公司同事或者领导代接电话是商务电话沟通中非常普遍的一件事，因此我们绝不能忽略其中的细节。
在办公室里，每个人上班、下班及中间隔开或外出的时间都不一样，所以我们就要经常为公司同事及领导代接电话，可以说这是个非常普遍的一件事。因此，我们不能忽略代接电话中的一些细小的礼仪。
首先，我们要做的就是记录好电话留言，一般情况下，电话留言都应包括以下六个方面：
1致给：也就是给谁留的言。
2来自：谁要求留的言。
3内容：对方需要转告什么样的信息。
4记录者签名：这样以便能对留言不清楚的部分进行解释。
5．日期和具体时间：不仅是日期，同时也应写明留言的具体时间。
6回电号码：问清楚对方的电话号码，以方便回电。
在诸如很忙不能接听电话这种场合，其同事礼貌得体的风度能够起到更大作用。因为粗鲁无礼的一句“他不在”，只能疏远别人。同事首先应当解释：“×××正在参加一个会议，现在不能接听您的电话。”并且应当进一步提出解决办法，“我能帮助你吗？”或者“您还要找其他人通话吗？”如果对上述两个问题的答案都是否定的，还可以说：“我会转告×××，他一有时间就打电话给您。但由于他全天都安排了会议，所以可能最早也要到明天了。”
用这种方式传递所有相关信息，接听电话的人有责任记下完整的口信，确保传到，这其中应当包括回电话的最好时间。
另外，代接电话除了做好电话留言以外，我们还要注意以下几个方面的问题：
1．礼尚往来
同事之间互相代接电话，本是互利互助之事，连电话都不愿代接的人，在现实生活和工作中，是难以取信于人的。所以，代接电话就是讲究个礼尚往来，有来有往，也是做人的基本准则之一。
2．记忆准确
对发话人要求转达的具体内容，最好认真做好笔录。在对方讲完之后，还应略微把要点重复一下，以验证自己的记录是否足够准确，免得误事，因为一旦代为转达，你就要尽到责任。记录他人电话，应包括通话者单位、姓名、联系方式、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等几项基本内容。
3．传达及时
接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。若对方不愿讲第一个问题，可不必勉强。若对方要找的人不在，可先以实相告，然后再询问对方“有什么事情？”若是二者先后次序颠倒了，就可能使发话人产生疑心。
不到万不得已时，不要把代人转达的内容，再托第二人代为转告。否则，一是可能使转答内容大变样，二是难保不会耽误时间。
4．尊重隐私
在代接电话时，千万不要热心过度，充当什么“包打听”，向发话人询问对方与其所找之人的关系，以及“打破砂锅问到底”的无礼纠缠。当别人通话时，要根据实际情况，或是埋头做自己的事，或是自觉走开，千万不可故意侧耳“旁听”，更不要没事找事，主动插嘴，这种参与意识是要不得的。
5．注意方式
关于秘书给主管代接电话，是很普遍的。这时候，沟通以至心灵上的默契是很重要的。如果秘书和其主管在接电话前，能够完全沟通清楚，必能省下许多花在琐事上的时间，例如，在秘书把电话转给经理之前，她可能必须要问发话人一些问题，这是必然的，也是对经理负责的表现。
记住一点很重要：请与你的秘书合作。有些人特别以自我为中心，只肯跟老板说话，没耐心与秘书交流。其实和公司主管打交道的最聪明的方式，就是透过他的秘书留下实质的信息，让其知道某些隐含的内容，通过秘书，把难以和主管直接讲的部分，转达给公司主管人员。
实践练习
记录留言是商务人员的重要职责之一。模糊、不准确、不完整的留言可能会导致销售额减少，客户不满，甚至让老板发火。
你以前是否忽视了本细节，以后又将如何去做？（请写下来）
