许多人之所以感到工作吃力,甚至丢掉工作,不是因为工作太烦琐,而是因为没有分清事情的轻重缓急,或者没有给自己制订一个可行的工作计划。如果我们分不清事情的轻重缓急,把精力分散在微不足道的事情上,那么重要的工作就很难完成。
每天的事情,按照轻重缓急的程度,可以分为以下四个层次:
1.重要且紧迫的事
这类事情是你最重要的事情,是你的当务之急,有的是实现目标的关键环节,有的则和你的工作效能息息相关。只有它们都得到合理高效地解决,你才有可能顺利地进行工作。
2.重要但不紧迫的事
这种事情要求我们具有更多的积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏,我们可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。我们工作中大多数重要的事情都不一定是紧急的,如读几本有用的书提升自己、与同事沟通,寻求更高的协作方式等。这些事情在重要且紧急的事情来处理之前我们可以拖延下去,但长勺的拖延会加重我们工作的负担,最后仍会影响我们的工作结果。
3.紧迫但不重要的事
紧迫但不重要的事情在我们的工作中十分常见。如电话、会议、突然访客都属于这一类。我们往往花很多时间做这些事情,自认为是在做重要且紧迫的事,从而使自己陷入被动。
4.既不紧迫又不重要的事
很多这样的事情会在我们的生活中出现,它们或许有一点价值,但如果我们毫无节制地沉溺其中,就会在浪费大量宝贵的时间。比如,帮同事查找工作失误,帮朋友买东西等。稍不注意,这些事情会占我们太多的时间。
我们可以按照上述分类,将重要而且紧迫的事情定为A类,将重要但不紧迫的事情定为B类,紧迫但不重要的事情定为C类,既不紧迫又不重要的事情定为D类。在实际工作中,我们应该先干重要的事,即A类事情,这一类事情做得越多,我们的工作效率就越高。
【结果力训练】
人的精力是有限的,无论做什么事情,我们首先要清楚自己要做的最重要的事情是什么,然后排除一切干扰,集中精力做好这些事情。那么,我们应该怎样才能处理工作中的轻重缓急呢?
1.分清主次,先做最重要的事情,这是我们提高工作效率的有效办法。
2.想清楚自己必须达到什么结果,你才知道自己为何而忙,从而提高工作效率,更高效地完成工作。
3.形成先完成主要目标的做事习惯,把注意力集中在一项工作上,使行动的效率大大提高。
第五大模式:磨炼技能,提升自己的含金量
一个人精通一件事,哪怕是一项平凡的技能,只要他做得很好,也能获得丰厚的奖赏。在竞争日益激烈的职场上,想更好地生存和发展,可以选择一项你喜欢的职业作为奋斗目标,好好磨炼技能。
在如今的职场中,拥有一项过硬的专业能力,提升自己的含金量,你才有获胜的可能。拥有一项过硬的本领是人生的一种财富,也是职场上追求卓越、立于不败之地的一大法宝。
柳传阳是辽河油田曙光采油厂作业五区813中心站兼职技术负责人、85号站大班采油工。
“当一名有本领的工人”是柳传阳的理想。
1993年,柳传阳从辽河油田技工学校地质专业毕业,来到辽河油田成了一名石油工人。在工作中,他认真学习的知识和技术,练就了一身真本领。经他改造的站内自产气回收流程技术、边缘井生产流程技术,每年为油田直接创效110万元,节约生产成本70万元。
柳传阳先后被评为辽河油田技术标兵、青工油水井分析能手、首席技工等。2004年,他更是以优异的技能被企业破格晋升为工人技师,又被聘为辽河油田公司技能专家。
每个人都希望得到别人的肯定,都想得到更好的发展。但是,实现愿望并不是无条件的,关键是看你有没有能力,有没有真本领。业务技能精湛是做好本职工作的基本条件,也是适应竞争的需要。
【结果力训练】
在职场中,磨炼技能,不断提升自己的专业能力,才能让自己不可替代。一个拥有很强专业技能的人,不需要依赖特定的上司和特定的工作场所,他们懂得主动打造自己的竞争力。那么,怎样才能磨炼自己、打造自己的竞争力呢?
