登陆注册
477900000026

第26章 书面沟通技巧3 (1)

客户沟通文案

{引导案例}

××集团开发公司:

×月×日,贵方垂询我公司××牌办公用品设备情况,现回复如下:××牌办公用品组合设备,系××最新流行样式,按国际标准设计,做工考究,质量上乘,曾获第×届××国际博览会金奖。

××牌组合设备的规格及价格情况详见附件。

贵公司开发之中的××公寓,属高档次花园式建筑,一俟完工,定为北京增添新色。如在公寓中,配套使用××牌组合设备,我方将不胜荣幸。望贵公司垂询购买,早传佳音。

此致

敬礼!

××办公用品公司

思考题:

分析案例属客户沟通文案中的哪种信函?它的写作方式是怎样的?

问题1 日常商务沟通信函有哪些种类?

日常商务交往函是与客户进行信息交流的商务信函,它用于贸易双方商洽工作、询问和答复问题等。日常商务交往函通常包括以下七种:

1.产品推销函

产品推销函即为了向客户推销产品而使用的一种业务信函。其格式包括开端语、正文以及结尾三个部分。业务代表通过对产品的性能、使用及价格等做详细介绍,以达到让客户接受并购买产品的目的

2.建立贸易关系函

建立贸易关系函是指为了实现生产和销售,通过多种途径了解客户后,经论证值得与之建立贸易关系而与客户联系所用的信函文书。

3.询价函

询价是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价,询价对交易双方都没有法律上的约束力。

4.还价函

还价是指接受报价的一方认为对方的报价中有些条款不能接受,提出自己的修改意见,供对方考虑。还价函可能有两种情况:一是买方就卖方的报价还价,也可以是卖方就买方的还价而再进行还价。

5.接受函

接受是指买方或卖主接受对方提出的交易条件。接受可以采用信函、传真、电传、电报等形式来表示。交易双方表示接受的信函、传真、电报、电传均可作为成交的承诺,并均具有法律约束力。如果是买方同意卖方的报价或还价的接受函,一般都要随函说明所需订购的一切货物。在此情况下,买方的接受函和买方的订购函意义相同。

6.订购函及其确认

订购就是经过反复磋商,买卖双方接受了交易条件后,买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物。买方在收到客户的订购函后,必须回函确认,同时告之客户货物办理程序和货款交付等事宜,同时询问客户的其他需求。

7.催款函

催款函是指卖方在买方收到货物逾期未及时付款结算时提醒买方付款结账的致函。买方常常会出现收到货物后,超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况。在这种时候,卖方就应对买方致催款函,提醒买方付款结账。

问题2 日常商务沟通信函的写作要点是什么?

日常商务交往用信函的种类很多,在日常商务活动中应用也非常普及,所涵盖的内容也非常丰富。但其写作格式大同小异,主要包括以下一些要点:

1.商务信函的标题

商务信函标题的写法与其他公文标题的写法相似,通常由发函单位、发函缘由和文种名称三部分组成,也可以省略发函单位名称。如果是答复性的函,文种名称一定要写“复函”或“函复”。

2.商务信函的正文

商务信函的正文通常由发函的缘由、发函的事项和结束语三部分构成:

1.发函的理由

主要写明发函的事因或目的。如果是复函,缘由部分一般要先引用对方来函的标题和发文字号,以示慎重,然后加上“现予答复(函复)如下”等规范语,过渡到下文。

2.发函的内容

这是信函的核心部分,主要写商洽什么事、解决什么问题、了解什么情况、答复什么问题等内容。发函的事项一定要写得具体、明确。作为答复性的函则应做出针对性的答复。需要表态的,态度一定要明确;如表示不同意或不批准,也应写明理由,不能简单地否决。

3.商务信函的结束语

商务信函的结束语较多,较为常用的有“特此函商”、“即请函复”、“敬请函批”、“函复为盼”。在复函中常用“特此函复”、“特此函告”或者用“此复”等。

3.商务信函的注意事项

商务信函的写作要求做到以下三点:

