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第34章 会 议(1)

工作报告的成功要诀

做报告,是一种非常庄重的讲话,是非常有权威性、指导性和针对性的专门讲话,报告对于听众往往是有非常大的影响力的,有时会成为听众行动的指导与方向。因此,做报告对讲话水准的要求是极高的。

报告是一个人的表演,是对报告人认知能力、说理能力、讲话能力及应变能力的全方位考验。所以,报告要做好,对它的要求也是多方面的。

1精心准备,做好讲稿

报告从头到尾都由一个人来做,并且一般持续时间都不短,需要讲的内容很多。没有事先的精心准备,没有预先拟订的讲稿,要做好一项报告几乎是不可能的。

(1)研究报告的目的与精神,确定基调。一场报告,肯定是为了说明某方面的问题,要达到某种目的的。而报告之所以选择你而不是别人来做,就是对于你的专业知识和技能的肯定。因此,在报告准备阶段,首先要明确报告的目的,明确上级的精神与意图,确定报告的基调。

比如一个市场调查报告,由调研员来做,可能只需讲明市场动向、市场机遇与风险以及自己对市场发展的判断就够了。但是如果由产品策划人员来做市场分析报告,除了上述内容,更重要的是要讲明白在这样的市场中,什么样的产品会好销,怎样对产品进行创新,怎样开发新产品才能够占领市场。不同的角色身份,报告的内涵与外延是大不相同的。

(2)调查研究,掌握翔实的材料。一份报告,一般而言都有这几个部分:

①过去工作总结。

②领域发展态势。

⑧问题的存在及原因。

④问题解决方案及工作安排。

每一部分都是需要建立在大量的资料基础上的,不能空穴来风、信口胡言,否则有违报告的严肃性。

报告的资料来源是多方面的,需要主动收集整理,并且仔细分析对比,从中选择出对报告最具说服力、最具典型性的材料。

比如一份市场开发报告,要论证在某地区开拓市场的前景,那么收集资料的方面可能有:当地的人口,发展水平,生活消费习惯,当地的政策法规及法制环境,当地的市场发展状况,当地的同业竞争情况,营业自身的状况,可以采取的措施及对这些措施的效果分析……每一方面的资料都是很多的,需要逐个收集,并且特别要注意,不能根据自己的偏好专收集有利资料而忽视不利资料。在资料收集整理之后,再进行筛选,使这些资料成为每一部分的论证材料。

(3)详细拟订报告稿。报告不同于会议,报告自始至终都是有掌握的,报告进程中出现意外的可能性很小,所以报告可以而且应该有一份详细的讲稿。按照讲稿讲,能够保证讲话的思路顺畅与内容充实。

2报告的开篇技巧

一个好的开头,往往会使报告取得一半的成功。报告作为专门性、研究性的严肃讲话,一般都是在会议上进行的。为了让报告开始不是很突兀,为了有效地吸引听众,让听众了解原由,引发他们积极主动思考,报告的开头应好好设计。

开篇有个核心环节就是问题的设计。在开篇时,设计一些问题,往往能有效地激发听众的好奇心与注意力,让他们主动思考,从而使报告更受关注。毛泽东在全国革命胜利之前做了一个报告,号召全党继续保持谦虚谨慎的作风,开篇点题后就问“革命胜利了,我们就能放松警惕了吗?战争结束了,就不会遇到更大的困难了吗……”几个设问,有效地激发了听众的思考与自我反省。

3主体内容层次清晰,内容充实

报告的主体内容,是一份报告的主干躯体。如果这个躯体缺乏内涵,就会显得干瘪瘦削;如果缺乏层次,就会显得扭曲难看;如果说得太多太烦,则会显得肥胖臃肿。这几种情况,都是应该避免的。

(1)材料翔实。报告是否有说服力,首先看它的材料是否足够多,是否典型,是否有说服力。事实胜于雄辩,如果一个报告有着非常丰富的事实材料为依据,那将具有无可辩驳的威力。

(2)论证透彻。材料多,但是不善于组织论证,也是不够的。在材料充分的基础上,要善于挖掘材料的内涵,善于发现材料之间的联系,深入地分析事物的本质与规律,从中得出深刻的道理,做出透彻的推理,会使报告更具说服力。

