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第21章 人性化的工作设计方法 (3)

赫茨伯格已经意识到改变工作本身对于提高生产率的重要性。他虽然属于行为学派,但他在“激励—保健理论”的基础上进一步提出了工作丰富化概念。所谓工作丰富化就是指通过增加工作深度来使员工对工作拥有更多的自主权、独立性和责任感。比如,将一些通常由管理人员完成的计划、考核任务让员工来做。

工作丰富化是一个与工作扩大化不同的概念。工作扩大化指通过扩大工作范围来增加工作任务的横向多样性。它意味着工作内容的增加,工作任务单调循环频率的减少,但不一定能起到激励员工工作的作用。而工作丰富化则可以让员工得到一种受到赞赏、体验成就的感觉,增强其责任感及进步心,从而起到激励作用。

工作丰富化强调的是工作设计的改革,让员工参与管理并获得心理成长。从这个意义上讲,它有着不同于并超越人际关系学说的一面。虽然其理论基础仍然是从社会系统出发,但是工作丰富化理论所要改变的是单个工作,而非企业的整体工作系统。

当然,工作丰富化具有一种不完整的局限性,它视技术系统与环境为不变因素,在工作设计中将员工排除在外。

(2)社会—技术系统理论与自我管理团队工作小组

针对工作丰富化理论的缺陷,特里斯特(ELTrist)和埃默里(FEEmery)等人提出将技术系统纳入到工作设计的研究范畴之内,在对工作内容及工作组织进行设计时,必须考虑技术系统与社会系统之间的相互作用。这个思想进一步发展成了社会—技术系统理论。

特里斯特等人认为,企业组织既是一个社会组织,又是一个技术组织。这两个系统按照不同原则运作,但密切联系且相互影响。一个企业只有做到既满足社会系统的需求,又满足技术系统的需求才是一个有效的企业。在对一个企业进行研究和考察时,必须详细考察其社会系统方面和技术系统方面,要把企业的技术系统和社会系统结合起来进行考察,不能只是主观地选择其中某些孤立的技术特点进行考察,而要把技术系统作为一个完整的系统进行考察。而且,企业不是一个封闭的组织,而是一个开放式的组织,它受环境的影响,随环境变化而变化。因此,管理既要重视满足内部系统的需求,又要注重外部环境的调节,使内部系统与外部环境达到一种动态平衡的状态。

所以,对于不论是企业的社会系统还是技术系统,在进行工作内容与组织的设计时,都应该做出相应的调整,以适应环境的变化。企业应该从工作和经济需求出发,同时考虑到人性和心理方面的需求,把企业的技术系统和社会系统有机地结合起来去考虑工作的人道化。不应该再像以前那样单纯从人性、心理的角度去考虑工作的人道化。

要将上述思想转化成实际实施的措施,特里斯特等人认为:

①将工作设计成具有主动性的工作。所谓主动性是指工作任务的完整性、复杂性、变化性和反馈性。只有实现了员工工作的主动性,工作的需要和员工追求成长的心理需求才能得到有机的结合。

②将工作组织设计成自我管理团队工作小组,自我管理团队工作小组具有这样几个特点:承担相互关联的一组工作任务;整个工作小组实行集体负责制;有权自主决定工作分派、工间休息、工作计划等一系列生产运作方面的工作。

③改善工作环境,将工作环境设计得更加有利于人的身心健康。比如,在设计厂房和安装设备时,既要考虑消除工人的乏味感和孤独感,又要考虑省力省时。

5员工参与管理

“使员工关心企业是提高生产率的关键”。因此,企业应实行民主管理,即员工参与管理。 如何让员工对工作总是充满主动性和创造性,让员工参与管理是一个很好的方法。在20世纪80年代具有重大影响的《Z理论》的作者威廉·大内在其著作中提出了“Z型组织”的概念。他认为:“使员工关心企业是提高生产率的关键”。因此,企业应实行民主管理,即员工参与管理。

员工参与管理以后,管理者要鼓励员工勇于探索、勇于尝试,对员工所出现的差错不过分地予以追究。同时,通过培训和教育,使员工逐步提高知识技能和决策水平,并对自己的决策负责。

威廉·大内所提出的Z理论是在行为科学的X理论、Y理论之后,对人的行为从个体上升到群体和组织的高度进行的研究。他认为,人的行为不仅仅是个体行为,而且是整体行为。Z理论的要求如下:

(1)长期的雇佣,信任的人际关系,员工相互平等;

(2)人道化的工作条件和环境,丰富的工作,实行多专多能;

(3)注重对人的潜能细致而积极地开发和利用;

(4)树立整体观念,独立工作,自我管理。

在实施员工参与管理时,对于不同岗位、不同能力的员工,可以在不同程度上让他们参加组织决策及各级管理工作的研究和讨论。在进行重大问题的商讨时大家处于一个平等的地位,这样可使员工感到上级的信任,从而感受到自己的利益与组织发展的密切相关性,从而产生强烈的责任感。对于员工来说,和管理者坐在一起共同探讨企业的问题,是一个取得别人重视的机会,多数员工会因为能够参加商讨与己有关的行为而受到激励,从而给人们以一种成就感。正确地参加管理既对个人产生激励,又为组织目标的成功提供了保证。

