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第31章 定律六:解决问题而不是赢得比赛(1)

在组织的群体性活动中,管理的重要职能是协调所有成员的行为,以便为完成预定的共同目标而努力。管理组织内部冲突的关键是处理好合作与对抗的关系。彼德·本尼斯认为,对于组织性冲突(甚至对于所有冲突)不能看做比赛,而必须看做共同问题来解决。因此,冲突管理在这里应当被视为一种为联合解决问题而作努力。就解决问题而言,不存在谁输谁赢的区分,关键是问题得到有效解决

群体冲突解决之道

群体冲突划分为三类:个人的心理冲突、群体内个人之间的冲突和群体与群体之间的冲突。个人的心理冲突,表现为当一个人面临两种互不相容的目标时,所体验到的一种左右为难的心理感觉。群体内个人间的冲突,是指群体内两人或两人以上由于意见、情感不一致而发生的分歧状态。群体与群体之间产生的矛盾是群体与群体之间的冲突。

行为科学家杜布林对冲突的根源做了深入地研究,提出了引起冲突的原因:

由于人们个性方面的原因,如相互间轻视、攻击和中伤,乱发脾气等,都可能引起冲突。

社会所拥有的资源是有限的,每个组织或部门甚至个人都希望自己能够拥有或有权支配、使用更多的资源,这样,就会产生矛盾,为争夺人员、资金、设备、原材料等而发生冲突。

价值观的差异是产生冲突的一个很重要的原因,因为价值观决定了人们对外界事物进行判断的标准。利益更是个非常敏感的问题,任何人、任何部门都希望得到更多利益,可是在一定的客观条件下,利益总额是有限的,于是,为了争夺利益就会发生冲突。

由于组织中各人所承担的角色不同、职责不同,利益和需求将不同,因此可能引发冲突。

组织中权力之争是产生冲突的重要原因。为了在竞争中取胜,不惜攻击对方,抬高自己,从而引起冲突。

由于组织分工不明确、职责不清,致使各部门之间工作关系混乱。有利益的工作争相插手,无利益、责任重大的工作互相推诿,终会导致部门间的冲突。

组织机构发生变化,旧的体系刚刚打破,新的体系刚刚建立,旧的工作模式记忆犹新,新的工作模式尚不熟悉,很容易发生冲突。

组织风气不正,搞派别、争权夺利,往往造成人际关系紧张,这些也往往成为冲突产生的原因。特别是上层管理人员之间勾心斗角,最容易引发下层人员间的冲突。

管理者应随时密切关注组织内部潜在的或已发生了的冲突,努力找出冲突发生的根源,采取适当措施加以处理。对于可能带来不良影响的破坏性冲突,更应予以密切关注和重视。处理群体冲突,操作方法是多种多样的:

1铁令如山

当你对事情有绝对自信,非马上去做不可时;当你相信别人的意见不太可能改变你的想法时,或是你认为事情没有重要到需要讨论时。通常单方面运用权势和影响力,使他人听从其意见。

2按兵不动

面对不同意见,单方面决定维持现状,不采取任何行动。这种策略只能暂时使用,不是一个最终的解决办法。当你需要时间搜集更多资料、争取更多支持,或是暂时没有精力来处理这件事情时,可以考虑使用"按兵不动"的策略。这样做的好处,是让彼此的情绪冷静,使你能够更从容地解决问题。

3和平共存

在共同协议下,各执己见,各行其是。如果这样做花费太大,或容易造成混淆,且当争议双方都坚信自己的想法是对的时,则采用"中间"路线,以达到共同目标。这时,你可以对争议双方说:"我们先按自己的想法去做,试行三个月之后,再看看谁的办法最有效、最省钱。"

4寻找共同点

通过强调共同点、淡化差异点的方式,来"推销"你的观点。当你对自己的想法很清楚,但缺乏决策者支持时,或是当你没有时间、精力组织长时间讨论时,都可以运用这个策略。此外,当你觉得你手上的资料可能会伤害到别人,或是别人没有能力去处理它,而你想要撤回时,也可以考虑用这一策略来化解。如一位总经理有一套大刀阔斧的改革计划,但管理班子中的意见分歧很大,实施计划困难重重,考虑到班子稳定问题,总经理决定暂不进行人力资源变动,号召大家团结一致、齐心协力,先推行已取得共识的改革措施。

