需要注意的是，合同章只是用来签合同用的。有的公司因为办事人多，大家分工比较细，所以就专门刻一个合同章出来，方便销售人员或者是采购人员签订合同时使用。但公章一般都是必须由办公室人士保管。
支票和发票的使用
一、支票
支票是企业用于银行款项的转出和现金的提取凭证。
（一）支票的购买
购买支票时，要在支票的领购凭证上填写单位的名称、账号、所购买支票的类型和数量，盖上单位预留银行印鉴，带上经办人身份证，到开户银行指定窗口办理。银行领购凭证可以到银行索取。
（二）支票的使用
（1）现金支票使用：现金支票的收款人一般是个人或本单位的（提取备用金）出票人，收款人和被背书人是同一个，背书的身份证写经办人就可以了。现金支票存根要撕下来作为企业的记账原始单据。
（2）转账支票使用：在支票左上方没画2条斜线，就只能转账，不能取现金了。转账支票和现金支票一样，存根要撕下来作为企业的记账原始单据。
（3）公司开错支票（现金支票、转账支票）一定要盖作废章或者手写作废，这个必须做，以防止作废支票被不法分子利用。而且即使丢失也不会对企业有太大的影响。作废的支票要在财务部门统一保管，可以粘贴在一起，和银行对账单一起保管。
（三）支票的填写
（1）出票日期（大写）：数字必须大写。
大写数字写法：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。下面我们来看几个例子。
2011年8月5日：贰零壹壹年捌月零伍日
叁月至玖月前“零”字可写可不写，壹日至玖日前的“零”字必须写。
2011年2月13日：贰零壹壹年零贰月壹拾叁日
壹月和贰月前的“零”字必须写，拾日至拾玖日必须写成壹拾日及壹拾×日（前面多写了“零”字也认可，如零壹拾伍日）。
2011年11月29日：贰零壹壹年壹拾壹月零贰拾玖日
拾月至拾贰月必须写成壹拾月、壹拾壹月、壹拾贰月(前面多写了“零”字也认可，如零壹拾月)，贰拾日至贰拾玖日必须写成贰拾日及贰拾×日，叁拾日至叁拾壹日必须写成叁拾日及叁拾壹日。
（2）收款人：
①现金支票收款人可写为本单位名称，此时现金支票背面“被背书人”栏内加盖本单位的财务专用章和法人章，之后收款人可凭现金支票直接到开户银行提取现金（由于有的银行各营业点联网，所以也可到联网营业点取款，具体要视联网覆盖范围而定）。
②现金支票收款人可写为收款人个人姓名，此时现金支票背面不盖任何章，收款人在现金支票背面填上身份证号码和发证机关名称，凭身份证和现金支票签字领款。
③转账支票收款人应填写为对方单位名称。转账支票背面本单位不盖章。收款单位取得转账支票后，在支票背面“被背书人”栏内加盖收款单位财务专用章和法人章，填写好银行进账单后连同该支票交给收款单位的开户银行委托银行收款。
（3）付款行名称、出票人账号：即为本单位开户银行名称及银行账号，例如，中行高新支行沙河分理处，1202027409900088888，账号小写。
（4）金额人民币（大写）：数字大写写法为零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、亿、万、仟、佰、拾。
举例：
289，546.52 贰拾捌万玖仟伍佰肆拾陆元伍角贰分
7，560.31 柒仟伍佰陆拾元零叁角壹分
此时 “陆拾元零叁角壹分”“零”字可写可不写。
532.00 伍佰叁拾贰元正
“正”写为“整”字也可以，不能写为“零角零分”。
425.03 肆佰贰拾伍元零叁分
325.20 叁佰贰拾伍元贰角
注意：角字后面可加“正“字，但不能写“零分”，比较特殊。
（5）金额人民币小写：最高金额的前一位空白格用“￥”字头打掉，数字填写要求完整清楚。
（6）付款用途：
①现金支票有一定限制，一般填写“备用金”“差旅费”“工资”“劳务费”等。
②转账支票载明资金用来支付具体什么款项。
（7）盖章：
支票正面盖财务专用章和法人章，缺一不可。印泥为红色，印章必须清晰，若印章模糊就只能将该支票作废，换一张重新填写、重新盖章。反面盖章与否参见前面“收款人”项。
（8）常识：
①支票正面不能有涂改痕迹，否则支票作废。
②受票人如果发现支票填写不全，可以补记，但不能涂改。
③支票的有效期为10天，日期首尾算一天。遇节假日顺延。
④支票见票即付，不记名。（丢了支票尤其是现金支票就相当于票面金额数目的钱丢了，银行不承担责任。现金支票一般要素填写齐全，假如支票未被冒领，在开户银行挂失；转账支票假如支票要素填写齐全，在开户银行挂失，假如要素填写不齐，到票据交换中心挂失。）
⑤出票单位现金支票背面有印章盖模糊了，可把模糊印章打叉，重新再盖一次。
⑥收款单位转账支票背面印章盖模糊了（此时《中华人民共和国票据法》规定是不能以重新盖章的方法来补救的），收款单位可带转账支票及银行进账单到出票单位的开户银行去办理收款手续（不用付手续费），俗称“倒打”，这样就用不着到出票单位重新开支票了。
⑦背书时注意收款人名称和背书章的名称要一致，容易出现的错误是日期填写错误、收款单位与背书单位印鉴不符。
（四）支票的保管
（1）空白支票必须与印章分开存放，并指定专人分别保管和签发，不得随意携带空白支票外出购物，不得在空白支票上预先盖好印鉴备用，更不得出租、出借或转让支票给其他单位和个人使用。
（2）由于银行清分机对清理、分拣的支票在平整、直挺等方面要求较高，且单联式支票未装订成本，因此应使用中国人民银行统一制作的支票盒和支票夹，对支票进行妥善保管，保证支票的干燥，切口边缘的齐整。外出携带支票时，保持支票的平整，以避免因计算机无法识别而影响资金的及时清算。
（3）使用支票要建立健全支票管理制度，加强内部空白支票购领、使用、登记、销号监控管理。
以下支票领用流程供参考：
填写“支票领用单”；
部门主管、领用人签字；
由财务科长找领导审批；
财务科长将“支票领用单”交给现金会计；
现金会计登记“支票使用登记簿”；
签发支票；
