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第16章 完善企业财务管理制度(1)

了解企业财务管理制度

一、制定财务管理制度时需注意的问题

一个完善的财务管理制度或财务管理方案对我们企业来讲,是必不可少的。但是现在有些中小企业主,特别是刚刚接触财务或者刚刚创办企业的老板,总觉得自己的企业一定要有一套财务管理制度,所以就从网上下载了一个其他企业的制度或模式。其实每一个企业的制度都应该有自己的个性,必须根据自己企业的具体情况来定。也就是说,企业不同,相应的财务管理制度也应该不同。

比如企业公章、财务章的保管,有的企业财务章和私章是老总或者副总在保管,有的企业是财务人员在保管,不同企业的印章使用制度是不同的,这就是根据企业具体情况而制定不同的制度。

其他相应的配套制度也要根据具体管理情况和企业具体的条件来定,而不是看别人有什么管理制度就照抄照搬一个,这样的制度就失去了它应该发挥的作用。我见过很多企业在制定制度时,相关人员都会说:“我们老板叫我写个制度,能不能把你的企业的制度给我看一下?”

这个要怎么看呢?一个企业的制度给另一个企业照抄照搬,这样肯定是行不通的。因为一个企业配备的人员和软硬件条件,另一个企业不一定有,如果照着别人的企业直接搬过来,制度就失去了意义。这个观点大家一定要明确。

目前很多中小企业制定出来的财务管理制度,一点儿实际执行的意义都没有,完全是一个摆设。要知道真正起到作用的制度,一定要结合企业的实际情况来制定才可以。企业的各项制度制定,不是用来给别人看的,而是要真正落到实处,能够真正帮助企业起到制度管理的作用,否则就会形同虚设,毫无意义。

企业除了财务制度,还要有一些配套管理制度,包括库房的管理、固定资产的保管、人事管理制度等,都要结合企业的具体情况来具体制定。这些制度制定的条件,就是我们要懂得企业所有相关业务的重要性,以及它们的意义。

因为企业制度是用来把控企业风险、约束企业员工行为的。要想起到这个作用,就要先读懂前面所有章节的内容,什么样的财务行为会导致什么样的后果。不过,我们了解了税务和账务方面的内容之后,还要了解其他方面的信息。比如在人事制度方面,我们要了解国家有哪些相关规定,对企业的行为有什么要求,这样才能更好地管理企业各方面的经营行为。

二、做到财务管理心里有数

企业要经营业务,就会产生各项业务的收和支,相应会产生业务发生的原始单据,有了原始单据,财务人员就要做凭证、记账、做出报表。作为财务管理的重要内容,我们一定要了解企业应具备的一些证件、保管的一些资料和办事的一些流程,做到心中有数。

其实,要想了解企业的所有证件、执照,最好的办法就是看企业的原始单据、凭证报表,熟悉企业发生的所有业务。

一个企业有了营业执照、银行基本账户、组织机构代码证、税务登记证等条件以后,就可以开始正常经营了。企业一旦正常开始经营,就会有一些费用、开支、收入,从而发生很多进进出出的原始单据。财务人员要具体做的工作,就是通过原始单据来完成记账凭证、凭证汇总、做出报表,这就是一整套会计流程。

在此我要强调的是,无论是站在企业管理的角度,还是站在财务的角度来说,营运过程的一些基础内容我们是必须了解的。营业执照的功能,银行基本账户、组织机构代码证、税务登记证、公章支票、发票制度和财务的流程,是保证企业正常经营的一个基本条件。也就是说,如果企业的这些内容你不知道,而只顾去开拓业务,可能就会造成各种各样的后顾之忧,不是工商局来找你麻烦,就是税务局来找你麻烦,一会儿这个证件过期了,一会儿那里发票又出了问题。

所以,对于企业涉及财税管理方面的常识性问题,一定要做到心里有数。哪个环节具体要去做什么,一定要很清楚地弄明白。只有掌握了这些以后,才能够不用操心后方的管理,而去一心一意地开拓业务,才可以勇往直前,无后顾之忧。

如果你是一个私营企业主,那么我建议你最好能在拿到营业执照之前,就把这些东西了解清楚,这样你自己心里也能踏实许多,而且还能非常清楚企业这时该请什么样的人做财务,该请什么样的人做管理。另外,正如我们前面提到的,一旦企业的后方稳定了,再开拓起业务来也会没有后顾之忧。就像打仗一样,“兵马未动,粮草先行”,这些财务问题就等于是企业的大后方,这些粮草你配足了,就会心里有数,做事情就会顺利得多。

规范企业财务管理的关键

一、远离“两套账”的危害

很多企业会做所谓的“两套账”,那我们就看看“两套账”到底有没有意义。我们既然做账,目的当然是为了如实反映企业账务。但是有的企业会说,因为税务局是会来查账的,所以我们做两套账就可以避免税务风险。

实际情况真会如此吗?其实站在企业的角度看,两套账是没有意义的,它不但不会帮助企业避免风险,相反还会给企业增加风险。

很多企业做两套账的目的首先是隐瞒实际收入。企业的收入该如何界定,在第二章中我们已经具体论述过了。税务局查账的时候,不可能只查你企业开具的发票,因为企业开出的所有发票包括其金额有多少,从税务局的电脑系统里都可以查到,税务局根本不需要去看企业账上的发票收入。所以,税务真正要查的是发票以外的,可能涉及收入的单据、合同等相关资料。如果大家理解了这一点,就应该明白企业做两套账是毫无意义的,除非你可以把那些收入的蛛丝马迹全都隐藏起来,但按照这个逻辑,既然能把要查的地方都完美隐藏起来,那又何必要另外做一套账呢?难道还要核算一下企业到底偷逃了多少税款吗?

