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第22章 工作中的智慧 (1)

一 工作+思考=智慧

工作中应学会思考

“在工作中学会思考”是卡耐基的一句至理名言。

有一天,在马克主持召开的科长会议上,组长代表也出席参加。组长代表发言说:“昨天我们在组长会议上,提出了工作流程中的一些小问题,不过,公司未重视我们的问题。当然啦!可能是预算不足,或是营业组的人手不够支配,但是公司领导也应该给我们一个明确的回答或者与我们通通信息。”主持这个会议的马克将此提案移到下次会议,而结束了这次会议。

马克在第二次的科长会议上,就针对上次组长代表所提出的议案征求各位意见。但是怀特认为在较高层次的科长会议上,不容许组长发言,尤其不容直接提出不同的意见。这样一来,整个管理层秩序大乱,这个提案就这样无用作废了。

原本马克主持组长会议的目的是为了训练组长,并且希望能将组织中的管理问题具体化,并加以改善。大致上来说,管理上的问题,即是公司中存在或出现的问题,而这些问题需要加以研究和解决。

但是一次又一次的会议,却没有真正地解决。马克认为不应该让问题继续存在于组长之间,因此不但可在组长会议上加以检讨,甚至还可以在科长会议上提出讨论。

换句话说,他们有义务将这个问题当成科长之间共同研究的课题。而且,从另一方面来说,召开组长会议,并且让组长代表出席科长会议,其实质上还是为了让组长认识到自己被重视。所以由他们提出议案也无可非议。但,令人感到意外的是,怀特竟然出面反对。马克认为,作为科长就是要发现工作中存在的问题,并且立即加以改正。所以不论问题是由谁提出,或是提出问题者是否超越了职责,只要是应该积极改正的问题,就应积极解决。

所以,不能以过于注意组织中的职权分界线问题,最重要的是,动用你的大脑,认真思考如何去解决问题。

那么,如何训练自己在工作中的思考能力呢?

某工作部门的下属,若受到其他工作部门主管的监督提醒,会出现两部门领导反目为仇,而爆发冲突对立。而后大家又要开始争论管理组织应如何?职务程序应如何?却将问题的本质、重点给忽略了。

M单位的主管向史密斯先生说了这么一段话:N单位的上司因为工作的需要,向M单位借机器;不久,N单位的职工,就到M单位的工厂工作,但是N单位的员工并没有按照M单位的工作规则来操作机器,而且他的操作方式,会可能导致危险事故的发生。于是M单位的主管就出面提醒N单位的员工,应小心操作机器;这位主管认为虽然不是自己的部属,但若不事先防范,等到发生意外就太迟了。但是事后,这件事传到N单位主管的耳中,他勃然大怒地认为其他单位的主管不应该干预他所领导的下属的行为。但这件事件实在是太紧迫了,若提前通知N单位的主管,再回来警告员工,可能意外就已经发生了。想不到这样一个良好的愿望,却使对方主管误解和不满。

那么,出现这种情况该怎样处理呢?那天,史密斯先生的日记就这么写着:

由M单位主管的申述,我们可以知道类似的事很多,而且都未公开,并在组织内部蕴藏着,成了当事人的烦恼。这种现象若不加以解决,便会酿成问题,使得部门与部门之间,单位同单位之间发生龃龉,进而使得当事人心灰意冷。这种情形,管理者应当如何来对待呢?

在科长会议上,常会为了管理组织不合理或是职务权限应如何划分等问题而经常争论不止,并且每次开会,都重复着相同的论点,而真正的实质性问题却触不到,这个M单位主管的申述,就是权限问题的一个例子。

在过去,若发生这种问题,最高层的管理者就会将各单位主管的监督范围及权限划分清楚,凡不属于自己单位的员工或事情,便一概不得干涉,这是一种最简单的处理方式。但这样的问题用这种方式解决后,牵涉事件的主管常会觉得似乎缺少了什么,而这个缺少的“什么”,就是问题的重点所在。

设定明确的目标

设定明确的目标,是所有成就的出发点,那些98%的人之所以失败的原因,就在于他们从来都没有设定明确的目标,并且也从来没有踏出他们的第一步。

在你开始迈向成功之前,应先问你自己一个问题:我的目标是什么?

