电子邮件又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。电子邮件以方便快捷的优势取代了传统的书信交流，是与世界各地的客户和同事保持联系的一种非常经济的方式。然而，由于电子邮件快速而便宜，就容易产生发件方和收件方的不尊重现象，比如缺少称呼语、格式混乱、模式化群发等，这可能导致业务损失，激怒客户……甚至更糟。因此，像与客户通电话一样，发送电子邮件时保持良好的礼仪同样重要。
小张在公司负责电子邮件的收发工作。刚开始，电子邮件还比较少，小张便一封一封地查看，然后耐心地回复，对邮件中提出的问题做出解释和解答。随着业务的增多；电子邮件也逐渐多起来，到了业务繁忙时期，邮件简直如同雪片一般向他飞来。
面对大量的电子邮件，小张也不像原来那样一封封细致耐心地查看了，只是挑着查看，回复也不及时了，有的看完甚至不回复。他发现，有不少电子邮件的发件人都是来索求一些产品信息的，于是他就把公司的产品信息说明像发广告单似的发了出去，每人一份，一点“群发”就完事，至于里面客户提出的具体问题根本连看也不看。不久，客户纷纷反映，他们通过电子邮件提出的问题并未得到答复，收到的产品信息说明还真的以为是广告宣传单。
电子邮件图省事，就会误了商务上的大事。快速方便的特点固然赢得了时间，但也应确保高效、认真，真正地实现沟通的目的，这样才能获得客户的信赖。
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时的礼仪须知：（一）电子邮件的撰写
电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。
若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意：一是主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
（二）保证电子邮件信息的正确
电子邮件与电话交流和面对面交流不同，当收件人阅读你的邮件时，你无法猜测他的反应。你单击“发送”按钮之后，就无法调整自己的意见。因此，你需要在第一时间保证电子邮件信息内容的正确，否则可能会流失客户或损失业务。另外，还要注意一点，重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件。
（三）写好的邮件先检查再发送
当你写好一封电子邮件后，先不要急着发送出去，在点击“发送”键之前，要先对邮件信息整体作个检查。在对欧洲办公室员工进行的一项调查中则有显示，人们对发送含有拼写错误的电子邮件的人表示反感。
以下这些问题是你务必要注意的：你是否称呼客户名字并使用了适当的问候语？你是否在发送之前通读电子邮件以及检查是否有字词、句法等错误？你是否运行了拼写检查？你是否注明要与对方进一步联系的需要，并提供给对方联系方式，从而有机会与之进行一对一交流？为了节省时间和精力，你写了一封邮件群发给了客户。但你是否想过，采用个性化的方式可能会带来更好的结果？你是否使用显示完整联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称？
（四）电子邮件要注意文本格式
电子邮件通信通常缺乏样式而不是缺乏内容。你发送的消息对于收件人也许很有价值，但是如果充满了格式上的问题，可能会给对方造成阅读上的不便和麻烦。比如：你的价目单一类的文件是作为附件还是作为邮件正文发送的？你的电子邮件以纯文本格式还是以html格式发送？你是否使用了主题行以便清楚明了？你的电子邮件的字体很花哨？在商务业务往来中，你的电子邮件的风格看起来“有点夸张”吗？
（五）电子邮件更需要热情和礼貌你是否在电子邮件中经常使用昵称、网名来彼此称呼？或者省略称呼，直奔主题？你的电子邮件里饱含真情实感吗？语气庄重热情吗？在收到对方发来的咨询类、解答类等求助信件时，你是否习惯用一种答案群发给不同的客户？或者只写上“具体问题请电话垂询”“请找××联系”等字样作为回复？在收到大量的电子邮件时，你是否有时间对其一一作了明确的回复？你是否用“不作回复”的方式来向对方表示“消息石沉大海”？
