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第30章 有效管理时间(3)

2和自己比赛可以激发心理学上的“满溢状态”的行为。这是一种内在的变化,时间似乎很少,你的成果却很多。

3改善你的工作质量。实实现你自己的目标,你应该像优秀的跨栏选手一样速度更快、更好,还要求不把栅栏碰倒。

个人、团体、部门都很喜欢一些竞赛性的活动。如比赛“零缺点”能保持多长时间,全单位能创出多少业绩,通过加强合作可增强员工的斗志。米利肯公司专门生产纺织品和化学制品,就是凭此技巧而荣获“麦坎波得吉”全国品质奖。他们的宗旨是“假如你不算分数,那么你还处于练习阶段”。米利肯的工厂到处都是记分板,以此让员工一目了然。管理者认为这样做,员工的斗志、热情、自尊、趣味都会被激发出来。

哈伯德说,时间管理不仅是独乐,也是众乐的一场赛事,和时间赛跑,人人都有可能是胜利者。只有不参加的人,才是失败者。

运用80/20法则

当我们把80/20法则应用到时间管理上时,就会出现以下假设:

一个人大部分的重大成就——包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能上所表现出的大多数价值,都是在他自己的一小段时间里取得的。

如果快乐能测度,则大部分的快乐发生在很少的时间内,而这种现象在多数的情况里都会出现,不论这时间是以天、星期、月、年或一生为单位来度量。

用80/20法则来表述就是:80%的成就,是在20%的时间内取得的;反过来说,剩余的80%时间,只创造了20%的价值。一生中80%的快乐,发生在20%的时间里;也就是说,另外80%的时间,只有20%的快乐。

如果承认上述假设,那么我们将得到四个令人惊讶的结论:

结论一:我们所做的事情中,大部分是低价值的事情。

结论二:我们所有的时间里,有一小部分时间比其余的多数时间更有价值。

结论三:若我们想依此采取行动,我们就应该采取彻底行动。只做小幅度改善,没有意义。

结论四:如果我们好好利用20%的时间,将会发现,这20%是用之不竭的。

花一点时间去印证80/20法则,几分钟也好,几小时也行。找出在时间的分配与所得的成就(或快乐)两者之间,是否真的有一种不平衡现象。看看你最有生产力的20%的时间,是不是创造出80%的价值;你80%的快乐,是不是来自生命中20%的时间。

这是非常重要的问题,不可轻视。也许你该把本书放下,去散个步,一直到你确定了你的时间分配是否平衡,再回来继续读。

我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人根据直觉即可明白这个道理,而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间,他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度。

如果要你把自己最宝贵的20%的时间拿出来,去当一个好士兵,去参加一场别人认为你会参加的会议,或去做同伴都在做的事,或是去观察你所扮演的角色,不论是哪一项,你可能都不愿意。因为对你而言,上述这几件事都不必要。

若你采取传统的行动或解决方式,那么你就逃不出80/20法则的预测,而把80%的时间花在不重要的活动上。

为了避免这种结果,你必须找出一种可行的方法来管理你的时间。问题是,若你不想被排除在世界之外,你能离传统多远?有特色的方法不见得全都能提升效率,想出几种,然后挑一个最适合你的个性的方法来进行时间管理。

运用80/20法则,你可以很快地找到符合自己的时间管理方法。80/20法则对于时间的分析,是与传统看法大异其趣的,而受制于传统看法的人,可从这个分析中得到解放。80/20法则主张:我们目前对于时间的使用方式并不合理,所以也不必试图在现行方法中寻求小小的改善。我们应当回到原点,推翻所有关于时间的假定。

时间不会不够用。事实上,时间多得是,我们只运用了我们20%的时间,对于聪明人来说,通常一点点时间就造成了巨大的不同。依80/20法则的看法,如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间,便能做到一星期只需要工作两天,收获却可比现在多60%以上。这无疑是对于时间管理的一场革命。

80/20法则认为,应该把重点放在20%的重要时刻上,而应削减不重要的80%的时间。执行一项工作计划时,最后20%的时间最具生产力,因为必须在期限之前完成。因此,只要预计完成的时间减去一半,大部分工作的生产力便能倍增,时间就不会不够用。

