通话中如果有客人来访时,应先征求对方同意,暂且挂上电话。
相信有许多人都有过这样的经验:上街购物时,店员打电话讲了许久,对你视而不见,让你等得不耐烦时,干脆不买而离开。不管这个电话多么重要,对久等的客人而言,这种被人忽视的感觉都让人十分不愉快。
当然,在商务电话中也是如此。有许多人在和客户洽谈时,往往听到电话声响起,就立刻起身,中断交谈去接电话,这时客户的话可能才说到一半就被打断,眼睁睁地看着他去接电话。这种突然中断自己或他人谈话的做法,是十分失礼的。
所以,无论是谁正在发言,都先将话说完,更不要打断对方的谈话。如果电话是响铃的,为不打扰相互谈话,应对客户致歉并征求客户同意再接听电话“对不起,我先听一个电话好吗?”当接听电话时,应判断哪方面重要,如果来电并不太重要,应告诉来电你正在和客户谈话,迟些时间再回电。如果电话讨论的事情很重要,而不能马上挂断时,应告知客户稍等,就可避免客户有“被忽视”的感觉。而且,在这种情况下的电话交谈,应该力求简洁避免让客户等太久。
在公司办公时也是如此,当你正在打电话时,访客正好来拜访,便应当以访客为主,先招呼客人。此时,应尽快跟打来电话的人打声招呼,得到对方的许可,再挂电话。如果是非常紧急的事情,先征求来客的同意,请来客稍等一会,继续通话。这样,既不会失去重要电话,也不会忽略怠慢了来客。经验不足的人,遇到这种情况,可能会因处理不当而得罪双方,经常会无所适从,应付欠缺妥当,容易使通话的对方及来访的客人都留下不好的印象。
实践练习
当客户来访时,恰巧你在通电话,如果你不顾眼前的客户,继续在电话中长谈,只会让客户觉得不耐烦,最终离开。
你以前是否忽视了本细节,以后又将如何去做?(请写下来)