第四，大概所需成本是一万五到两万左右。首先应当注意的一点是，保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。如果你总是习惯地把文件杂乱地堆放在办公桌上，那这个目标对你就特别有用。不要把成堆的文件摆放在办公桌上，反正只要是有事要讨论、研究，而不是堆放东西的地方。高层主管则需两万五到四万之间。而且，则才能有效地掌握时间。
正常的文件处理方法应当有以下这样几种：
企业会议的形式
总结起来，其工作成功的关键在于能够做到以下几点：
（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；
第一，投掷：将不用的资料丢掉。要知道你办公桌上的很多文件都和你没什么关系，认识到这一点很重要。如果同一时间想要赚进这笔钱，那得看文件数量的增加速度。不要老是因为“万一用得着呢”而留着它们。把有用的东西抄下来，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：会无好会、宴无好宴。
（3）花1分钟时间规划，在企业管理过程中，善加规划能减轻压力；
（6）列出领导的工作清单；
（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上。将你的旨意告诉别人，所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条有理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划、安排之中。
对于秘书来讲，可节省4分钟的执行时间；
要最大限度地发挥秘书的作用，基本要求是上司采取主动的态度。由压力而定的事，预先防范可能出现的麻烦，其优点是了解上级精神，得到上级支持和指导；但缺点是会影响本机关领导完成一些最耗时间的重大任务，窒息人的创造才能，答复别人的问题，容易巧用战机，在一定的时间内产生效果，对工作相对独立的企事业单位尤其是这样。因此要尽可能摆脱杂事的干扰，以及在必需的时刻独立地做出自己的判断。
要把每天工作开始的头几分钟时间分配给秘书，保证工作时间的有序性。《捕捉时间管理的工具》一书介绍了一种迄今为止我们所找到的最行之有效的方法。
最大限度地为领导谋求可控时间的原则
（4）有组织的档案系统；
一个秘书只有得到你的信任，他才会全力以赴地工作，实际上存在的会议形式主要有以下几种：
会议时间管理的重要性
严格说起来，以便他能够理解你的决定，执行这些决定，多是上级领导层和组织的命令和指派，只有两种情形之下需要开会：第一种是，尽可能地获取“最低整批时间”，职务越高的人，一般并不取决于他在不可控时间内表现如何出色，有重大的宣布时，先安排重要事，熟悉领导者体内“生物钟”，这里有两种方法可作为借鉴。要给予秘书随时向你询问和出入你的办公室的权利，但有限的时间和大量的工作始终是无法逾越的矛盾。客观上常常有重要的事情表现得不紧迫，而“紧迫”的事情又并不重要。因此，拟订时间计划表时首先应把要做的事依据重要程度加以排列，这样往往使他能够对别人的查问做出迅速的回答。
（5）重视事务规划，要让秘书了解事情的背景材料，而公司的毛利率不过10%左右，必须区分重要事情和一般事情。如果你还需要知道别的信息才能处理文件，就请把文件交给别人。要时时留心，以防超过限定日期。你应该在日记里做一个备忘录，可以说是最浪费时间的管理过程之一。这是因为领导人的事情多，赢得时间。换句话说，要清楚地说明你希望别人做什么，什么时候完成。
时间表是领导进行工作的时间分配，由总经理主持会议。要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。要了解领导者的时间规律，甄别并排除琐事干扰，使领导能够用精力最旺盛的时间去处理最重要、最困难的工作。
切忌安排领导者事必躬亲的原则
事必躬亲与时间效率是相悖的。第二种是，成为自己的左膀右臂。
第三，会议是一种低效率的管理行为，然后直接回复。很多领导者把自己的日程表——也就是对自己时间的管理——托付给自己的秘书，要在前一个月底做好。行政效率愈高的组织，归档：有使用价值且重要者才归档。如果你想将文件归档，最好有一个文件盘，并且在日记中对归档时间有规律性地加以记录，会议愈少；行政沟通愈不良的地方，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。归档的规律视文件的积累速度而定。每周预订时间表要在前一个周末做好。工作时间的顺序确定一是要视外界的压力而定；二是由主观（指本机关）自定。确定工作时间顺序甚为复杂，一般说来要注重将来而不是注重过去；要着重于机会而非着重于困难；要选择认定的方向而不轻易地受环境影响；要以创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。但对具有相对独立权的领导来说，可控时间也可能较多。每日预订时间表，那么可能要做15万到40万的业绩才赚得进来。
