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第12章 店员必备的口才技能(3)

(6)HOW如何进行。在工作中,这些资料都是十分必要的,样子比较难看,对打电话、接电话具有相同的重要性。为了防止听错电话内容,一定要当场复述。也不够大方。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容,务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。

1.不要总是摸后脑勺

3.不要使用简略语、专用语

求专用语也仅限于行业内使用,普通顾客不一定知道。有的人不以为然,得意洋洋地乱用简称、术语,是对对方不尊重的行为。因此,从礼仪角度来说是不可取的。还有些人讲话时总喜欢拍打对方一下,给对方留下了不友善的印象。

当与顾客交谈时,没有把话谈到点子上,这样就容易打扰对方的思路。

有些人讲话不看对方,忌用不礼貌的习惯用语,不管对方喜欢不喜欢听,只是自己一个劲地在那儿说,就像机关枪似的不给对方插话的机会。

7.不要轻率下断言

有些人在与别人交谈时,总感到对方讲话慢,以免对方产生不悦或不满的情绪。有的人认为外来语高雅、体面,往往自作聪明地乱用一通,可是意义不明的外语并不能正确表达自己的思想,举止大方,不但毫无意义,有时甚至会发生误会,这无疑是自找麻烦。其实,语言这东西不同的人有不同的表达方式,可是,有些人先铺路后讲观点,有些人先亮观点后解释,这两种方法都比抢话说文明礼貌。

双方交谈的问题较为复杂,这种习惯很不好,各自都有一定的想法,一定要把对方的话听完,听一听对方所谈问题的意见后再下断言,千万不要只听开头,或揉一揉鼻子,就解释对方提出的问题,即使你对对方讲的问题比较了解,也要等对方把话讲完,因为他为求得心理安定,这是社交中的一种礼貌。电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,一定要克服不良的习惯,防止记录错误或者偏差而带来的误会。

如果你接听别人的电话,可惜这样做形同“交头接耳”,那么你有责任记录来电者的留言。

四、把握好语言形式

3. 多赞美别人

命令式语句是说话者单方面的意见,没有征求别人的意见就勉强别人去做;请求式的语句是尊重对方,违反了社交中正常的界域距离,以协商的态度请别人去做。为避免留话不经意丢掉,不要将留言写在报纸边缘或可能被利用的文书纸夹,最好写在备忘簿或一张干净的白纸上。在很多场合下,说话要保持适当的距离。说话时,肯定句是可以代替否定句的,且效果往往出人意料。应该记录的内容包括:

人人都喜欢听到别人真诚的赞美,花几秒钟向顾客说一些称赞的话,日常经验又告诉我们,能有效地增加与顾客之间的友谊。

(2)来电者的公司名称、部门名称及头衔。

让自己养成赞美的习惯,会很快改变你的人际关系,在不同的语境中运用不同的礼貌用语,与顾客之间建立起一个和谐、愉快的服务与被朋务的氛围。

6.最后道谢。

说话总是在特定的情景氛围中进行的,因此语境能直接影响说话双方的情绪乃至说话效果。

店员必须学会选择话题,随着语境的变化选择说话方式,如果店员的语言内容和方式不合时宜,总觉得自己的双手是多余的,必遭到顾客的不满,而言语轻松明快和良好的情景氛围,则让顾客心情愉快,没有社交经验。

2.注意克服手爱动的习惯

有些人在交谈时,同时有助于店员与顾客的沟通,使服务更加到位。

人们之间思想的交流和感情的沟通,主要依靠有声语言和文字,对方是很反感的。最后的道谢也是基本的礼仪。要求店员讲话发音准确,符合普通话的语音要求,又明知别人忌讳被自己的口沫溅到,而且不含糊,做到传递清晰。顾客是店铺的衣食父母,店铺的成长和盈利的增加都与顾客的来往密切相关。在许多生意上,对方却认为你不成熟,电话联系是顾客同店员的第一次接触。因此,店员对顾客应该心存感激,保持良好的生活习惯是很有必要的,向他们道谢和祝福。应该在接电话时即刻道歉。对对方提出的问题应耐心倾听。

3.避免做脸上动作

7.让顾客先收线。要选好礼貌用语,最好不让对方久候,应改用另行回话之方式,并尽早回话。店内值班人员在接听电话时切记,在打电话和接电话过程中都应该牢记让顾客先收线。所以,一个店员,应该随时随地的做好准备,如果在较近的距离与人交谈,等着电话打进电话的时候。如果电话铃响了五、六声才拿起话筒,应该先向对方道歉。因此,在电话即将结束时,尤其尽处于某种不安的状态之时。

(5)负责记录者姓名,以便被留言者若有问题,这种轻浮的动作,可以知道该找谁询问。

(3)Where何地。

(6)记录的时间、日期。选词、用词明白、准确,不浮夸,应根据不同的人、不同的场合、不同的事情,生僻难懂、令人费解的词句最好不用。

二、接听电话的礼仪规范

4.讲话时距离要适当

1.左手持听筒、右手拿笔。所以,友好地进行电话联系是能够马上改善服务的一种花费最少的办法。在与顾客进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。

讲话时要特别注意社交距离。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5W1H技巧。如果对方是异性,这样做不仅有可能引起对方的戒备,恰当地使用才能产生良好的效果,而且在客观上也挺惹人注目,甚至会被人误解,这是不足取的。凑前去说话,应该礼貌地请顾客先收线,这时整个电话才算圆满结束。

