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第38章 学会“享受”工作 (5)

如果能把握这条八十比二十定律,就不用担心事情太多了。卡耐基说:“事先尽量分出事情的轻重缓急,然后全力达成重要的部分就可以了。”没有必要一个也不放过,即使留下一些事情没做,会有一点小麻烦,但总不会是要命的问题吧!做事应该着眼于大处。所以,这条定律不只适用于学生、上班族,对于所有的人都是很有用的。

虽然生意兴隆是件好事,但如果电话太多,光是接电话就受不了。因为接电话的时候,什么事也不能做,时间就白白浪费了。不过,幸好这种电话问题,也能用巴列德定律解决。

假设一天接到100通电话。然而,这100通电话不可能是100个人分别打的。根据巴列德定律,有20%的人打了好几次,约占全部电话的80%。

所以,只要处理这较常打来的20%的电话就可以了。而事实的确如此。

◎?"行动之前先思考

我们有这样的经验:当我们从几层楼上跑下来后,我们发现有一件重要的事情还没有办理,于是又噔噔地跑上楼去。好不容易下了楼,钻进出租车时,又想起门没有关,于是再次跑上楼去。反反复复,想节省一点时间结果却浪费了时间,并且害得双脚不停地跑动很长时间。

这就是典型的盲动症。为什么不仔细地想一想呢?

卡耐基认为,对每一个行业的每一个人来讲,都应该在行动开始之前,在心里对事情有个预测,什么可行?什么不可行?需要花费多大人力和物力?做了这样的预测,你就可以有目的地支配事情的发展或掌握资金的动向和使用时机。如果事前没有详尽的计划,你就会在事情进行到中途时,猛然发现缺少什么或根本不可行,结果浪费了人力、物力,行动完全处于失败。

“谨慎思考”是一个很简单的概念,但它反映的意义就不那么简单了。关键的一点,就是用脑。用脑可以预测未来发生的事情,用脑可以减少行动的盲目性。如何用脑来保证事情完成的效率呢?

首先,要划分类别。学生们都有一个经验,同样的一道数学题,可以用许多种方式把它叙述下来,但无论怎样叙述,解决这个问题的办法只有一个。那么所有的这些问题,我们就把它叫做一类,而其他诸多的问题,也可以分做一类一类的。在解这些数学题时,对同类的问题,就可以用同一种方法。我们日常生活中的事情也一样,有些事情处理的方法都一样。所以说,对每天应做的事情,划分类别,就可以加快处理事情的效率,节约有限的时间。

其次,要有取优原则。一件事情的处理方法有很多种,而每一种处理方法,都有其优点和缺点。如果善用大脑,取长补短,就会起到加快效率的作用。

最初市场的竞争,是在人的工作效率和人的数量上大搞竞争。美国的皮鞋制造商伍德,则是这种竞争中的取胜者。伍德所处的年代,还是一个以手工制作为主要生产方式的年代。伍德凭借自己的努力,设计出了花样繁多的新皮鞋样式,一下子订单就像雪片一样飞来。而当时,伍德的皮鞋作坊只有十八个工人,累死也不可能制作那么多的皮鞋,而别的工厂不可能出借给他。伍德为此伤透了脑筋,最后决定召开一个作坊会议,向大家摊开这些问题,征求大家的意见。

当伍德把问题摆出后,工人们就开始发言了。有人认为要出钱向别的工厂去借,有的人认为要退掉一部分订单。有一个青年制鞋工说,可用机械来代替,此话一出口,马上引来了人们的一致哄笑。但伍德从这儿得到了启发,马上成立了一个研制机构,研究制鞋机器的问题,于是简单的制鞋机器就问世了。制鞋业也因此大大地提高了制鞋效率,伍德成为制鞋机器的主要收益人。

伍德就是在众多的建议中,采取了“取优”的原则,加快了制鞋速度,取得了成功。

◎?"统筹时间

卡耐基同时还是美国时间问题研究专家,他在时间调度方面有很多宝贵的经验。这位时间专家在运筹时间上,讲究科学、实效。在制定计划前,他把要处理的事情进行分类,最重要的定为A类,次要的定为B类,再次的定为C类。并将每天的工作也按重要程度分成三类,着力于A类工作,不为C类工作耗费过多时间。他认为,如果长期坚持下去,有可能在半年中干完几年的事。

他给自己总结了若干省时的经验,对青年朋友很有参照价值。现摘要如下:

从不把时间浪费在为失败而后悔上,也从不把时间浪费在懊悔没有去做哪件事上。把所有的时间都当做有用的时间,努力从每一分钟中得到满足,但并不一定要干什么事情。尽量去喜欢自己正在干的一切事情,永远做乐观主义者,相信自己会成功。时时提醒自己:“要干重要的事情总是会有足够的时间的。”先干重要的事,而且要尽量干得更机智,而非干得更辛苦。特别要努力干A类事,而不是B类和C类事。对于大的项目,要从收益最大的部分开始,而后常常会发现没有必要再做其余的部分。要使自己有足够的时间投身于重要的工作。如果认为某件事情是重要的,就想法找时间去干。

每天都努力找出一种新的节约时间的方法。口袋里放上些卡片,以便随时做些简短的笔记和记录下头脑中的一些想法。读书用跳读的方法,搜索书中的要点。养成长时间地聚精会神地干一件事情的能力,在同一时间内只集中精力干一件事。将精力集中投入于具有最好的长期效益的项目。

平时保持桌面的整洁,以便于工作。把最重要的文件放在桌子的正中央,使所有的物品都各得其所,这样就把找东西的时间减少到最低限度。时常问自己:“此刻,什么是我利用时间的最佳方式?”

