程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。公文格式简图如图所示。
（一）文头部分
公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1／3或2／5面积。
1．发文机关标识
文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“市商业局文件”。
2．发文字号
发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空两行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。
一定范围内的最高领导机关，须对自己所辖的机关和单位的发文机关代字统一编定，以免重复、混乱。编后，要保持稳定。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科学院字［2000］14号”，表示是广东省科学院在2000年度内发的第14号文。
发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不能把“1992”简化为“92”，括号须用六角括号“［］”，不能用半圆括号“（）”。
联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。
发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。
公文文头和正文部分用一条较粗的红色横线分开。这条横线称为“间隔线”。党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星，行政机关公文不印红星。
3．签发人
上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。签发人姓名的位置在发文字号的右侧空两字位置处：写上“签发人”，加冒号，后写其姓名。只有上行文才需注明签发人。
4．秘密等级（密级）
秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。我国《保密法》将秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★。无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。
5．紧急程度（急度）
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。
6．份号
份号，又称份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
（二）主文部分
公文的主文，是公文最主要的部分，其格式包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等内容的规定。
1．标题
公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。标题一般不加书名号。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。
公文标题的三个部分，有时可以省略除文种外的一个或两个部分。标题一般使用“关于”这个介词结构。
公文标题的排列，也要注意：一是在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整。二是要保持标题的适中、对称和醒目。
2．题注
题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。
3．主送机关
主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。
主送机关写在正文之前，标题之下，顶格写，尾加冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）一断开。
普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。
4．正文
正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。正文内容因文而异，具体撰写要求，将在以后章节介绍。
正文内容较多时，可以分段写，也可以加分层序码表示各层之间的关系，分层序码的规范顺序依次是：“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“①”。
5．发至级限
发至级限指文件发至层次，一般写在正文后、落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。
6．附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。
附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．”）。附件名称后不加标点符号。
“附件”写在正文下一行，左空两字，“附件”后加冒号。
有的公文，附件只发给主送机关或部分抄报、抄送机关，若碰上此类情况，则应在附件后注明。
有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再写“附件”。
附件应与公文正文在一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。
7．发文机关
发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。
8．签署
由签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章叫签署。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。签署后，公文以领导人名义向外发出。签署和印章一样，都是文件生效的标志。
签署多用在各级机关发出的命令、议案等文件上。
9．成文时间
成文时间又称署时，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出时间为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。
成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”，不应用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于文尾发文机关名称下一行右侧位置。会议通过的文件，则标在公文标题下。
10．印章
公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章是机关最权威的代表形式，是公文效力最权威的凭证，是发文机关对公文负责的标志。印章要盖得端正，合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
（三）文尾部分
文尾部分格式，包括主题词、抄送、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。
1．主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语，其主要作用在于方便电脑存储和文件检索。
根据《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需使用主题词表。标引主题词要注意三点：
（1）要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私T作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，冉标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属诃“缉私”，最后标“会议纪要”。
（2）要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年12月修订），由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类715个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工业”、“能源”，“邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（3）主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。
2．抄送机关
抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当写全称或规范化简称、统称，按机关性质和隶属关系情况依次排列。其位置在主题词下，印发机关之上，左空1字。
3．印发机关、印发日期和印数。
印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。
印发机关和印发日期位于末页页码上端，在同一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字。
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印份”，用圆括号括上。
4．附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。
5．页码
页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。
（四）公文格式以外的其他规定
1．公文用纸规格
2000年4月国务院办公厅秘书局新颁布的《国家行政机关公文格式》规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。国家新闻出版署新修订的《图书和期刊开本及其幅面尺寸》，规定从2000年开始，图书期刊一律采用国际标准A4型纸，取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸，宽210ram，长297mm。国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。A4型纸公文用纸版心尺寸为156ram×225min。
2．排印
公文排印，一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。字距、行距自定，眉边空留要恰当，一般是上空白宽于下空门，左空白宽于右空白。
横排的公文存左侧装订。
3．字号 公文中印刚字号，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序，依次从大到小选用。
发文机关名称一般用高22mm，宽15mm的黑变体字或初号宋体字。
公文标题一般用2号小标宋体字；主题词用3号黑体字；秘密等级、紧急程度用3号黑体字。发文字号、签发人、正文、主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等项，采用3号仿宋体字。
