我们每人每天面对的事情，按照轻重缓急的程度，可以分为以下四个层次，即重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。
1.重要而且紧迫的事情
这类事情是应该优先考虑的重中之重，有的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则和你的生活息息相关，它们比其他任何一件事情都值得优先去做。只有它们都得到合理高效地解决，你才有可能顺利地进行后面的工作。
2.重要但不紧迫的事情
这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人在处理这类事情的方式的优劣，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。在生活中大多数重要的事情不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们急迫吗？不。因此在很多时候对待这些事情我们似乎总是能拖则拖，一拖再拖，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早点着手解决它们。
3.紧迫但不重要的事情
紧迫但不重要的事情在我们的生活中十分常见。例如，本来你已经洗漱停当准备休息，忽然电话响了，你的朋友邀请你现在去泡吧聊天。你没有足够的勇气回绝他们，不想让你的朋友们失望。于是，去了，第二天早上回到家中，你头晕脑涨，一个白天都昏昏沉沉的。这表示你的生活已经被别人的事情牵着走了，并因此影响到了你重要事情的完成，这会使你在很长一段时间内都处于被动。
4.既不紧迫又不重要的事情
这类事情会在我们的生活中比比皆是，它们或许有一定价值，但如果我们毫无节制地沉溺于此，就是在浪费大量宝贵的时间。比如，我们吃完饭就坐下看电视，却常常不知道想看什么和后面要播什么。只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书，甚至不如去跑跑步，那么刚才我们看电视就变成了不重要也不紧迫。所做的就是浪费时间。其实，仔细算一下，我们就会发现，有很多的时间都是在看电视时被我们浪费掉了。
在实际工作中，我们应该先完成重要紧迫的事，这一类事情做得越多，我们的工作效率就越高。
标准做事：凡事都要精益求精
麦当劳成长为全球商界“巨无霸”的秘密在于将每一个环节都进行数字化管理。以薯条为例，麦当劳要求供应商提供的土豆要有较长的果型，芽眼不能太深，同时淀粉和糖分的含量必须控制在一定范围之内。而且，麦当劳对薯条的规格都有量化的要求，长度为5英寸的要达到20%左右，3～5英寸的达到50%左右，3英寸以下的比例在20%～30%之间。
以汉堡中的生菜为例，麦当劳从生菜下种那天起就进行全程监控，将污染降至最低。所有种植地周边一公里内必须无工业“三废”污染源，无养殖场、化工厂、矿山、医院、垃圾场，与生活区的距离须超过20米，土壤和水中的重金属和微生物不能超过国家绿A标准。
汉堡中的牛肉同样要经过层层把关才能进入餐厅，从牛被宰杀那一刻起，每一批牛肉都会配备一个温度记录仪，记录每分钟的温度，新鲜牛肉必须在零下18摄氏度时被冷冻，在整个物流过程中保鲜。
在烹调环节上，麦当劳的每个产品都有电脑严格控制制作温度。例如，麦当劳设定69摄氏度为牛肉烹调安全温度标准，并确保牛肉被彻底加热到这个温度，以保证肉质的安全卫生，锁住肉汁和营养。
生菜如果放在料理台上2小时未用就必须扔掉；鸡翅出炉后常温保持30分钟未售出就必须扔掉；牛肉饼烤出10分钟后，没有卖掉就要丢掉……
从顾客开始点餐到最后将所有餐点交到顾客手中，这段时间要求在60秒之内完成。
麦当劳的承诺是给每一位顾客，无论在何时何地品尝麦当劳的薯条，其品质和口味都是一样的。如果说麦当劳能够兑现这个承诺的唯一原因严格标准。只有遵循严格的标准才能让产品的品质得到保证。
员工在工作中按标准做事，每个流程都做足一百分，严格标准才能提高我们的工作质量，提高我们的办事效率。
王永庆早年因家贫读不起书，只好去做买卖。1932年，当16岁的王永庆在台湾嘉义开了一家米店时，小小的嘉义已有米店近三十家，因此竞争非常激烈。当时仅有200元资金的王永庆，只能在一条偏僻的巷子里承租一个小小的铺面。他的米店开办最晚，规模最小，更谈不上知名度了，与其他米店相比，没有任何优势。
怎样才能打开销路呢？王永庆感觉到要想米店在市场上立足，自己就必须具备一些别人没有做到或做不到的优势才行。经过一番考察和思索，他决定在提高米的质量和服务上下工夫，形成自己的优势。
当时，稻谷收割后都是铺在马路上晒干，然后脱粒，砂粒、小石子之类的杂物很容易掺杂其中。所以，出售的稻米普遍夹杂着秕糠、砂粒、小石子等杂物，买卖双方也都习以为常，见怪不怪了。
王永庆从这一司空见惯的现象中找到了突破口。他带领两个弟弟一齐动手，不辞辛苦，不怕麻烦，一点一点将夹杂在米里的秕糠、砂石之类的杂物捡出来。这样，王永庆米店卖的米质量就与其他米店的米相比有明显的提高，因而深受顾客好评，米店的生意也日渐红火了起来。
在提高稻米质量见到效果的同时，王永庆还超出常规，推行主动送货上门的服务，这一方便顾客的服务措施，一经推出便大受顾客欢迎。
王永庆在米的质量和服务上找到了突破，使嘉义人都知道在米市马路尽头的巷子里，有一个保证质量并能送货到家的王永庆。有了知名度后，王永庆的生意更加红火起来。结果，经过一年多的资金积累和客户积累，王永庆决定要把原来的小米店扩展为碾米厂，原来的铺面已经不够用，王永庆便在离最繁华热闹的街道不远的临街处租了一所比原来大好几倍的房子，临街的一面用来做铺面，另一面则用作碾米厂作坊。就这样，把事情当做事业来做的王永庆，从一家小小的米店开始逐渐接受他问鼎台湾首富的梦想。
