达成任何协议的第一步，便是打开双方沟通的大门，让彼此了解对方的需求，针对问题共同拟出解决之道。语言学家一致指出，语言的运用，乃是人类与生俱来的本能，任何人都能够明白别人所说的一切，也能够让别人明白自己所说的一切。然而，他们同时也指出，我们所听到的话语中，８０％～９０％的信息并非基于对那些话语本身的理解，而是源于我们本身对别人话语所赋予的假设。
正因为如此，许多沟通、协调专家形容，人与人之间的沟通就如互通电话一般，你必须一再重复你的话语，才能使在电话彼端的人清楚了解你传达的信息。一旦其中某项信息被遗漏或被遗忘，接受信息的人势将赋予大量的揣测，如此一来，经常容易造成误解。
企管学者彼得。杜拉克（Peter Drucker）在一项研究中显示，若让一些口才极佳的人发表十分钟的资讯给一些善于倾听的人，随后立即询问聆听者有关该份资讯的内容时，最高的理解水准居然只达到２５％！由此可见，语言表达在相互沟通中显然存在着不少的障碍。
此外，人们个别的天性也是相互沟通上的另一项障碍，因为每一个人都会深受本身性格类型的影响，从而产生独特的沟通行为模式。
沟通的适当时机
当你准备与人沟通时，选择适当的时机进行颇为重要。事实上，大部分的人从孩提时代起，便已经由不断的尝试及错误中懂得应在何时、何地与父母沟通，以便为自己争取某项权益。例如，他们可能曾经尝试过下列三个时机：①当父母刚刚下班回到家里时；②当全家人共进晚餐时；③晚餐后一小时。如果他们的父母属于内向类型，他们便知道最好等到晚餐结束后才进行讨论；若是他们的父母为外向类型，他们必然也已了解最佳的讨论时机是当父母刚抵家门、或在共进晚餐的时刻。良好的开端是成功的一半。对于谈话而言，愉快的开头是谈话得以深入下去的关键所在。
内向或外向的人，对于进行沟通的时间与地点均各有所好。你若能配合对方的喜好选择适当的气氛，必然有助于洽谈的顺畅。反之，若是时间、地点选择不当，气氛无法配合，沟通的过程自然相当困难了。让我们进一步说明与内向及外向者进行沟通的最佳时机以及应当注意的事项。
与内向者进行沟通的最佳时刻，是当他们能够从从容容、有机会让他们独自思考的时候，那是因为与人会谈、接触，对他们而言是一件相当费力的事情。因此，当内向者头脑清醒、并保持高度警觉的状态时，也就是你与他们讨论问题的最佳时机。尽管每一个人的喜好不尽相同，但是与内向者会谈的最佳时刻应是早上刚上班时、午餐前后时段、或是当天下班前的时段。当你与内向者洽谈时，谈话务须力求简短，而且最好选择没有别人在场的场合，采取一对一的会谈方式最为理想。此外，内向者通常喜欢事先有所准备的聚会，而比较无法适应即席的会谈，他们也不喜欢耗时长谈。
大致说来，与外向者进行沟通则可选择任何时刻都与外向者洽谈，因为外向者不仅喜欢与人谈论问题，而且往往视之为一种享受。对外向者而言，越多人的场合就越对他们的胃口。同时，他们通常希望除了谈论有关公事上的问题以外，也谈些其他非关公事的事项。尤其当他们独自闷在办公室很长的时间之后，往往感觉憋了一肚子不吐不快的话要说。独处对他们来说是一件最感痛苦的事，他们往往需要一番交往之后，方能直截了当地谈及主题。为了使交谈取得良好的效果，说话应当注意语言的选择、加工和提炼，使其准确、生动、形象，说着顺口，听着悦耳。
同时还应注意语言的更新，不断地把生活中富有生命力和表现力的语言引进自己的言谈话语之中，给人以清新之感。如果每天颠来倒去，总是那么几句老掉牙的话，词汇贫乏，语言无味，既不形象生动，也不新鲜活泼，怎么能产生感人的力量呢？又怎么能进入甚至很快地进入角色呢？只有语言生动清新，才能长时间地留在人们的记忆里。
提出问题的错误方式
让我们看看一位外向者张三为取得内向者李四支持时的沟通方式：
“李四，在重新研究了有关的资料后，我们认为在上海设置销售分店是最佳选择，你有什么意见吗？”
张三问完话，等候了数秒钟让李四回答，但他本身认为选择上海的原因已经至为明显，别人应该不可能再有其他意见，于是他很快地继续说道：
“我想上海是上上之选了，我们共同把这项建议提交上级批准吧？！”
张三并不知道自己的插话已经打断了李四的思考，李四终于开始回答：“好的，但是——”
张三认为李四业已答应支持，马上接着说：“太好了！上级批示的结果如何，我会通知你。”
张三信心十足地以为他已获得李四全力的支持，但事实并非如此。他在这项沟通中犯了两次错误：第一次是插话打断了李四的思考；第二次则是截住李四尚未说完的回答，结果错过了听取李四真正反应的最后机会。
对内向者提出问题的有效方式应该是：
以下是对李四这种内向者提出问题的有效方式：“有什么意见吗？”
张三问道。接下来耐心等候片刻。无疑地，对于外向者而言，等待确实是一件相当困难的事。你正好是一位外向者，不妨自己从一默数到十，就不会那么难过了。
李四经过短暂的思考后，回答道：“我知道上海是一个很大的市场，但是那里的竞争太激烈。”