1.摒弃“靠老本吃饭”的念头
在这个激烈竞争的社会里,任何时候,我们都不要有吃老本、满足现状的思想,这种不良思想会阻碍你在职场的成功。一个不知进取的员工,自然不会被公司和老板所需要和重视。只有自我鞭策、主动进取,才能成为公司和老板真正需要的优秀员工。
2.多掌握一门技术,意味着多一条出路
人从来不会因为多学东西而吃亏。多掌握一门技术,就意味着多一条出路、多一种选择。正所谓“磨刀不误砍柴工”。不要觉得加强业务能力是在做无用功,要知道你现在所做的一切都是为未来做铺垫。工作中,不要仅仅为生存而工作,还要为梦想而努力。人生是一个不断成长、不断完善的过程,加强业务能力就是自我完善的最佳途径。
第六大模式:果断决定,快速解决问题
“兵贵神速”,古今中外的军事家都强调“速战速决”的作战思想。战争中,时间就是胜利的保证,谁抢先占领了战争的先机,谁就最有可能取得战争的胜利。
在信息瞬息万变的社会里,速度和效率也是职业人士创造卓越的关键因素。成功最大的分野在于工作的高效,在有限的时间内创造高质量的效益,而不在于工作数量的多少。
有一句名言:“成功不稀奇,关键在速度!”在信息飞速发展的今天,成功不再是以时间的长短和工作经验的多少来衡量的,而往往是以你的工作效率作为标准。工作效率体现了你的工作能力和创造的价值。
王红军是长虹电器的售后服务员。2008年大年三十这天,王红军家的电话响了起来,一个客户家里的电视出现了问题。考虑到这会让客户不能收看春节联欢晚会,王红军决定立即去维修。他二话没说,带上工具就赶往客户家。
经过检查,王红军发现客户的电视是因为平时使用不当,多次强制断电导致电路板烧损。然而客户使用的电视已经停止生产,电路板也没有相匹配的。王红军决定将自家电视的电路板拆下来给客户安装上。
打定主意后,王红军急忙骑自行车赶回家中。由于下着雪,路上满是泥泞,当王红军到家时,衣服鞋子全都湿透了。他不顾严寒和疲劳,匆忙赶回去把客户家的电视修好了。客户感激地拉着王红军的手说:“谢谢你,真是辛苦你了。”
等王红军再次回到家中时,已经是半夜了。那年的大年三十,王红军一家没能看成春节联欢晚会,但王红军的心里感到特别踏实。
王红军就是遇到问题时雷厉风行,快速解决问题的典型,他的敬业精神值得每一个人学习。他体现出的品质就是顾客至上,第一时间解决问题,而不是拖延问题。
在工作中,如果你对每个问题都不能雷厉风行地解决,在执行的时候总是打折扣,不能及时解决问题,那么最终的结果不但给客户造成损失,也给公司造成损失。
日本著名企业家盛田昭夫说:“我们慢,不是因为我们不快,而是因为对手更快。商场如战场,战机稍纵即逝,因此时间就是生产力。员工的反应速度决定企业的反应速度。”对待工作,要雷厉风行,尽快解决问题,争取尽早完成工作,提高办事效率。
【结果力训练】
快速解决问题,应从以下几个方面入手:
1.要对你从事的职业灌注热情,只有你专心致志地工作,拥有积极主动的态度,尽职尽责,把工作当成自己的事业,这样效率就自然而然地提高了。
2.在开始工作之前,先拟订一个计划。古人云:“凡事预则立,不预则废。”说明制订计划是提高工作效率的一个重要方法,一位成功的职业经理人说:“你应该在一天中最有效的时间之前订一个计划,仅仅20分钟就能节省1个小时的工作时间,牢记一些必须做的事情。”
作为一名员工,当你能够高效率地利用时间时,你对时间就会获得全新的认识,算出一分钟时间究竟能做多少事,这时,你就会更受老板的欢迎。
3.先做最重要的事情。分清事情的轻重缓急,把主要时间和精力花在重要的事情上。怕累托定律告诉我们,应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。