(3)层次清晰。材料的列举与论证的展开,应该遵循一定的逻辑关系,或者按照每一部分独立论证的方法,区别主题,分别论证;或者按照层层推进的方法,让论证逐步深入,渐入佳境。论证条理明晰,将让听众理解起来更方便,思考得更深入,从而增强报告的表达效果。

4不能虎头蛇尾

很多人在做报告时,在一番长篇大论、分析说明之后,突然卡住了,报告就此结束了。往往在这时,听众都还没有回过神来。这就是典型的虎头蛇尾式的报告。

报告结尾时,应该对主要内容进行概括和总结,使听众能对报告完整的内容进行回顾和复习,加深印象。同时也让听众思想有个缓冲时间,从报告内容中抽出来。此外,报告结尾还应有所号召或表示决心与信心,增强听众的信任感,激发听众的奋斗力量与激情。

协商会议如何得体应对

协商会议有着与其他会议上语言沟通不同的特点,首先我们要了解它的基本特点与原则。

它的基本特点是以经济利益为目的和诉求,以价格为它的核心,而且有效益性,它必须考虑成本与收益比,讲求效益。

协商会议中应遵循三原则:客观真诚原则、平等互惠原则、求同存异原则。

在协商会议召开之前要做好充分的准备工作,才会使协商朝着自己希望的方向走,从而达到预期的效果。

1明确自己的优劣势

与会者在会议开始之前需对自己有一个真切了解,如从自身、企业、国家等不同的角度进行分析,哪些属于优势方面,哪些是薄弱环节,以客观的态度进行考察和评价,从而明确自己到底需要什么,并根据自己的实力排列赢、和、输、破裂四种协商结果的优先顺序。此外,从自身的角度来看,作为与会者,对其知识、修养、口才乃至风度都有一定的要求,需要广泛的、丰富的知识和经验。同时,人的性格上的弱点对协商结果也有影响。

2搜集谈判情报

能否搜集到充分的情报是协商成功的关键。因此,与会者要积累各类的信息,为自己建立一个信息库,这在经济协商会议中尤其是涉及企业之间贸易方面的内容时更为重要。在一些正式会议前,等到已知对方要就某个问题进行讨论时,再去收集对方情报,那样就为时晚矣。因为对方已把你当作危险人物,而且此时正是对方保密警惕性最高的时候。与会者要尽可能多地了解对方,包括对方的个人性格特点,如兴趣、爱好、追求等。对于一些贸易公司,在经济协商前,要根据具体情况和要求,充分了解对方公司的信誉、作风、经营能力、政治态度及以往履行合同的情况,尽可能多地掌握和准备有关对方的情报资料,以此来预测对方所要实现的目标。总而言之,在参会前,要收集和研究所谈问题的有关资料,熟悉有关情况和前景,不忽视任何细节和任何技术性问题,只有详尽地了解自己和对方的优劣、意图,才能确定自己的目标,进一步准备好对策。

3报价

在一切准备工作都做周详后,要明确的核心问题就是价格。为了获得尽可能大的利益,协议双方往往要在报价与探价上斗智斗勇一番,以压低对方的价格,抬高己方价格。

报价指我方认为这次洽谈的问题,我方的要求、出价及可以做出让步的方面与程度。当然,这只是已经完成了的报价,事实上报价不可能一开始就如此开诚布公,需要讲究策略。

在进入正题后,双方都要报价,但是谁先报、谁后报却是需要考虑的,需要结合自身情况确定。

先报价一方往往对协商的影响较大,等于为协商定了一个框,并且能打乱对方的原有部署,掌握一定主动权。但是,先报价也会给对方调整的空间,而自己却处于被动适应状态,失去许多协议筹码。

一般而言,如果对方实力比自己弱或与自己相当,先报价是比较有利的,而面对实力强的对手,最好让对方先报价,以便自己能寻找调整的空间和方向。

报价时应注意一些问题:

(1)不要报一个没有弹性空间的价格,限自己于被动。报价不能过高以至于对方一听就回绝,也不能过低以至于根本无法下调,让对方觉得没有诚意。报价应在这两个极限中确定一个合适的点。