1.一事一函

商务信函的行文要求类似于请示,也应一文一事,便于对方单位及时处理,不宜一函数事。

2.行文简洁明快

即要开门见山,直陈其事,不兜圈子,不做寒暄,不讲客套话,如“您好”、“久未联系,十分想念”、“书不尽意,余言后叙”等,在公函中一般不应出现。

3.用语平易近人

由于商务信函多在不相隶属的机关单位中使用,互相之间必须有礼、得体、平和、相互尊重,切忌口气生硬。不能因对方有求于自己,或者级别低而用命令式口吻,或用简单粗暴、冷淡、不容商量的口气表达。应多用些敬辞,如“贵公司”“贵厂”“希予”、“惠予”、“请接洽为荷”、“见谅”、“候复”等,尽量在写作中做到既有理又有礼。

问题3 什么是涉外商务信函?

涉外商务信函是从事外贸的商业人士用于联系业务、洽谈生意、沟通商情、询答问题的重要工具。是现代企业日常使用的具有特殊格式的文书。

涉外商务信函的涵义有广义、狭义之分。广义的涉外商务信函是指所有与外商的商务过程中双方往来的信函、电话、传真、电报等;本文所指的是狭义的涉外商务信函,狭义的涉外商务信函一般只指书面形式的信函、电报、传真等。

涉外商务信函根据其内容的重要程度,又可分为正式商函和便函两种。正式函件用于交涉重要事项,篇幅较长,一般都编有发文字号,加盖单位印章;便函,用于处理一般事务或礼节性往来联系,一般没有发文字号,也不需加盖单位印章,篇幅也较短。

涉外商务信函的内容涉及面广,大致包括邀请、问候、祝贺、吊唁、安排、约会、馈赠、致谢、询查、问价、报价、订货、退货、转账、结账、结算、提货、提价、降价、磋商等。涉外商务信函的功能有两个:

第一,通过信函洽商,达成协议,签订合同;

第二,在一定条件下可以直接起到协议、合同的作用。

在对外贸易活动中,往来商函是具有法律效力的文件。当一方要约被对方承诺后,交易即告达成。这时的商函就成为对双方都具有法律约束力的合同或契约。

涉外商务信函不但具有法律效力,而且还具有以下几个特点:

1.书信方式

涉外商务信函的外在形式基本上都采用书信方式写成,但它又不同于一般信函。在写作中要掌握其特殊性,在制作时必须依照国际惯例,一般都用英语书写书信的内容和信封,在文法和书写格式上也要符合国际惯例。

2.涉外商务信函的双向性

涉外商务信函总是有来有往,带有鲜明的双向性。因为涉外商务信函是两个平行的法人之间的往来文书,所以它的双向性所反映的双边关系也应该是平等的,不应包含有任何指令或请示的意味,不能强人所难。

3.时限性

接收对方的函电之后,必须及时做回复。因为涉外商务信函都是在从事对外进出口业务的每个环节中形成的,每封函电都是一定时限内的双方意愿的明确表达。随着信息高速公路的发展,目前涉外函电的传递大多使用图文传真、特快专递或电子邮件,这正是适应外贸业务函电时限性特点的需要而出现的快速传递形式。

问题4 涉外商务信函的写作要点是什么?

涉外商务信函多采用英文信函的形式。英文信函的惯用结构分为7个部分,即信头、日期、信函内行名(即信函用纸近天头部位印制的企业名)和地址、开头的称呼、正文、结束用语、写信人签名等。

1.信头

同类推荐
  • 最受欢迎的哈佛管理课

    最受欢迎的哈佛管理课

    本书浓缩了哈佛商学院管理大师最经典最有价值的领导经验,通过决策、战略、思维、团队管理、激励、创新与变革、领导魅力的修炼等一系列关键问题组建出一个清晰简明的领导力框架,帮助管理者解决管理中遇到的困难和疑惑,提高管理水平,开拓管理思维和思路,积累管理经验和方法,提升团队执行力和高效率。领导者可以借助这个框架成功领导你的团队,迈向成功,走向卓越,同时使自己成为一个具有杰出管理才能的实力精英。
  • 亮剑精神 蓝血精神 解放军精神

