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第81章 制定任务清单,让工作条理化

我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投入了心血,带着明确的目的去做事,就可以减少重复,这样就能够大大提高工作效率。

——著名管理学家博恩·崔西

每天的工作不止一项,有时还会是一堆琐碎的小事,如果没有一个合理有序的工作秩序,东做一样,西做一样,不仅毫无章法,而且效率不高,甚至会完不成。有些员工会认为,都是一些小事,不需要做规划,但是许多优秀员工的成功经验告诉我们,制定一个任务清单,能保证工作的条理化。

认真地做一份任务清单,无论是大任务还是小任务,不但不会约束我们的行动,还可以提高我们的工作效率。当将要结束一天工作的时候,对照任务清单认真核实,有助于日事日清。养成每天做任务清单的好习惯,对以后的工作安排有很大的帮助。如果你想高效工作,学会列任务清单是必不可少的一项技能。

任务清单并不是要把一天的工作都罗列出来,而是要有顺序、有技巧地排列。如何做好一份任务清单呢?有以下几点建议:

1.把任务写到纸上

好记性不如烂笔头,再好的记性也不如写到纸上,做起事来也踏实,不用担心会漏掉什么工作。平时,我们总是在忙着一件工作的同时还惦记着下一件事,把工作都记下后,我们就可以专注于一件工作,心无旁骛,效率自然会提高很多。

我们的大脑就像一个平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行。写在纸上的事,脑子就会将这些事转移至幕后,就会产生一种潜意识,自觉地知道下一步该干什么事情。只要我们利用这种潜意识解决问题,就会发现它的作用相当惊人。

2.简单明了

任务清单是为了把工作量化、细分,让我们的工作有条理性,所以一定要简单明了,用一些自己可以理解的关键词即可,一看就明白,这样可以节约编写任务清单的时间,同时也是很好的工作习惯。

要把任务清单列在一个专门的本子上,而不是记在一些小纸片、桌上的便签或是粘在冰箱上的字条;也不可以随意乱放,应该随身携带。

3.时间是关键

做好任务清单,就是为了使工作有序进行,不拖延。看到任务就应该估算自己大概需要多长的时间去完成它。在任务清单的旁边制定完成各项任务所需的时间,严格按照规定的时间完成,不拖延,这也是对自己能力的考验与锻炼。

4.定期检查

早上起床后的第一件事就是查看任务清单,这是一天工作的开始,是大部分成功人士的良好习惯。如果你将确定要做的事都列在任务清单上,而且每天固定检查任务清单,你就绝不会因为忘记而没有完成任务。在福布斯二世的书桌上一直都放着一张记录重要事项的纸,这是他的个人管理系统中心。他说:“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使自己动弹不得的事是否真的值得让我为难。”福布斯二世的这张纸上通常有20件事情,有电话、信件以及他必须口述的一小段专栏文章。他常告诫他人:“如果你没有一个固定的记事本记录你想要做的事,事情将永远无法完成。”

每做完一项工作就可以删除一项,如果没有及时完成,这个任务清单就形同虚设。所以,必须严格要求自己,定时检查完成任务清单的进度。

5.制定长期任务清单

任务清单不止限于一天的工作事项,许多善用时间的成功人士都会规划长期任务清单。基层员工也是一样,工作中要有自己的目标,工作都是有连续性的,不要只把眼光放在当下,应放远一点。

制定任务清单,按照清单上的计划去做,分配时间和精力,就可以让你有效地掌控好时间,管理好时间。工作中,制定任务清单是每一个优秀员工的工作习惯,这样有利于工作效率的提高,同时体现出了员工认真严谨的工作作风。而这种科学习惯的养成对成功大有益处。

人力主管的话

列任务清单对员工做事不拖延有很大帮助,任务清单里罗列了一天的工作事项,能够使工作更加条理化,使任务一目了然。员工只要严格按照任务清单,准时准点地完成任务,就能做到工作高效不拖延。

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