2广泛使用能愿动词
不同的公文，对词语和句式有不同的要求。指挥性公文多用命令性词语和旨定性句式；知照性公文多用说明性词语和陈述性句式；报请性公文多用陈述性词语和祈使性句式。但不管是哪一类公文，都广泛使用能愿动词和带动词性宾语的动词，如“要”、“可以”、“应当”、“必须”等能愿动词，“予以”、“加以”、“给予”、“严加”、“严禁”等带动词性宾语的动词，在公文中经常使用。
3大量使用习惯用语
公文在长期实践中，逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法，并且约定俗成，成为习惯，这就是习惯用语或惯用词语。这些习惯用语有以下几个方面：
a开端用语。开端用语即公文开头叙述事实、交代根据、说明原因、陈述理由的用语，多用“兹因”、“兹定于”、“鉴于”、“根据”、“按照”、“遵照”、“现将”等。
b称谓用语。称谓用语就是对制文者、受文者以及第三者的人称用语，如，第一人称为“我(我们)”、“本”；第二人称为“你(你们)”、“贵”；第三人称为“他(他们)”、“该”等。
c经办用语。经办用语是指工作处理过程中的时态和情况的用语，如“经”、“业经”、“兹经”等，表明此项工作已经处理过；“现经”、“拟”、“责成”等表明此项工作正在处理或准备处理。
d引述用语。引述用语是引述来文内容或精神时使用的词语，有“(前、现、近)接”、“(近、敬、惊)悉”等。
e期请用语。期请用语是表达期望、请求时所使用的词语，如“请(即请、拟请、恳请)”、“希(务希、尚希、希即、希望)”、“望”、“盼(切盼)”等。
f表态用语。表态用语是公文对所涉工作或事项表示态度的词语，多用于下行文，有“照办”、“同意”、“可行”、“不同意”、“不可”、“准予”、“不予”、“不准”、“迅即办理”、“现予(转发)”等。
g征询用语。征询用语是征求意见所使用的词语，如“当(妥、可)否”、“是否可行”等，常与期请用语“请批示”、“请回复”等联用。
h承启用语。承启用语是承上启下的习惯用语，有“为(对、据)此”、“有鉴于此”、“如下”等。
i结尾用语。结尾用语是公文结束时为表达愿望、强调内容所使用的词语，如“为盼、为荷、特此通知(通报、通告、公告、函复、函达)”、“此致敬礼”等。
4经常使用缩略语
缩略语是对专有名词及名词性词组进行概括、压缩而形成的稳定性词语。其中有的是简称，如“中共中央”、“党中央”、“全国人大”等；有的是约定俗成的专有名称，如“‘两个文明’建设”、“五讲四美”、“四项基本原则”、“军地‘两用人才’”、“实行‘三通’”、“一个中心、两个基本点”等；有的是经过长期使用而被确认的固定词语，如“报批”(呈报上级并经批准)、“报经”(呈报上级并经过)、“颁行”(颁布并施行)等。因为这些缩略词语已经被大家所承认，所以使用中既不影响准确表意，又能使句子简练。
5多用雅语、敬语和强调语
公文的内容政治色彩较浓，书面化较强，庄重严肃，在行文上又反映着上下级关系，因此多用雅致的、敬重的词语，并且为了突出、强化重点内容，往往采用强调词语或强调句式。如“卫生部《关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告》已经国务院同意，现转发给你们，请遵照执行”，就既雅致、恳切，又不生硬、浮泛，体现了对受文者的殷切希望。又如“必须充分发挥老教师的作用，要尊重他们，应该帮助他们解决一些实际问题”，其中的“必须”、“要”、“应该”都是强调词语，目的在于强化尊重、爱护、关心老教师的意识。
在强调上，还常常采用提前或置后的句法，由“将”把第二宾语提前，变为“将”字结构，或把重点置后，使强调的内容更加突出。前者如“现将《国家行政机关公文处理办法》转发给你们，请照此执行”，如果改为“现转发给你们《国家行政机关公文处理办法》，请照此执行”，也能说通，但显得平淡、拖沓，显然不如“将”字句清晰、明朗，重点突出，强调的意味更浓。后者如“在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全”，这是把重点后置，强调在公文处理中做好保密工作，目的在于“确保国家秘密安全”。若把此句改为“在公文处理中，要确保国家秘密安全，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定”，显然比较模糊，没有突出保密的利害关系。
6多用陈述句式、祈使句式