盖齐支票上的印鉴章（为了保证企业资金的使用安全，印鉴的财务章和私章最好由两个人分开保管）之后就可以交给领用人了。
二、发票
很多人会对发票的认识和了解不够，其实不同的行业使用不同的发票，不同的发票分别归属地税和国税管理。前面我们讲到地税和国税涉及了不同的税种征收，也就是说企业使用的发票也相应因为行业不同，分别要到发票归属管理的税务部门去领购。地税部门管理的是营业税行业的企业所要使用的发票，国税部门管理的是商业和工业行业的企业所要使用的发票。也就是说企业要使用的如果是涉及营业税种行业的业务，就要去地税局购买发票，使用到涉及增值税种行业的业务，就要去国税局购买发票；
那么对于发票的使用和管理有哪些具体要求呢？我们下面来详细看一看。
（一）发票的开具
（1）发票启用前首先要检查一下。重点查看发票有无缺联少页、重号少号、字迹模糊不清、错装混订、漏章错章、断纸废页等问题。如果发现问题，则该发票不能使用，应及时向主管税务机关报告，待请示后再作处理，不得擅自处理。
（2）填开发票时，要按所领购的发票顺序、时间顺序逐份填开，不能跳本、跳号填开，也不能多本同时填开；要按发票票面的内容逐项进行填写，不得空格、漏项或省略；必须按企业经济活动的真实内容全份一次复写或打写；票面要清楚、工整，不得涂改套用和重用，填开完成后加盖好发票专用章；对因填开或计算错误而作废的发票，应当全份完整保存，并加盖“作废”戳记。
（3）增值税专用发票的发票作废和红字发票（负数发票）。
第一种情况，符合作废条件的（同时符合以下条件），发票注明作废，开票软件注明作废：
收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；
销售方未抄税并且未记账；
购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。
第二种情况，不符合作废条件的发票，就得开具红字发票：
①购货已认证，由购货方填写《开具红字增值税专用发票申请单》。
如果认证通过，就可以将《开具红字增值税专用发票申请单》提交主管税务机关，税务机关返回《开具红字增值税专用发票通知单》（一式三联，一联购货方留存，一联由购货方给销货方，一联税务机关留存）。然后，将通知单交给销货方，根据销货方的红字发票和通知单作进项税额转出。
如果认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”，则在《开具红字增值税专用发票申请单》上填写相对应的蓝字专用发票信息，其他同上。最后，将通知单交给销货方，进项税不得抵扣，也不做进项税额转出。
②购买方未认证且所购货物不属于增值税扣税项目范围，由购货方填写申请单。
在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具通知单。购买方不作进项税额转出处理。
③购货方未认证，由销售方填写申请单。
销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单，在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。
④由购买方申请开具负数发票的情况有以下几种。
a.已经由购货方认证的增值税发票，发生退货或发票开具错误需要开具负数发票的，由购货方申请开具负数发票。
b.因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具《开具红字增值税专用发票通知单》。购买方不作进项税额转出处理。
c.购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围，取得的专用发票未经认证的，由购买方填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具通知单。购买方不作进项税额转出处理。
⑤由销货方申请开具负数发票的情况（前提是发票未认证，发票在180天的认证期内），具体情况如下。
a.因开票有误购买方拒收专用发票的，销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。
b.因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由销售方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单。销售方凭通知单开具红字专用发票。
c.发生销货退回或销售折让的，除按照《国家税务总局关于修订〈增值税专用发票使用规定〉的通知》的规定进行处理外，销售方还应在开具红字专用发票后将该笔业务的相应记账凭证复印件报送主管税务机关备案。
（二）发票的保管
发票保管是指对尚未填用的发票以及已经开具的发票存根联、专用发票抵扣联进行专门的保存管理。
（1）企业要建立发票保管制度。如：专人保管制度、专库保管制度、专账保管制度、保管交接制度、定期盘点制度。
（2）做到发票领购、发出的手续清；做到账目清、账实符；做到经手人责任清。
（3）做好“五防”，即防火、防盗、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬、防丢失。
（4）执行六个不准：一是不准转借、转卖发票，二是不准跨规定区域携带、邮寄、运输空白发票，三是不准出现账实不符的情况，四是不准擅自调账，五是不准擅自处理发票中出现的空白联和其他质量残缺的无效联，六是不准擅自核销未满保管期的发票存根（存根应妥善存放五年）。 纳税人发生丢失、被盗发票事件的，应立即向主管税务机关报告，并在报刊和电视等传播媒介，办理相应的挂失手续，公告声明作废。向主管税务机关填报《发票挂失/损毁报告表》，并附送公安部门受理报案的有关材料、刊登遗失声明的版面原件和复印件。
