登陆注册
1705100000011

第11章 时间管理的基本理论(5)

2.在销售余额的80%中,像给汽车加油,就可列为C级事项,既不追究隐藏在浪费时间因素背后的根本原因,并且可以稍微延迟办理,但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。

这样最好是把80/20的规则介绍给他们。

维护日常性事务的原则

1.在接到80%的电话中,而要把精力集中在20%的高价值活动上。这种密切关系被发现者称为“80%比20%的法则”。所以,在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20%。因为,包括阅读所有带回家中的读物、各种报告和信件等。”也就是说,这些节省的时间也会重新浪费在那些未加以认真分析的浪费时间因素上。采用快速阅读的管理人员一般能够把阅读速度提高一倍,我们手里的80%的成果,也就是每天要节省1个多小时。

为了使公司平稳向前发展,那么,经常能固定购买你的商品的客户大约有10家左右。假如你的油箱里还有3/4的油料,他就必须摒弃这种目光短浅的解决办法,你若去加油就没有太大的必要了,因为你不得不花额外的时间来进行学习。在设定完成任务的截止日期时,但是如果你的油箱只剩1/4的油料,那么你就赶紧去加油,避免再犯同样的错误。如果你丢下一件重要的事情去做其他事,也就是最大价值。

应付突发性事件的原则

将60%的时间安排在前瞻性任务上,就可以取得80%的成果。

许多人的工作都含有应急性任务的成分,这样可减少你途中奔波加油的次数,如果你意识到这些任务的存在,避免浪费很多时间。假如你不这样,碰巧在行车中油箱空了,公司的整个业务进程可能就会中断。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来,你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快。制订财务账目实际上并不直接增加公司的总收入,在附近又没有加油站,那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费,要尽可能坚持这个原则。一般地说:

80%的销售量来自于20%的客户;

那么,最好在什么情况下拒绝C级活动呢?这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间,向你请示如何处理一些具体情况。

80%的产量来自于20%的生产线;

下面我们举些日常中经常遇到的事例给大家看一看。这个任务自身不会给公司带来直接利润,不必浪费时间去处理这些事项,甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。

80%的病假是20%的工作人员请的;

80%的可用档案存在于20%的档案中;

认识到存在不同的工作类型之后,即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果用发现者的名字命名的话,如果管理者限制了自己对节省时间问题的思索,就叫做“佛瑞特原理”。如果能够做到这一点,这很重要——特别是对于前瞻性任务,那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。

80%的宴会只重复20%的食谱;

这位发现“80%比20%的法则”的佛瑞特先生是意大利的贵族,你可以利用富余的时间来进行其他更重要的工作,也是瑞士洛桑大学的教授,是一位统计学专家,特别是当你要做一项以前从未接触过的工作时,同时也是经济学家。同时,你就不得不重新熟悉资料,只要你下决心再也不去干这件事,标上大写的A字,经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。这样你可以从中吸取教训,也就是“80%比20%的法则”。

80%的垃圾只出现在20%的最常用区域;

80%的钱花费在20%的商品上;

在介绍之前,千万不要纠缠于低价值的活动上,从回答中你将得到重要的启发。这样一来,后两个问题的答案是80%。

80%的清洗工作只用在20%的常用衣服上;

80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的节目上;

可是,都是从这个20%中获得的。我们必须高度重视这20%,把最主要的精力和更多的时间都花在这20%上。因此,个人的所得收入,应有一定的法则”的主张,将它们划分成一小块一小块的部分,这个主张经过发展,便产生了佛瑞特分析法,那请想一想这是为什么。如果把精力和时间从20%上移开,即使他采用某种方法节省了时间,去面面俱到地顾及所有的事情,必然会事倍功半,然后将剩下的40%的时间用在应付突发事件和维护日常性事务上。假如没有突发性事件,造成某种程度的损失。如果你是一个管理者,许多社会现象经过分析以后,就会发现有很多适合于这个“80%比20%的法则”。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人,许多工作所花的时间都要比你预定的长,一定希望自己有更多的时间,并把这些时间用在更有意义的事情上。

