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第83章 善做日常备忘录

我们所有的高级管理人员都从内部提拔,但如果你想要升迁,最好先学会写备忘录。

——宝洁CEO雷富礼

现代在电视中露面频繁的,飘柔(P&G)、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡露、佳洁士、玉兰油等化妆品、洗涤品广告都属于美国宝洁公司。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司,迄今已有170年历史。宝洁公司在全球的销售额每年平均为300亿美元。宝洁公司在全球70多个国家设有工厂及分公司,所经营的300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。

诚然,作为一家成功、出色的公司,必有它的过人之处。宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。宝洁的备忘录一般分为两类:信息备忘录和建议备忘录。

信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析。建议备忘录则是一种说服性的文件,重点包括:建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要,那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。

备忘录大多不会超过4页。品牌管理人员如果想要升迁,最好先学会写备忘录。在宝洁,备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的人员来说,一个备忘录重写10次是常见的事;成为品牌经理后,一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录,宝洁希望能够训练员工学会更加周密地思考问题。

宝洁公司“一页备忘录”的结构如下:

1.相关信息(发自谁、发给谁、转交给谁、日期)。

2.标题。

3.一句话总结备忘录的主要内容。

4. 3~4行总结备忘录的主要内容。

5.相关背景资料介绍(2~3行)。

6.备忘录内容(建议、意见、工作总结、信息共享等)。

7.主要缘由、总结、工作计划等。

8.下一步任务。

9.签名。

在日常工作中,备忘录是一种很重要的方法。如果平时不记备忘录,往往会因为工作忙而有所遗忘,这不但会造成工作的拖延,甚至会造成不可预料的严重后果。因此,养成做日常备忘录的习惯可以让你在落实责任时轻松很多。当你每天早上打开当天的备忘录,就可以找到你想要的东西。你可以把苦思冥想的时间省下来,用在其他的工作上。你总能知道你的约会、计划和文书工作,也会因不必分心于其他事而使得工作起来相当有效率。

同时,它还能记录你的工作状况,让你能看清楚自己在某段时间里的变化,从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标。

学会使用日常备忘录,坚持这个好习惯,它能帮你在工作中用最少的时间去提高效率,为你的成功提供有力的保证。

人力主管的话

日常备忘录可以使工作条理化,使你更加明确工作内容是什么,明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进程,并通过有条理的连续工作来保证正常执行任务。如果你能为日常工作下一步进行的项目编出目录,不但是一种节约时间的措施,也是提醒人们记住某些事情的手段,以保证工作的顺利进行。

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