当你研究那些已获得成功的人物时,你会发现,他们每一个人都各有一套明确的目标,都已订出达到目标的计划,并且花费最大的心思和付出最大的努力来实现他们的目标。

安德鲁·卡内基是引领我们设定明确目标的人,他编写并出版伟大人物达到永续成功所依循的各项原则。

卡内基原本是一家钢铁厂的工人,但他凭着制造及销售比其他同行更高品质的钢铁的明确目标,而成为全国最富有的人之一,并且有能力在全美国小城镇中捐盖图书馆。

卡内基的明确目标已不只是一个愿望而已,它已形成了一股强烈的欲望,只有发掘出你的强烈欲望才能使你获得成功。

我们每个人都希望得到更好的东西——如金钱、名誉、受尊重——但是大多数的人都仅把这些希望当作一种愿望而已,如果你知道你希望得到的是什么,如果你对达到自己的目标的坚定性已到了执著的程度,而且能以不断的努力和稳健的计划来支持这份执著的话,那你就已经是在实现你的明确目标。因此,认识愿望和强烈欲望之间的差异是极为重要的。

假设你已经设定了明确目标,接下来你可能会问:“在哪里可以得到执行计划所需要的资源?”

使潜意识发挥作用,只是迈向成功的第一步而已。如果你不能说服他人与你合作,而且又无法遵守严格标准的话,一样不会成功的。

当然,从贫穷到富有,第一步是最困难的。其中的关键,在于你必须了解,所有财富和物质的获得,都必须先建立清晰且明确的目标;当目标的追求变成一种执著时,你就会发现,你所有的行动都会带领你朝着这个目标迈进。

成功关键并不只是“辛勤工作”而已,你可能也发现到,有些人和你一样辛勤工作——甚至比你更努力——但却没有成功。教育也不是关键性的因素,华尔顿从来没有拿过罗德奖学金,但是他赚的钱,比所有念过哈佛大学的人都多。

伟大的成就,是得自对积极的心态的了解和运用,无论你做任何一件事,你的心态都会给你一定的力量并为自己设立明确的目标。

抱持着积极心态,意味着你的行为和思想有助于目标的达成;而抱持消极心态,则意味你的行为和思想不断地抵消你所付出的努力。当你将欲望变成执著时,并且设定明确目标的同时,也应该建立并发挥你的积极心态。

但是设定明确目标和建立积极心态,并不表示你马上就能得到你所需要的资源,你得到这些资源的速度,须视需要范围的大小,以及你控制心境使其免于恐惧、怀疑和自我设限的情形而定。

如果你只需要1万美金来实现你的明确目标,可能在很短的时间内就筹得;但是,如果是100万美金,可能就得花较长的时间了。在此一过程的一项重要变数是,你要拿什么来交换这1万或100万美金。提供相对服务或其他等价物的时间,对取得资源的速度快慢也是相当重要的,你必须清楚地了解在你“取得”之前应“付出”些什么。

用最简省的方法获得最佳效果

成天忙个不停的人,工作效率未必好。

有些人成天忙得团团转,但他是否真的很勤快呢?甚至到了下班时间,还有一大堆事情却还未完成,这是否意味着他的忙碌是没有意义的呢?或许你会发现,像这种成天忙碌的人,工作效率是不会很高的。

有些主管整天踱来踱去,骂这骂那,书桌上的公文及资料文件堆积如山,似乎有忙不完的工作,卡耐基将他们称为“无事忙”。

若是你有事情,他会很不耐烦地转头说:“我很忙”。在你问题尚未说出前,就给你来个下马威。的确,他是很忙,但这种忙碌是否具有实质意义呢?相反的,有的人对每件事都处理得井然有序,不管公司内外,大大小小的事,他都能迅速亲自的处理,并且让人一目了然,甚至有时还悠闲地表现一些幽默和情趣。