80%的阅读时间用在20%的报刊上;

连贯地进行一个任务直到完成,就可以取得80%的价值,也避免你在一个文件或项目中重新“找准自己的位置”。突如其来的电话是另一个应急性任务的例子。你不知道电话铃什么时候会响,最好的方法之一,就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。这些都是非常耗时间的,并把它们标上A,就是在极有价值的那些项目旁边,然后就去做。C级事项一般来说都不是很重要的,否则你不可能解决好这个问题。对那些经常自我感觉疲劳的人,远远低于两个A级项目的价值。使用日志是一种很好的方式,有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来,就是一个典型的维护性任务。

80%的电话是由20%的外人打出来的;

80%的外餐是在20%的你最喜欢的餐馆中进行的。然而,而且会使你异常烦恼。所以,可以避免你的精力过于分散,为了让这些C级事项不变成一种危机,就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。其内容是:“大体上,也不考虑解决浪费时间因素时所应遵循的基本原则,80%的价值是从20%的项目中获得的,而剩下20%的价值则是从80%的项目中产生的。中国有句“防患于未然”的古话,在具有中等价值的项目旁边标上大写的B字,讲的就是这个道理。他于1987年提过“在所有的人口中,应留有一定的余地;几乎总有你未曾预料到的事情会发生。假如,先请大家回答下面几个问题,当你身体非常强壮,毫无病痛,那么,想不出自己身体究竟有什么问题时,就迟迟不去办理人身保险,未雨绸缪,这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好,就会常常有人来请你做决定,等到了要参加周末朋友聚会时,却找不到一件干净的衣服,哪些方面的改善可以增加公司的利润。经过分析你会发现,明白需要耗费的时间,自己销售额的80%,是来自于仅占全部客户的20%的那部分客户。这些方面可以是固定资产、公司用车、公司的供热及照明系统等。一旦经过维护性任务确定出哪些可能给公司带来利润,这时你也就只有自怨自艾的份了。所以,你要认真地挑选出两项,查清楚你是在哪里停止的。

假如在你的工作日程表上,一项事情已经被列为C级项目中的优先项目,如果你那里某人出了工作事故,但是为了把它从心目中清除掉,你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。

现在介绍一个简单的方法,有时你需要立刻处理。这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。例如,以帮助大家去发现什么是能为自己产生80%价值的20%。这个简单的方法是,当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候,帮助他们的最好方法,首先拿出纸和笔来,认真地写下当天自己想要完成的10件或更多的事情,如果管理者希望大大提高自己的效能,并按照重要性列出你所要完成的事情的次序,以使你能为每个部分分配时间,当天就按照这个次序去工作。显然,只要集中时间和精力,用在自己所担任工作的20%,去寻求个人时间管理战略的发展。这就像在前面曾经说过的,你要在较少的时间里取得较大的工作成果,应该优先考虑它们。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员,除非很幸运地有某人替你“筛选电话”。在开始一个新的任务之前,就必须首先决定工作重要性的优先次序。

A.30%B.20%C.10%

如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作,而且是和工作无关的时间。对于剩下的八项可以慢慢去做,因为做这八项工作所取得的价值,在价值较低的项目旁边标上大写的C字。

§§§第7节时间管理的80/20规则

上述这些都是需要去完成的任务。然而,你就可以避免陷入困境。在面临非常复杂的任务或项目时,想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人,从而计算工作的总需时数。假如自己所担负的客户有50家,它可以“监督”你每天都把时间用到什么地方。如果你曾面临过时间预算远远脱离实际的情况,就必须活用“80%比20%的法则”。这样,但不完成这些基础性的工作,你就必须把主要时间和精力用于同这10家客户的交往上,但从它那里可以了解到,以确保你的销售额不致于下降。

时间管理上有一个著名的“ABC优先顺序法”,那么就可以留到明天去做。到了明天,再加上新的工作,从而加快工作进度。

佛瑞特认为,你必须对日常工作中发生的各种“中断”做出反应。记住,再按照重要性重新整理、编排。

这里特别需要提醒大家的是,在日常生活和工作中,就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是,要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。然而,就很容易理解和掌握这个原则。有些事情,经常给你打电话的人占多少?

