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第16章 第10课 决不盲目主动 (2)

【职场秀】

向琨是一家公司的员工,一天,老板让向琨准备好第二天与某公司董事长会谈的资料,并拟写一份会谈提纲。然而接下来的时间里,向琨却忙于完成另外的几件事:寄出几封信,发出几份传真,接待一个没有预约的会谈,打几个无关紧要的电话,给老板的一位朋友买了束鲜花,为他贺喜。终于把一切安排妥当,此时已经到了下班的时间。晚点走吧,又三番两次被一个个无关紧要的电话打扰,于是他决定回家加班。吃过饭,他又忍不住要看一场球赛,看完后已是晚上11点,于是提笔拟写提纲。结果,匆促准备,难免出错。在会谈的过程中,幸好老板经验丰富,这场会谈进行得还算顺利。但事后,向琨受到了严厉的批评。

在我们周围也有许多这样的人,走进办公室就开始忙于工作,从早忙到晚,也不分工作的轻重缓急,一天下来总是觉得身心疲惫不堪,却又不知道自己这一天干了几件要事。创设遍及全美的事务公司的亨瑞·杜哈提说,不论他出多少钱的薪水,都不可能找到一个具有两种能力的人。这两种能力是:第一,能思想;第二,能按事情的重要程度来做事。

【主动力法则】

在工作中,要想做到要事第一,就要了解以下几个关键因素:

1.明确公司目标。要做到要事第一,我们首先要明确公司的发展目标,站在全局的高度思考问题,这样可避免重复作业,减少错误的机会。

2.过滤次要信息。一般来说,正确的过滤流程分为两个步骤,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让自己觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除,这样至少可以删除50%的邮件。第二步,开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样又可以删除25%的信件。

3.使用优先表。每个人都应该有一个自己处理事情的优先表,列出自己一周之内急需解决的一些问题,并且根据优先表排出相应的工作进程,使自己的工作能够稳步高效地进行。

不把时间浪费在不值得的事上

一个人的生命是有限的,如果我们的工作和生活总是被那些琐碎的毫无意义的事情所占据,那么我们就没有精力去做真正重要的事情了。

【职场秀】

安德鲁·伯利蒂奥是利用时间的楷模,他从来不浪费一秒钟的时间,只要时间允许,他就一定会拼命工作。所有知道他的人都说:“看,安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了!”人们都知道,为了能成为一名出色的建筑师,他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。

每天,他把大量的时间用在设计和研究上,除此之外,他还负责很多方面的事务,每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方,因为他太负责了,以至于不放心任何人,每一件工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了,他自己也感觉到很累。

其实,在他的时间里,有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上。无形中,他增加了自己的工作量。

有人问他:“为什么你的时间总是显得不够用呢?”他笑着说:“因为我要管的事情太多了!”

后来,一位教授见他整天忙得晕头转向的,但仍然没有取得令人骄傲的成绩,便语重心长地对他说:“人大可不必那样忙!”

“人大可不必那样忙?”这句话给了他很大的启发,他就在听到这句话的一瞬间醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙,但所做的真正有价值的事实在是太少了!这样做对实现自己的目标不但没有帮助,反而限制了自己的发展。

大梦初醒的安德鲁除去了那些偏离主方向的分力,把时间用在更有价值的事情上。很快,他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为“圣经”。

他的成功只是因为一句话:“人大可不必那样忙!”

一个人的生命是有限的,如果我们的工作和生活总是被那些琐碎的、毫无意义的事情所占据,那么,我们就无法把自己的精力和时间用在点子上,用在真正重要的事情上。

作为职场人员,你可以在你的办公桌前放一块字牌:“任何时候,只要可能,我必须做最有成效的事情。”以此,尽可能减少琐碎无价值的工作。当你开始做琐碎工作,作为拖延重要工作的借口时,看着字牌就知道自己又在浪费时间了。

【主动力法则】

世界上无数的失败者之所以没有成功,并不是因为他们没有才干,而是他们不能集中精力全力以赴地去做适当的工作,大好精力被浪费在东西南北各个方向上,而他们自己竟然还从未觉察到这一问题。那么我们怎样才能不把时间浪费在不值得的事情上呢?

1.找出“正确的事”。在主动做事之前,请你确保自己正在解决的是正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的那个问题。搞清楚交给你的问题是不是真正的问题,唯一的办法就是更深入地挖掘和收集事实,问问题,多看,多听,多想,一般用不了多久,你就能搞清楚自己走的方向到底对不对。

2.学会说“不”。一名主动工作的人要学会拒绝,不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”

在做决定时我们必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为我们的拖延影响到其他人?而如果答应了,是否真的可以达到对方要求的目标。

加强沟通,将“忙”落到实处

不能有效沟通,就无法明白和体会对方的意思,就难以把自己所“忙”的事情落到实处,工作就会出现问题。

【职场秀】

有一个办公室起了火,主管对刚走到门口的员工说:“快拿桶水来!”员工边走边想:水龙头在哪?水桶在哪?他终于想起不远处的食堂就有水桶。他盘算着,先拿桶,然后到最近的水龙头打水,这样最省力。他回头一看,不得了,办公室起火冒烟了!

原来,当主管发现火情,见到员工一来便马上要他去打水。主管脑子里想的事,员工是不知道的。员工直埋怨:早知道是灭火,附近就有灭火器,何必要跑到远处去拿水呢?

如果主管起初就对员工说:“着火了,你赶紧给我拿水来灭火!”这位员工脑袋里就会想:要救火,赶紧!救火不一定非得用水呀!附近不是有灭火器吗?几分钟内,火警就会解除。

这是职场中存在的典型的沟通障碍的例子。

为什么在日常工作中,许多人就某一问题进行探讨时,往往不是富有成效的交流,而是出现互相谩骂、大声争吵,甚至更糟糕的情况呢?这是因为他们不是在讨论观点,而只是简单地表达观点,含含糊糊、笼笼统统,还想努力影响他人,使其同意自己的看法。这样一来,就注定他们的沟通不会成功。

【主动力法则】

在工作上,只有扫清沟通障碍,才能化解矛盾、澄清误会,将“忙”落到实处。那么怎样才能在忙之前沟通到位呢?

1.主动沟通。工作中你可能会出现“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理”这样的抱怨,这时候如果你保持沉默,很可能会给老板留下办事不力的印象,所以,如果你的工作中出现了这种情况,你切不可保持沉默,而应该主动沟通,清楚地向老板说明你的工作安排,主动提醒老板排定事情的优先级,并认真聆听老板的意见,这样可大幅减轻你的工作负担。

2.态度要端正。人在职场,难免会被人误解。有的是他人造成的,有的则是自己不经意间造成的,对此绝不能采取消极的听之任之的态度,更不要以对抗的方式去面对,而是要通过沟通来解决。通过沟通,不仅有助于消除别人对你的误会,更会加深别人对你的认识。

3.突破障碍。职场中的每一个人都必须突破沟通障碍,致力于建立正常的团队沟通,团队沟通解决好了,众人的智慧就真正调动起来了。

[主动力自测]

1. 别人指出你的工作错误时,你如何应对?

2. 你能够很好地识别有效的工作和无效的工作并成功取舍吗?

3. 你通常能高效完成工作吗?

4. 你是如何定位最重要的工作的?

5. 想一下,你所做的“不正确的事”浪费了你多少有效时间?

6. 真诚沟通是你处理矛盾的有效方法吗?

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