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第16章 有一种失败叫瞎忙,有一种成功叫效能 (1)

既要做正确的事,也要正确地做事

在日常生活或者工作中,你是否经常会发生这样的情况:每天就像一个上满发条的时钟,只知道机械地转,却不知为何而转;每天都在忙各种各样的事,总觉得没有休息的时间;对自己的未来没有任何规划,只是过一天算一天……如果是这样的话,那么,你就应该考虑一下,你是在做正确的事还是正确地做事。

任何时候,对于任何人而言,“做正确的事”和“正确地做事”都是需要考虑的内容。

1.瞎忙出不了成绩

纷繁的世界,每个人的生活节奏都很快,似乎谁都没闲着。忙着培训充电、忙着完成工作、忙着会议传达、忙着……总有一大堆事情在等着我们去完成,我们忙得焦头烂额,以致把“我没空”、“我没时间”经常挂在嘴边。然而,忙的时间一过,个人的价值立见分晓,有的成了百万富翁、亿万富翁,有的还在温饱线上挣扎。

这也是很多员工的疑惑:我这么努力,每天马不停蹄地工作,为什么老板还是不满意?

汉夫特是加拿大渥太华一家宾馆的主人,他以“懒惰”著称,凡是能吩咐给手下干的事,他绝不亲自去做。宾馆业务虽然繁忙,他却整天悠闲自在。有一年圣诞节,他让宾馆全体员工分别评选出10名最勤快和10名最懒惰的员工。汉夫特叫人把10名最懒惰的员工叫到他的办公室。这些员工忐忑不安,以为老板要炒他们鱿鱼。令他们没有想到的是,一进门,汉夫特说:“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”

这10名员工面面相觑,汉夫特微笑着解释道:“据我观察,你们的‘懒’突出表现在总是一次就把餐具送到餐桌上,一次就把客人的房间收拾得很干净,因而在别人眼里你们每天大部分时间闲着,无所事事。但在我看,最优秀的员工无一例外都是‘懒汉’——‘懒’得连一个多余的动作都不会去做,而勤快员工的‘勤’,大多表现在整天忙忙碌碌,不在乎把力气花在多余的动作上。做一件事不在乎花多少时间,如此能有效率吗?”

现代人一味强调忙碌,却忘记了工作成效,从周一到周日时刻忙碌着。大多数人认为问题出在时间的紧迫上,事实上,是无效的忙碌控制了我们的工作和生活。

一旦染上了这种“忙碌病”,很多人就会迷失在毫无间隙的忙碌之中,失去清醒的头脑和必要的理智。紧张工作疲于奔命,发现自己越来越力不从心,工作中错误百出,这时才后悔莫及:“要是我当时多用点心就好了。”

整天忙碌并不一定有效率。效率和花费的时间并不一定成正比。强迫自己一刻不停地工作,只会耗损自己的体力和创造力。在现实生活中,我们通常会遇到这样两种人。

一种人性子很急,不管在什么时候遇见他,他都是一幅忙碌不堪的样子。跟他谈话的时候,假如时间稍长,他就会不时地拿出表一看再看,暗示你他的时间很宝贵,并表现出极度的不耐烦。他的公司虽然业务做得很大,但效益总是不尽如人意。

另一种人恰恰相反。他总是表现得平静祥和,做事情非常有条理,从来不会给人忙忙碌碌的感觉。别人跟他交谈的时候,他会表现出极大的耐心,让人觉得他彬彬有礼。尽管他经营的公司规模很大,但从表面上别人从来看不出他有丝毫的忙乱。

同样有着一定规模的公司,为什么一种人的时间总是不够用,总是有很多事情要做,而另一种人却能够轻松提高公司的业绩呢?事实上,做事效率低的人之所以无法高效地完成工作,并不是因为他们能力不够、热情不足,而是他们没有真正忙到点子上。

2.不要一味追求效率

小李当部门经理不到两个月,就被提拔为副总经理。他所在的公司是一家成长型的公司,发展很快。他主管的业务特别繁杂。3个月下来,他瘦了好几斤,还因劳累过度住过一次院。

他每天加班加点,可是,工作压力并没有减少,反倒越来越大。他十分痛苦,于是向朋友诉苦:“我实在承受不了了。每天一上班,脑袋里就塞满了各种信息与想法,无法理清。回到家还是一团乱麻,又睡不着。再这样下去,我非发疯不可。”

其实,小李之所以觉得力不从心,并不是因为他的能力不足,而是他掉进了效率的陷阱中。

根据管理大师彼得·德鲁克的观点,正确地做事让我们更快地朝目标迈进;做正确的事是确保我们朝着目标迈进。

成功人士就是能正确做事,更懂得做正确之事的人,他们明白选择的重要性,十分注重工作方法,张弛有度。

麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔·格林绍曾指出:“我们不一定知道正确的道路是什么,但一定不要在错误的道路上走得太远。”这对所有人都具有重要的告诫意义,它告诉我们一个十分重要的做事方法,即使我们一时找不到“正确的道路”(正确的事)在哪里,那就从手头上的事做起,做“正确的事”。

将“做正确的事”与“正确地做事”结合起来,我们能以最短的时间、最少的资源达到目标。这样不仅节省了时间,还能让自己在与别人的竞争中占尽先机,处于领先地位。

3.成为高效能人士

在工作和生活中,要成为高效能人士,就要了解以下6个关键因素:

1)明确公司目标

明确公司的发展目标,能站在全局的高度思考问题,这样可避免重复作业,减少犯错误的机会。在工作中,还要理清这些问题,方便高效实现目标:我应该对现在的工作方法作出哪些改变?我要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达到?有哪些可用的工具与资源?