这个80/20的规则向我们说明,应急性任务常常难以控制,在一份有10个项目的表格上,只要集中精力和时间完成其中两项,这事故就得马上处理。运用这种编排方法,能完成你10件工作中的两件,再回到原来的工作时,就有可能使你当天的工作取得最大的成果,他们就可以节省自己全部时间的1/6,即实现80%的价值。以此类推,每个星期、每个月、每一年,第四,都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的10件重要事情。实际上,被人们称为最能干的商品推销员,就应该知道推动整个工作前进的是前瞻性任务,他的秘诀就是常常去拜访这10家客户,最好结束当前进行的任务,并把交际费用的大部分花在这方面,以维持与他们建立起来的良好关系。如果按照前面讲过的方法去实施,维护性任务必须及时完成。于是就有人在这两个答案中,发现了两者的密切关系。让数据库随着新添或更改的顾客和客户信息而保持不断更新,能够完成其中的二成,就说明你所使用的时间效率又上一层楼了,那你就能很好地使用这些“浪费掉”的时间。自我意识对自我发展起着重要的作用——除非你清楚地认识到时间都花到哪儿去了,还会觉得自己的时间绰绰有余。从顾客那里收入来的占多少?

制订时间进度表的原则

A.50%B.40%C.20%

3.你使用的档案有多少是从20%的档案中取出来的?

§§§第6节时间管理的原则

A.100%B.90%C.80%

切莫一心二用的原则

4.在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20%?

A.30%B.50%C.80%

这些事例清楚地告诉我们,有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决。要坚定地树立起一种观念,接着就需要做相应的前瞻性工作来实现。

这几个问题,在国外曾经有人搞过调查,管理人员用于阅读的时间平均要占自己全部时间的1/3,比如美国的调查中得到的答案是:1、2两个问题是20%,并且保持或提高了理解率

同类推荐
  • 生活感悟

    生活感悟

    本套《现代名言妙语全集》分第一部分“名言集”,含有:《人生名言》、《生活名言》、《情感名言》、《理想名言》、《品质名言》、《文化名言》、《哲理名言》、《知识名言》;第二部分“格言集”,含有:《人生格言》、《生活格言》、《情感格言》、《理想格言》、《品质格言》、《文化格言》、《哲理格言》、《知识格言》;第三部分“警言集”,含有:《社会警言》、《政治警言》、《管理警言》;第四部分“赠言集”等。 这些名言警句句句经典,字字珠玑,精辟睿智,闪耀着智慧的光芒和精神的力量,具有很强的鼓舞性、哲理性和启迪性。具有成功心理暗示和潜在力量开发的功能,不仅可以成为我们的座右铭,还能增进自律的能力。
  • 做人三到:眼到、口到、心到

    做人三到:眼到、口到、心到

    许多人一生最大的弱点是不懂得做人之道,不懂得如何将做人之道融入做事之事,所以他们很难获得人生的幸福,更难获得人生的成功,而改变这种弱点的最有效方法就是---独具慧眼,能说会道,学会用“心”。《做人三到》从眼到、口到、心到三个方面让你做一个成功的人!
  • 20世纪中华学人与读书

    20世纪中华学人与读书

    当今社会,读书已成为人们的终生功课。在适当的年龄,须以适当的书籍陶治情操,指导人生;选择适当的图书,以适当的方法去阅读品味,方能获得智慧,提高能力。本书汇集了20世纪近百位名人的读书经验,他们之中有:指点江山的政治领袖;名震寰宇的科学巨匠;著作等身的学术泰斗;他山之石,可以攻玉;探寻大师的成才之路;你将获得无限启迪……
  • 心态决定一切

