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第23章 工作高效才能保障落实 (3)

然而,事后费米夫人问他爆炸时的情景,费米竟说他曾看到闪光,但并没有听到声响。“没有听到声响,这怎么可能呢?”他的夫人惊愕了。

费米解释道:“我当时只注意撒小纸片了……”

当原子弹爆炸时,费米把全部注意力都集中到撒碎纸片上,竟然连 “威力相当于几千万颗巨型炸弹发出的、令人可怕的爆炸声”都没听到,费米的专注由此可见一斑。

专注的力量是惊人的,集中精神在忘我的境界里专注工作,做起事来不仅轻松、有效率,而且也更能把事情做好。如果你不能高效、快速地完成任务,最根本的原因也许只有一个——缺乏专注。

瑞瑟问爱迪生:“成功的第一要素是什么?”

爱迪生回答道:“能够将你身体与心智的能量锲而不舍地运用在同一个问题上而不会厌倦的能力……你整天都在做事,不是吗?每个人都是。假如你早上6点起床,晚上11点睡觉,你做事就做了整整16个小时。对大多数人而言,他们肯定是一直在做一些事,唯一的问题是,他们做很多很多事,而我只做一件。”

当年法国的大文豪莫泊桑刚开始学写小说的时候,他的老师对他讲,你不要跟我学什么技巧,你到大街上去坐着,然后你看着驾马车的车夫,专门盯住一位。如果你能把这个马车夫描述得和其他马车夫不一样的话,那么你的写作就过关了。

我曾经在电视上看过一个节目,有一个很有名的说书人,当有人问他,为什么他的眼睛特别亮?他回答说:每天晚上在黑夜中点一炷香,然后每天盯着那炷香看半小时,几年下来眼睛自然就有神了。

莫泊桑成为一代文豪、说书人练就一双厉眼,这些奇迹在我们常人看来非常了不起。可创造这一奇迹的原因却非常简单,就是锁定目标之后,专注于心地去完成,这样,一个又一个的人从平凡走向了卓越。

只有专注,才能全力以赴,才能接近成功的目标。在工作中拥有专注的心态是一个人走向成功的先决条件。如果工作时脑子里还想着球赛、彩票、电影、股票等一些与工作无关的东西,连最基本的专注都做不到,何谈注意到工作的各个流程,更不用说使自己出色,成为企业不可或缺的支柱。

若不倾情投入,就不会有恒久的成功。加拿大一位著名的田径教练曾经说过:“不管是不是从事竞赛的人,大多数都是不愿意付出太多的吝啬鬼。他们经常都会有所保留,因为他们不愿将自己百分之百地投入比赛之中,所以也不能将自己的潜力完全地发挥出来。”成功者都相信热诚的力量,如果要挑出一个与成功绝不可分的信念,那就是完全的投入。各行各业中的佼佼者,不一定都是最优秀、最聪明、最敏捷、最健壮的,但绝对都是最投入的。专注于心,保证你所在的组织始终高效前进,你和你的企业也会成为你的行业中最出色的佼佼者。

简化问题,避免冗繁

简化问题,避免冗繁是我们提高工作效率的重要途径。

无论我们做什么事,最简单的方法就是最好的方法。曾任苹果电脑公司总裁的约翰·斯卡利说过,“未来属于简单思考的人。”如何在复杂多变的环境中采取简单有效的手段和措施去解决问题,是每一位企业管理者和员工都必须认真思考的问题。

1994年2月,美国国家银行发展部的主管吉姆·沙利和约翰·哈里斯召集下属开会,会议的议题是改善领导层、员工和客户之间的沟通与联系,最终目标是使美国国家银行成为世界上最大的银行之一。

为期两天的会议结束之际,墙上挂满了草案、图表和灵光闪现的新主意。总结的时刻到了,约翰拿着记录本站了起来。

“我们要说的就是这些,”约翰举着记录本说,“简单就是力量。”他在白板上写下这几个红色大字后,结束了自己的总结。

约翰抓住了我们提升工作效率的一个关键。无论做什么事情,我们都应当树立这样一个信念:简单就是力量。

简化问题是解决问题的一个重要途径。美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德·C·伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则——在做每一件事情时,应该问自己三个“能不能”。

“能不能取消它?”

“能不能把它与别的事情合并起来做?”

“能不能用更简便的方法来取代它?”

在这三个原则指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,办事效率有很大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。无论在工作中,还是在生活中,为了提高效率,就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情也进行有序化。

简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,并就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能赢得效率。

除此之外,冗繁也是效率管理的大敌。要出色高效地完成自己的工作,我们就应当学会把握事物的重点,化繁为简。

世界500强企业之一的宝洁公司,其制度就具有人员精简、结构简单的特点。宝洁公司严禁任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁的“一页备忘录”时说:“从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司作决策的基础。”

他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的。”

国内有许多公司为了提高员工的工作效率,专门花重金请来专业的咨询公司,编写出一些文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件,但最后这些文件的命运都是殊途同归,也就是被束之高阁,并没有达到管理者预期的目的。

同样,将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来,并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查;二是要把所得到的材料反复研究,“了然于胸”,然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了,一个最简便、最有效的方法是:看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了,说明吃透了;反之,则说明陈述者对所说或所写的内容仍然是心中无数,无论怎么表述都是很难收到理想的效果。

化繁为简是提高工作效率的一项重要举措。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易。反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着低下。就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的,费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简,可以让你的工作变得可行,你的信心也会跟着大增。

