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第34章 管理时间的能力

一、时间是惟一缺乏的资源

经营学专家迈克尔·帕罗克教授说:“只有时间才是惟一最缺乏的资源,如果管理不好时间,则无法管理其他的任何事物。”帕罗克的说法过分了吗?一点也不。这是因为,时间是一切的母体,是构成宇宙的基本材料。时间在人们的社会生活中,执行着三种职能。

第一是时间的自然职能,指时间是自然界一切生物发展的重要因素。这首先表现在时间是劳动和生产的因素,其次表现在时间是个人成长的因素。

第二是时间的经济职能,指时间因素与人们的物质生活和精神生活有关,具有社会的经济内容。

第三是时间的社会职能,指时间是社会的历史进程,是社会发展的重要因素。个人的时间、群体的时间、社会的时间,无不体现时间影响着个人、群体、社会的发展。时间是人生最宝贵的资源。

时间,又是人生最特殊的,也是一项非常有限的资源。它既不能储存,也不能购买。工程建设中材料与资金短缺可以想办法追加,我们的时间限额却无法增补。时间是人们要做的许多事情的一个限制因素,它是社会规定的与自然规定的日期,或是当事人年龄的限制。各人立志达到的事业目标,要在暮年有所结果,都由时间来裁决。而且这一资源的规模,对于整个社会在每一具体时刻或发展时期都是有限的。著名的管理学家费尔南多认为,一个公司中最重要的资源是时间而不是金钱。很多有识的管理者也认为,合理的利用劳动时间比金钱更重要。

对于此,有的年轻人可能认识得不是很清楚。在此,我们用一个比喻来说明一下。想像银行每天早晨向你的账号拨款864万元。你在这一天内可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有864万元了。如果你处于这种境况,你会怎么办呢?像大多数人一样,你会很快想办法把每天的钱花光。

开头,你会购买你需要的东西。如果你是精明人,你会很快想出办法把钱用于投资,而且这项投资会使你得到最多的回报。但是,你是否知道,其实你每天都面临上述的境况。那家“银行”就是时间。你每天得到8

64万秒钟,随便你怎么利用。而你如不利用,时间也不会回来。成功人士明白时间的宝贵。有人问发明家托马斯·爱迪生,世界上最重要的东西是什么。他的回答是“时间”。本杰明·富兰克林关于时间的描写就更进一步,他说:“你热爱生命吗?那么,别浪费时间,因为生命就是由时间构成的。”时间的确是最重要的,如果你是位渴望成功的奋斗者,那么,从现在开始,抓紧一分一秒,让财富和理想目标早一天达到。

二、赢得时间的方法

每人每天拥有的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。

1算了再干

对时间的使用不能干了算,而要算了干。把要完成的工作,按小时、天、周的先后时序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内把工作安排得紧张而有节奏,并尽力把不可控制时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务。

2计算你的时间成本

凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时,而是用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间、抓紧时间,充分利用时间。假定一个部门平均每人月收入400元,这400元占每人每月创造新价值的27%,则每人每月创造新价值为:400÷27%=1 482元。每人每天工作为75小时,每月工作235天,则每人每月工作时间=75×235×60=10 575分钟。每人每分钟创造的价值=1 482÷10 575≈014元。如果办一件事,需要3个人工作5天,则办此事的成本为3×5×75×60×014≈945元。

3事分轻重缓急

一个人的精力有限,对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上去,抓住了关键性的工作,才能有效地提高时间的利用率。

4利用最佳状态去办最难和最重要的工作

一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示,人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化,也就是人体内“生物钟”的作用。管理者应该找出自己在一天中,什么时间工作效率最高,要充分利用自己效率最佳的工作时间,来处理最重要和最难办的工作,而把精力稍差的时间,来处理例行公事上。

5把握今天

只有当天完成当天的任务,而不是拖延到明天,时间利用率才能提高。昨天已是无效的支票,而明天是预约的支票,只有今天才是货币,只有此时此刻才具有流动性。

6有效地利用零碎时间

所谓零碎时间是指不构成连续时段,在两件事之间的空余时间。有效地利用零碎时间,可以增加工作密度,加快工作节奏。

7提高单位时间的利用率

做任何事情,都要高度集中注意力,以便缩短时间。有能力的主管并不感到自己肩上的担子压得喘不过气来,自信自己的时间是充分的,总认为自己还可以挤出更多的时间来。

8一心二用

人的大脑是划分区域的,如听觉区、视觉区、语言区。各个区域有不同的使命,据说大脑可使两个或两个以上的区域同时兴奋起来,因此有些工作可以同时进行。有些应酬或不重要的会议,领导者不去又不行,去了又觉得失去不少宝贵时间。这时一方面表面应酬,另一方面

可思考其他工作问题。

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