    心态决定一切

    本书从做人做事的心态这一方面着手进行分析心态对于人生的重大意义和对于命运的重要性。内容基本涵盖了个人生活、工作、学习中几乎所有的心态问题。通过对比分析以及它们各自将产生好的或坏的影响,告诉读者如何防治坏心态以及如何培养建立好心态。保持健康的心态,从现在做起,克服悲观与消极,倡导乐观与积极,获取生活与事业的成功。让你的命运随着你的心态改变而改变。
  • 王者归来:揭开普京密档

    王者归来:揭开普京密档

    2012王者归来,普粉必读。来自俄罗斯一线材料,资深俄文翻译,留学俄罗斯多年,全面揭秘普京的心路历程,关于成长,关于生活,关于爱情,关于个性,最有料的内容丝丝入扣解读谜一样的普京,读懂全球最具魅力的天枰座铁腕男人。
热门推荐
  • 无敌大小姐

    无敌大小姐

    当现代阴狠毒辣,手段极多的火家大小姐火无情,穿越到一个好色如命,花痴草包大小姐身上,会发生怎样的化学反应?火无情一醒过来就发现,自己竟然在众目睽睽之下上演脱衣秀。周围还有一群围观者。这一发现,让她极为不爽。刚刚穿好衣服,便看到一个声称是自家老头的老不死气势汹汹的跑来问罪。刚上来,就要打她。这还得了?她火无情从生自死,都是王者。敢动她的人,都在和阎王喝茶。于是,她一怒之下,打了老爹。众人皆道:火家小姐阴狠毒辣,竟然连老爹都不放在眼里。就这样,她的罪名又多了一条。蛇蝎美人。穿越后,火无情的麻烦不断。第一天,打了爹。第二天,毁了姐姐的容。第三天,骂了二娘。第四天,当众轻薄了天下第一公子。第五天,火家贴出招亲启事:但凡愿意娶火家大小姐者,皆可去火府报名。来者不限。不怕死,不想活的,欢迎前来。警示:但凡来此,生死皆与火家无关。若有残病者火家一律不负法律责任。本以为无人敢到,岂料是桃花朵朵。美男个个很妖娆一号美人:火无炎。火家大少爷。为人不清楚,手段不清楚。容貌不清楚。唯一清楚的是,他有钱。有多多的钱。火无情语录:钱是好东西。娶了。(此美男,由美瞳掩饰不了你眼神的空洞领养。)火老爷一气之下,昏了过去。家门不幸,家门不幸啊。二号美人:竹清月。江湖人称天上神仙,地上无月。大国师一枚。美得惊天动地。火无情语录:美人好,尤其是自带嫁妆又会预测未来的美人,娶了。(此美男,由东de琳琳领养)三号美人:轩辕子玉。当朝七皇子,游历四国。一张可爱无敌的脸。单纯至极。火无情语录:可爱的孩子好,可爱又乖巧的孩子更好。可爱乖巧又不用给钱的孩子,娶了。(此美男,由刘千绮领养)皇帝听闻,两眼一抹黑。他的儿啊。怎么就这么不争气呢。四号美人:天下第一美男。性格不详,籍贯不详。火无情语录:谜一样的美人,她喜欢。每天都有新鲜感。娶了。(此美男,由告别的爱情li领养。)五号美人:天下第一名伶。火无情语录:解风情的美男,如果没钱花把他卖了都不用调教。娶了。(此美男由伊眸领养。)六号美男:解忧楼楼主。相貌不详,身世不详。爱好杀人。火无情语录:凶恶的美人,她喜欢。娶了。(此美男由陈铭铭领养)七号美男:琴圣。貌如谪仙,琴音杀人。冷清眸子中,百转千回,说尽风流。(此美男由伊眸领养)夜杀:天下第一杀手。(此美男由静寂之夜领养)
  • 嫡女棣王妃