公文要陈述情况、交代根据、说明主张、表明态度，并且要提出要求，表达愿望，因此广泛使用陈述句和祈使句。如“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作”，这显然是一个陈述句，先用“是”对办公厅(室)的性质作出判断，然后又说明了它的工作职责，把行政公文处理的管理机构交代得一清二楚。又如：“草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。”其中第—个句子是肯定祈使句，用“必须”强调了肯定的愿望、要求；后一个句子是否定祈使句，用“不得”表示了否定的愿望、要求。
7常用并列复句和递进复句
公文的句子，多采用并列成分和递进关系，使语言简练，语流通畅，表意完整。如“送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况”，这个句群中既有多重并列，又有一定的递进关系，使意思表达得完整、严密，语流顺畅、贯通。
8常用条款句式
公文在表达主张，提出要求，制定办法、措施时，常常要分条列项，使用条款句式，从而使句式端庄，条理清晰。
9常用介词结构
所谓介词结构，就是用介词和名词、代词和名词性词组结合，而表示方向、对象、时间、范围、原因、目的等的语法结构。它在句子中作状语或定语，既使句子表意严密，又能使表意清楚、明确、突出，从而保证公文内容的准确性、严肃性和庄重性。如：“为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。”这就是由介词“为”和“国家行政机关”组成的介词结构，做“公文处理工作规范化、制度化、科学化”的定语，使制定“国家行政机关公文处理办法”的目的性更加明确、突出，起到了强调的作用。
10常用一些限定词语和修饰词语
公文的内容表述要求严谨、明确，因此常常使用一些限定词语和排比、对偶等修辞格。如，“凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签”，因句中用“凡涉及其他部门或者地区”来限定“问题”，就使“问题”的范围具体明确，同时也就明确了主办机关的职责。
二、公文的行文规则
《国家行政机关公文处理办法》第四章对公文的行文规则做了专门规定，共十项，其内容为：
a各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
b政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。
c向下级机关的重要行文，应当直接抄送直接上级机关。
d部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正撤销。
e同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文，政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文，政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
f各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
g“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。除领导直接交办的事情外，“请示”不得直接送领导者个人。
h“报告”中不得夹带请示事项。
i受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
j经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
规则就是制度，制度就必须遵照执行。这十项规定，最基本的是明确行文关系，要按隶属关系和职权范围行文。
按照隶属关系，上级政府可以向下级政府行文，上级政府的部门可以向下一级政府的有关业务部门行文；上级政府的部门也可以根据授权和职权规定向下一级政府行文，下级政府也可以向上级政府行文；下级政府的业务部门也可以向上一级政府的主管部门行文，但多为汇报工作或请示问题，一般要主送直接上级；平行机关和政府的各部门在自己的职权范围内也可以互相行文。
按照职权范围，各级政府及其部门都可以向上、向下，或平行行文，但不得越权，也不得失职。下级政府或政府的业务部门，凡涉及重要事项或自己无力、无权解决的问题，必须向上级政府或上级主管部门汇报、请示；上级政府向下级政府和有关部门传达政策、部署工作、提出要求，但属于下级机关职权范围内处理的事项，上级机关不应越俎代庖，代为行文；政府有关部门，需与同级政府或业务部门协商事项，开展工作，也可行文，但必须是自己职权范围内处理的事项；上级政府的部门向下一级政府行文，必须根据授权和职权规定。
行文中对上述两方面必须注意，要防止行文关系上的混乱现象。
