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第30章 工作中最有用的效能工具(2)

高效能人士知道,80%的成长、获利和满意,来自于20%的顾客。因此公司至少应知道这20%,才可以清楚地看见公司未来成长的前景。你必须先知道这20%的“关键人物”是谁,才谈得上以他们为目标,永远留住这些最重要的客人,给他们提供周到的服务。

1.客户的姓名、称谓;

2.教育背景;

3.生活水准;

4.购买能力;

5.有无决定权;

6.周围有哪些具有影响力的人;

7.兴趣、爱好;

8.社会群体。

如果你的营销对象是群体单位,比方说工厂、公司等,除了要搜集采购人员的个人资料外,还要特别注意搜集某些相关的重要资料:

1.最高决策人是谁?

2.最具影响力的人是谁?

3.哪一个单位要使用?

4.谁有最终决定权?

5.哪一个部门负责采购?

准确掌握了这些信息,你就能清楚地区分与判定顾客的价值,从而避免撒大鱼网,最后网到的都是没有什么重大价值的小鱼。

你可以根据客户对你营销业绩的重要性程度,将其分为:

1.重要客户,即在过去特定期间内,购买金额占比重最大的前1%客户;

2.主要客户,即在特定期间内,消费金额占比重最大的5%的客户;

3.普通客户,除了重要客户与主要客户外,购买金额占比重最大的前20%的客户;

4.小客户,除了上述三种客户外的其他客户。

如果一个人想获得稳固而长期的成功,就必须掌握关键的20%,那么,你也就掌握了80%的成功。

合理授权

适当放权既能给下属留下发展自己的空间,又能使管理者抽出更多的时间去督导员工的工作,提高整个团队的工作效率就顺理成章了。

如果一个领导者总是事必躬亲,那么整个组织的活力就会逐渐丧失,一些组织机能就会出现萎缩。著名的管理学家、科学管理之父泰罗很早就意识到了这一点,他提倡领导者要学会合理地授权,尤其是要学会在遇到自己不懂的知识时,将决策权交给别人。

但是授权一定要有方法,讲策略,而不是强人所难,更不是自己对责任的推卸。

1.握大权,授小权

在一个企业中,不仅有繁重的、琐碎的事务性工作,而且也有关系企业生存与发展的重要任务。身为领导者,你不可能拥有足够的能力与精力去应对这一切。这时,你必须将绝大多数事务性的工作交给自己的下属去完成,而自己只保留处理例外与非常事件的决定权与控制权

2.因事择人,视德才授权

泰罗授权理论中一条最根本的准则就是因事择人,视德才授权。授权不是利益分配,更不是荣誉照顾,而是为了将工作做得更出色的一种用人策略。在符合要求的下属当中,把一部分权力授予他们,能够使他们感到自己是分担权力的主体,这就会在权力的支配下,形成更有效的凝聚作用与责任度。

3.先放后收

不要将一种权力无限度地授予下属,而要适时地加以控制或是回收。这是泰罗授权法则中很重要的一个方面。有些领导者授予下属权力后,从来不闻不问,致使上下级之间脱节,从而让自己的下属处于“权力真空”状态;相反,如果时时处处监督下属的权力应用,同样会事倍功半。最有效的方式就是收放结合,让下属在其力所能及的范围内充分发挥,并始终与整体相协调。

4.不越级授权

在企业中,主要实行的是领导负责制,这种体制具有明显的层次性。所以,在授予下属权力时,一定要掌握好尺度,不要越级授权,而要逐级进行。否则,只会引起各级下属之间不必要的误解与职责的混乱。如何保证这种授出的权力不失控呢?泰罗提出了以下几点有益的忠告:

首先,命令跟踪。一些领导在向下属授权后往往会忘记发出的指令,这时,定期或是不定期地对自己的命令进行跟踪是相当必要的。一个明智的领导者在跟踪自己的命令时,并不一定要注意下属工作的细节,他的目光会聚焦在下属的工作态度、工作进度等方面。

其次,有效反馈。对于下属的工作表现的评价,不能太主观臆断,而要有说服力。这就要求领导者在授权后,要与下属保持畅通的反馈渠道。下属需要及时地反馈工作的进展情况,而你更需要向下属传授工作的改进之处。

