6．对问题缺乏理解就匆忙行动这种人与拖拉作风正好相反，他们在未获得对一个问题的充分信息之前就匆忙行动，以至于往往需要推倒重来。这种人必须培养自己的自制力。7．分不清轻重缓急即使是避免了上述大多数问题的人，如果不懂得分清’轻重缓急，也达不到应有的效率。美国麻省理工学院对3000名经理作了调查研究，结果发现凡是成绩优异的经理都可以非常合理地利用时间，让时间消耗降到最低限度。一位美国的保险人员自创了“一分钟守则”，他要求客户给予一分钟的时间，介绍自己的工作服务项目。一分钟一到，他自动停止自己的话题，谢谢对方给予他一分钟的时间。由于他遵守自己的“一分钟服务”，所以在一天的时间经营中，付出和自己的业绩成正比。 “一分钟时间到了，我说完了。”信守一分钟，既保住了自己的尊严，也没有减少别人对自己的兴趣，而且还让对方珍惜他这一分钟的服务。另一家公司则是为了提高开会的质量，所以老板买了一个闹钟，开会时每个人只准发言6分钟，这个措施不但使开会有效率，也让员工分外珍惜开会的时间，把握发言时间。有效利用时间，还要善于挤时间。
一个部门经理在介绍自己的成功经验时说：“时间是挤出来的。你不去挤它就不会出来，时间赋予每个人的都是24小时，你不善于挤，就会跟许多平庸的职场人士一样，忙忙碌碌却又只是庸庸碌碌地度过一生。”一位叫安妮的总裁助理也是如此，她在车里放了一把拆信刀，每次开车时都带着一叠信件，利用等红绿灯的时间看信。安妮认为反正15％都是垃圾信件，不如在自己到达办公室前进行一番筛选。所以一进办公室，她的第一件事就是立即扔掉垃圾信件。戴唯是一家顾问公司的业务经理，一年大约能够接下100个案子，因此有很多时间是在飞机上度过的。戴唯认为和客户维持良好的关系非常重要，所以他常常利用飞机上的时间写短签给他们。一次，一位同机的旅客在等候提领行李时和他攀谈起来：“我早就在飞机上注意到你，在2小时48分钟里，你一直在写短签，我敢说你的老板一定以你为荣。” 戴唯笑着说：“我只是有效利用时间，不想让时间白白浪费而已。” 成功的职业人士，就是这种有效利用每一分钟、珍惜每一分钟的人，他们使每一分钟都具有价值。这样的人是高效率的人，也是当今老板所器重的人。
我们在童年时代对于光阴的流逝，很少有感触，但是随着年龄的增长，时间对我们的价值也愈来愈高。尤其是逢年过节，总有时不我待、韶华不为少年留的感慨。时间如同金钱，愈是懂得利用的人，愈感觉它的价值；愈是贫穷的人，愈感觉它的可贵。问题是当我们富有时，往往不知如何利用而任意挥霍，真正需求的时候，却已经所余无几了。正20几岁的你，更应该做到不仅能够利用每一分钟的价值，还要善于找出隐藏的时间，并加以有效利用，做到不浪费每一分钟。有一个保险公司的职员，他每天都开车外出推销保险业务，他非常善于利用空档时间，即使在等红绿灯或塞车时，他也会拿出客人的有关资料出来看一看，以加深印象。管理学大师彼得·杜拉克曾说过：“不能管理时间，便什么也不能管理。时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成。”电话确实是很方便的工具，给人们提供了方便，缩短了人与人之间的距离。20几岁的年轻人大多都有一部自己的电话吧，但是也有很多时候打电话不仅没有给我们带来好处，还经常浪费时间。
有时候因为一个电话就可能破坏了你一天的计划和需要做的工作，因为碍于面子不好意思跟朋友说：“我正在上班，下班之后你再打过来”。所以，上班时或者在做正事时，往往会因为和朋友电话聊天而浪费了时间。可以说，电话在某种程度上控制了你的生活。冯小刚导演的一部电影名叫《手机》，就表现了手机带给人们的许多无奈。剧中事业如日中天的著名电视主持人严守一就是因为手机在给他的生活带来快乐、带来爱情的同时，也使他的婚姻遇到了很大的危机。整个影片中，最值得品味的是片中若干经典而又能切中时弊的台词。比如严守一那段关于手机是什么的论断，费墨关于“审美疲劳”的乱侃，实在精彩。再如《有一说一》栏目组开策划会时，“心中有鬼”的严守一在不方便接电话中“哼”、“哈”、“哎”、“对”等一系列表演，更让人捧腹大笑。在影片中，更加不乏人们的电话技巧。电话最主要的作用就是能给人们的生活带来方便，千万不能被一个电话控制自己的整个人生。
在生活中，到处都能看见电话的牵引作用：正在认真工作的人，一个电话就能将他牵引离开工作，或者去和朋友玩闹、聚会；有的人习惯二十四小时电话开机，将无聊的时间扩展至每一秒；有时别人总是打电话来跟你说一些无关紧要的事，浪费你的时间，影响你的生活。不是因为工作需要而时刻关注电话并被电话牵引的人，注定是做不出任何大事的。现在有很多年轻人都有手机依赖症，成天老想着给人打电话。很多人每个月电话费至少需要1000多块，而这其中很多都花费到一些没有效率的电话谈话上了。有时候在电话中经常出现这样的话：“我现在有件事要你告诉我，但我已经想不起来了，等我想起来了再给你打电话吧”。既浪费了自己又浪费了别人的时间。如何避免这种情况呢？首先，在打电话之前就要把自己想要说的话在心里重复一遍，或者写下你想谈的重点及谈话需要花费的大概时间。这样，不仅能提高效率，锻炼你的谈话水平，更能精简地把你的专业水准体现出来。如果你哪次想不起之前谈话的重要内容，就可以去查找以前的谈话记录了。
例如，你跟一位同事或者下属说：“小张，我上次叫你办的三件事情你办好了吗？”小张好像没有印象地说：“哪三件事啊？我们什么时候谈过那三件事？”这时候你就可以不急不慌的拿出你的谈话记录了。当然，你也可以考虑去请一个训练有素的秘书，来帮助你迅速而有效地过滤电话，或者用个电话答录机，让你在方便时才答复别人的电话。只有将你的电话，变成简明高效的沟通工具，你才能真正享受到电话带给你的方便。时间管理上有一个著名的“ABC优先顺序法”，就是在极有价值的那些项目旁边，标上大写的A字，在具有中等价值的项目旁边标上大写的B字，在价值较低的项目旁边标上大写的C字。有些经常自我感觉疲劳的年轻人，帮助他们的最好方法，就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是，有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决。这样最好是把帕罗托法则介绍给他们。在介绍之前，先请大家回答下面几个问题，从回答中你将得到重要的启发。
