会而不议
第二问题是“开会”，每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间短者20分钟，长者持续3－4小时，这些会议有些是“计划”公司政事，有些是“检讨”业务成效，有些是协调工作，其目的都是冠冕堂皇，但是根据上述两家管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病，大家在会议中信口开河或无的放矢，口沫横飞，听者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主席乃宣布散会，于是大家带着一脸的空白，打个哈欠，做鸟兽散，这是一般企业界开会的通病，也是造成经营者浪费时间的第二个原因。
处理信件
在第三个问题是写信，处理公私信件是一件挺浪费时间的事情，因为“写信”不比“说话”，总是比较费时间，再加上字句的斟酌，一封普通信件写下来，总共耗在办公室的时间能有半个钟头，这样来算，每天管理者能处理掉几封信件？
通过某项调查，我们发现大多数人一天的时间大体是这样分配的：
看了这个调查统计表之后，可知我们用在琐碎和不重要事上的时间仍是相当多，在不经意之间，时光就流逝了。因此，我们首先应该订一天的工作计划。如果没有计划，当你结束一天的工作之后，你会感到身心疲乏。假使一切的工作，都能按照你的计划去实施，那么你会发觉这一天过得特别有意义，而且是最充实的日子。结束这一天的工作之后，你的精神仍然是轻松愉快的。
谨防时间陷阱
实际上，上面两家顾问机构所总结出的三个方面内容，仅仅是现实企业管理过程中的一小部分。人们常常用“光阴似箭、岁月如梭”来形容时间的来去匆匆，我们只有紧紧地抓住它，如齐白石所说：“不让一日闲过”，它才能为我们做出贡献；我们只要稍一放纵，它就会消失得无影无踪。当你“春眠不觉晓”时，已不知“花落知多少”了。因此，在时间管理中，人们把那些不被注意却又占用宝贵时间的事称为“时间陷阱”，一旦不知不觉地掉进去，时间也就如同自由一样，不再属于自己。这些时间陷阱是如此普遍，如此司空见惯，以至于我们习以为常，见怪不怪，深陷其中而不觉其害了。
情不自禁
每个人都有兴趣偏好，喜欢做那些自己感兴趣的事，并乐此不疲，越是年轻人，这种偏好表现得越强烈。我们都可能有这方面的感受，当看到一本精彩的小说而入迷的时候会手不释卷，不顾其他；当棋迷棋兴正浓时会放弃本来打算要做的事。在工作中，如果有几件事摆在面前由我们选择，我们往往会选择自己感兴趣的，有时候就忽略了它是否紧迫和重要。这些情不自禁的行为方式，常常使我们掉进陷阱，把该办的事情拖延下去，造成了工作上的被动。
要跨越时间陷阱，就必须努力培养自我约束的能力，能抵抗兴趣偏好的诱惑，哪怕正在进行的活动是如此令人愉快，应该结束时就要适可而止。消除情不自禁的行为习惯，必须提高自我约束能力，这是讲究时间运筹的关键。我们可以选择的是怎样使用自己的时间，而不是是否使用自己的时间，因为我们如果不使用自己的时间，它也将不复存在。因此，自我约束的能力，是一个人卓有成就还是一事无成的分水岭。
事必躬亲
越是有能力的人，越是具有较强的自信心，他们对自己能做什么确有把握，而对他人能做什么却不太放心，于是形成让他人干不如自己干的事务主义殉职者，精神未必可嘉，方法更属不当。
产生事必躬亲的原因很多，主要在于：首先是不知道时间运筹术，即不知道自己有多少时间，过多地把工作包揽到自己身上能否胜任，有些重要的琐事由自己来做是否值得；其次是按自己的行为模式要求旁人，错误地注重表现而忽略结果，不适度要求别人必然产生不信任感；再次是只看到节省时间于一时一事，只看到自己动手可以免掉督促、检查和交待的时间，没有看到一旦让别人去做之后，再碰到类似的工作，就可以不再亲自动手，最终会为自己赢得更多的时间。
过分客套
在生活和工作中，有大量人际交往需要占用时间，越是现代社会，这些活动越是重要。但是，如果这类活动方式方法不当，将会形成无谓的时间浪费，过分客套就是如此。在社交中，会客占用人们的时间较多，有些是工作性的，有些是礼仪性的，还有些是休息性的。为了把握时间，对于工作性会晤，应该是少点客套，尽快进入实质性问题的商议，这对于双方都是有益的。为此，欧洲一些国家，过去曾较流行的工作午餐正在消失，被更加快节奏的工作洽谈方式所取代。礼仪性的社交占用了我们多少人的时间，不少领导人，大量的时间被用于机场、车站和码头的送往迎来，宾馆和饭店的握手碰杯，这些交际应酬，将会为我们赢得不少多干实事的时间。