5全力支持

即使你不同意对方的看法,可是你仍然不要表示意见,并按照对方的看法去做。适用状况:当你相信对方的专业能力的确高出你许多时,或是当事情对你来说无关紧要,而对对方却非常重要时。这时,你可以微笑着说:"我不赞成我老板最近提出的一个改革构想,但是我想,他是不会接受我的建议的。"

6以规则服人

当决定的过程比结果更重要时,当任何进展都会比原状好时,可以客观的规定或准则(如抽签、抽票、测验等)作为处理不同意见的基础。

7搁置"冷却"

有些问题双方之间存在冲突,但一时又难以断定谁是谁非,如果不是急需解决的问题,不妨先放起来"冷却"一下,暂缓解决。

8协商合作

可以经过冲突双方或多方协商,以求达成一致的意见;或者,通过彼此坦诚的讨论,将所有参与者的意见系统地整合在一起。适用状况:事情非常重要,却难妥协时;当所有参与者都非常值得信任,且有充裕的时间可以互相沟通意见时。

9权威仲裁

在双方争执不下时,由管理或权威机构经过调查研究,判断孰是孰非。有时对冲突双方很难立即做出对错判断,但又急需解决冲突,这时就需要由权威人士(机构)做出并不代表对错的裁决。但裁决者应负起必要的责任。

10求同存异

冲突不应只是对立,还应相互启发、相互谅解和让步。这一方法尤其对于解决"鸡毛蒜皮"一类的冲突有必要。同时对解决重大问题的冲突,也有积极作用。

对于带有一定破坏性的组织冲突,最关键的处理办法是防患于未然。即预防为主,及早预测,及早发现,及早解决,不使之加剧、升级、恶化,造成大的损失。这就需要灵通的信息、深刻的观察、正确的判断、恰当的方法。那种麻木不仁、推诿扯皮、官僚主义的作风是十分有害的。

值得注意的是,无论是解决个人之间的冲突还是解决部门之间的冲突,往往需要有第三方的干预。这里之所以使用"第三方"的概念,是因为涉及解决冲突的第三方包括三种不同的角色,即调解者、仲裁者和干预者。调解者只对冲突双方提供建议,而不能控制冲突的最终结果;仲裁者则能控制冲突的最终结果;干预者虽然能控制冲突的最终结果,但不一定像仲裁者那样做出最后裁决,他也可能不支配最终结果。因此,这里所用的"第三方"概念的涵义,包括上述三种角色。

归根结底,冲突的出路只有一条,那就是解决问题。因为,矛盾激化到最后,还得解决;双方僵持不下,如此坚持下去,也不是长久之计,最终还要找出解决的方法。所以,冲突一经发生,就要想方设法予以解决。至于什么时候能解决问题,那就要看时机;至于用什么办法最佳,那要看管理者的水平与艺术以及有关条件了。

化解部门冲突

组织理论研究者卢桑斯通过研究认为,组织中团体之间的冲突一般有四种情况,即组织不同层次间的冲突、组织不同职能间的冲突、指挥系统与参谋系统的冲突以及正式组织与非正式组织间的冲突。组织是由若干个部门或团体组成的。组织中部门与部门、团体与团体之间,部门、团体与组织之间,由于各种原因也常常发生冲突。

形成组织内部门之间冲突的原因很多。首先,各团体目标上的差异可导致冲突。组织由于分工的需要划分成不同功能的各个部门、单位,每个部门、单位在组织设计时就已确定其目标,各个子目标的组合就构成组织大目标。但在执行过程中,各部门和单位的工作行为常以本单位利益为中心,可能会忽视与大目标和其他部门、单位的协调,使各部门、各单位相互隔绝,致使冲突产生。

其次,由于各团体认识上的差异,职责权限划分不清,或各团体的利益没有得到满足,甚至于不健康的思想意识或不良的团体作风,也可能引起团体间的冲突。如小集团主义、自私自利、以邻为壑、虚伪、欺诈等。由上述原因而酿成的冲突,不仅会造成各部门之间关系的不协调,而且也会给整个组织系统的工作带来不良影响。因此,处理好组织内部各部门之间的关系,对于增强组织系统的合力,发挥组织系统的整体效应,具有重要的意义。

冲突源自于人,许多矛盾都与部门管理人之间的关系非常密切。因此管理人能否顾全大局,他们之间的人际关系是否融洽,对部门关系影响很大。因此,作为管理者,要处理好部门之间的关系,就要加强配合与协调。