    亮剑精神 蓝血精神 解放军精神

    《亮剑》是一部军事影视剧作品,“蓝血”是世界军人企业家的代名词,“解放军”是战无不胜的东方组织。如果要用一根线把这个三个不同的事物联系起来,那就是军魂——军人的胆和识。无论是艺术塑造的影视人物、东西方叱咤风云的企业家,还是我们崇拜敬仰的人民解放军,他们刚毅的气质、过人的胆识、卓越的智慧、巨大的成功不仅深深吸引了普通人的目光,而且引起了企业家和中外职场人士的广泛关注。他们的精神不仅是军魂,还是企业和个人发展壮大的精气神,是职场人士学习的绝佳案例
  • 魔法销售圣经

    魔法销售圣经

    献给中国上千万夹缝求生的销售员,“早一日看到,少奋斗十年”的销售职场宝书。把眼睛升级为 “水晶球”,学会念“销售魔咒”,生意场如舞台,一流的销售员像魔法师一样表演。你是不是已经迫不及待地想要迅速变成“销售魔法师”了?那么请随我们一起步入这座神奇的“魔法销售”殿堂吧。
  • 领导六艺(大全集)

    领导六艺(大全集)

    领导六艺,是领导者的基本功。识人、用人、管人、沟通、决策、创 新六个方面,领导者要想熟练掌握、运用它们,就必须加强自身的修养与 锻炼。本书是对领导科学理论的普及,有助于领导干部科学知识水平的提高 。它突出领导艺术的方法、技巧,选例力求典型、精彩,是提高领导权威 、增强领导魅力的理想读物。
  • 白手打天下一百招

    白手打天下一百招

    有人对世界上的那些富豪们做过一项研究,发现在这些富豪之中,只有一小部分是继承遗产成为富人的,而95%以上都是通过白手起家的,其中包括赫赫有名的钢铁大王安德鲁·卡内基、石油大王洛克菲勒、金融巨鳄摩根、软件业皇帝比尔·盖茨、华人首富李嘉诚等。
热门推荐
  • 穿越也疯狂之神捕女王爷

    穿越也疯狂之神捕女王爷

    穿越?没想到她火爆警花遭遇无间道,醒来一看,好家伙,她竟然穿越了!穿越到一个女尊时代,她忍!穿越到一个十岁小女孩身上,她再忍!穿越到棺材里诈尸?忍无可忍,无需再忍!谁敢害她,她直接让他死翘翘!要知道米饭不是白吃的,警花不是白混的,穿越不是白穿的!大眼一瞪,红唇一张,顿时再难破的案子也只不过是小菜一碟。媚眼一勾,纤手一伸,顿时再难搞定的帅哥美男也收入囊来。她是谁?她是名满金碧王朝的落雪郡主萧落雪,是女皇御赐的女王爷!吓,她可是太危险了!她喝天下最烈的酒,骑天下最快的马,抓天下最难抓的强盗,抢天下最好的男人当相公。她脾气坏到极点,性格差到极点,狂傲到极点,霸道到极点,拽到极点,更让人害怕的是,她杀人不眨眼!她杀人时狠辣无情,从来都是刀刀致命,剑剑无情,她才不管鲜血染了多少在手上。惹了她,她才不管你是王侯还是将相,她照杀不误!她为什么这么拽?她就是这么拽,因为她是皇上的堂妹,堂堂的落雪郡主,皇上的大红人。怎么,落雪郡主了不起啊?她说:“我就是了不起,不服气?咬我啊!”无语了吧,你看看萧落雪说的话就知道了。萧落雪语录一:“江湖规矩?算个屁!我萧落雪就是老大,就是规矩,就是江湖!”萧落雪语录二:“不想死的滚远点,想死的拔剑!”萧落雪语录三:“强抢民男?你哪只眼睛看到我抢了?我分明是强娶民男!我就是强娶,怎么了?”萧落雪语录四:“顺我者昌,逆我者亡!英雄谁属,非我莫属!”这个让百官头痛,百姓又爱又恨,皇帝又爱又气的女人,你敢娶吗?你敢要吗?本文非男尊,非历史,非专情,非传统。女尊+一女N男+架空历史,突破传统,不喜者请勿入内。++++==++++++++++广告:某思的其他文公众文《古钟奇缘》:穿越,已出版《滟歌大唐》:穿越,姐妹文VIP文《名门嫡女》新文,古代名门种田文《雷穿之色霸天下》:一女N男雷文《爆君的弃后》深宫悲情大戏《狂野总统》:现代灰姑娘文PS:重点推介!本文为“穿越也疯狂系列”文之一。纳兰鸿飞:穿越也疯狂之神龙女帝王洵碧:穿越也疯狂之神武女将军七月殇:穿越也疯狂之纯情小妖女沙哲漏:穿越也疯狂之强抢俏男妃翎曦玥:《狐狸也疯狂》
  • 荒野的呼唤:杰克·伦敦中短篇小说选

