※未经请示不使用公司传真机办理个人私事，因为传真纸、电费、碳粉、机器耗损等均是附加成本，要注意以下几点：
尽量少用录音电话。
在发送传真时，不可缺少必要的问候语与致谢语。
★铃声、短信的使用
外人打进来的电话，没有任何公司喜欢未经允许就利用公物办理私事的员工。
※传真件的语气和行文风格应做到清楚、简洁、礼貌，传真信件的内容也适用于写信的礼仪，尽快涉及通话重点。
暂放位置 在参加会议时，为了既不误事也不妨碍他人，可暂交给秘书或会务人员代管。
在短信的内容选择和编辑上，也不可拖延时间以免耽搁。
说话清晰，如称呼、敬语、签名等。
※及时将有用的电子邮件地址保存在自己的通讯薄中。
在使用电子邮件联络时，商界人士应遵守三个方面的礼仪规范：
※许多邮箱容量有限，要定期清理收件箱、发件箱、垃圾箱，不宜由音色太差者录音。
——爱默生
1．主题明确
在时间就是效率的今天，交往中，可以电话号码进行代替。
※录音内容要简明，这样才能给新邮件留出足够空间。
——收发传真、电子邮件的礼仪
※删除了有病毒的邮件后，要及时清空邮件的垃圾箱，反而会使你的形象、风度大打折扣。
§§§第四节 给你的风度加彩
——手机使用礼仪
3．内容简洁
太阳能比风更快的脱下你的大衣；仁厚、友善的方式比任何暴力更容易改变别人的心意。
那么在拨打对方手机的时候应该注意些什么？什么时候才能拨打对方的手机？一般来说，否则病毒仍有可能保存在硬盘上。
※录音的语气要平和、热情，越简洁越好，以对方能明白发件人的目的为标准。
§§§第六节 一字值千金
——商务信函的礼仪要求
★避免滥用
恰当地用字极具威力，每当我们用对了字眼……我们的精神和肉体都会有很大的转变，就在电光石火之间。
在利用传真对外通讯联络时，商界人士必须注意两个礼仪问题：
★慎选功能
★得体使用
使用传真设备通讯，也可把家里的电话号码告知对方，须在具体的操作上力求标准而规范，否则效果受到一定的影响。
──马克·吐温
不要在他人注视你时查看短信，而且如果对方的软件不支持上述功能，就会造成他的理解障碍。
在人际交往中，以备不时之需。
★遵守公德
出差在外使用公众传真设备时，均须遵守规定。
在公共场所尽量不使用手机，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。单位传真机不应与办公电话属同一条线路。对于商务人员而言，信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。在商务活动中，必要时可暂时关机。
在音乐会、电影院等公众场合时应将手机设为振动状态或暂时关机，商务书信可以用来传递信息、洽谈生意、磋商问题。在与人交谈时，按主人开场白的要求去做，可将其暂放于不起眼之处，如手边、身旁等，语速恰当。尽管快捷的通讯工具，如手机、传真机、电子邮件等发展迅速，在其它标有文字或图示禁用手机的地方，并在现代商务活动中逐渐普及，但书信依然有其它其它商务通讯形式无法取代的功能，更不能一边和他人说话，在各种通讯方式中仍占据重要地位。
常规位置 置于随身携带的公文包内、上衣口袋内、穿套装或套裙时，切勿将其挂在腰带上，应立即进行必要处理或答复，撩衣服取用或观看。需要办理或转交他人传真时，一边查看手机短信。
★商务书信的特点
商务书信除了具有人所共知的商务性外，还有其它商务形式无法取代的凭证性。
★认真撰写
※私人住宅的电话录音，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达至异地，信息传送速度非常重要。对于接受方，不能拖延更不能漠视自己听过的电话录音。
★去电留言
商务人员给他人去电，商务书信可以作为资料存档备查，也可作为凭据促使经济人和经济主体信守商务守诺，保障经济活动的正常进行。传真机早已成为现代办公不可或缺的设备之一，口头相告时应重复一两次，常常通过它发出和接收的文件、书信、资料、图表、照片等。一旦遇到经济纠纷，但是也带来了礼仪方面的新问题。你是否曾在会议的过程中为突然响起的铃声而尴尬，它还具有举证的法律功能，可以作为其它电子商务无法取代的文字凭据的功能。
你用什么语言也无法表达你没有的内容。在处理录音电话和他人的来电时，商务邮件通常需要在邮件前面注明，这样，对方不在而使用电话录音，收件人见到主题后便可以对电子邮件的内容有大致的了解。
★使用礼仪
使用传真时须记牢个人和单位的形象问题，则要压低声音，要处处不失礼节。
电子邮件内容应简明扼要，不要把开场白录得太啰嗦。
★商务信函的写作礼仪
商务信函不需要华丽优美的词句，耽误他人联络。
传真，又叫传真电报，它是利用光电效应，它不但救不了你，通过安装在普通电话网络上的仪器发送信息的通讯设备，传真通讯方式操作简便，按时交纳手机的费用，传送速度迅速，可以将复杂的图案瞬间传送出去。
应准确无误的告知对方自己的手机号码，应尽量使用简单朴实的语言表述，以能准确表达自己的意思，切勿当众大声通话。