2)找出“正确的事”

根据公司发展目标找出“正确的事”。工作的过程就是解决问题的过程。有时候,问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚,但是,在此之前,请你确保自己正在解决的是正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的那个问题。搞清楚交给你的问题是不是真正的问题,唯一的办法就是更深入地挖掘和收集事实,多问,多看,多听,多想,很快,你就能找到“正确的事”并全力以赴地解决。

3)学会说“不”

要学会拒绝,不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。但学会拒绝是非常重要的职场沟通能力。在决定该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:想要做什么?或是不想做什么?怎样做才是最好的?如果答应了对方的请求是否会影响既有的工作进度?接受了别人的请求,是否真的可以取得双赢的效果?

4)沟通增效

沟通在提高工作效率上有着十分重要的作用。例如,你可能会遇到“手边的工作都做不完,老板又丢给我一堆工作的情况,遇到这种情况,你应该主动沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板排定事情的优先级,并认真聆听老板的意见。良好的沟通有利于提高工作效率,减轻工作负担。

5)过滤“次要信息”

学会有效过滤次要信息,让自己的注意力集中在最重要的信息上。这样一来,我们就能在更多的时间和精力处理这些信息。

6)使用“优先表”

著名的逻辑学家布莱克斯说过:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”一个人在工作和生活中常常会被各种琐事、杂事所纠缠。

有的人由于没有掌握高效能的工作方法,而被一些事弄得筋疲力尽、心烦意乱,总是不能静下心去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事蒙蔽,根本就不知道哪些是最应该做的事,结果白白浪费了大好时光,工作效率不高,效能不显著。为此,每个人都应该有一个自己处理事情的优先表,在上面列出自己一周之内急需解决的问题,并且根据优先表排出相应的工作进程,使自己的工作能够稳步高效地进行。

“不值得”就不去做,把时间用到刀刃上

凡是在事业上有所成就的人,都十分注重时间的价值。他们不会把大量的时间花费在没有价值的事情上。管理好自己的时间,将有限的时间用在刀刃上,可以让我们享受更轻松、更简单的工作和生活。

1.重视时间的价值

“你珍惜生命吗?那么就请珍惜时间吧,因为生命是由时间累积起来的。

“别忘了,时间就是金钱。假设一个人一天的工资是10个先令,可是他玩了半天或躺在床上睡了半天觉,他自己觉得他在床上只花36个便士而已。错!他已经失去了他本应该得到的5个先令……千万别忘了,就金钱的本质来说,一定是可以增值的。钱能变更多的钱,并且它的下一代也会有很多的子孙。”

这段话是美国著名的思想家本杰明·富兰克林说的,它简单直接地告诉了人们这样一个道理:假如你想成功,就必须认识到时间的价值。

看了下面两个管理顾问的例子,你也许能更深刻领会富兰克林的话。

一个是杰克,全公司除了创立者之外,他是唯一一个不是工作狂的人。没有人知道杰克如何运用时间,也不知道他的工作时数是多少,但他的确逍遥自在。他只参加重要客户的会议,把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利,然后用最少人力达成此目的。杰克的手上从未同时有3件以上的急事,通常一次只有一件,其他的则暂时摆在一旁。

另一个是詹森。他的办公室很小,里面还有很多同事,是一个非常拥挤且嘈杂的办公室,有人打电话,有人正准备向客户作报告,屋子里到处是声音。

但詹森好比一片平静的绿洲,把注意力全部集中在分内的事上,不受丝毫打扰。有时他会带几位同事到安静的房间内,向他们解释他对每一个人的要求,不只是讲一两遍,而是再三说明,务求交代清楚所有细节。然后,他会要求同事重述一遍他们即将进行的工作。詹森的动作慢,看似毫无生气,但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思考哪件工作最具价值,谁是最合适的执行者。

重视时间的价值,这是一般成功者都具有的品质。当然,一个待人做事简捷迅速、斩钉截铁的人,也容易引起别人的不满,但他们绝对不会把这些不满放在心上。为了在事业上有所成就,为了恪守自己的规矩和原则,他们不会与那些和他们的事业没什么关系的人来往。

处在知识日新月异的信息时代,人们常因繁重的工作而紧张忙碌。一个人要想提高自己的工作效率,让自己忙出效率和业绩,就要培养自己重视时间价值的习惯。

2.掌握你的时间节奏

当人们花费心思去处理那些不重要的事情时,往往会忽略其他重要的事情。《共好》一书的作者肯·布兰德总是将这样一句话挂在嘴边:“不值得做的事,就不值得做好!”很多时候,抛弃那些不值得的事情,成功就离我们不远了。

安德鲁·伯利蒂奥是利用时间的楷模,他从来不浪费一秒钟的时间,只要时间允许,他一定会拼命工作。所有知道他的人都说:“看,安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了!”为了能成为一名出色的建筑师,他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。

每天,他把大量的时间用在设计和研究上,除此之外,他还负责很多方面的事务。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方,因为他对于每一件工作都要亲自参与才放心。时间长了,他感觉到很累。

其实,他有很大一部分时间都浪费在管理乱七八糟的事情上。这在无形中增加了许多的工作量。

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    甫跃辉, 1984年生,云南保山施甸县人,复旦大学首届文学写作专业小说方向研究生毕业,师从作家王安忆。在《人民文学》《大家》《花城》《中国作家》《青年文学》《上海文学》《长城》等文学期刊发表中国短篇小说。获得2009年度“中环”杯《上海文学》短篇小说新人奖。