有些企业明明收了钱,但因为没有开具发票,所以就觉得可以做两套账,即开了发票的做上账,不开发票的我们放在一边不做账。那我想请问大家,既然税务局查账不仅仅查发票的数据,还要审查其他的数据,那么你这两套账又能隐瞒些什么呢?

有的企业就说:“我会设一个基本账号做账给税务局查,另外设一个普通账号,不做在给税务局查的那个账里面。”

但是前面我已经告诉过大家,现在如果税务局想查你的企业开了多少账号,很容易就能够查得到。因为企业在银行开户的时候,银行会要求每一家企业开户都必须有一个开户许可证。有了开户许可证,企业开了基本账户并在中国人民银行备案以后,该企业开的所有普通账号,都会在中国人民银行有备案。所以税务局只要去中国人民银行调出资料,企业的所有资金往来他们都可以查得到。所以我想请问大家,在这样的情况下,企业在其他账上收到的钱,如何隐瞒得了?

另外,我在这里纠正一个观点,那就是我们在报税的时候,不是以发票的金额,而是以企业实际收入的金额来报税,这个一定要搞清楚。发票金额肯定是少于或者等于企业实际收入金额的。有一些企业,可能它所有的收入都开了发票,但是很多企业的部分收入是没有开具发票的。所以,发票上的数额肯定是少于或等于企业的所有收入金额的。

不要小看这一点,我认识的很多老板都以为报税就是按发票金额来报。就因为有这个误区,很多企业出现了所谓一套账、两套账。有发票的数才报税,没发票的数不报税。这样做对企业的风险是非常大的,税务局随时过来查,企业随时都会有问题!

对于企业的实际收入,税务局除了通过银行查往来账,还可以查企业所签的买卖合同。除此之外,税务局还会拿同行业内与所查企业规模大小相同的企业来做对比,看另一家企业是怎么申报的,然后拿它们两家的纳税金额做对比,以此来核对企业是不是实报了自己的收入。

所以说,在跨过了“收入是根据发票金额来确认的”这个误区,了解了税务局核算企业收入的方法后,我们就知道了,做两套账是完全没有必要的,不仅没有用处,还增大了财务风险。

另外,很多企业是由两套人马在做账,一套人马是做报给税务局的那套账,另一套人马是做不报给税务局的那套账。那么,企业请来做账的这些人都知道企业偷税的事情,这其实也是一种税务风险。所以,还是那句话,企业做两套账不仅没有减轻税务风险,而且还加大了企业的风险,加大了企业中人的管理风险。

有些人说:“别人都在做两套账,所以我也要做。”但是别人做你也跟着做是不是就代表两套账合理合法,就没有风险了呢?我认为,不管做什么事情,一定要知道自己为什么去做,这个事情会有什么后果,这个后果自己是否能够承担得起。如果你自己连这些风险和后果都不知道的话,又何必去做呢?所以我再一次强调,千万别看到别人做了两套账你也去做,税务局稽查的时候,假如你被查到了,别人是不会来替你承担风险的。

其实,做两套账就相当于一个人在撒谎,撒了一个谎之后可能需要再说十个谎来圆第一个。即使当时不被拆穿,往后谎言越说越大,也必然会被人识破。

我从事会计工作18年,接触过无数企业,我从来不做两套账。而且,我会跟企业相关人员做好沟通,跟他们讲清楚两套账的风险,说明白其中的道理。我接触的这些企业一般都能接受我的建议,不再做两套账。有的企业以前也曾经做过两套账,但听我讲过之后都不会再继续。财务人员一定要跟老板讲清楚这一点,作为企业老板肯定是希望企业的风险小一点儿,这样他的注意力才能够放在安安心心地做生意上面。

二、避免 “抽逃注册资金”

前面我们也提到过抽逃资金,这里再具体说明一下。为什么会出现抽逃资金,就是因为很多企业在开创之初,希望营业执照上反映的资本大一些。比如营业执照上反映企业的注册资金是50万元或100万元,但是企业实际上根本没有这么多钱,当初企业成立时的资金都被挪走、转移了。这就形成了我国中小企业目前面临的最大一个问题,即“抽逃资金”。

其实,现在我们国家的注册门槛已经比较低了,3万块钱就可以注册公司。但是有的企业老板不清楚这一点,以为还要50万元、100万元才能注册。另外,一些企业老板为了使自己的企业看起来实力雄厚,就在注册公司的时候找别人借钱,或者找代理注册。

找代理注册的时候,代理会给企业垫资。比如先垫50万元,但是这50万元很快就会被转走,因为是代理注册,所以不可能说帮企业注册完了,钱还一直留在新注册企业的账户上。所谓代理注册就是代理拿钱出来帮企业注册,等营业执照发下来,他们就把钱转走。然后,企业老板就会自己动手或者找一个会计想办法把这个账做平。

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