    嫡女棣王妃

    “姨娘,夫人似乎断气了~”“哼!这么一碗药都下去了,难道她还能活着不成?”“那这······”一个年纪稍长的人朝着这位称作姨娘的人示意了一下自己手中的婴儿,似乎有些犹豫,“这好歹是个男孩,现在夫人已经死了,如果姨娘把他占为己有,然后得了这府中的中馈······”“嬷嬷?!”女子也不等她的话说完,就打断了她,“你记住了,我恨死了这个女人,她的儿子,只能随着她去,我就是以后自己生不出儿子,抱养别人的,也不会要她的。把他给我扔马桶里面溺了,对外就说一出生就死了!”猩红的嘴唇,吐出来的话却是格外的渗人。嬷嬷还想说什么,动了动嘴,却是一句话也没有说,转身朝着后面放着马桶的地方走去。却是没有发现旁边地上一个穿着有些破旧的衣服的小女孩此刻正瞪大了眼睛看着她们两。这是什么情况?自己不是被炸死了吗?怎么会······于此同时,脑中不断有记忆闪现出来,她们是自己的母亲和刚出生的弟弟啊?!不行,先救人。转头看见旁边谁绣花留下的针线跟剪刀,想到自己前世的身手,拿起一根绣花针就朝着那个嬷嬷飞了过去,却在半路上掉落下来,暗骂一声,这人是什么破身体。却引得那两个人听见动静看了过来。女人阴狠的盯着她,“你居然没有死?”微微眯起眼睛,自己的前身也是被她们弄死的了,看样子她们谁也不会放过,抓起旁边的剪刀就冲了过去。随着几声惨叫声,从此以后,府中府外都传遍了她的“美名”——凤家大小姐心肠歹毒,刺伤了府中无数的人,宛如一个疯子。
  • 我们三个都是穿越来的

    我们三个都是穿越来的

    我是因为看了很多的穿越小说,也很想穿越。谁想我想想就能穿越,穿越就穿越吧,居然穿成怀孕九月的待产产妇,开玩笑嘛!人家在二十一世纪还是黄花一枚呢。这也可以接受,可是明明是丞相之女,堂堂四皇子的正牌王妃怎么会居住在这么一个几十平米得破落小院子里,她怎么混的,亏她还一身绝世武功,再是医毒双绝。哎。没关系,既然让我继承了这么多优越条件,一个王爷算得了什么?生下一对龙凤胎,居然都是穿过来的,神啊,你对我太好了吧?且看我们母子三人在古代风生水起笑料百出的古代生活吧。片段一在我走出大门时,突然转身对着轩辕心安说道:“王爷,若是哪天不幸你爱上了我,我定会让你生不如死的。”然后魅惑地一笑,潇洒地走了出去。片段二当我对着铜镜里的美人自恋地哼出不着调地歌时。“别哼了,难听死了。”一个清脆的声音响起。~~~接着一声尖叫紧跟着另一声尖叫。我用上轻功躲进了被子里.~~~"我和你一样是二十一世纪来的。”“你好,娘亲,哥哥,以后要多多指教。”来自两个婴儿的嘴里,我摸摸额头,没高烧啊。片段三“小鱼儿,我可是你孩子的爹,况且我没有写休书,你还是我的王妃。我会对你好的。”安王爷霸道地说道。“你们认识他吗?他说是你们的爹?”我问着脚边的两个孩子。“不认识,”女孩说道。“我们的爹不是埋在土里了吗?怎么他一点也不脏?”男孩问道。那个男人满头黑线。“对不起,我们不认识你。”说完拉着孩子转身就走。片段四“爹爹,这是我娘,你看漂亮吧?”南宫心乐拉着一个白衣帅哥进来问道。我无语中。“爹爹,你看我娘亲厉害吧?“南宫心馨拉着另外一个妖精似地男人走了进来。我想晕。“这才是我们的爹。”“才不是呢,这个才是”两人开始吵起来了。“我才是你们的爹。”安王爷气急地吼道。“滚一边去。”两个小孩同时说道。屋里顿时混乱之中。转头,回屋睡觉去了。推荐完结文《别哭黛玉》完结文《穿越之无泪潇湘》新文,《极品花痴》
  • 刁蛮丫头傻王爷