做好时间管理

时间管理是现代人必备的一项工作技能,是提高一个人工作效率最有效的武器。一个人工作是否有效率,是否能够圆满完成任务让老板满意,在很大程度上取决于他是否能够合理地管理和利用好自己的时间,在最少的时间内做好更多的事。

你也许会对社会上那些著名的企业家、政治家感到怀疑,他们每天有那么多事情要处理,却还0S将自己的时间安排得有条不紊。不但能阅读自己喜欢的书籍,以休闲娱乐来调剂身心,并且还有时间带着全家出国旅行,难道他们一天不是24小时吗?正确答案是他们比别人更善于利用时间,并将它有效运用。

美国一家权威机构曾对2000名职业经理人作了调查研究,结果发现凡是成绩优异的经理都可以非常合理地利用时间,让时间消耗降到最低限度。

一美国著名保险推销员弗兰克·贝格特自创了“—分钟守则”,他要求客户给予一分钟的时间,介绍自己的工作服务项目。一分钟一到,他自动停止自己的话题,谢谢对方给予他一分钟的时间。由于他遵守自己的“一分钟服务”,所以在一天的时间经营中,几乎和自己的业绩成正比。

“一分钟时间到了,我说完了!”信守一分钟,既保住了自己的尊严,也没有减少别人对自己的兴趣,还让对方珍惜他这一分钟的服务。A公司的老板为了提高开会的质量买了一个闹钟,开会时每个人只准发言8分钟,这个措施不但使开会有效率,也让员工分外珍惜开会的时间,把握发言时间。

时间对于每个人来讲都是公平的。要想在自己的工作中取得良好的成绩,按时保质地完成任务,就应当充分利用每一钟的价值,做好自己的时间管理。下面有几个在工作中善用时间的小例子,供你参考?

王强是一个保险公司的职员,他每天都开车外出拉保险业务,他非常善用空当时间,即使在等红绿灯或塞车时,他也会拿出客人的有关资料出来看一看,以加深印象。

一位叫张静的总裁助理也是如此,她在车里放了一把拆信刀,每次开车时都带着一叠信件,利用等红绿灯的时间看信。张静认为反正15%都是垃圾信件,不如在自己到达办公室前进行一番筛选。所以一进办公室,她的第一件事就是立即扔掉垃圾信件。

董林是一家顾问公司的业务经理,一年大约能够接下100个案子,因此有很多时间是在飞机上度过的。她认为和客户维持良好的关系非常重要,所以她常常利用飞机的时间写短签给他们。一次,一位同机的旅客在等候提领行李时和她攀谈起来:“我早就在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短签,我敢说你的老板一定以你为荣。”董林笑着说:“我只是有效利用时间,不想让时间白白浪费而已。”

成功的职场人士,就是有效利用时间,珍惜时间的人,他们使每一分钟都具有价值。这样的人是高效率的人,当然,他们也不会将一大堆的工作问题留给老板处理。

有人也许会说,时间管理总是一种形式而已,再怎么管理,不就是那24小时吗?其实,这时对时间管理的一种误解。时间管理主要是通过样子的工作方法,避免不必要要的时间浪费,从而提高时间利用率的,当你的时间利用率提高了,你每天能做的事情多了,不就是多出了几个小时吗?

某部门主管因患心脏病,遵照医生嘱咐每天只上班三四个小时。他很惊奇地发现,这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事几乎没有两样。他所能提供的唯一解释便是:他的工作时间既然被迫缩短,他只好做出最合理有效的时间安排。这或许是他得以维护工作效能与提高工作效率的主要原因。

由此可见,管理好时间,合理利用自己的时间,是提高工作效率,提升工作价值的重要方法。那么,我们应当怎样管理好自己的时间,使自己能够把工作做得更好呢?

1.把握时机

机不可失,时不再来,抓紧时间,可以创造机会。没有机会的人,往往都是任何时间流逝的人。很多时候,机会对每一个人都是均等的,行动快的人得到了它,行动慢的人自己错过了它。所以,要抓住机会,就必须与时间竞争?

2.合理安排好自己的时间

有许多职场中人,整日“两眼—睁,忙到熄灯”,可还是感到时间紧迫,不够用。他们精疲力竭,来去匆匆,却总是不能从容自如,甚至不能按期交付工作。要想赢得老板的赏识,不把问题留给老板,我们就要学会合理安排自己的时间,抓住关键,掌握工作重点。

3.用好零碎的时间

争取时间的唯一方法是善用时间,把零碎时间用来从事零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时,在等待时,可用于学习,用于思考,用于简短地计划下一个行动等等。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但经年累月,将会有惊人的成效。

4.利用“神奇的三小时”

被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念,他鼓励人们自觉地早睡早起,每天早上5点起床,这样可以比别人更早展开新的一天,在时间上就能跑到别人的前面。利用每天早上5~8点的“神奇的三小时”,你可不受任何人和事干扰地做一些自己想做的事。每天早起三小时就是在与时间竞争,养成早起的习惯,以后你会受益无穷。

5.在更少的时间内做更多的事

人们不论干什么事情,都要讲求效率,效率高者,事半功倍;反之,则事倍而功半。

哈林·史密斯认为提高时间利用率,让时间增效是做好时间管理的重要方法。“工作中,经过不断地失败,我逐步地发现,如何在同样的时间内做更多的事情,这是值得每一位希望有效管理时间的人认真思考的问题,因为只有这样才能使自己获得更多的时间,也才能遇上更多的机遇。”

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