1力倡合作

互相支持,是圆满完成组织工作任务的前提。一个各部门之间相互支持的组织,才是有力量的组织。各部门之间的相互支持,体现在具体的工作中。当某一部门工作遇到困难、阻力时,别的部门主动去排忧解难,在人力、财力、物力方面给予帮助,是一种支持;当某一部门工作取得了成绩或出了问题,别的部门给予热情的鼓励或提出诚恳的批评,也是一种支持;当某一部门与其他部门发生矛盾,别的部门不是置之不理而是出面调解,帮助消除误会、解决矛盾,这更是一种支持。部门之间的相互支持,是避免冲突、消除矛盾、友好相处的重要原则。

各部门的管理人在强调自己工作的地位和作用时,不能贬低而要同样肯定其他部门的地位和作用。工作的配合与支持不能仅是单向的索求,而应成为双向的给予,并用以取代"鸡犬之声相闻,老死不相往来"的自我封闭状态,以及"各人自扫门前雪,休管他人瓦上霜"的狭隘做法。

2强调沟通

沟通是双向的,也是多方面的,主要应当从目标上、思想上、感情上和信息上加强沟通,进而取得共识,这是协调各部门管理人之间关系的重要基础。这既是做好部门工作的需要,也是处理好部门关系的需要。

1)沟通思想。各部门管理人应避免单纯以本部门的利益为中心考虑问题,而应当从各部门利益的互相联系上,也就是全局上考虑问题,包括设身处地地替其他部门着想,达成彼此可以共同接受的意见,以防止思想认识上的片面性。对于因工作关系所引起的思想误会、隔阂,各部门管理人之间应严于律己,宽以待人,必要时多做自我批评,求得谅解。各部门管理人在思想观念、思想方法、思维方式上也是有差异的,由此而形成的观点上的争鸣和分歧,可以通过平等的交流、启发,缩小认识上的差距,以达到统一。

2)增进感情。感情上的联络和加深,对部门管理人来说是很重要的。因为很难设想,没有任何感情交流的部门管理人之间,工作上可以融洽。要增加感情上的沟通,除了思想目标上的认同外,还可通过工作交流、参观访问、文体活动、公共关系活动等方式不断加深,从而创造一种和谐共事的情感环境。

3)强调目标。在工作中反复强调整体目标,可以使各部门管理人认识到各部门、个人对整体目标做贡献的重要性,以及相互配合、协调的必要性,力争把部门利益与共同的目标联系起来,进而增强各自对组织目标的关切感,减少部门与个人间不必要的冲突。同时,要在具体目标上取得沟通和共识。各部门管理人,在目标的确立上,要相互理解和关注;在目标的实施上,要相互支持和促进;在目标的冲突上,要相互调整和适应;在目标的成功上,要相互总结和鼓励。

4)互通信息。部门之间的矛盾与隔阂,都可以从信息沟通上找到原因。沟通是传达、交流情报和信息的过程,一般而言,凡信息传递不畅的部门必然缺乏沟通,极易造成部门之间的不了解、不理解和不协调,甚至造成某些冲突,既影响工作,又影响团结;凡主动沟通的部门,必然信息流畅,往往容易赢得其他部门的好感,形成部门之间的良好关系。

3合理竞争

部门之间不仅具有共同的利益和目标,而且还具有各自不同的利益和目标,因此必然存在竞争。合理竞争要求部门之间形成一种正常的竞争关系,求同存异,互相支持,密切合作,千帆竞发,百舸争流,最大限度地发挥各自的积极性和创造性,努力实现组织系统的整体目标。组织内各部门的地位差、功能差,既反映了相应的权利和义务,也反映了相应的责任和贡献。这是组织系统内各部门在协作过程中存在竞争的客观基础。在组织内部,竞争是一种最活跃的因素和力量,具有使组织系统不断发生变化的功能。这种功能既可以使组织系统发生进步性变化,使组织的作用充分发挥出来;也可以使组织系统发生破坏性变化,造成组织系统的不稳定,产生结构性内耗与功能性内耗。

为了最大限度地实现公平,合理竞争,既反对封锁信息,互相拆台,制造矛盾,增加内耗;也反对满足现状,不求进取,被动应付,得过且过。特别应反对的是那种不择手段、以邻为壑、尔虞我诈、冷酷无情的倾轧和竞争。只有这样,才能减少部门之间的冲突,提高各部门协同作战的工作效率;也只有这样,组织才能稳固与发展。

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