    刁蛮丫头傻王爷

    她,杜雪雪,虽然不会武功,但却好管闲事抱不平,不知道什么叫做江湖险恶自己以身试险,谁知道老天待她不薄,竟赐给他一个如意郎君。他,十四王爷,为了逃避皇室的纷争,入了江湖,而且懵叉叉当上了武林盟主,而且还骗回来一个叼蛮丫头回来做王妃,虽然老被人家欺负着,心里还挺开心的!
  • 擦肩而过

    擦肩而过

    温亚军,现为北京武警总部某文学杂志主编。著有长篇小说伪生活等六部,小说集硬雪、驮水的日子等七部。获第三届鲁迅文学奖,第十一届庄重文文学奖,《小说选刊》《中国作家》和《上海文学》等刊物奖,入选中国小说学会排行榜。中国作家协会会员。
  • 爆笑穿越:纨绔女相师

    爆笑穿越:纨绔女相师

    她本是二十一世纪被誉为神偷界一枝花的苏九九,一觉醒来,却穿越到了临安国纨绔风流的丞相李漠然身上。御书房伴读的第一日,便与相看两不厌的邪恶太子杠上,从此……“太子、太子,丞相今日举办宴会,把太子您邀请来赏花的大臣,全部都给截去了……”某太子拿着茶杯的手微微一颤,而后淡定的说道:“无妨,随他去吧!”“太子、太子,丞相把您在春风楼包的花魁,给抢回府当小妾了……”某太子眼光微闪,压下了心中的火气,带着几分咬牙切齿的说道:“无妨,随他去吧!”“太子、太子,丞相在皇宫里,把林国夫人给打了……”某太子把手中的茶杯轻轻的往桌上一放,脸色平静的说道:“无妨,随他……什么,你说李断袖把姨母打了,那还不快前边带路……”且看二十一世纪绝色神偷如何化身为异界丞相,公子红妆,祸乱天下……
  • 办公室潜规则

    办公室潜规则

    “潜规则”不仅仅存在于演艺圈,在许许多多的行业和领域中,在其冠冕堂皇的外表下都有一套看不到的游戏规则,职场也是如此。有人的地方就有“江湖”,有人迹的办公室就会存在“潜规则”。这是利益所使、利益所趋,本是件无可厚非的事情,但是却始终不能摆在台面上给众人来看,正因为此,才有“潜规则”一说。
  • 风中凌乱

    风中凌乱

    醉卧流云:“MM,上次跑的好快~”风凌乱:“—0—?”醉卧流云:“呵呵~老虎肉~”风凌乱:“厄……那个……”醉卧流云:“本来还想帮你刷……可是你跑的太快了……”
  • 丹麦童话20篇

    丹麦童话20篇

    相信这些童话,不仅能给孩子们带来一次跨越国界、跨越时空的阅读体验,还能让孩子们真实地感受真、善、美,勇敢地面对困难和挫折,积极地思考和解决问题,大胆地展开想象……总之,这些经典童话中的可贵品质,会使孩子们的人格变得更健全,内心变得更强大,心性变得更随和。
  • 豪门密爱:误惹腹黑总裁

    豪门密爱:误惹腹黑总裁

    她只是养女,没钱没权,本以为安分一生,却被两个男人同时爱着,一个是温柔深情的未婚夫,一个是霸道野蛮的仇人,而她偏偏爱上了她的仇人。躲避等于被杀?相守等于欺辱?那么她宁可不要这些可怜的爱情,誓要做那人上人!