第1周:把握复命的五个关键问题
明确你该做什么
【课堂导读】
一家公司的老板和一个长期合作的供应商在电话里大声吵了起来,老板气急,砰地挂了电话,当即写了封信,要秘书小姐立刻传真过去。秘书小姐接过去,见信里充满谩骂、羞辱之词,知道一定是老板正在气头上,考虑了一下就把这封信压了下来。
一个星期过去了,公司又要进货了。老板在市场上跑了个遍,发现都比原来那个供应商的价格要高,可是一想到自己曾经在信里那样冲人家发火,就怎么也不好意思开这个口。看着公司的成本不断攀升、利润不断下降,老板心里也一直因那封信耿耿于怀。
很长时间之后的一天,老板和秘书谈起这件事,秘书小姐笑着说:“其实这封信根本就没发出去,当时看您也是一时发火吧,就没发这份传真,以后进货还是继续找他吧!”秘书小姐话未落音,老板就怒眼圆睁,大声吼道:“没发你怎么不早说呢?早说公司就不至于遭受这么大的损失!”听到老板的斥责,秘书小姐惊呆了,她还以为自己压下传真会因此得到表扬呢,没想到第二天就被辞退了。
【课堂精讲】
秘书小姐之所以被辞退,不是因为压着那封信没发,而是没有把这件事及时告诉自己的老板。
员工复命首先要明确你该做些什么,也就是说,只要关乎企业利益,员工就应义不容辞,这样才能创造出业绩。然而,实际情况是很多员工除非领导明确地给他布置任务,否则不知道自己该干点什么,处于一种等、靠、要的状态,也就是人们常说的“眼里没有活”。对员工来说,这种状态是极其被动的,也是无法取得业绩的。因为主动复命,能积极复命才会有业绩。
在工作中,想知道你该做什么,可从以下内容中找出来:
1.企业目标。
2.部门计划和任务。
3.参与的项目。
4.岗位职责。
5.上级布置的任务。
6.会议决策。
7.协作的工作。
从企业的目标和部门的计划中,你可以知道企业想达到的目标。从你参与的项目和你的岗位职责中,你可以得出帮助企业达到目标的方法。然后,你可以去做上级布置的工作,也可以主动去协助他人做符合会议决策的工作。
【课后总结】
每一名员工,无论职务和权限大小,都要知道自己该做什么,把自己当做公司的一个窗口,毫不犹豫地承担应该承担的责任,这样才能保证良好业绩。
了解复命的含义
【课堂导读】
复命作为一种内在的精神、深髓的理念和重要的准则,任何时候都会被企业奉为生命之源。完美复命是优秀员工的第一行动模式,完美复命必须符合的三项指标:按时、保质、保量,三者缺一不可。
按时,是工作成果在时限上的要求。要在规定的时间内完成任务,不允许无故拖延;如果能够提前,当然最好不过了;
保质,是工作成果在品质上的要求。成果至少不低于标准值,不允许假冒伪劣、以次充好;保量,是工作成果在数量上的要求。至少要达到规定的数量,不允许偷工减料、缺斤短两。
【课堂精讲】
然而,不懂得复命的含义,便不知道如何做到按时保质保量,这样也不能取得好业绩。那么,复命的含义到底是什么呢?
1.复命,首先是针对一个目标、计划、项目或者事件等事先已经明确了的具体任务,泛泛地说“工作取得了一定的进展”,那不是复命。
2.复命,一定要出结果。完成情况和程度是必须用百分比来描述的,而不是对做事过程的描述。
3.复命,一定要在限定的时间内复命,迟来的复命没有意义。
4.复命,带上问题的同时一定要带上处理建议和解决方案。复命者应该对他负责的工作最清楚、最有发言权。
【课后总结】
复命是一系列的行为,并且每一个环节都很重要,只有彻底了解了复命的全部含义,才能做到真正的完美复命。
掌握复命的原则
【课堂导读】
总经理吩咐助理:“明天上午例会要重申公司考勤纪律,你准备一份资料,统计一下最近三个月员工出勤情况,明天开会之前交给我。”
第二天上午,各部门经理都来到了会议室,总经理对助理说:“你准备的资料呢?”
