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第23章 管理者承担自己的责任,才能向下追究责任(2)

“潜规则”不能代替规章制度

每一个企业的管理者,尤其是一线的执行者,都应该着力培养自己的规则意识和法制意识。须知,良好的规章制度和执行到底的作风是企业发展和赢利的基本保证。

“潜规则”这个词,来自作家吴思对当代中国的观察和揣摩。它指的是明文规定的背后往往隐藏着一套不明说的规矩,一种可以称为内部章程的东西。支配生活运行的经常是这套规矩,而不是冠冕堂皇的正式制度,而这种在实际上得到遵从的规矩,背离了正义观念或正式制度的规定,侵犯了主流意识形态或正式制度所代表的利益,因此不得不以隐蔽的形式存在,当事人对隐蔽形式本身也有明确的认可。“潜规则”之初主要是谈社会中存在的一些“陋规”,如鲁迅先生所说,“藏在皮袍下面的东西”,是社会中一种看不见、摸不着,行之有效但摆不上桌面的行为方式。

西方管理理念中,企业潜规则属于组织行为学的范畴。管理大师赖特指出,规则是在组织中,一种被两个人或者两个以上的人共同认同的态度、观念、感受、行为,来指引他们的日常工作,规则可以是正式的,也可以是非正式的。相对于公司愿景使命、发展策略、企业文化、规章制度的显规则,潜规则属于“非正式”的规则。它的形成原因有以下四个因素:

1.企业中重复多次很难改变。

2.企业过去情况的延续。

3.企业发生重要事件形成潜规则。

4.企业高层领导非正式设定的潜规则。

显规则的不完善,使潜规则的存在变得合理。任何一个企业中,显规则都不可能完全正确和完善,当显规则不能发挥有效作用的时候,潜规则就会凸现,起到实际的调节作用;而企业发展是一个动态的过程,不可能用一种规则去应付,即使是显规则,也是在变化之中。可以说,规则总是落后于企业的发展,在新的规则还没有建立的时候,潜规则就闪亮登场了。

人性中无法克服的弱点,以及人性的复杂,也决定了潜规则存在的必然。之所以存在潜规则,是因为人性不能用所有的规则全部设定出来,对不同的人性要实行不同的管理方法,领导力能起到潜移默化的作用,不可能有一种规则去应付它。“无论最高决策者还是普通员工,都在遵循着自己行为规则中不言自明的信念,他们的行为都离不开人性与利益两把标尺。”

这就造成了许多人喜欢按“潜规则”办事,比如有的人常常不是规范自己的行为,而是习惯去找关系“通融”,借权力“放行”。而一个执掌规则的人,只有学会网开一面、下不为例,才被认为“会处事”、“会做人”。真正讲原则、守规矩的人,却被讥为死板、迂腐,不懂变通。于是,在有些人心里,规则可以灵活掌握,法律富有弹性,秩序可以随意调整。

在很多企业中也一样,市场竞争越来越激烈,由于制度、管理安排不合理等方面的原因,造成某项工作出现真空现象:好像两个部门都管,其实谁都不管,出现问题又纠缠不休,互相扯皮,推诿责任,使原来的有序反而变成无序,造成极大浪费。一般来说,主要有以下几种情况:

1.有章不循造成的无序

无章无序就是随心所欲,把公司的规章制度当成约束他人的守则,没有自律意识,不以身作则,不按制度进行管理考核,不仅影响了其他员工的积极性和创造性,还会降低整体工作效率和质量。

2.业务流程的无序

这是由于通常考虑以本部门为中心,而较少以工作为中心,不是部门支持流程,而是要求流程围绕部门转,从而导致流程的混乱,工作无法顺利完成。

3.协调不力造成的无序

职责不清,处于部门间的断层。部门之间的工作缺乏协作精神和交流意识,彼此都在观望,认为应该由对方部门负责,结果工作没人管,原来的小问题也被拖成了大问题。

4.业务能力低下造成的无序

比如出现部门和人员变更时,工作交接不力,协作不到位,因能力不够而导致工作混乱无序,人为地增加了从“无序”恢复到“有序”的时间。

因此,一个有效的管理者应该分析造成无序的原因,努力抓住主要矛盾,建立完善的管理制度,并且很好地执行,使无序变为相对有序,从而整合资源,发挥出最大的效率。

没有规矩,不成方圆。法律和规则是社会运行的基石,也是企业赢利的根本,规章制度松懈,执行力度不够,是一个问题的两个方面。这都直接破坏了企业的正常运行,助长了员工偷工减料、懒散松懈的工作作风。

每一个企业的管理者,尤其是一线的执行者,都应该着力培养自己的规则意识和法制意识。须知,良好的规章制度和执行到底的作风是企业发展和赢利的基本保证。

阅读思考:

1.对企业中的“潜规则”,你了解多少?你是怎么看待这个问题的?

