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第10章 定律9:化繁为简

通用电气的总裁杰克?韦尔奇有一句名言:“管理效率出自于简单。”简单式管理已成为很多企业奉行的管理模式。同样,化繁为简也就成了世界500强企业员工必备的一条效能定律。

代表企业:宝洁。

成功启示:宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。

主要从事组织沟通管理咨询的艾森克?胡德自1992年开始至今,曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究,长期观察企业员工的工作模式,探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士,持续至今已经扩大到800多家企业,人数达到35万人,其中包括了美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大型企业。

随后,艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果,现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却浪费太多时间在不重要的信息上;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

职场人士往往会有这样的体会,最初创业时,只有老板(包括合伙人)和被雇佣者两个层级,那时候上下级之间的关系非常简单,工作效能也很高。然而,当发展成为大公司后,关系越来越复杂,管理也越来越困难了。这是什么原因?著名的管理大师彼得?德鲁克说过:“最好的管理是那种交响乐团式的管理,一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是,对企业而言,管理的层级越少越好,层级之间的关系越简单越高效。

同样,一名职场中的优秀员工必须想尽办法,化繁为简,将牵绊工作效率的障碍毫不吝惜地甩掉。但“简单一些,不是要你把事情推给别人或是逃避责任,而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时,自然就能花更少的力气,得到更好的结果”,艾森克在接受杂志访问时如此说道。简化问题,从细节入手,避免冗繁是我们简化工作的重要途径。

避免冗繁

冗繁是效率管理的大敌。一位出色的高效能人士应当善于把握事物的重点,化繁为简。

世界500强企业之一的宝洁公司,其制度就具有人员精简、结构简单的特点,回应了保罗的简单原则。宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁的“一页备忘录”时说:“从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司做决策的基础。”他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的。”

值得注意的是,将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来,并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查;二是要把所得到的材料反复研究,“了然于胸”,然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了,一个最简便、最有效的方法是:看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了,说明吃透了。反之,则说明述者对所说或所写的内容仍然是心中无数,无论怎么表述都很难收到理想的效果。

化繁为简是世界500强企业员工的一条重要效能定律。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易。

从细节开始

简化工作要从我们工作中的一些细节方面入手。例如可以通过有效利用办公用具达到简化工作的目的。

1.有效利用名片简化人际管理

名片不止是记载姓名电话的纸片而已,善用数字科技,有助于你日后的整理与搜寻,这是建构人脉网不可或缺的基本方法。

2.合理利用记事本

在记事本里,分为以下四项来登记:常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后,就可以用笔把它划掉。

3.做好环境管理

加拿大知名企业家保罗?威克多说:“一个办公桌上堆满很多种文件的人。如果能把他的桌子清理一下。留下手边急于处理的一些,就会发现他工作起来将更容易,也更实在。我称之为家务料理,这是提高效率的第一步。”

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