把时间留给最重要的事如此重要，却常常被我们遗忘。我们必须让这个重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力重点去做的事。
分清什么是最重要的并不是一件易事，我们常犯的一个错误是把紧迫的事情当做最重要的事情。
紧迫只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的。它们会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动。但它们往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的，却不一定是很重要的。
重要的事情通常是与目标有密切关联的并且会对你的使命、价值观、优先的目标有帮助的事。这里有5个标准可以参照。
1完成这些任务可使我更接近自己的主要目标(年度目标、月目标、周目标、日目标)。
2完成这些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的整体目标作出最大贡献。
3我在完成这一任务的同时也可以解决其他许多问题。
4完成这些任务能使我获得短期或长期的最大利益，比如得到公司的认可或赢得公司的股票等等。
5这些任务一旦完不成，会产生严重的负面作用：生气、责备、干扰等。
根据紧迫性和重要性，我们可以将每天面对的事情分为四类，即重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。
只有合理、高效地解决了重要而且紧迫的事情，你才有可能获得最大的成效。而重要但不紧迫的事情要求我们具有更多的主动性、积极性、自觉性，早早准备，防患于未然。剩下的两类事或许有一点价值，但对目标的完成没有太大的影响。
你在平时的工作中，把大部分的时间花在哪类事情上？如果你长期把大量时间花在重要而且紧迫的事情上，可以想象你每天的忙乱程度，一个又一个问题会像海浪一样向你冲来，你十分被动地一一解决。长此以往，早晚有一天你会被击倒，相信老板再也不敢把重要的任务交付给你。
只有重要而不紧迫的事才是你需花大量时间去做的事。它虽然并不紧急，但决定了我们的工作业绩。只有养成先做最重要的事的习惯，对最具价值的工作投入足够的时间，工作中的重要的事才不会被无限期地拖延。这样，工作对你来说就不会是一场无止境、永远也赢不了的赛跑，而是可以带来丰厚收益的活动。
掌握二八法则，把握那关键的20%
琐碎的事情往往会消耗大量的时间和精力，而产生的效益并不大。所以，职场人士要想使自己忙碌的价值最大化，就要把自己的时间和主要精力都集中在那最有价值的20%的工作上。
早在19世纪末，意大利经济学家帕累托在研究英国人的财富和收益模式时发现，占人口少数的富人占有社会财富的大部分，而占人口总数绝大多数的穷人却处于贫苦的边缘，即发现了“关键的少数和次要的多数”的规律。这种“关键的少数和次要的多数”的关系就是80/20法则，又称为帕累托法则，即指：20%的事态成因可以导致80%的事态结果。
80/20法则对工作的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能有20%的成效。你应该将时间花在关键的少数问题上，因为解决这些关键的少数问题，你只需花20%的时间，却可获得80%的成效。
理查德·科克在牛津大学读书时，学兄告诉他千万不要上课，“要尽可能做得快，没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多”。这位学兄想表达的意思实际上是：一本书80%的价值，已经在20%的页数中就已经阐明了，所以只要看完整本书的20%就可以了。
理查德·科克很喜欢这种学习的方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20%，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却令考官不满意的原因。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。
理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在炼油厂内服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton 工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是壳牌石油公司的4倍。
就在这里，理查德·科克发现了许多二八法则的实例。咨询行业80%的成长，几乎全部来自专业人员不到20%的公司。而80%的快速升职也只有在小公司里才有——有没有才能根本不是主要的问题。当他离开第一家咨询公司，跳槽到第二家的时候，他惊奇地发现，新同事比以前公司的同事更有效率。怎么会出现这样的现象呢？新同事并没有更卖力地工作，但他们在两个主要方面充分利用了二八法则。不久后，理查德·科克确信，对于咨询师和他们的客户来说，努力和报酬之间也没有什么关系，即使有也是微不足道的。
一个做事高效的人应当忙于要事，而不是一味地努力，像头老黄牛一样只知道低头向前。
在投入与产出、努力与收获、原因和结果之间，普遍存在着不平衡关系。关键的小投入，可以得到多的产出；关键的小努力，可以获得大的成绩；关键的少数，往往是决定整个组织的效率、产出、盈亏和成败的主要因素。
因此，在工作中，我们同样需要把握“关键的少数”，才能够产生事半功倍的效果。琐碎的事情往往会消耗大量的时间和精力，而产生的效益却并不大。所以，职场人士要想使自己忙碌的价值最大化，就要把自己的时间和主要精力都集中在那最有价值的20%的工作上。
培养简化思维，不要把事情人为地复杂化
简化工作是一种提升工作效率的重要方法，它可以帮我们把握工作的重点，集中精力做最重要或最紧急的工作。
杰克·韦尔奇有一句名言：“管理效率出自于简单。”简单式管理已成为很多企业奉行的管理模式。同时，简化自己的工作也就成了人们提高自己工作效率的重要方法。
在日常工作中，我们经常会遇到这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。这就是忙不到点子上的典型表现。
主要从事组织沟通管理咨询的艾森克·胡德自1992年开始至今，曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括来自500家企业的2500名人士，持续至今已经扩大到800多家企业，人数达到35万人，其中包括美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大型企业。
随后，艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要的原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的信息，却浪费太多时间在不重要的信息上；抓不住重点，必须反复沟通同样的一件事情。
在高强度的工作条件之下，如果我们不能理清思路，以复杂问题简单化的思路来开展工作，有针对性地解决重点问题，最初制定的各项目标就难以实现。
简化工作是一种习惯，贵在养成和执行。下面是一些国内外知名的效率专家所提出的一系列最实用的简化工作的原则和方法，希望能够为你的工作带来一些积极有益的启示。
1恪守简单原则，将简单观念贯穿于工作的过程中
调查显示，成功企业的优秀业绩很多归因于对简单原则的严格遵守：确立简单、现实的目标，通过简单的结构和简便快捷的程序实现目标。
2清楚了解工作的目标与要求，可避免重复作业，从而减少发生错误的机会
通常的情况是，你不知道自己应该做什么，工作的目标对你的工作会有什么样的影响，这个目标对你的意义是什么。当你搞清了以上问题后，再开始工作。
3懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对比较熟识的同事、朋友，或者完全不相识的人，可以直截了当地拒绝不合理的要求，不需要理由；对客户或者不太熟识的同事，要采取间接、委婉的方法拒绝不合理的要求。要考虑如何合理地相互帮助，才能维持更好的关系，建立未来合作的基础。
4主动提醒上级将工作排定优先级，可大幅度减轻工作负担
你的上级无暇了解你工作的状况，你应以公司效益为重，将上级交代的任务分出优先级，并向上级汇报。既可以将重要的工作花更多的精力去做，又可以将紧急的工作优先做。
5报告时要有自己的观点，只需少量但足够的信息
写文件、报告应内容精简、切中要点，最重要的是能够促使大家快速地作出决策。这是每一家企业都需要的。
6过滤电子邮件，回邮精简
有效过滤电子邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上；电子邮件的内容要尽量使要点突出、语言精练，节省写邮件的时间，并增加对方响应的机会。