人们在做一件工作前,应当考虑如何用最简省的方法去获得最佳的成效。制定一个详细缜密的计划,再着手去做。若只是因一时的兴起而从事工作,不但事倍功半,而且也不会成功。如果只是要将自己的忙碌告诉他人,我们便可肯定他所说“忙事”是无关紧要的事,因为一个工作有计划的人,是不会那么忙碌的。卡耐基说他认识一位公司的高级主管,那人总是笑脸迎人、悠哉自若,却非常有效率。你们一见面,他会直截了当地告诉你“今天我只有三十分钟能和你谈”或是“今天我的时间较充裕,我们可以慢慢谈”。有一次卡耐基为了一件重要事情去拜访他,他立刻就将事务科长叫到办公室,第二天,这件事情就解决了。由于他沉着,所以能很快地下决断;整天忙碌的人,是绝对没有这种“当机立断”的能力的。

无论是高层主管还是员工,若能在一天规定的八小时工作时间内将预定工作做完,才是一个有效率的人。我们经常看到有些人,要在下班铃响后,才开始紧张忙碌的工作。如果有这样的员工,必定也有这样的主管,因为他的无能,双方才能臭味相投。如果一个主管认为这样工作毫无效率,那么员工必定不会有这样表现。

多付出一点点

多付出一点点是一种经过几个简单步骤之后,便可付诸实施的原则。它实际上是一种你必须好好培养的心境;你应使它变为成就每一件事的必要因素。

如果你愿意提供超过所得的服务时,迟早会得到回报。你所播下的每一颗种子都必将会发芽并带来丰收。

卡耐基认为,你一生中所得到的最好的奖赏,就是你以正确心态提供高品质服务,为你自己带来的奖赏。

巴恩斯是一位决心坚定,但却没有什么资源的人。他决定要和当代一位最伟大的智者爱迪生合作。但是当他来到爱迪生的办公室时,他不修边幅的仪表,惹得职员们一阵嘲笑,尤其当他表明将成为爱迪生的合伙人时,大家笑得更厉害了。爱迪生从来就没有什么合伙人,但巴恩斯的坚持为他赢得了面试的机会,并在爱迪生那儿得到一份打杂的工作。

爱迪生对他的坚毅精神有着深刻印象,但这还不足以使爱迪生接受他作为合伙人。巴恩斯在爱迪生那儿做了数年的设备清洁和修理工,直到有一天他听到爱迪生的销售人员,在嘲笑一件最新的发明品——口授留声机。

他们认为这个东西一定卖不出去,为什么不用秘书而要用机器?

这时巴恩斯却站出来说道:“我可以把它卖出去!”从此他便得到这份销售的工作。

巴恩斯以他杂工的薪水,花了一个月时间跑遍了整个纽约城。一个月之后他卖了7部机器。当他抱着满腹的全美销售计划回到爱迪生的办公室时,爱迪生便接受他成为口授留声机合伙人,这也是爱迪生惟一的合伙人。

爱迪生有数千位员工为他工作,到底巴恩斯对爱迪生有什么重要性呢?原因就在于巴恩斯愿意展露他对爱迪生发明品的信心,并将此一信心付诸实施。同时巴恩斯达成任务的过程中,也没有要求过多的经费和高薪。

巴恩斯所提供的服务已超过他作为杂工的薪水程度,他是爱迪生所有员工中惟一有这种表现的人,也是惟一从这种表现中获得利益的人。

为了帮助你时时不忘多付出一点点,卡耐基设计了一个非常简单的公式:

Q1+Q2+MA=C

Q1=表示服务品质(Quality)

Q2=表示服务量(Quantity)

MA=表示提供服务的心态(Mental Attitude)

C表示你的报酬(Compensation)

这里所谓的“报酬”,是指所有进入你生命的东西:金钱、欢乐、人际关系的和谐、精神上的启发、信心、开放的心胸、耐性,或其他任何你认为值得追求的东西。

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