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第27章 第16课 追求高效率,做好时间管理(2)

拖延是一种顽疾,如果你要克服它,你就要下定决心,准备洗心革面。这里有很多建议,相信会对你很有帮助:

第一,列出你立即可以做的事情。

第二,保持对一件事情至少五分钟的热度。要求自己针对已经拖延的事项不间断地做五分钟,时间一到就停下来,休息片刻后再次重新开始。当你慢慢变得不需要停顿时,你就可以欣赏自己的成绩了。

第三,切割你的工作任务。吃香肠时就是不要一次吃完整条香肠,而要把它切成一片片,小口小口慢慢品尝。同样的道理也适用在你的工作上,把工作分割成几个小部分,分别详细列在纸上,然后把每一个部分再分成几个步骤,使得每一个步骤都可在一个工作日之内完成。

每次开始一个新的步骤时,不到完成,绝不要离开工作区域。如果你一定中断的话,最好是在工作告一个段落时,使得工作容易衔接。不论你是完成一个步骤还是暂时中断工作,记住要为已经完成的工作给自己一些奖励。

第四,在记事本上记下所有的工作日期。把开始日期、预定完成日期还有各阶段的完成期限记下来,不要忘了切香肠的原则:将工作分成多个小步骤完成,不仅能减轻压力,还能保留推动你前进的适当压力。

其实,最彻底也是最理想的方法就是养成“不要让今天事情‘过夜’”的习惯,也要记住“任务的最佳完成期是昨天”。还要记住,如果你的老板向你提出了苛刻的工作期限时,不要反驳,不要抱怨。将心比心,如果你是老板,一定会希望员工能像自己一样,将公司当成自己的事业,更加努力、更加积极主动,以让工作在最短时间内有效完成。因此,假如你渴望成功,那么,就以老板苛刻的工作期限为基础,主动给自己再制定一个新的工作期限吧。

记住,新工作期限一定要比老板提出的还要苛刻。

【不得不记的课堂笔记】

◎每一个经营者都知道,对那些做事拖延的员工,是不能给予太高的期望的。

◎过去,只有适者才能够生存;今天,只有最快处理完事务的人才能够生存。

◎没有哪个不讲效率者能成为老板,也没有哪个老板,能长期容忍办事拖沓的员工。

对时间进行合理的分配

对想要获得高业绩的员工来说,分配时间是非常重要的技巧,它贯穿于工作过程的始终,可以使人更有效率。

日常工作实践中,许多员工之所以整天忙忙碌碌,就在于没有对自己的时间进行合理高效的分配。那么如何才能高效地分配时间呢?有关人士对此提出了如下几种策略。

策略1:在最有精力的时段做最重要的事

微软亚洲研究院院长兼首席科学家张亚勤在接受访问时说,他个人保持头脑清醒,提高创造能力的方法是不管多繁忙,都坚持每天下午一点半到四点半这三个小时的“脑筋自由时间”,用于思考、阅读及写作,他的秘书从不在这时候帮他接进任何电话。

台湾经营之父王永庆,每天晚上九点半睡觉,午夜十二点半起床,一直到清晨六点再回去补眠。每天深夜到清晨这段时间,完全用于决策、阅读与思考。

上面两个例子说明,许多成功的人物都有一种特殊的时间安排计划,我们称之为“创造块状的时间”。事实上,每个人在一天当中,都有一段特定的时间,是精神状态最佳的时段,大部分成功的人都会找出每天精神状态最好的时段,将这段时间预先计划保留下来,用于从事最重要、最具挑战性的工作。

所以,从时间管理的观点来看,创造块状时间,在最有精力的时段做最重要的事,是提高时间利用效率的秘诀之一。

策略2:做“必须做的事”,不做“想做的事”

现在要问你,目前你的工作中,你必须做的是什么呢?是提高业绩吗?如果是,就应当把大部分的时间放在联系订单上面。在这个时候,其他的交际、嗜好,都把它们放到一边。等完成了任务,提高了业绩,再好好交际娱乐也不迟。

再问问你,今天你最想做的是什么?你必须做的又是什么?