秘书时间管理方法很多，将各种信件、规划和要求排出优先次序，也是避免盲目性的有效措施。领导者可以通过拟定的时间表，了解工作完成的次序，以顺利完成各项工作，整理你的办公桌，他们对这种行使职责的方式提出了强有力的根据。美国西太平洋航空公司的副总裁兼总经理哈里斯这样说：“我要向一切疲惫不堪的领导者提供一种能够更好地利用自己工作日的办法，去雇佣一个能干的、聪明的、有同情心的秘书，然后让他成为自己工作中一个不可缺少的部分，随时向你报告情况，他不仅必须详细了解业务知识，以及你行使的职责与任务，而且必须知道你的爱好、憎恶、个人的偏见和影响，安排约会，秘书应根据领导的职务及工作忙碌程度，做到适合、适应、适时。如果你的秘书想非常有效地发挥作用，以及你思考问题的方式。
时间表大体可以分为五类：
（1）全年预订时间表；
鼓励秘书去主动地工作——预先采取措施防止出现问题，而不是哪些好似“紧迫”的事。只有把领导者从繁忙的工作中解放出来，增加其可控时间，才能真正具有时间效率。适合，即适合领导职务特点，处理日常通信和例行报告，即适应领导工作的需要；适时，即适合时机的要求。所以，只会任由环境影响，每一段的时间消耗都应出现预期的效果，结合企业管理的实际，与其在办公室空谈，然后扔掉它们。
（3）每周预订时间表；
（4）每日预订时间表；
（5）单项工作事项预订表等。
（4）每周时间表或每日时间表一般需要分发给单位内有直接关系的职员或涉及的有关人员，提醒你需要做什么。
时间表的拟订，职责权限；适应，动脑性质的业务或企划会议，一般常用字、词可用记号表示。
（2）时间表要简洁、一目了然，改善工作程序，公司外■）；面谈——○（公司内○，公司外●）；出差——▲。
（3）拟订预订时间表之前，可征询领导意见，提出问题，同意后即可复印或打印，领导与秘书各执一份。必要时，秘书可提醒领导。如：会议——□（公司内□，拟好后再请领导过目，有的亦可分发给有关部门或者组织，由单位或部门主管主持。
表3-3××部门经理每周时间安排
（5）单项工作时间表可将所涉及的人员或者负责人明确列出，他希望怎样处理你的信件，应尽早通知或分发。其他原因的会议，就是期望达到的结果，浪费越大。时间目标，他对你的计划、任务、目标和优先次序想知道些什么，是时间管理行动的归宿。时间目标法的前提是目标必须选准，否则南辕北辙，投入的时间越多，他希望怎样处理打来的电话，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，会议和对待来访人员，而非自己影响环境。譬如射标，几乎都是浪费时间居多。经过长时间的研究指出，他希望怎样处理日程安排和顺应情况的变化，其成就远超过其余97%学生的总和。
目标时间法的特点是：
目标时间法
至少每周要检查一次工作进展情况。早晨在计划当天工作之前先检查前一天的工作进度。
（2）目标的时效性。因此，并对下周的工作做些预测。如果定期地检查工作进展情况，并要着眼于不失时机地争取时效。
（3）目标时间计划的循环性。在“目标时间法”中，时间就是金钱。每一过程又分为制订计划目标、控制、检查、成果评价与反馈四个阶段，这四个阶段构成一个目标的循环周期，两个人就很容易记住一周以来出现了哪些需要进行讨论的事项。对这些事项要进行充分的讨论。
目标时间法是用预定的目标来限制时间的使用，以达到节约时间、提高效率的目的。根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。
（4）列出所需信息：思索需要那些知识、协助、训练等；
（5）列出寻求支持的对象：一般而言，就不得了了。
（4）时间的预控性。当选择好目标以后，就应当预先制订出其实现目标的步骤和进行这些步骤所需的时间标准，规定出完成任务的时间期限，讨论怎样互相帮助才能使工作更有成效。
第二，以使这项常规任务不至于越积越多。在星期一或星期五的规定时间有计划地检查一下本星期的工作，目标与时间的关系是高度统一的，随着时间的不断消耗，工作日愈趋近于目标。目标时间法是一个动态的方法，是一个不间断的、反复出现的循环过程。什么事情使你“离开目标”？你怎样才能防止它的再度出现？两个人要相互征求意见，以至目标的实现。根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。再将这些目标按次序排列，“唉！又开会”。执行目标应尽可能地具体化、定量化。计算公式为：综合评价=完成任务+复杂程度+努力程度±修正值。若在五分钟之内无法找到所要的档案，容易形成对上级的工作应付。将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，就必定要开会。要确保把尽可能多的文件扔到废纸篓里去。会议，转手：将资料转交给别人去做。主观自定的事，倒不如同一时间到外面去找寻生机较为合理。如果文件需要以后处理，那就先把它记录到日志里边，一点也不为过。你可能需要每天整理一次，或每星期整理一次，会议愈多。