严格标准，凡事精益求精。把细微之处做到极致，便能扭转乾坤，小事往往是别人熟视无睹的细节，小事又可能是举手之劳与人方便，因此做好这些小事，就显得尤为重要。
在现实中，有人认为工作是件很棘手的事。其实只要我们从小事着眼，从细节着手，这时，我们就会发现其实做好一项工作并没有想象中那么困难。
雕琢工作的细节，把工作做到出色、做到极致、产品自然能够认高质量、高标准打动客户，赢得市场。
简化工作：以繁化简，简单取胜
有一家杂志社曾举办过一项奖金高达数万元的有奖竞猜活动，内容是：
在一个热气球上，载着三位关系着人类命运的科学家。
第一位是一名粮食专家，他能在不毛之地甚至在外星球上，运用专业知识成功种植粮食作物，使人类彻底摆脱饥荒。
第二位是一名医学专家，他的研究可拯救无数人，使人类彻底摆脱诸如癌症、艾滋病之类绝症的困扰。
第三位是一名核物理学家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。
由于超载，热气球即将坠毁，必须丢出去一个人以减轻重量，使其余的两人得以存活。请问，该丢出去哪一位？
竞猜活动开始之后，因为奖金数额巨大，很快吸引了社会各界人士的广泛参与，并且引起了某电视台的关注。在收到的应答信中，每个人都使出浑身解数，充分发挥自己丰富的想象力来阐述他们认为必须将哪位科学家丢出去的“妙论”。
最后的结果通过电视台揭晓，并举行了热闹的颁奖仪式，高额奖金的得主是一个14岁的小男孩。他的答案是：将最胖的那位科学家丢出去。
这个故事为我们提示了这样一个道理，很多事情其实很简单，但人们往往把它们复杂化了。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化、做起事来事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，导致工作忙乱被动，办事效率极低。
通用电气公司的前任CEO杰克·韦尔奇认为，最简单的方法就是最好的方法。曾任苹果公司总裁的约翰·斯卡利说过，“未来属于简单思考的人”。如何在复杂多变的环境中采取简单有效的手段解决问题，值得每一个员工去认真思考。
1994年2月，美国国家银行发展部的主管吉姆·沙利和汉斯·贝勒召集下属开会，会议的议题是改善领导层、员工和客户之间的沟通与联系，最终目标是使美国国家银行成为世界上最大的银行之一。
为期两天的会议结束之际，墙上挂满了草案、图表和灵光一现的新主意。总结的时刻到了，汉斯拿着记录本站了起来。
“我们要说的就是这些，”汉斯举着记录本说，“简单就是力量。”他在白板上写下这几个红色大字后，结束了自己的总结。
汉斯抓住了提升工作效率的一个关键。无论做什么事情，我们都应当树立这样一个信念：简单就是力量。
简化工作是一种提升工作的效率的重要方法。它可以帮我们把握工作的重点，集中精力去完成最重要的工作。在高强度的工作条件下，我们如果不能理清思路，将复杂问题简单化，有针对性地解决重点问题，最初制定的各项目标就很难实现。
查斯特·菲尔德博士说：“从一个易于成功的对象开始，成功就显得容易了。同样，在工作中我们也应当从最简单，最容易把握的地方做起，这样才能够将问题顺利解决。
下面是一些国内外知名的效率专家所提出的一系列较为实用的简化工作的原则和方法，希望能够为你的工作带来一些积极有益的启示：
1.恪守简单原则，将简单观念贯穿于工作的全过程。确立简单、现实的目标，通过简单的结构和简便快捷的程序实现目标。
2.清楚了解工作的目标与要求，可避免重复作业，从而减少发生错误的机会。通常的情况是，你不知道自己应该做什么，工作的目标对你的工作会有什么样的影响？这个目标对你的意义是什么？当你搞清了以上问题后，再开始工作。
3.懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对比较熟识的同事、朋友，或者完全不相识的人，可以直截了当地拒绝不合理的要求，不需要理由；对客户或者不太熟识的同事，要采取间接、委婉的方法拒绝不合理的要求。要考虑如何合理地相互帮助，才能维持更好的关系，建立未来合作的基础。
4.主动提醒上级将工作排定优先级，可大幅度减轻工作负担。你的上级无暇了解你工作的状况，你应以公司效益为重，将上级交代的任务分出优先级，并向上级汇报。有利于集中精力去完成重要紧迫的工作。
5.报告时要有自己的观点，只需少量但足够的信息。写文件、报告应内容精简、切中要害，最重要的是能够促使大家快速做出决策。这是每一家企业都需要的。
6.过滤电子邮件，回邮精简。有效过滤电子邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上；电子邮件内容要尽量使要点突出、语言简练，节省写邮件的时间，并增加对方响应的机会。
7.当没有沟通的可能时，不要浪费时间。如果对方明确拒绝沟通，我们就不要在沟通上浪费时间了。
8.先为企业奉献，取得信任，再争取资源。当你能为公司创造效益，并为公司作出了贡献时，自然能取得大家的信任，从而获得资源，为企业提供更多的价值。不想付出，只想索取。往往使工作和沟通变得很困难。
9.专注于工作本身。专注于工作本身，而不是绩效考核的名目，才能真正有好的表现。
10.做事从简单的地方入手。任何事情都由难和易部分，先做简单的工作还能启发你对难的工作的思维。