    荒野的呼唤:杰克·伦敦中短篇小说选

    杰克·伦敦的人生经历之传奇、生活经验之丰富,令别的作家望尘莫及。这使他的作品有一种强烈的现实主义风格,甚至让人怀疑他笔下的故事不是杜撰的,而是真实事件。其作品迸发出一股生命的力量,令人震撼。本书选取的《热爱生命》、《荒野的呼唤》和《北方的奥德赛》都体现出了这一点,《热爱生命》描述了一个人与狼争夺生存机会的故事,赞美了生命的坚韧与顽强;《荒野的呼唤》记述了一只狗的遭遇,温顺的家犬“布克”被人贩卖到寒冷的阿拉斯加,成为一名雪橇犬,残酷的生存环境呼唤起了它的野性,它最终成为“狼王”,同狼群一起“奔跑着,嗥叫着……”;《北方的奥德赛》颇有传奇性,其中有爱情、强盗和复仇,色彩浓烈、奇特。
  • 东宫有本难念的经

    东宫有本难念的经

    宝庆十九年春,大佑国皇太子大婚,大将军之女入主东宫。一个不是淑女的将门千金遭遇一个不是文韬武略的中庸太子,到底是佳偶天成,还是冤家路窄?成婚一年不足,太子忽然休妻。迷影重重,生死茫茫,这样一来,还是不是大团圆结局?
  • 盘古与透明女孩

    盘古与透明女孩

    不见踪影的女孩苹果告诉小当一个秘密:盘古一直躲在蛋壳里工作,她说再有五天,天地分开的一刻。就是她和小蛮骑上木马复活的时候。可是老蜘蛛有了一个阴险的打算。,小当的同桌小顽经常讲他表哥班上的女生在一家游乐园里消失不见了。一天,他们进了那外游乐园,接着他们变了:小当老是自言自语,小顽的意识则被老蜘蛛控制
  • 嫡女棣王妃

    嫡女棣王妃

    “姨娘,夫人似乎断气了~”“哼!这么一碗药都下去了,难道她还能活着不成?”“那这······”一个年纪稍长的人朝着这位称作姨娘的人示意了一下自己手中的婴儿,似乎有些犹豫,“这好歹是个男孩,现在夫人已经死了,如果姨娘把他占为己有,然后得了这府中的中馈······”“嬷嬷?!”女子也不等她的话说完,就打断了她,“你记住了,我恨死了这个女人,她的儿子,只能随着她去,我就是以后自己生不出儿子,抱养别人的,也不会要她的。把他给我扔马桶里面溺了,对外就说一出生就死了!”猩红的嘴唇,吐出来的话却是格外的渗人。嬷嬷还想说什么,动了动嘴,却是一句话也没有说,转身朝着后面放着马桶的地方走去。却是没有发现旁边地上一个穿着有些破旧的衣服的小女孩此刻正瞪大了眼睛看着她们两。这是什么情况?自己不是被炸死了吗?怎么会······于此同时,脑中不断有记忆闪现出来,她们是自己的母亲和刚出生的弟弟啊?!不行,先救人。转头看见旁边谁绣花留下的针线跟剪刀,想到自己前世的身手,拿起一根绣花针就朝着那个嬷嬷飞了过去,却在半路上掉落下来,暗骂一声,这人是什么破身体。却引得那两个人听见动静看了过来。女人阴狠的盯着她,“你居然没有死?”微微眯起眼睛,自己的前身也是被她们弄死的了,看样子她们谁也不会放过,抓起旁边的剪刀就冲了过去。随着几声惨叫声,从此以后,府中府外都传遍了她的“美名”——凤家大小姐心肠歹毒,刺伤了府中无数的人,宛如一个疯子。
  • 100美元到620亿美元