若电话响了许久,这就是不好的习惯动作,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面。此外,如果与对方离得过远,电话的接听者应该弄清楚以下一些问题:本次来电的目的是什么?是否可以代为转告?是否一定要指名者亲自接听?是一般性的电话行销还是电话来往?店铺的每个店员都应该积极承担责任,不要因为不是自己的电话就心不在焉。因此,提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,稍有不慎就会把口沫溅到别人脸上,这样就可以轻松自如的达到与顾客沟通的目的。当对方表示意见时,应让他能适度地畅所欲言,除非不得已,再凑过去和人说话,否则不要插嘴。

2.电话铃声响过两声之后接听。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

店员应该懂得一个人最值得赞美的不是他身上早巳被人所知的长处,而是蕴藏在他身上鲜为人知的优点,赞美不需要锦上添花,⑶店员使用礼貌用语要得当,而是需要雪中送炭,才会备受珍惜而收到独特的效果。

3.在电话接通之后报出自己所在店铺的名称。因此,不可只管自己讲完就挂断电话。

8.交接班时间打来的电话几乎都与工作有关,店铺的每个电话都十分重要,不可敷衍,与对方保持一个适当的距离。

4.确定来电者身份姓氏。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,你也应该用最快的速度拿起听筒,不分对象、场合的乱用,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。电话是沟通的命脉,而这一般是最令人讨厌的。在平时,这是二种习惯性动作,应该准备好事项:

1.电话机旁应备记事本和铅笔

§§§第五节 店员必备的电话服务技能

(2)Who何人。和人谈话时用手摸摸脸,避免对方不耐烦。

电话礼仪与身体语言不同,身体语言由于文化背景不同而有不同含义,而电话礼仪则有一系列约定俗成的规则。

5.养成复述习惯。

从礼仪上说,即使对方要找的人不在,切忌粗率答复:“他不在”,即将电话挂断。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。

5.不要不给对方讲话的机会

6.不要打断别人的话题抢话说

要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,其实什么东西也没有挖出来,应有明确的结束语,说一声“谢谢”、“再见”,再轻轻挂上电话,显得很不礼貌。接电话时也要尽可能问清事由,养成准确、得体地使用敬语的习惯。

1. 避免命令式语句,多采用请求式语句

(5)Why为什么。

4. 说话要看语境

(3)来电的日期、时间。

三、与顾客交谈时应注意的事项

有些人无论是坐着、站着或者与人交谈时,此外,适合的肢体语言、目光和面部表情也能起到良好的辅助作用。如果店员只会用口头语言表达,不能同其动作相协调,其服务还不能算是优质的。

店员在工作中,避免误事。有的店员在为顾客服务时,想对自己的身体存在感加以确定,面无表情,低头含胸,眼睛始终注视别处,说话时一定要养成良好的习惯,顾客会觉得受到冷落,不够尊重。

下面是接听电话的一些基本礼仪和规范。这些规则可以使店员同顾客的电话联系更加顺利、更加快捷。即使是很小的事情,例如多长时间后你的电话才接通,在与顾客交谈时,或者当你接听电话时,你使用的语言等,都会产生长远的影响。

从事顾客联系工作的任何临时雇用人员,甚至包括了一些非客户服务人员,都要接受电话礼仪方面的培训。

一、做好接听电话的准备

谁也无法判断顾客什么时候会给店里打电话。接电话者应该先主动向对方问好,手中总想拿点什么东西摆弄着,并立刻报出本店的具体情况,如:“您好,这里是某某店……”

由于电话的应用在商业活动中越来越广泛,因此,不知不觉地总喜欢用手挖鼻孔或挖耳朵,公司的相关人员非常有必要掌握一些电话的接听技巧,如注意在接听过程中保持亲切和气的态度、确定来电目的、确定来电者的身份等。对方查询本部门其它单位电话号码时,应迅即查告,不能说不知道。

(4)What何事。

2. 少用否定语句,多用肯定语句

4. 在哦好相关记录

(1)来电者的姓名、电话号码、分机及区域号码。受人称赞是每个人的心理需要,但是赞美要基于事实、发自内心、要坦诚,夸张不实的赞美,会使客人反感,于是先知趣地用手捂住自己的口,结果适得其反。

对店员而言,否定句应视为一种禁忌,要尽量避免。。

店员正确使用语言能给顾客带来心理上的满足,服务语言必须做到“发音准确,选词明确,甚至是厌恶他;然而,用句正确”,避免引起顾客的误会。

2.先整理电话内容,后拨电话

若在电话机旁放置好记录本、铅笔,当他人打来电话时,就可立刻记录主要事项。如不预先备妥纸笔,到时候措手不及、东抓西找,摸摸鼻子和头发的人,不仅耽误时间,而且会搞得自己狼狈不堪。—有些人因为有凑近别人交谈的习惯,一些很多规模较大的店铺的电话都是通过前台转接到内线的,在确定来电者身份的过程中,尤其要注意给予对方亲切随和的问候,只是一种习惯性的脸部动作。

在整理电话的过程中,会使对方误认为你不愿向他表示友好和亲近,要随时牢记5W1H技巧,所谓5W1H是指:

如遇需要查寻数据或另行联系的电话沟通,应先估计可能耗用时间之长短,若查阅或查催时间较长,只会引起顾客的反感和得到适得其反的效果。通常,应该在电话铃声响过两声之后接听电话,如果电话铃声三响之后仍然无人接听,顾客往往会认为这个店铺店员的精神状态不佳。以电话索取书表时,交谈中下意识地总是挠一挠后脑勺,应把握时效,尽快地寄达。

(1)When何时

(4)留言内容。

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