美国新汽车联合公司(NUMMI)通过出色的员工参与管理和自主管理获得了成功。NUMMI的员工们认为,平等可以淡化紧张气氛和不满情绪,它与金钱同样重要,甚至平等比金钱更重要。因此,NUMMI将原来繁杂的工作计时报酬标准调整简化为一种。每一位员工,无论从事什么工作,都不存在资历补偿、绩效奖励或论功行赏的情况。

在通常情况下,作业设计属于管理者的责权范围。而在NUMMI,工人的作业设计则由工人自己进行。工人们学习如何分析、描述及改善工作过程的技术。首先,NUMMI的小组工人相互用秒表进行动作测时,寻找现有的可行情况下最安全、效率最高的作业方式;其次,由工人自主选出最佳操作方法,并将其细分为基本单元,然后对每个单元的方式进行探索、寻求改善;最后,小组将分析结论与轮班小组的结论进行比较,依据比较结果制定出各个小组每位成员明确完整的标准作业规范。

在NUMMI,工人接受岗位交叉培训,允许岗位轮换,并且形成制度。通过实施员工自主管理与员工参与管理极大地增强了工人的责任意识,工人们积极地提出提高效率的种种建议,其中80%的建议被采纳。

三、员工管理:工作与人性的结合

前面所述员工管理的方法并不是毫无用处。相反,每一种方法在其特定的条件下都能发挥切实作用。问题在于,一些管理者把这些方法当做员工管理的灵丹妙药。

在实施这些方法时,我们应该提出一套普遍适用的原则,而不是只简单地列出一些具体的员工管理方法。同时,这些原则应从组织学理论和现代管理思想中去追寻。以下是做好员工管理的一些原则。实际上,许多管理人员都在不自觉地遵循这些原则。

1人员与岗位的相适应

这一原则意味着,应根据个人能力的差异和爱好来挑选合适的员工到特定的岗位。同时,岗位的设计也应该根据现实的员工状况来进行。如果员工受教育程度高、素质好、能承担责任,那么在进行岗位设计时,工作面就应该更宽泛。相反,工作面就应该狭窄一点。此外,还应该建议员工选择能满足自身需要的岗位。

2明确员工的职责

做好员工管理的一个原则就是明确每个员工的规范职责。如果职责不明确或职责不断变更,员工就会感到不知所措。结果可能导致质量低下、劳动效率低、员工之间发生冲突,等等。这时,一般可以采取适时更新岗位描述书或目标陈述书的方法。

3确定绩效标准

如果没有绩效标准,员工就会对自己的职责不清楚,过分依赖管理者对自己的工作进行指导。通过制定每个岗位的绩效标准,使员工所要完成的工作具体化,同时还可以在确保完成绩效标准的前提下给员工下放更多的权力。

4确保沟通和员工参与

企业的政策应为员工所了解,这样使得员工感到自己能通过参与决策过程而对企业政策有所影响。许多研究证实,员工参与管理是一种有效提高绩效的途径。如果管理部门和员工之间能随时进行双向沟通交流,绩效就能得到提高。

5对员工进行培训

为了保证员工能胜任自己的工作,培训经常被当做企业对员工的优惠待遇。但工作中往往需要反复试验、不断实践才能学到正确的方法,尤其是在今天这样一个知识不断更新的时代,更应该如此。所以,应当对员工进行不断的培训和教育,使员工不断进步、不断提高职业素质。

6加强监督

我们知道,良好的监督对员工来说是非常重要的。一个管理者应该同时具备技术和管理两方面的技能,并能公正地处理人际关系。管理者进行监督时,不只是重视业绩和工作成绩,还应真正关心每一个员工的福利。根据行为学理论,如果员工知道企业对自己工作的期望并能参与其制定过程,他们就会积极地工作。管理者应该确保这种氛围能在员工中形成。

7根据绩效奖励员工

如果已经建立了绩效标准,就可以根据绩效来奖励员工。行为学理论表明,这样能促使员工为了更多的奖励而更好地工作。既然员工的基本职责是取得成绩,那么根据绩效奖励员工就可以作为激励员工为企业好好工作的基本手段。奖励有工资、提拔、职位变迁、赞扬等各种报酬形式。

通过遵循上述原则去实施各种具体的员工管理方法,员工管理工作就一定能做好,绩效水平将不断提高,员工也会满意。当然,这些原则应该根据不同的条件而有所变化。

第二节 工作设计——人性化的实现

工作设计方案我们一直在讨论对工作进行管理的问题,我们假定工作已经存在,并且这些工作已经按照一种最好的方式被组织起来,在这种前提下去了解工作是怎样做的、是以一种什么样的方式做的以及为了做这些工作需要达到怎样的技能要求。然而,管理者所面临的往往是某种工作单位还不存在的情况,要求他们从头开始来对工作单位中的工作进行设计。有时候还会出现这样的情况,即某个已有工作单位中的工作内容增加了,或者是尽管工作内容没有变化但工作小组中的人员规模却减少了,以及可能某些工作并不是以一种最有效的方式被完成的。在所有这些情况下,管理者都有可能会做出改变完成工作的方式的决定,从而使该工作完成的更加有效且效率更高。因此,这就要求对现有的工作进行重新设计。

所谓工作设计是指对工作完成的方式以及某种特定工作所要求完成的任务进行界定的过程。工作设计者必须全面地了解工作的当前状态以及它在范围更广的工作单位内部的整个工作流程中的位置之后才能更有效地进行工作设计。管理者也就可以选择多种方式来对工作进行设计。关于这一点,我们可以通过不同工作设计方法之间的利弊得失来理解。

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