1.在接到80％的电话中，经常给你打电话的人占多少？A.30％ B.20％ C.10％2.在销售余额的80％中，从顾客那里来的收入占多少？A.50％ B.40％ C.20％3.你使用的档案有多少是从20％的档案中取出来的？A.100％ B.90％ C.80％4.在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20％？A.30％ B.50％ C.80％这几个问题，在国外曾经有人做过调查，比如美国的调查中得到的答案：1、2两个问题是20％，后两个问题的答案是80％。于是就有人在这两个答案中，发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“帕罗托”法则。其内容是：“大体上，80％的价值是从20％的项目中获得的，而剩下20％的价值则是从80％的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20％，就可以取得80％的成果。这位发现“80％比20％的法则”的帕罗托先生是意大利的贵族，也是瑞士洛桑大学的教授，是一位统计学专家，同时也是经济学家。
他于1987年提过“在所有的人口中，个人的所得收入，应有一定的法则”的主张，这个主张经过发展，便产生了帕罗托分析法，也就是“80％比20％的法则”。帕罗托认为，许多社会现象经过分析以后，就会发现有很多适合于这个“80％比20％的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员，就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现，自己销售额的80％，是来自于仅占全部客户的20％的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家，那么，经常能固定购买你的商品的客户大约有10家左右。这样，你就必须把主要时间和精力用于同这10家客户的交往上，以确保你的销售额不致于下降。实际上，被人们称为最能干的商品推销员，他的秘诀就是常常去拜访这10家客户，并把交际费用的大部分花在这方面，以维持与他们建立起来的良好关系。这个帕罗托法则向我们说明，在一份有10个项目的表格上，只要集中精力和时间完成其中两项，就可以取得80％的价值。也就是最大价值。所以，你要认真地挑选出两项，并把它们标上A，然后就去做。
对于剩下的八项可以慢慢去做，因为做这八项工作所取得的价值，远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来，你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快。这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。下面我们举些日常中经常遇到的事例给大家看一看。一般地说：80％的销售量来自于20％的客户；80％的产量来自于20％的生产线；80％的病假是20％的工作人员请的；80％的可用档案存在于20％的档案中；80％的宴会只重复20％的食谱；80％的垃圾只出现在20％的最常用区域；80％的钱花费在20％的商品上；80％的清洗工作只用在20％的常用衣服上；80％的电视时间用来收看20％的你最喜欢的节目上；80％的阅读时间用在20％的报刊上；80％的电话是由20％的外人打出来的；80％的外餐是在20％的你最喜欢的餐馆中进行的。这些事例清楚地告诉我们，千万不要纠缠于低价值的活动上，而要把精力集中在20％的高价值活动上。所以，在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20％。因为，我们手里的80％的成果，都是从这个20％中获得的。
我们必须高度重视这20％，把最主要的精力和更多的时间都花在这20％上。如果把精力和时间从这20％上移开，去面面俱到地顾及所有的事情，必然会事倍功半，造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人，一定希望自己有更多的时间，并把这些时间用在更有意义的事情上。然而，想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人，就必须活用“80％比20％的法则”。那么，最好在什么情况下拒绝C级活动呢？这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间，最好的方法之一，就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要，有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来，不必浪费时间去处理这些事项，甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念，即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点，那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。假如在你的工作日程表上，一项事情已经被列为C级项目中的优先项目，但是为了把它从心目中清除掉，你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。