助理迟疑一会儿,说:“昨天人事部都出去招聘了,找不到人,资料还没准备出来。”总经理很生气:“那你为什么提前不跟我说?例会怎么开?”
【课堂精讲】
以上情境反映了员工复命时的普遍表现,员工在接到任务后,并没有认真执行,复命时根本无法交差,让公司陷入被动由此可见掌握复命原则的重要性。复命原则具体有以下几点:
1.复命,一定是按事情的轻重缓急分类做的。高效的复命者能够分清事情的轻重缓急,按事情的优先级,做到主次有序,抓住并抓紧最重要的事情,毫不放松,直至完成。这样,即使次要的事没有做完,甚至没有来得及去做,但完成了最重要的工作,也是富有成效的。忙得昏天黑地,到复命时只做了一些无关痛痒的琐碎小事,无法为公司带来任何效益,这样的复命是最糟糕的。
2.复命,一定是按流程去做的。按照公司制定的流程,全面分析,系统推进,由表及里,由浅入深,直至完成。
3.复命,一定是追求高效能的。不仅办了,而且要又快又好,又创造了良好效益,保证高效能复命。
【课后总结】
每个企业都提倡高效能的复命,并且积极奖励那些具有高效复命精神的员工。
如何才能有效复命
【课堂导读】
公司为了开拓外地市场,选派小林和小张分别先去两个省份考察。一个星期后,两人同时回来复命。小林一脸沮丧,带回来一大堆的抱怨和借口,口述了自己所遇到的难题,并下了不存在商机的结论。相比之下,小张克服了许多困难,向公司递交了一份翔实的可行性报告,为公司的决策提供了一个可靠的依据。
【课堂精讲】
从案例中两种复命的不同情景可看出,复命必须带上结果。向上级复命,不是简单的见面,而要有所准备,即思路上的准备、内容上的准备和方法上的准备。在工作中做到以下几点,才能高效复命,创造出业绩。
1.见面前,必须让上级感到有与你见面的必要。
2.必须重视沟通技巧,复命过于冗长或艰涩,或容易产生误会,就很难引起上级的好感,甚至引起反感。
3.选择汇报一个比较重要的成果,并提前做一些准备。
4.为上级提供建设性、启发性的建议,让他感到大有收获,并根据你的复命汇报及时调整战略构想。
5.坦率直言的态度更能赢得上级的信任。
6.了解上级最喜欢的沟通方式,如交谈、举证、引经据典等。
【课后总结】
员工必须了解怎样做到有效复命,把结果呈献给老板。
复命一定要有考核系统
【课堂导读】
在索尼内部,用5P评价体系来全面评估员工的业绩。5P是指Person(个人)、Position(职位)、Past(过去)、Present(现在)、Potential(潜力)。一个人(Person)在一个岗位(Position)上会有业绩,在这个位置上就要符合这个位置的要求。员工是否能得到晋升,公司要考察其业绩(Performance),业绩本身由三个部分构成:过去的业绩(Past)、现在的业绩(Present)、潜力(Potential)。将来的业绩看不到,但是可以预测他的潜力(Potential)。
索尼公司人力资源部负责人认为,在管理上公司看的是员工的业绩,股东看的是整个股票的业绩。
【课堂精讲】
没有考核便没有好的结果,因此复命一定要有考核系统:
1.要实现高效复命,一定要有检查系统,明确检查人。检查人对他检查的复命项目必须有连带责任,这样才能够增强责任心,否则,检查就会流于形式。
2.把复命的内容写下来。凡是涉及复命的内容,一定要有书面的东西,尤其是复命要求的结果、时间、地点、责任人、检查人等一定要写清楚。这样,人人不敢落后,从而实现高效复命。
检查后要及时发出催促,并且记录在案,更要让复命者知道检查结果已经记录在案。如果催促无效,检查者要及时采取果断措施,绝不能听之任之,任由公司的计划、目标往后推延。
【课后总结】
没有考察便不会知道员工的工作进度和遇到的难题,只有管理者及时检查跟进员工的工作,这样员工的复命才会出好的结果。
第2周:以结果思维引导和控制行为
走出四大误区,强化结果导向
【课堂导读】