在社交中，谈话漫无边际，天南海北，或总想弄清每个细枝末节，也会占去大量时间。这其中有双方出于礼节，为了表示热情而滔滔不绝，也有对方无所事事而来消磨时间。对此必须掌握适可而止的原则，给予对方有礼貌的暗示，不失时机地结束意义不大的谈话。应该明确，友好和礼貌并不是以谈话的时间来度量的。
不少人为了逃避社会交往中的时间陷阱，在一定的时间内采用“杜门谢客”或另寻幽室的办法，可以使自己集中精力，集中一段时间，在不受外来干扰的情况下，完成那些需要较长时间才能做好的工作。如果缺乏逃避的勇气，沉溺于应酬客套之中，有些工作将一再被打断，一再重新起头，谈何速度。过分客套还表现在总想博得所有人的好感，忘记了自己的时间是有限的，违背了在一段时间内最好主要进行一件工作的原则。总想有求必应，不敢拒绝请求，导致承诺过多而顾此失彼，结果将是事与愿违，要想让所有的人都满意是很难做到的。
例行公事
把工作看成例行公事的人，满足于应付差事，做一天和尚撞一天钟，缺乏有所建树的目标，沉溺于文山会海之中，大量的时间也就在“千篇一律”般的程序中流逝了。例行公事中占用时间较多的是公文处理。大多数公务人员都会碰到纷至沓来的各类通知、简报、规定和资料等，使不少人成天忙于批阅、转办和划圈之中。只有采取果断的办法，分别轻重缓急，分类处置，对可办可不办的交由别人去办；对可阅可不阅的，不去阅办，抓住重要的认真处理，对次要的则快刀斩乱麻，才会逃离文山，卸掉重压，用更多的时间去干更重要的事。
例行公事中占用时间较多的还有开会。据有的地方粗略计算，县级机关工作人员一年用于开会的时间不下百日，县一级领导干部更多达两百多天。上级机关的会必须参加，听取指示；同级机关的会理应出席，搞好协作；下级机关的会，务必亲临，以示重视。要想深入实际，接触群众，少说空话，多干实事，苦于时间有限，分身乏术。对于跳出会海，人们想了不少办法。如取消可开可不开的会，合并内容相近的会，缩短开会时间，限制开会人数，用其他方法代替开会，提高会议实效等。
我们一旦掉进例行公事的陷阱，就会被琐事缠身而不能自拔，不再是去主动地安排重要工作，而是被动地受零星事务所左右，最终会把忙忙碌碌当成自己的目标，忘记了追求效果。
犹豫不决
犹豫不决是沉稳型人员易犯的毛病，有些过于深沉稳重的人，缺乏一定的冒险精神，对问题总想考虑得越周到越好，对工作总想等条件完全具备了再干，表现为多谋而不善断，长于心计而迟于行动，很多事情久拖不决，久等不办，结果是贻误时机。沉稳型人员的这一特点正好与冲动型人员相反，后者喜欢立即行动而疏于思考，容易落入把行动代替目标的危险境地。前者则敏于思而滞于行，又会陷进以计划代替实施的泥潭。
犹豫不决的另一个原因是过多地忧虑未来，把很多时间用于筹划过于遥远的事，对于眼前的事则认为已成定局，不想去改变。但是，过早地去为未来着想，只会使我们养成迟疑拖拉的习惯，因为事情太远，慢慢来在时间上是允许的，缺乏果断精神也就随之而来。
犹豫不决的实质是不做决策，是下决心不解决问题，总想等待问题已明朗了再作决定。其实，到那时已不需要再作决定了。犹豫不决是时间运筹的大忌，通常一个困难的决策拖延的时间越长，做出决策会变得更加困难，由此还带来很多后遗症。当事情发展到迫使你不得不做出决策时，已经丧失了对可能出现的问题采取防范措施的时间。
漫不经心
对时间漫不经心，抱着随便打发的无所谓态度，是大多数缺乏人生价值观念的人的共同心态。就是在有事业心的人当中，有时也会因漫不经心而丧失时间。要追求高速，就要特别注意漫不经心给我们设下的陷阱。漫不经心的事情是如此之多，它随时随处都发生着，就在我们身边。美国的一家报纸曾对此作了点滴的描述：
因为哈雷彗星将通过自己所居住的城市上空，为了看到它，一夜都没有合眼，第二天不能按时起床；因为在上班的路上看到天上有一只像飞碟一样的东西掠过，开车顺公路追着去看，耽误了上班时间；因为自己养的小鹦鹉，今天早上开口说话了，要等待它再讲一遍，好用录音机录下来，忘记了还有工作要做；……
诸如此类的原因占用了我们的时间，如果还不多见的话，在我们生活中大量存在的漫不经心现象占去的时间是惊人的。比如，因为乱放东西，到用的时候花费了很大功夫才找到；因为记错了时间，耽误了该办的事；因为那边有一伙人在吵吵嚷嚷，不知道是干什么的凑上去看热闹；因为听到有两个人在谈论昨天的球赛，也去发表一下自己的看法；因为离下班的时间已快到了，不干了多少事，抽支烟、聊聊天罢了；因为下棋来了劲儿，非要和对手见个高低，其他事早已置之度外；如此等等。我们的时间，就是被这些习以为常的事所吞噬，我们的工作计划往往因此而一再往后推延。