最后,全局统筹。一位领导要授予不同的下属以不同的权力,在授权后,自己就有足够的时间与精力把握一些全局性的工作。高明的领导者在全局统筹的时候,善于采用纵向画线与横向划格的管理模式来实现组织控制。纵向画线是指界定各个部门对上、对下的权限,横向划格是指界定下级各部门之间的权限。这样做既有利于下级充分利用自己的权力施展自己的才华,又不至于各个部门成为不服从指挥的独立王国,从而有助于从整体上进行把握与协调。

每个人都有强烈的自尊心、成就感和荣誉感,也有通过自己的努力去完成一项工作的愿望。这是领导者有效授权的前提。在授权后要充分发挥下属的工作积极性与创造性,同时,要注意让下属手中的权力真正发挥作用,并且按照自己的意志行事,从而让他们真正成为自己最坚实的左膀右臂。

奥卡姆剃刀

如无必要,勿增实体。把事情变复杂很简单,把事情变简单很复杂。人们在处理事情时,要把握事情的主要实质,把握主流,解决最根本的问题。尤其要顺应自然,不要把事情人为地复杂化,这样才能高效率地把事情处理好。

公元14世纪前期,从法国的一所监狱中逃出一个叫威廉,出生于英国奥卡姆的囚犯。人们叫他“奥卡姆的威廉”。他是一位很有学问的天主教教士,人称“驳不倒的博士”。

那时欧洲正处在黑暗的中世纪,一个犯人越狱算不了什么大事,可是这个人非比寻常,他曾在巴黎大学和牛津大学学习过,知识渊博,能言善辩。

由于威廉发表的言论有许多与当时的罗马教廷不合,因此被囚禁在法国的监狱里。在狱中过了四五年,他找到机会逃了出来,跑到巴伐利亚去找那里的贵族,他给贵族讲了一句很有名的话:“你用剑保护我,我用笔保护你。”于是正在和教廷闹别扭的贵族立刻收容了他。

随后他著书立说,声名远扬。他当时非常厌倦“共相”、“本质”之类的争吵,他主张唯名论,只承认确实存在的东西,认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘,应当被无情地“剃除”。

这就是他所谓的“思维经济原则”,概括起来就是“如无必要,勿增实体”,也即人们常说的“奥卡姆剃刀”。

这把剃刀刚一出鞘,就显示了巨大无比的威力,剃去了几百年间争论不休的经院哲学,剃秃了活跃了一千年的基督教神学,使科学、哲学从神学中分离出来,引发了欧洲的文艺复兴和宗教改革,并揭开了西方世界新的一页。

经过数百年的岁月,奥卡姆剃刀早已超越了原有的领域,具有了更广泛、丰富和深刻的意义。

我们常常将问题想得很复杂,实际上,也许用简单的方法才能取得更好的效果。

20世纪前20年,驱动汽车的新型发动机一直沿用往复活塞式内燃机,其结构的主体构件为机械原理中介绍过的曲柄滑块结构以及进、排气阀门结构。20世纪50年代,德国工程师沃克尔设计出一种新式的旋转活塞式发动机,只有两个运动构件,即三角形转子和通往齿轮箱的曲轴,它只需要一个汽化器和若干个火花塞以及复杂的阀门控制机构,所以该发动机的重量比传统发动机轻1/4,而且价格便宜。

这种旋转活塞式发动机,已经在我国得到推广应用,从发明创造的角度来说,简洁是区别平庸与天才的一个标准。化繁为简,将复杂的问题变简单,将事物中烦琐的、陈旧的和无足轻重的部件去掉,使之更加重点突出、功能鲜明、结构精悍、性能优化,是发明创造的一条捷径。 我国发明家张文海认为,补偿方法需要简化,由此发明了“旋转变压器快速最佳补偿”;多极旋转变压器机械理论角的计算需要简化,由此发明了“多极旋转变压器机械理论角的简化计算”;零点标记打点需要简化,由此发明了“旋转变压器零位标记的简易光刻”。

奥卡姆剃刀剃掉的不只是繁杂的思路,还有工作中多余的、不重要的事情。你总感到忙乱,也许不是因为工作太多,而是因为你没有将重要的事摆在第一位。在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,运用奥卡姆剃刀将不紧迫又不重要的事情撇在一边,保持“要事第一”是最好的应对原则。