有的人一年到头都在忙,问起他谈了多少项目,却都在“进行中”,没有几个有结果的。有的人表面上看有点吊儿郎当,却很有目标性和针对性,谈的项目不多,几乎谈一个成一个。相比之下,后者做事的目的性非常强,非常看重结果,而前者陷入“瞎忙”的误区之中。这样的现象在工作中很常见,有的人只忙于过程而看不到结果,有的人费尽心力但结果不能令人满意。这些都是不能高效复命的误区,只有走出这些误区才能出好结果。
【课堂精讲】
1.苦劳的误区
“没有功劳也有苦劳”,这句话似乎一度说出了很多员工的心声。但是在今日,这句话行不通了。一个优秀的执行者,永远不会把“没有功劳也有苦劳”这句话挂在嘴边,因为执行要的就是功劳,而不是苦劳。
2.过程的误区
执行向来是“不重过程重结果”,很多人还是会不知不觉陷入“重过程”的误区。
3.出发点的误区
在执行的时候,不要过分强调动机和出发点的好坏,而要对问题的具体情况进行分析,做出最有利于结果的选择。如果一件事情办砸了,强调出发点是好的,那是没有任何用处的。
4.个性的误区
每个人在工作中都会带上个人色彩,长期下来形成个人的工作风格和个性。这本不会妨碍什么,而且在很多案例中,个人的性格往往会促使执行中的沟通变得非常顺利。但是有些人却在工作中过分强调自己的“风格”,凭着自己的性格办事,很容易把事情弄砸。
【课后总结】
执行强调结果,只有一切以结果为导向,执行才能产生绩效。每一位执行者都应该以结果思维引导和控制自己的行为。
完成任务≠结果
【课堂导读】
总经理要求秘书安排次日上午9点开会,并通知所有参会的人员,秘书本人也要参加会议,在会议中提供服务。九个段位秘书的做法便会得到九种不同的结果。
一段秘书:发通知——用电子邮件或在黑板上发会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
二段秘书:抓落实——发出通知之后,再打电话给参会的人,确保每个人都被及时通知到。
三段秘书:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动。对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书:细准备——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,还事先了解了这个会议的性质、议题等。然后给与会者发去相关资料,供他们参考。
六段秘书:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。
七段秘书法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。
八段秘书:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,及时汇报给总经理。
九段秘书:做流程——把上述过程做成标准化的会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系。
从九个不同段位秘书的工作方法我们可以看出,由于对执行的理解程度不同,秘书的工作内容和结果也有很大的不同。
【课堂精讲】
复命可以分为以下几种状态:
1.办了,不了了之——必须淘汰的复命。
2.办了,没有按时办完,延误了工作——无效的复命。
3.办了,按时办完了——有效率、及格的复命。
4.办了,很快办完且效果不错——有效果、良好的复命。
5.办了,办得又快又好,创造了更多效益——有效能、高效的复命。
长久以来,人们都将“执行”等同于“做”,只要去“做”就算“完成任务”,以致造成了诸如“办事不力”等问题。殊不知,正确执行不只是“做”,还要“做对”、“做好”。所以我们说只满足于“完成任务”的员工不是好员工,好员工应该“出色地完成任务”。
在工作中,我们不能将目光只停留在“完成任务”上,而应该看得更长远一些,将执行的着眼点放在“结果”上。
【课后总结】
在职场中,我们必须要明白:完成任务不等于有好的结果。把着眼点放在结果上,才能获得好结果。
以结果思维改善流程
【课堂导读】
2004年,奥康开始和意大利著名制鞋企业CEOX合作,正式迈出了国际化合作的步伐。