2.在你的企业中,存在所谓的“潜规则”吗?你在工作中,使用过“潜规则”吗?

提高管理者个人执行力的方法

执行并非仅仅是一种完成或者没有完成的东西,它是一套具体的行为和技巧。为了拥有企业的竞争优势,企业的管理者都必须掌握这些方法,以实现企业发展。

执行并非仅仅是一种完成或者没有完成的东西,它是一套具体的行为和技巧。为了拥有企业的竞争优势,企业的管理者都必须掌握这些方法,以实现企业发展。

1.既要大胆,又要谨慎

大胆不是不切实际地蛮干,而是要勇于创新、敢于突破,这样才不至于故步自封。同时行动前必须经过科学分析,对掌握的信息和面临的事实再三考虑。创新与慎重相结合,才能使自己既对企业、对社会有价值,又能少出、不出纰漏。

拿破仑曾说:“创新能力可以统治整个世界。”不断开发创新能力,是管理者从事管理活动的智慧的源泉,也是其工作的主要动力;反之,将很难有所作为。作为企业管理者或普通员工,必须以持续不断的创新能力提出解决问题的“金点子”,你所领导的团队才会更有效率。

要想让团队走出困境,企业管理者必须时时让“金点子”在脑中激荡,必须摆脱因循守旧的思维习惯,否则企业将寸步难行。

2.要专注,善于抓重点

执行力的本质就是要提高工作效率,使应该做的事情在最短的时间内产生结果。工作效率不高的原因是多方面的,有技能和知识的原因,有职业操守和非智力的原因,有环境的因素和方法的原因,等等。企业管理者如何提高工作效率呢?重要原则之一就是要学会抓大事、要事,把要事永远摆在第一位,先做要事。要事做不好,关键的工作没有结果,就谈不上工作效率和执行力。

这就需要管理者能够分清工作的轻重缓急。该急办的就立刻去处理,该速战速决的一定要快刀斩乱麻,保证办妥;应该拒绝的,要干脆利落地回绝,绝不可迟疑。重要的事情,要保质保量、及时地完成;不重要的事情,即使完成不了或时间推迟了一些,也无关紧要,不会影响工作的效率和执行力。

3.运用科学的管理方法

不同的事情有不同的完成方法,要用到不同的管理工具。但任何事情的完成,都有一个通用管理流程,我们统称为5W3H。

(1)工作任务(What):工作内容与工作量及工作要求与目标。

(2)做事的目的(Why):这件事情是否有必要(我亲自)去做,或做这件事情的目的、意图是什么。

(3)组织分工(Who):这件事由谁或哪些人去做,他们分别承担什么工作任务。

(4)工作切入点(Where):从哪里开始入手,按什么路径(程序步骤)开展下去,到哪里终止。

(5)工作进程(When):工作程序、步骤对应的工作日程与安排(包括所用时间预算)。

(6)方法工具(How):完成工作需要用到的工具及关键环节的策划布置(工作方案的核心)。

(7)工作资源(How much):完成工作需要哪些资源与条件,分别需要多少。如人、财、物、时间、信息、技术等资源,及权力、政策、机制等条件的配合。

(8)工作结果(How do you feel):工作结果预测,对别人的影响与别人的评价或感受。

要注意的是,在制订方案之前必须弄清工作目标——活动所需达到的指标或结果;政策——工作开展的指导思想与行为准则(即可以怎样做,不可以怎样做);程序——确切方式、行事方法及其时间或逻辑顺序与行为规则。在做好这些规划的同时,还要确保自己不要被架空在部门业务之外。

具体说来,在管理的过程中,管理者通常可以通过关注下列问题确保自己不会被架空:

一是自己要抓住工作相关信息。

二是发现(或预计到)问题后要深入到业务中去,深入了解工作的实际进展状况。

三是要利用目标与指令。

四是关注外界环境的变化。

五是掌握员工动态及其心理状况。

六是监督项目工作开展状况。

最后是注意例外事项的应对和处理。

这样的话,自己通常是不会被架空在部门业务之外的。

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