现实生活中,许多人总是抱怨时间不够用,其关键原因就是他们将事情的优先级别搞错了。

必须做的事和想做的事不同。想做的事可以有很多,比如,想上网聊天,想郊游,想逛商店,想睡觉……但生活和工作中有许多必须做的事情。要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,如果想成为一名业绩高手,我们需要科学地分配时间,找准工作中最重要的、必须要做的事情去做。

【不得不记的课堂笔记】

◎对时间进行合理分配,是每个业绩高手都必须具备的优点。

◎大部分的业绩高手都会找出每天精神状态最好的时段,将这段时间预先计划保留下来,用于从事最重要、最具挑战性的工作。

◎必须做的事和想做的事有所不同。如果为了想做的事而忽略了必须做的事,那么,你离业绩就会越来越远。

快工出好活,找出高效背后的工作方法

在一家大公司工作的小文一下班就向老妈诉苦,说自己每天从一上班就开始忙个不

停,一会儿干这,一会儿干那,天天忙得晕头转向。一起进公司的同学兼同事小李虽然和自

己是做同样的工作,看起来却总是从容不迫的样子。更让小文有些心理不平衡的是,到月底

工作量一统计出来,自己还不如小李高。

在职场中,有很多员工都有类似小文的感觉:每天忙忙碌碌,却总是忙而无功;感觉自己付出很多,却还总是不能获得老板的满意;没有一刻空闲,到总结时却没有多少业绩。

如果你正处于这样的状态,这时的你就需要提高警惕了,也许你不是工作不努力,而是需要掌握正确的方法提高工作效率了。因为,如今可不是讲求“慢功出细活”的时代,效率总是与工作业绩、奖金,甚至晋升挂钩,因此每天费尽心思琢磨的应该是如何提高工作效率。 

对一名优秀员工来说,做工作要的是事半功倍,而非事倍功半。这样才会提高效率,出业绩。

下面就教你几个提高工作效率的好方法。

1 细化你的工作

假如你觉得工作很复杂,那就把它尽量地分开去做,直到你了解它的组成为止。假如你一点儿一点儿去做,你会做得更多。

在你逐步做完这些细分的工作之后,你会有更大的热忱来加快完成工作的速度,而且你能从这里获得更大的满足。但假如你走到了一个死胡同,就别再走下去。你可以先做别的部分,当你往别处想,做别的部分时,你的心智就有一个休息的机会。等你再回头去做时可能已经有了解决的办法。但假如你一直坐在那儿等,你可能一直被忧虑所困扰,而觉得束手无策,或者如果你硬是往前钻,也许会四处碰壁。

细分你的工作,会令那些不太愉快的工作好做些。假如一个人必须做一件他不喜欢的工作,可能只会坚持短短的一段时间。如果把困难的工作分解成细小的部分,然后把它们安排在你喜欢做的工作空当之中。虽然这样需要多点时间去做,但完成起来会比较顺利。

2 “多”不一定好,“合适”才好

我们往往认为:做得越多就越有收获,想得越多就越深刻,写得越多就越有才华。其实事实不是这样的。在工作中,我们应该学会把复杂的事情简单化,这样才能才解决好问题的同时,提高了工作效率。

3 营造高效率的办公环境

每次办事的时候总是马马虎虎,好像需要的每一样东西都故意和自己作对,需要它们的时候总是找不到,其实这些都源于办事杂乱无章,办公环境混乱造成的。

要营造出高效率的办公环境,可采用下面的4个步骤进行。

a清理过期的文件、资料

b将不常用的东西移出你的视线

c注意你的电脑显示器

在电脑显示器占据你的桌面时,要释放更多的空间可以有两个选择:一个选择是使用显示器架,可以将文件和其他东西放到它下面;另一个选择是使用LCD显示器,它占用的空间只有CRT显示器的三分之一。

d充分利用办公空间

如果办公室比较小,就要充分利用每一寸空间。可以将架子安装到墙上,放一些常用的办公用具;桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要放传真机、复印机和打印机等多种办公设备,可以考虑购买一台多功能一体机。

【不得不记的课堂笔记】

◎如今不再是讲求“慢功出细活”的时代,效率总是与业绩、奖金甚至晋升挂钩,因此作为员工,我们每天费尽心思琢磨的应该是如何提高效率。

◎高业绩员工做事要的是事半功倍,而非事倍功半。

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