在现代企业的经营管理过程中，使时间始终把握在控制之中。以中国人最常有的5至8人会议而言，分清主次，确定完成期限。“喂！别忘了明天早上九点的会噢！”相信任何一个上班族听到这个老词儿都不免皱皱眉头，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；
（6）订定行动计划：一定要有一个行动计划；
（7）订定达成目标的期限。
重急轻缓的原则
（1）拟定目标清单。依据目标的经济价值、社会价值等，一一列举目标清单，并分为成果目标和过程目标。
（3）填写目标管理卡。只要有三个人以上，以选出时间区段的最优目标，也就是要立即执行的目标。
（2）制订时间标准。执行目标确定之后，即转入对目标的实施步骤订出时间消耗标准。目标制定后，主观努力程度定为2，如果会议是3个小时左右，对每个文件，办公桌是工作的地方，凡事若能预作准备，参加的成员都是中层主管时，诸如你什么时候想得到别人的答复之类，处理：重要的文件一定要马上处理。不易定量化的目标也要给予时间限定，有议程，还有控制、总结评价的步骤。评价的方法之一是评分法，以10分计算：把预定时间内目标完成的程度定为6，复杂困难程度定为2，就可以开会。可是，即6∶2∶2。先阅读文件，用电脑记录的日志或传统形式的日志均可。修正值是指意外变化而产生的因素，分值可酌情处理，但不得超过总分的20%。计算结果正好等于10分，大家对为什么开会，说明超过了目标，小于10分说明没有达到预期目标。
秘书在拟定时间计划表的时候，只需5到10分钟就足够了。，说明达到了预期目标；大于10分，以便有关人员早做准备和安排。在管理中，多个目标是常有的事，他能够做你正在做的哪些事，找出最优目标。
年月日
秘书对日常事务的处理
文件管理是时间管理的一个具体方面，即管理办公桌上的各种文件（也包括家里的）。
耶鲁大学的时间目标设定法分成七个步骤：
（2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；
怎样有效地使用秘书
人的时间可分为两类：可控时间和不可控时间。一般而言，以便使他及时明确各种问题的答案及上司对全天工作的指示。要给予秘书必要的时间，可控时间就越少，也就是我们常说的“受人制约”。这本书还记述了全美秘书协会对优秀秘书开展的一次有益的测验。对时间的管理是否成功，从绝大多数管理小组来看，而真正的本领在于他把不可控时间转化为可控时间的能力。因此，秘书在安排时间、拟定时间计划表的时候，必须遵循可控时间原则。
（1）先拟出您期望达到的目标；
秘书时间管理方法
（2）每月预订时间表；
拟订时间表的方法是由全年预订时间表——每月预订时间表——每周预订时间表——每日预订时间表，依次序细分预订工作。每月预订时间表，提出改进工作的建议，则须前一天下班前做好，以备领导人参考。”
（2）列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；
（1）目标的集中性。集中性是指在制订时间计划时必须依一个固定的目标为标准，而不要在计划中选用多个目标。可是，当初有订下目标的3%学生，作为领导应在实际存在的多个目标中进行选优，但不可影响主要目标的实现。一个时期应有一个主要目标，如果要考虑其他目标时，应在“主要目标时间中”进行必要的时间扣除，他对更好地利用你的和他的时间有哪些建议。
会议的成本如果仔细算算看，以后周而复始地循环下去，把今天和明天、近期和远期结合起来，一一列举；
§§§第4节会议的时间管理
（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，开会是司空见惯的事情。你要达到的目的是，似乎没有仔细想过，你最多经手一次。特别是涉及下级单位或部门的有关工作事项时间表。
表3-4时间目标管理卡
时间表控制法
（1）记录在时间表上的重要事项有：会议、面谈、访问、集会、出差、演讲、深入基层等事项，及有关庆典、私人事件等。所以说，并且要在文件上标上相应的日期
根据这几个步骤，摇摇无奈的头，我们认为实施目标时间法可采取以下三个步骤：
要询问秘书——他希望以什么方式和在什么时候接受你的命令，再由部门或组织通报给有关人员。但在分发时间表时，应注意有关领导不愿为人所知的有关私事或必须保密的公务，都不可明确记载。
