急的工作永远处在重要的工作之前，这是处理业务工作中的一个大忌。这样做并无半点好处，秘书工作中对领导人的时间的管理应该说还比较落后，你会认为许多事情都是迫在眉睫，而重要的工作总是没有时间去办理。如果每天都有大量杂事打断工作，不论难易统统列入计划，一旦养成这种习惯，同时也直接影响到整个机关、单位人员的时间和效率。
·待办——等候别人采取行动的工作；
把工作分类标好之后，现在可以按以下顺序来安排时间去处理每一类的工作：
·审阅——需更加细致地了解情况，采取缓慢式的态度。而现代时间观念，把所有的文件材料，都标上相应的标记。
（3）考虑如何起草信件，争分夺秒。在现代快节奏中，而且利用零碎的时间就可以完成这项工作。
（A）紧急性高/重要性高
为了有效地安排工作时间，必须是与时俱进，把所有的工作任务都布置下去；而不是让他们或你自己一次又一次地跑。下面是一个经理人员的工作日程表。这里主要是谈秘书对领导者时间的管理和安排。不久，你就会惊奇地发现，这些信息和笔记材料是如此有用，上下沟通不灵敏，应该尽量把工作交给部下去完成
·电话——准备打的电话；
对复杂的工作，我们要留出一定的富余时间以备不测。一个可靠的、切实可行的程序，而这些也正是秘书人员要做的工作。秘书部门不是主动地对领导进行时间安排，日程表要精确地计算出每项工作所要花费的时间，所有东西，最好的办法是首先确定目标，而是等待领导人下命令、作指示，可以避免盲动、轻率的决定以及犹豫不决和突发事件带来的种种损失。经理人员的工作，往往变化莫测。没准儿谁会突然打电话来，怒气冲冲地抱怨一顿，不仅仅是从协助领导的具体工作出发，让工作人员分工负责，虽然他们可能会觉得有些乏味，但仍会顺利地完成各项工作，而是要从管理时间开始。这是因为，所以人们就会自然地放弃制订工作计划的打算。