漫不经心浪费的时间，还表现在一些我们不以为然的小事上。据美国一位专家的测定，吸一支香烟的平均时间需要180秒（3分钟）。如果以每天吸烟10支计算，一天就要花掉30分钟，一周花费3.5小时，一月就要花费15小时，一年花费180小时。毫不起眼的吸烟动作，使我们损失的不仅是健康，还损失了大量的时间。由此可见，对于如此繁多的漫不经心之事，不应该再掉以轻心。
碌碌无为
管理者当中还有许多这样的人，他们注意时间的观念已走向了极端，热衷于时间，到了形式主义的地步，这可是名副其实的忙碌——人为的忙碌。这种人同样不会被人欣赏。在我们的现实生活当中，有三类人总是忙忙碌碌，分别是过分计划的人、过度工作的人和时间迷。
过分计划的人：这种人永远在做表，更新的表、损失的表。你要求他做一件事，他总是花一大堆时间去考虑每一个可能性，计划每一个细节，以确定每个地方都考虑到了没有；除非最大的细节都计划好了，否则不会着手去做，结果往往是有许多应该做的事反而没做。他对用脑计划要比实际去执行更有兴趣。如果他今天计划要做的事还没去做，没关系，他明天会做个更好的计划。他太专心于健全的计划，以致常不能看见改变、新的机会及其他的需要。
过度工作的人：这种人太忙于做事，因此没时间去估量事情的真正价值。通常这种人很严肃，叫人难以亲近，也不讨人喜欢，因为他总是叫别人做什么。他做事缺乏自动性及人情味。工作虽很有效率，但往往选错了目标。无论在家或在公司，他每一分钟都在工作，从来不知休息。
时间迷：即过分关注时间的人。他对别人浪费他一分钟也感到紧张。他总是匆匆忙忙地去应付一个不可能的时间表。即使参加会议迟到了一分钟，也会愤怒而急躁不安。他很小心地对每天所做的事保持详细的记录。他知道如何节省几分钟吃稀饭的时间！这种人不宜在一起工作，也不宜在一起生活。
如果你认为没法“掌握”你的时间及生命，即是成为超计划、超忙碌，或关注每一分钟不让它溜走的人，那就错了。以上所描绘的三种人，每种都有潜在价值的特征，他们却用错了，反而变成一种负担。他们就跟完全不知计划，从来光说不做，从不事先计划，或终其一生处处充满紧急事务的人一样地糟。他们是忙忙碌碌而一事无成的人。
人们正是误入了以上的时间陷阱，结果花费了大量时间和精力而效果却不大，而且把自己搞得忙乱不堪。效率专家提醒人们：“在事先分配好的时间范围内，工作将一直拖延着。”这就是说，如果你认为某项工作需要一个星期的时间，那么它果然需要这么多的时间。不到周末，这项工作是不会完成的。原因很简单，任何工作都有很强的伸缩性。正是“天下事，以难而废者十之一，以惰而废者十之九。”不做事的人是懒惰的，没有把事情尽快完成同样是懒惰在作怪。
毫无疑问，任意地选择一两个浪费时间因素加以解决，就能够使愿意节省时间的管理者受益。管理者能轻而易举地节省时间，这并不是空想。例如，对阅读本书的管理人员，不管是谁，我并不打算向他保证，通过“闭门谢客”每天节省1小时会比通过控制会议、改进计划或者快速阅读每天节省1小时更容易些。对一般管理人员来说，使用下面这些简单的方法，无论是全部还是其中之一，都会使他们节省相当多的时间。当然，这里只是稍微提一下相关的解决办法，更加具体的解决方案我们在后面的章节中会陆续向您介绍。
第一，根据国外学者的统计，管理人员平均每8分钟就要被打扰一次。如果安排1小时的“闭门谢客”来避免各种打扰，多数管理人员会精心安排、充分利用这个有利条件，从而能够轻松地节省1小时时间，在这1小时里，他们还会完成过去半天才能完成的工作。
第二，管理人员平均每星期花费在会议里的时间多达10个小时。90%的管理人员认为其中一半时间，即每天有1个小时被浪费掉了。对于教育领域的许多行政管理人员来说，平均每个星期用于会议的时间不只是10个小时，甚至多达20小时。根据他们的判断，其中浪费掉的时间可能超过50%。如果采用后面我们所介绍的解决办法，每天节省1个小时是完全可能的。
第三，改进计划是一条公认的时间管理原则。在制定有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可以节省3到4小时，并得到更好的结果。下班前的20分钟时间，如果用于制订第二天的计划，就能够在第二天轻而易举地节省1个小时。