由于你深感对方言之有理，不妨接着问他：“那么你认为分处应设在哪里较好呢？”
“最好是南京，因为那里的经济正在开始成长，我们公司的发展大有可为，我们攻占市场的机会较多。”
“你说得不错，我看我们就建议选择南京吧！”
由此可见，每当你与内向的人进行沟通时，务必记住不可打岔，以便让他们有一段思考的时间。而当你面对外向的人时，则须确实了解对方的叙述究竟是一种结论，或者只是表达思考过程中的一些概念而已。
让在场每一个人均参与其中
如果沟通的双方并非采取一对一的方式，而是由多人所组成的群体时，通常会出现某些人发言特别多、某些人则很少说话、另有若干人却完全不吭声的情形。这往往是沟通失败的征兆。要知道，任何一项未经群体中每一成员参与进行的沟通决策，必将无法获得全体人员的支持。
一般的沟通，通常包括两大部分。第一个部分是双方各选派若干位代表与对方会谈，并达成决议。第二个部分是当会谈结束、各位代表返回公司之后所作的反应。其中包括两项主要课题：①该项决议如何反映参与者对磋商课题的处理态度；②每一个人对于实施该项决议方案的支持程度如何。
结果显示，在双方会谈中踊跃发言的参与代表往往反应热烈，即使最后达成的协议与自己的有所不同，他们仍倾向于支持该项决议。相反地，那些在会谈中保持缄默、宛如置身事外的代表们则通常反应冷淡，即使最后达成的协议与自己的原意相符，他们也会显得兴趣不大。若是双方无法达成协议，那些在会谈中主导一切的参与代表往往会无奈地表示：“没有办法，我们每一个人都已殚思竭虑了。”而那些在会谈中保持缄默的人则通常会抱怨：“根本没有人间过我的意见，可见他们完全没有诚意。”其实，如果在一开始就配合每一位参与者的性格进行沟通，其成效自会大不相同。
务必主动征询内向者的意见。内向者的—般想法是，如果你没有征询他们的意见，他们便会认定你毫不在乎、缺乏诚意；外向者则往往认为，你既然没有吭声，即表示你毫无意见。这两种假设都是大错特错的观念。
内向者在沟通、谈判中最感沮丧的一件事，就是别人漠视了他们的意见，尤其是那些外向者经常滔滔不绝地只顾表达自己的想法，完全忽略了他们的存在。事实上，内向者往往也有很多话要说，因为当双方进行沟通时，他们一方面专注地聆听，一方面心中已在思考着有关的解决方案，所以，他们就像一个等待开发的宝藏一般。如果你能够主动询问他们的意见，并给予他们思考及表达的时间，那么他们不仅将不再保持缄默，并且通常能够提供某些经过深思熟虑、相当有用的见解。
让外向者停下来思考
在对话时，你不可以忘记：对方是一个和你有不同的处世经验、不同的生活环境、不同的思想背景的人。因此，如果你想使对方了解你的想法，就必须给他有足够的时间去思考，这样，他才能够适应并接受你的意见。
要用脑筋去思考，是一件很吃力的事情，因此，大部分的人都懒得去思考。就由于这个原因，在对话时，想使对方主动地去对你所说的话加以思考，是不容易做到的。他们宁愿表面上假装在听你说话，而心里却想着他认为有趣或他最开心的事情。因此，如果想让对方注意去听你所说的每一句话，那么，你就需要懂得一些说话的技巧了。
表达出自己的想法后，让对方表示意见在对话时，你绝对不能有这样的想法：“我已经将我心里所想的事情告诉对方了。了不了解，听不听，是对方的事情。”
如果认为把自己的思想表达出就算任务完成了，那么，你永远也无法抓住对方的心。
不管你说得如何地动听，如果不设法让对方思考，并且对你所说的话有所反应，那么这种对话又有什么意思呢？
一名优秀的推销员，不能认为把所推销的商品的优点介绍过就算任务完成了，他应该让对方有思考的余地，并对他所介绍的优点加以评价，表示意见，然后欣然地购买其所介绍的货品，这样，才算真正完成推销的任务。
外向者无疑远比内向者喜欢说话，通常，当其他人正在发言时，外向者已经在思考着自己接下来要说些什么话。而一旦轮到他们发言（或迫不及待的插话），他们仍然在思考着要说的话，同时将思考中的一切都说了出来。如果他们同意对方的某些论点，他们通常只是在自己心中默认，极少清楚表明态度，仍径自继续思考。因此，当你与这种类型的人沟通时，务必与其广泛的交谈，方能获得成功。当你听到外向者把自己对某项问题的想法说出来时，你可能会听到一些似乎矛盾、模棱两可、或未经深思熟虑的回答。
例如，假设你询问外向者，他认为新的销售办事处应设在哪一个城市最好，张三必然立即如此回答：
上海是最大的城市，销售市场也最大；南京则拥有最大的成长潜力；至于苏州则似乎最具有成本效益。
外向者倾向于在你提出问题之后立即回答，并把自己的想法完全说给你听，因此，就某些方面而言，与外向者沟通显得比内向者容易得多。但在其他方面却也造成若干的困难，因为他们所说的一切并不一定是自己的真正意见。这时就需要你来引导其进行积极认真的思考。在此例中，你可以接着追问：“那么你的决定究竟是哪一处呢？”
张三回答：“我想我会建议选择南京，因为我们的行业在当地新兴不久，正是我们开发新市场最理想的据点。”