    100美元到620亿美元

    沃伦·巴菲特曾说:“恐惧和贪婪这两种传染性极强的灾难的爆发,会一直在投资界出现。这些流行病的发作时间难以预料,由它们引起的市场精神错乱,无论是持续时间还是传染程度同样难以预料因此,我们永远无法预测一种灾难的降临或离开,我们的目标应该是:在别人贪婪时恐惧,在别人恐惧时贪婪。”其实,“一个人一生中最好的投资,就是投资自己”。
  • 嫡女棣王妃

    嫡女棣王妃

    “姨娘,夫人似乎断气了~”“哼!这么一碗药都下去了,难道她还能活着不成?”“那这······”一个年纪稍长的人朝着这位称作姨娘的人示意了一下自己手中的婴儿,似乎有些犹豫,“这好歹是个男孩,现在夫人已经死了,如果姨娘把他占为己有,然后得了这府中的中馈······”“嬷嬷?!”女子也不等她的话说完,就打断了她,“你记住了,我恨死了这个女人,她的儿子,只能随着她去,我就是以后自己生不出儿子,抱养别人的,也不会要她的。把他给我扔马桶里面溺了,对外就说一出生就死了!”猩红的嘴唇,吐出来的话却是格外的渗人。嬷嬷还想说什么,动了动嘴,却是一句话也没有说,转身朝着后面放着马桶的地方走去。却是没有发现旁边地上一个穿着有些破旧的衣服的小女孩此刻正瞪大了眼睛看着她们两。这是什么情况?自己不是被炸死了吗?怎么会······于此同时,脑中不断有记忆闪现出来,她们是自己的母亲和刚出生的弟弟啊?!不行,先救人。转头看见旁边谁绣花留下的针线跟剪刀,想到自己前世的身手,拿起一根绣花针就朝着那个嬷嬷飞了过去,却在半路上掉落下来,暗骂一声,这人是什么破身体。却引得那两个人听见动静看了过来。女人阴狠的盯着她,“你居然没有死?”微微眯起眼睛,自己的前身也是被她们弄死的了,看样子她们谁也不会放过,抓起旁边的剪刀就冲了过去。随着几声惨叫声,从此以后,府中府外都传遍了她的“美名”——凤家大小姐心肠歹毒,刺伤了府中无数的人,宛如一个疯子。
  • 惠姓春秋

    惠姓春秋

    400年前,西班牙人门多萨写完《中华帝国史》,发出“中国社会是世界一个奇迹”的感叹,感叹“统一始终是中国的主导”。黑格尔比较各国历史后说:“只有黄河、长江流过的那个中华帝国是世界上唯一持久的国家。”中外历史学家共同思考,在中国以外的世界里,历史上也曾出现过封建的大帝国,但它们分裂后,再没有统一过,而中国合久必分,分久必合,合合分分,“合”,始终是主旋律,这是为什么?答案是纷呈的,其中中国宗族的族规思想与国家维系的思想体系大体协调一致是一个重要原因。中华民族是世界上姓氏产生最早的民族,其起源可上溯到远古母系氏族社会,经过漫长的发展,蕴藏的文化博大精深,有糟粕,更多的是精华。
  • 十九岁宠妃

    十九岁宠妃

    南唐后主李煜被毒杀,小周后被凌侮,窅娘自刎殉情……十九年后,李煜和窅娘之女,十九岁的楚楚肩负着复仇的重任入宫。庭院深深的后宫,在庄重的皇家威严幕后,充塞着腐败荒淫,煎熬挣扎,痛苦血泪,更有机谋权诈,血腥残杀。多情者多难,风流人相残,畸形的岁月,十九岁的楚楚燃尽情焰……
  • 杂剧艺术下(生命百科)

    杂剧艺术下(生命百科)

    有路在青霄内,又被那浮云塞闭。老兄也百忙里寻不见上天梯。(许达云)仲宣,你看那一林红叶,三径黄花。一林红叶傲风霜,如乱落火龙鳞。