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第4章 商贸书信 公文的写作 账务信

账务信的含义

在商业活动中,达成的每一项交易都体现在现金的往来,但事实上并非一切交易都必须使用现金支付,赊欠的账目,到了一定的时候,就要通过结账来加以清理。因为账面往来的催账、付账等信件,就是账务信。

二、催账函件

正常的商业来往应依时收账,但是有时候,即使经营良好的公司也可能会拖欠几天。因此,发函催账就成为商业机构经常难免的事了,有时发函催账甚至要一而再、再而三,直至“撕破脸皮”,言明要采取法律诉讼行动来解决。到这一步还不能收回账款,就要使用法律文书了。

因此催账函件的制作很讲究措辞,应根据款项、欠款时限、对方的行为态度等多方面因素考虑催账信函的内容和写法。此外在收款的过程中,印好的信件可能比私人信件更加合适和有效,最少在通信的初期阶段是如此。由于不是特指某一个人的,这种印好的信件可以使欠款者比较体而地照办,而不至于感到为难,因而不会失掉和他做买卖的机会。

例文(催还小笔欠款):

××先生

经仔细审核我们的账目,发现你在一月份的购货项目中尚有一笔40元金额的欠款。为这样一笔小款额给您写信,确实很感遗憾,不过我们只是为了想使这个小差额及早在账上冲销。请将货款寄来好吗?假如您已经这样做了,就请原谅我冒昧来函索取。

××商店

三、付账函件

在一般情况下,付账是不一定要附函件的,只要将来单副本付以支票或汇票寄出即可。不过,在有些特殊情况下,如一时未能付款,或者账单有误等,那就需要通过函件与收账者磋商,解释原因、陈述意见等。付账函件多是这类情况。

例文(汇款付账):

××公司:

对本月3日我们就到期的那笔账款疏忽了和你们结账,感到非常抱歉。

由于最近我们的机构正在进行改组,大家都那么忙碌,简直把那笔账忘记了。

兹特附上全部汇款,感谢你们耐心的帮助,今后全部应付额将届时付清。

××商店

××××年×月×日

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