“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷,却对那些较重要的事务无法无动于衷的人。”一流人物大都具备无视“小”(人物、是非)的能力,他必须不为小事所缠,他能很快分辨出什么是无关的事项,然后立刻砍掉它。

事实也是如此,在你往前奔跑时,你不可以对路边的蚂蚁、水边的青蛙太在意,当然毒蛇拦路除外。但如果要先搬掉所有的障碍才行动,那就什么也做不成。一个人过于努力想把所有事都做好,他就不会把最重要的事做好。

许多人在处理日常事务时,完全不知道把工作按重要性排队。他们以为每个任务都是一样的重要,只要时间被工作填得满满的,他们就会很高兴。然而懂得安排工作的人却不是这样,他们通常是按优先顺序展开工作,将要事摆在第一位。

要事第一的观念如此重要,但常常为我们所遗忘。我们必须让这个重要的观念成为一种工作习惯,每当开始一项新的工作时,都必须首先让自己明白什么是最重要的事,什么是我们最应该花大力气去重点做的事。

史密斯法则

珍惜每一分钟,最大化时间的价值,是每一位成功者必修的一课。学会管理时间,才能保证做事的效率,提高生活的质量。

被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念,他鼓励人们自觉地早睡早起,每天早上5点起床,这样可以比别人更早展开新的一天,在时间上就能跑到别人的前面。利用每天早上5~8点的“神奇的三小时”,你可不受任何人和事干扰地做一些自己想做的事。每天早起三小时就是在与时间竞争,你必须讲求恒心,养成早起的习惯,以后你会受益无穷。

仔细研究一下,早睡早起除了哈林·史密斯所提到的“神奇三小时”的好处之外,更有着以下的一些好处:

1.已故诺贝尔和平奖得主特里萨修女曾说过,生活在都市的现代人最缺乏的、最渴望的就是“心灵的平静”。而早睡早起,利用早上神奇的三小时想些问题、做些重要工作,这样往往可以捕捉到都市喧嚣忙乱背后的宁静时刻。

2.在这段时间里,绝对没有人或电话来骚扰你,你可以全心全意做一些平日可能要花上好几个小时才能完成的工作或事务,并且可以取得很好的成效。

3.清晨往往是你精神最集中、思路最清晰、工作效率最高的时候。 4.养成早睡早起的习惯,可以使你一天精力充沛,更能增强你的信心,考验你的自律,为你建立一个正面的“自我概念”。

5.当然早睡早起并不是苛刻地剥削我们的睡眠时间,正好相反,早睡早起只是将我们的睡眠及起床时间略微调整,而这正是高效率利用时间的要求。

如果我们在晚上10点睡觉、早上5点起床的话,我们的睡眠时间仍然是7个小时。而一般人如果在午夜12点入睡,早上7点起床的话,他们的睡眠时间也同样是7个小时而已。

所以我们在这里提倡早睡早起,运用“神奇的三小时”这一概念,只是非常有策略性地将休息和工作的时间对调了一下,我们将晚上10点至午夜12点这段本是用来看电视、看报纸、娱乐、应酬的时间用于睡眠,而早上5~8点这段本应用作睡眠的时间,则用来做一些更重要的事情。 我们应该明白生活要怎样度过才会更有意义。二八法则要求我们不仅要按照它的方法论去做事,而且启迪我们每天“神奇三小时”到底给我们带来了什么。

总而言之,我们要做时间的主人,我们应该高效率地运用每时每刻。

本章要义

1.把你的任务列出来,并表明轻重缓急的层次,以便知道哪个应该优先处理。

2.根据工作计划行事,让你的工作更有条理。

3.对大量信息进行层层过滤,留下最精华的、对我们最有用处的。

4.80%的成果来自于20%的努力,找到你的20%。

5.将全力适当下放,既可以减轻自己的负担,又可以锻炼下属,还可以增强企业活力,此乃一举三得。

6.用奥卡姆剃刀剃掉多余的东西,时刻记住要事第一。

7.合理利用时间就不是浪费,珍惜你的每一分钟。

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