下面的例子将告诉你如何提高效率。

这些例子都是关于非传统式时间管理法的例子。当管理顾问的人,通常工作时间很长,还要面临多得令人发狂的事务。让我们看看下面三个管理顾问是如何管理他们的时间的。

第一位是佛烈德,他从事顾问事业赚得千万财富。他并非商学院出身,却有能力设立一个成功的大公司,公司上下除了他以外,几乎每人一星期都要工作70小时以上。佛烈德很少进公司,每月只与股东开一次会,而且是全球股东都得参加的会议,他比较喜欢把时间用来打网球和思考。他以强硬手腕管理公司,但从不大声讲话,他通过五个主要部属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

第二位顾问叫蓝迪,是位陆军中校。全公司里除了创立者之外,他是惟一的不是工作狂的人。他前往另一个遥远的国家,在那儿有一个快速成长的公司,员工主要来自家乡,工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间,也不知道他的工作时数是多少,但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议,其他事务则授权给年轻合伙人处理,他有时还编造荒唐的理由,解释自己为何不在公司。

蓝迪虽是公司领导者,却不管任何行政事务。他把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利,然后再安排用最少人力达到此目的。蓝迪的手上从不曾同时有三件以上的急事,通常一次只有一件,其他的则暂时摆在一旁。为蓝迪工作的人充满挫折感,但他确实效率奇高。

第三位叫吉姆,他的办公室很小,里面还有很多同事,是一个非常拥挤且骚动的办公室,有人打电话,有人正准备着向客户做报告,屋子里到处是声音。

但吉姆好比一片平静的绿洲,把注意力全集中在分内的事上,他在运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内,向他们解释他对每一个人的要求,不只是讲一两遍,而是再三说明,务求交代所有细节。然后,吉姆会要求同事重述一遍他们即将进行的工作。吉姆动作慢,看似毫无生气,且半聋,但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值,谁是最合适的执行者,然后,紧盯着事情的进度。

看完这些例子,你也许将开始运用80/20法则来改善你的时间管理。

短暂的积极休息

所谓“积极的休息”是指这种休息有别于单纯的歇息,是为了保持工作效率而作的休息。既称为“积极的”,这种休息必须在短时间内达到最大的效果。事实上,在办公时间内也不可能做长时间的休息。

一般而言,办公室的工作会使人感到疲劳,大都是因为长时间保持同一姿势,使得血液循环不畅,导致肌肉疲惫。所以,如果你一直保持着前屈姿势,那么在休息的时候,可以做一些反方向的动作,使原本受压迫部位的血液流动得以畅通,使用过度的肌肉得以舒展。这些动作实在很有效。

疲倦的感觉是生理自然反应出来的警告,提醒我们身体某部位超过负荷,如果置之不理,将增加身体的负担。所以,一旦出现了警告信息,让负担过重的部位恢复正常,才是明智之举。

既然是短暂的休息,时间就不宜过长,一般设定为3分钟。3分钟正好是很多事情最小的段落。电话一通、拳赛一回合等,都是以3分钟为一单位。因此,只要3分钟,就足够使疲惫的身体恢复原来的活力。如果超过3分钟,可能会因为中断太久,无法立即继续先前的工作。这一来,休息反而降低了工作效率。至于这3分钟的使用方法,可就因人而异了。为了使疲惫的身心得到休息,你可以放下手边工作,听听音乐,或是欣赏自己喜爱的画家的作品。不过,在办公室里,想要听音乐,欣赏名画,似乎有些困难。所以,还是以活动一下身体比较合适。当然,3分钟只是大略估计而已,只要能达到效果,两分半钟或是两分钟也是可以的。此外,并不是每小时都得休息3分钟。如果觉得身心能保持最佳状况,一点儿也不疲劳,继续工作也未尝不可。如果硬性规定每工作1小时就得休息,说不定会打断正在进行的工作,不但无法提高工作效率,反而降低了效率。更何况,做一下就休息一会儿,只能算是混水摸鱼,而不是“积极的休息”了。

午休也是一样。如果无视工作进行状况,只因为时间到了就休息,往往会打断工作进程。所以,如果手边工作进行得很顺利,就不妨在告一段落后再休息。

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