(2)报价应完整明确而且坚实果断、不加解释。报价时如果吞吞吐吐,欲言又止,肯定会让对方觉得有空子可钻,促使他们拼命压价。

语言能力是与一个协商者的知识积累和智力水平相联系的。优秀的协商者总是具有较强的修辞意识,善于广泛收集、精心排选好的词句并巧妙地加以运用。

辩论会上如何发言

辩论会是有一定组织性的,对立双方围绕同一问题,力求证明自己的观点正确、说服对方或者战胜对方而相互论争的一种会议形式。辩论的基本要素包括:辩论者、辩论焦点、辩论载体与辩论客体。辩论主体即参辩者,也就是辩论行为的施行者。辩论主题或称辩论中心,即辩论者的辩论行为共同指向的争辩焦点。辩论载体即辩论媒介。辩论载体应该是指辩论者在辩论行为中运用的有声语言及辅助语即体态语等。辩论客体是指听辩论的人,即听众。诚然,辩论主要是辩论主体的事,与其他人员关系不大,但是,在场听众或观众的情绪往往也左右着辩论者的发挥。在整个辩论行为中,这四个要素相互依存、相互制约,共同组成一个完整的系统。在现代社会里,辩论会作为一种交流思想、锻炼思维、增进智慧、维护尊严、探求真理的有效形式,已经越来越受到人们的重视与喜爱。

辩论作为一种交流思想的重要形式,要井然有序地进行并取得沟通事理、解决问题的积极效果,而不致演变为泼妇骂街、争吵,就必须有一些原则来规范和约束辩论主体的言行举止。辩论的原则是人们在长期的实践中逐渐形成并加以确认了的规则,在整个辩论中具有不可动摇的地位。如果脱离了这些原则,辩论就难以正常进行,就会失去辩论探求真理、揭露谬误的作用。辩论的基本原则是辩论顺利开展的前提条件,必须贯穿于辩论的全过程。

1辩论要有意义

任何辩论都具有起因和目的,但并不是任何一种争辩都有意义。在人们日常的口头交往中,经常可以看到因鸡毛蒜皮的小事或低级庸俗的废话而引起的辩论,这就毫无意义、徒费精力。作为一名理智的争辩者,应当珍视自由争辩的权利。在参与争辩前,应该问一问争论这件事是否有意义?通过争辩能否达到明辨是非的目的?“是”就全力投入,“否”就应当放弃。

因此,好的辩论绝不是逞口舌之利争强好胜,而是恰如佛学中所说,“欲把金针度与人”中既可度人,又可度己的“金针”。好的辩论赏心悦目,更重要的是能给人以启迪。每一个人在把自己培养成一个出色的辩才的时候,应该更多想到的是怎样经过艰难的磨砺,使自己在付出汗水与辛苦代价的同时,得到知识、智慧、品格、德行方面的升华。

2辩论要有礼貌

礼貌待人在任何社会交往中都是必要的,辩论中的礼貌更为重要。因为争辩是有输赢的,它是通向真理的途径,也是构筑友谊的桥梁;争辩并不是争吵,切不可意气用事。首先要注意称呼,可以用“尊敬的对手”或“前一位讲者”来称呼对方,而不要用“你这个人”或直呼其名;其次要注意口气,辩论是建立在双方平等的基础上的,要用友好商讨的口吻,促使辩论在融洽、愉快的气氛中进行,既要在坚持原则的前提下,借助责难反驳来表达自己的观点,又要运用和蔼切磋的口气表现友好的态度。这样才能使自己的见解被人理解和接受。

3辩论要有雅量

辩论的巨大作用在于辨明是非,探求真理。辩论各方要通过据理力争,战胜谬误;还要互相学习,取长补短,促进思想的深化。每个辩论者都要明白,任何人的思想都有局限性。世界上没有无所不知、无所不晓的人,只有通过各种不同思想的竞长争高,才能使真理愈辩愈明,才能提高和发展自己。因此在辩论中,如果自己的观点被证明是错误的,就应有从善如流的雅量,及时承认错误,纠正偏颇;如果自己的观点被证明是正确的,也要注意吸收对方思想中的合理成分,以充实和完善自己的认识,使之逐步达到更高的境界。

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