电子邮件不同日常的书信往来，更不能像聊QQ那样随便。在商务场合中，电子邮件作为彼此信息的交流和传输渠道，更需要严谨、正式和礼貌，避免幽默、随意或俚语等易被人误解的表达。
重要邮件发出和接收后，双方都要表示“确认”，必要时要电话通知。如果收到发件人（而非垃圾邮件发送者）的电子邮件时，无法立即提供一个完整的答复，应务必在24小时内向发件人表示确认收到邮件。如果你正巧外出，无法回复邮件，可以使用自动回复功能。
（六）电子邮件的信息要求是“最新的”
你多久登录一次电子邮箱并查看邮件？你的电子邮件中的信息是最新的吗？你对旧电子邮件及时清空吗？你在电子邮件中向客户说明有效日期、截止期限吗？让客户收到最新信息，掌握第一手资讯，才有利于你们之间的合作。客户通过你的电子邮件收获到的新信息，就会对你及你所在的企业产生良好的印象和信赖感。因为及时有效的信息，最新的市场动态，为他们赢得了商机。
（七）做好电子邮件的维护工作，防止被“中毒”
为降低传播病毒的风险，发送纯文本电子邮件，并且事先未经许可，不要发送电子邮件附件。还要保持您的防病毒软件及时更新。Microsoft Office和Outlook 2003具有多种功能，可以帮助您降低接收病毒邮件或可能带病毒的垃圾邮件的风险。
火爆的新时代聊天工具
网络沟通一般有三种方式：一种是个体角色与个体角色之间的双向沟通；一种是以网络群体为背景的群体交互沟通；还有一种是介于现实沟通和虚拟沟通之间的视频沟通。
个体角色与个体角色之间的双向沟通多见于网络中的社交沟通，是两个个体角色之间进行的单独沟通方式。这一沟通方式的优点是信息和情感传递速度快，信息的可靠性和准确性都较高，沟通双方的情感凝聚力和满意度都较大。
以网络群体为背景的群体交互沟通是一种群体性的信息和情感交流方式。它是一种非正式的沟通方式，其信息的准确性和可信度都较低，但这一沟通方式的最大特点是信息传播速度快，影响面大。小道消息、流言等主要是通过这种方式被传播的。
视频沟通是介于现实沟通和虚拟沟通之间的一种沟通方式，视频沟通的前提是沟通双方均在前情感上接受了对方，而且沟通是在双方均认为是安全的环境里进行的。
视频沟通是可以根据沟通双方的情感需要和安全需要而适时建立起的沟通方式。
（一）即时通信软件
现在最常用的即时通信软件有QQ、MSN。不要随便要求别人加你为好友，除非有正当理由。应当了解到，别人加不加你为好友是别人的权利。
在别人状态为忙的时候，不要打扰。如果是正式的谈话，不要用“忙么”，“there”，“打扰一下”等开始一段对话，而是把对话的重点压缩在一句话中。如果谈工作，尽量把要说的话压缩在10句以内。
不要随意给别人发送链接。不加说明的链接属于强制推送内容给对方，而且容易让别人感染上病毒。
（二）关于留言
尊重别人的劳动，不要随意转载或者否定对方知识层次。不要使用侮辱性质的词句。
不要做鉴定师和价值判断人；不要断章取义，不要抓住对方一句话任意发挥，要认真阅读后发言。
说出证据充分的理由，切忌说脏话。
（三）网络沟通的礼仪
尊重别人，尊重他人的隐私，不要随意公开私人邮件、聊天纪录和视频等内容；尊重他人的知识，不要自诩高人一筹；不要剽窃、随意修改和张贴别人的劳动成果，除非他人愿意；尊重他人的时间；在提问以前，先确定自己无法解决，且对方是能给予你解答的人。如果对某个方面不熟悉，不要冒充专家。任何消息发送前，要仔细检查语法和用词。
（四）体语符号对网络沟通的影响体语就是身体语言，它是在人际交往中，沟通双方借助面部表情、身体动作、姿态与服饰等补充和加强情感和信息的表达，是在人际沟通中不可或缺的重要组成部分。而在网络环境中，由于双方是在虚拟的环境里进行沟通，双方的体语往往不能在沟通中起到作用，同样的言语信息可能会被误解或产生歧义。为了弥补或再现沟通时的体语信息，在信息沟通或互动的平台中，人为创造出许多被赋予情感和夸张了的体语符号，而这些被赋予情感和夸张了的体语符号在加深和促进沟通，以及拉近人际距离中起到了不可替代的作用。