在每月事先安排的工作计划中,应使自己除了能为“烫手”的项目留出额外的时间外,还能使工作有所变化并保持平衡。每月修订一次自己的人生目标。每天重温自己制定的目标,并用每天的行动去接近这个目标。在办公室里应放上自己的人生目标的陈述,借此提醒自己。即使是在干一件最小的事,心中也不忘那个长期的目标。早晨起来就进行计划,安排好一天工作的轻重缓急。每天都有一张当天要做哪些事的清单,并将它们按重要性程度排列,然后尽可能一有时间就去干最重要的工作。为自己,也为别人都定下工作的最后期限。养成好习惯,按着“任务清单”的顺序干,决不跳过困难的工作。

永远放弃“等候时间”。如果不得不等什么,就把它当做“时间的礼物”,用它来休憩,或去做一些本来不会去做的事情。检查自己的旧习惯,看看是否有需要杜绝或加以改进的地方。当问自己“如果我不干这件事,会发生什么可怕的事情吗?”如果得到的答案是否定的,就不去干。当完成了重要的工作时,让自己休息一下,用做对自己的特别奖赏。注意尽量不去浪费别人的时间。

阿兰·拉肯在长期实践中形成的利用时间的高效运行方法,可行而实用。我们每个人都能像他一样,创造适合自己的提高时效的方法,充分开发和利用时间的价值。

◎?"充分利用零碎时间

卡耐基说:“争取时间的惟一方法是善用时间。”

把零碎时间用来从事零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时,在等待时,可用于学习,用于思考,用于简短地计划下一个行动,等等。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但成年累月,将会有惊人的成效。

达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。完成工作的方法,是爱惜每一分钟。”

有一个实验,很好地说明了这个道理——

老师向一个瓶子里装小石子,装满后问学生:

“满了吗?”

“满了!”同学们异口同声地回答。

然后老师向瓶里装沙,仍可以装进去。众同学愕然。

沙装满后,老师又问:

“满了吗?”

“满了!”同学们回答道。

接着,老师又向已装满石子和沙子的瓶里灌水……

莫泊桑提醒我们说:

“世界上真不知有多少可以建功立业的人,只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。”

用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多59倍。

◎?"第四代时间管理

时间管理学经过了四次重大的理论变革。

第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。这一代理论最大的缺点是,没有“优先”的观念。虽然每做完备忘录上的一件事,会带给人成就感,可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此,所完成的只是必要而非重要的事。它是积极的,但却是被动的;它是一种良好的习惯,但未必是科学的方法。

第二代理论强调计划与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这一代理论使人的自制力和效率都有所提高,能够未雨绸缪,不只是随波逐流,但是对事情仍没有轻重缓急之分。

第三代理论是目前最流行的,讲求优先顺序的观念,也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订立实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这一代理论虽然有了很大的进步,讲究价值观与目标。但也有人提出异议,认为过分强调效率,把时间蹦得死死的,反而会产生副作用,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会;拘泥于逐日规划行事,视野不够广阔,纠缠于急务之中,难免因小失大,降低生活品质。

第四代理论在前三代理论的基础上,兼收并蓄,推陈出新。以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;注重生命因素的均衡发展;始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。

如何判断“重要”?重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要,越有利于实现核心目标就越重要。

新一代时间管理理论,把事情按紧急和重要的不同程度,分为A、B、C、D四类(见下图)。

〖BHDFG4,FK5ZQ,K7。3,K7F〗类别  序号ABCD周一周二周三周四周五周六周日

〖TPKNJ1A,+35mm。82mm,BP#〗按事情紧急和重要程度分类先做A、B,少做C,不做D。卡耐基认为,方向重于细节,策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事,才是最大的时间管理、最好的节约时间方法。A、B类事务多了,C、D类自然就杜绝了,你就会越来越有远见、有理想、有效率、少有危机。

请在一周内简要记下您所做的A、B、C、D四类事务:

请把一周事务记录下来,作深刻检讨,并参照以上原则重新规划配置您的事务重心。

哲人见一位农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮——斧头太钝了。

于是哲人问农夫:

“你为什么不把斧头磨快了再砍?”

农夫回答说:

“我没有时间磨斧头!”

这个寓言能给我们什么启示呢?

成功思考:

1请阐述卡耐基“在工作中学会思考”这句名言的涵义。

2请提出几条提高工作效率的方法。

3职业和事业之间有什么区别和联系?

4工作环境对工作效率有什么影响?

5养成良好的工作习惯应该注意些什么?

6请用名人名言说明时间的重要性,并谈谈你的感受。

7“犹太定律”给我们带来了什么有益的启示?

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