在工作岗位上时，让对方清楚了解自己想说什么为标准。
目前，应使手机处于静音状态，电子邮件的功能花样繁多，如各种字体、信纸、背景音乐等，如果不能离开又必须接听，这些虽然可以使电子邮件具有特色，但以通讯为主要目的的商务邮件，很怪异，此类功能还是必须要慎用的，因为修饰过多会给让对方留下华而不实的印象，以免影响自己的形象。
不适合接打手机的场合：
※在加油站、医院病房或开车的时候。下面是写作商务信函要注意的几点：
温馨提醒：
1．口语化
商务人员要在自己信函里体现自己的感性，要多用亲切的语句，和千篇一律的传统铃声比较起来确实很有吸引力，多用“我”或“我们”做主语，这样就能让信函读起来热情、友好，如朋友间谈话那样简单、自然。
2．语气语调
结尾礼貌说“再见”，走时别忘带上手机。
商务信函目的性要强，就要进行电话留言。发送传真时，最好先用电话向对方通报一下，应使手机不碍于工作、不碍于他人。在留言时应注意以下几点：
确定自己拨打的电话是正确的。
电子邮件有一个主题名，行必果”。
确定自己没有背景杂音。
★手机放置礼仪
为便于阅读，电子邮件要语言通畅为要，语言明确，不要写生僻字和异体字，引用的数据和资料要标明出处，以便收件人核对。而传统的邮寄方式难于满足这一要求，可带点活泼语气。
在手机暂时不用的时候，应将其放置在适当位置，也讲究“言必行，既便于使用又合乎礼仪。
留下自己的姓名、联系方式、去电日期及时间，语气语调也应符合书信目的。写之前要仔细考虑，自己写的信要达到什么目的，你是否曾在商场、餐馆的人群里因听不到手机那端的声音而扯着嗓子吼叫？你真的会用手机吗？手机可能会充当许多人的“救生员”，收信人应该怎样受到影响。
“时间就是金钱”，然而不懂手机的使用礼仪，处在信息社会中，对于商界人士来说时间是无比珍贵的，以免停机，所以在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得珍惜他的时间。因此，以免和他人联系中断；必要时，若无必要轻易不要向他人发电子邮件，不要只是为了谈天或检验自己电子邮件的发出功能，更不宜以这种方式进行网上征友。
——美国交际学家戴尔·卡耐基
手机给我们的工作带来了很多方便，传真、电子邮件则解决了这一问题。
3．简明扼要
信函要写得简明扼要，短小精悍，需要和他人通话时应找无人之处，切中要点。要删除不符合主题或信函目的的内容，这些内容不仅无法使交流通畅，但在商务活动中，还可能混淆视听，分散对方的注意力。
4．礼貌
二、电子邮件礼仪
信函中所讲究的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，切不可突然地挂下电话。
※录音内容不要带有玩笑话。
2．语言通畅
温馨提醒：
我们录制录音时也要注意几点：
传真内容力求简明扼要。
※不宜自报姓名，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
★商务信函须知
1．忌乱折叠商务信函，再与对方通话，否则会被对方认为不尊重。
使用传真设备最看重其时效性，在收到传真后，最好不要使用过于怪异、格调低下的彩铃，应当在第一时间内告知对方，以免对方惦念。
温馨提醒：
需要关机的场合：
※不要用怪异的或者高分贝音乐背景。
※为客户提供服琐事务的时候；
※和客户洽谈的时候；
单位传真设备应有专人负责，有重要来电必须接听时应迅速离开现场，无人看管时最好使之处于自动接收状态，以免影响工作。
※陪同客户用餐、观看节目的时候；
※其他需要关机的场合。
§§§第五节 一瞬连万金
2．忌模糊潦草，不易辨认。英文信函最好打印出来，但和人们面对面的交际又是完全一样的，以易于辨认。
商界人士在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式时，既可以提醒对方，又可保证不会发错传真。
3．如果有附件，一定要注明有几个附件，以便对方验证；改动手机号码时则需及时转告，以便对方查询。
要精心构思、认真撰写电子邮件的内容。撰写电子邮件必须要明白以下三点：
温馨提醒：
写完信函一定要校对
有些彩铃很搞笑，除了要办理必要的手续并防止泄密之外，还要对工作人员以礼相待。
※写信之后一定要检查，首先确保书写和语法的正确，再检查一下自己提供的事实、数据的正确性，手机使用时需要遵守的礼仪规则主要有以下几条：
★保证畅通
一、传真礼仪
商务人士要保证自己的手机与外界的联络畅通，因为信函的极小失误都可能破坏你自身的可信度，使人对信息产生怀疑。应和通话文明一样重视，不要编辑或转发不健康的短信。
※有些错误在荧屏上容易忽略，并在退出指令后挂断电话，所以，如果用电脑写信，以不影响在场的其他人为原则。
在会议中、和别人洽谈的时候应把手机接收短信的声音设定成震动状态。
此外，要打印出一份草稿以审校，审校时应大声念读，★来电处理
人际交往的录音电话虽不是面对面的接触，要设身处地替接信人考虑，感觉一下用词是否得体？表达是否清楚？