不在虚拟中沉醉，有效地使用网络沟通随着网络科技的发展，网络对于人类的生活方式和沟通行为的影响越来越大，网络日益普及，上网的人口愈来愈多，日常生活中诸多事务也愈益依赖网络。
面对信息时代来临，虚拟世界逐渐入侵到真实生活领域，传统人际关系是否会因而有所改变？有很多的学者都做过这方面的研究。网络沟通将从三个相互联系的方面对现实生活产生影响。
首先，网络沟通将重新塑造人们的个性和情感。其次，传统的人际关系是建立在一对一的交流基础上，而网络沟通提供的是多对多模式，因而也将对群体观念和人际关系构成挑战。第三，网络传播产生了新的社会交往形式和沟通行为模式，并将与新的都市生活环境相适应。
另一种观点认为，对网络沟通提出强烈的批判意识，认为电脑带来社会关系的非人性化，互联网的使用加剧了人的孤独和疏离感，甚至是沮丧的感觉，实际是减少了人与人的交流和沟通。
那么，随网络文化所产生的虚拟社会关系，是种什么样的关系？它与真实世界的社会关系是否有所不同？它是否能在真实的社会关系之外而独立存在？
在一次随机抽取学生为网络问卷的调查活动中，考察他们在现实生活与网络世界中互动的人际关系是否有所不同。研究发现，受访者在网上与现实世界中有很多朋友是重叠的，存在线上高互动频率的亲密连结关系背后，受访者也有相当高的在现实世界的朋友网络关系。然而，学生在真实世界中的人际关系过于单纯，即使是网上人际关系还是以校园中QQ为主，仍不脱单纯的同学关系。
网络人际关系与真实世界的人际关系是否存在异同，研究的限制可想而知。依目前研究，未来网络上瘾的可能人数将会占到网民的10%人口，是重度网络使用者，其行为模式与生活型态都将因而改变；其他尚未上瘾的人，在相当程度上也会受到网络特性影响，而改变其部分行为模式。
网络使人们之间面对面交流的机会越来越少，实际使沟通行为趋向单一化，即更多地依赖于网络。正因为网络是如此方便，过去要面谈的事情现在要么打个电话，要么上MSN或QQ几行字敲出去，一切搞定。逢年过节是中国人联络感情的好时机，而现在是电子贺卡代替了明信片，电子邮件代替了带有个人笔迹的书信，连买的礼品也可以网上订购并代你送货上门。尽管网络非常发达，它毕竟还是与人与人面对面的交流有所不同，话语信息讲完了，而情感的互动却如隔山打牛。沟通方式的单一化损失的不仅仅是情感，还有正义感、良知和公德心。
网络先天的虚拟性就决定了它不可避免的虚幻。面对的是电脑，你讲你是什么人你就是什么人，甚至连性别也可以选择。有一个笑话：一个人对着电脑，对网络那端的那位一“网”情深，却不知对面上网的却是同性。很难想象，当沟通缺乏了信任这个基石，交流的内容还有多少可以相信？这不知是沟通之幸还是不幸。而且，网络的虚幻性会带来一系列的社会问题，是处于网络时代的我们不得不面对的。
在网络这个新生事物中，人们认为可以通过“人机交往”来代替“人际交往”，在网络创造的虚拟环境中，体验着一种虚拟的情感，使自身沉醉于一种虚拟的满足，回避直接面对的矛盾和充满缺陷的现实世界。这就造成了近距离沟通的疏离，忽视了身边的亲情和友情，严重影响了现实中有规律的生活方式，导致了人际关系的淡漠，形成新的人际障碍。
虽然不可否认网络沟通带有某种程度的虚拟性，但网络沟通给人们的生活带来的方便和快捷的优势是显而易见的。比如，人们可以通过互发电子邮件代替传统信件；可以通过采用一些即时通讯工具代替打电话，如QQ、MSN等；若你的电脑配有一对价格低廉的摄像头和小话筒，你甚至可能看着对方的面孔唱情歌，这类似于面对面的交流。网络的沟通行为比传统的打电话或写信、发电报具有更加广阔的实用范围。鼠标一点击，世界任何一个拥有互联网的角落你都可能连接上，真正实现了“足不出户，知天下事”。而且，如果你的语言能力够强的话，你还可以留下你的评论，而不是像过去我们不辞辛劳地跋山涉水后，在筋疲力尽之前写下“XX到此一游”的话。
你大可以潇洒走一.回，五分钟后，你已经神游到了地球的另一端。
传统的沟通方式，你很难想象在同一时刻与不同地域的数百人一起对话，一起欣赏一篇文章或一首歌，还能立即知道其他人的反应。这在拥有互联网的今天，只要一台电脑和一根网线就全没问题了。