4.善于利用闲暇时间。时间是由一分一秒组成的,若你善于利用零散时间,便能获取更大的成功。
第七大模式:管理时间,让工作更有效率
时间管理是现代人必备的一项工作技能,是提高个人工作效率的方法之一。一个人工作是否有效率,是否能够圆满完成任务,在很大程度上取决于他是否能够合理地管理和利用好自己的时间,在最短的时间内做好更多的事。
美国一家权威机构曾对2000名职业经理人作了调查研究,结果发现凡是成绩优异的经理都可以非常合理地利用时间,让时间消耗降到最低。
刘伟是一个保险公司的职员,他每天都开车外出拉保险业务,他非常善用空当时间,在等红绿灯或塞车时,他会拿出客人的有关资料出来看一看,以加深印象。
一位叫王静的总裁助理也是如此,她在车里放了一把拆信刀,每次开车时都带着一叠信件,利用等红绿灯的时间看信。王静认为反正15%都是垃圾信件,不如在自己到达办公室前先进行筛选。所以一进办公室,她的第一件事就是立即扔掉筛选出的垃圾信件。
肖遥是一家顾问公司的业务经理,一年大约能接下100个案子,因此有很多时间是在飞机上度过的。她认为和客户维持良好的关系非常重要,所以她常常利用等飞机的时间发短信给他们。一次,一位同机的旅客在等候提领行李时和她攀谈起来:“我早就在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在发短信,我敢说你的老板一定以你为荣。”肖遥笑着说:“我只是想有效利用时间,不想让时间白白浪费而已。”
成功的职场人士往往是那些懂得有效利用时间、珍惜时间的人,他们使每一分钟都具有价值。这样的人是高效率的人,当然,他们也不会将一大堆的工作问题留给老板处理。
有人也许会说,时间管理是一种形式而已,再怎么管理,不就是那24小时吗?其实,这是对时间管理的一种误解。时间管理主要是通过一定的工作方法,避免不必要的时间浪费,从而提高时间利用率。时间利用率提高了,每天能做的事情多了,不就等于多出了几个小时吗?
【结果力训练】
做好时间管理,合理利用自己的时间,是职场人士提高工作效率,提升工作价值的重要方法。那么,我们应当怎样管理好自己的时间,在有限的时间里得到更多、更好的结果呢?
1.合理安排好自己的时间
许多人“两眼一睁,忙到熄灯”,还是感到时间紧迫,甚至不能按期完成工作。我们就要学会合理安排自己的时间,抓住关键,掌握工作重点。
2.用好零碎的时间
把零碎时间用来做零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。比如在等待时,可以简短地计划下一个行动等。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但经年累月,将会有惊人的成效。
3.利用“神奇的三小时”
被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯提出 “神奇三小时”的概念,他鼓励人们早睡早起,每天早上5点起床,这样可以比别人更早开始新的一天,在时间上就能跑到别人的前面。利用每天早上5~8点的“神奇的三小时”,你可不受任何人和事干扰做一些自己想做的事。养成早起的习惯,你会受益无穷。
4.在更短的时间内做更多的事
人们做任何事情,都要讲求效率,效率高者,事半功倍;反之,则事倍功半。哈林·史密斯认为提高时间利用率,让时间增效是做好时间管理的重要方法。“工作中,经过不断失败,我逐步发现,如何在同样的时间内做更多的事情,这是值得每一位希望有效管理时间的人认真思考的问题,这样能使自己获得更多的时间,遇上更多的机遇。”